货币资金的内部控制及实践的讨论

摘要:《内部会计控制规范——货币资金(试行)》加强了单位货币资金的内部控制,规范了货币资金的管理。文章介绍了货币资金内部控制的目的、目标,从四个方面设计了货币资金内部控制,并提出了工作中遇到的问题。

关键词:内部控制;完整性;合法性;效益性

一、货币资金内部控制的必要性

货币资金就是钱,具有高度的流动性。近些年来,为了钱铤而走险的案件层出不穷。携巨额公款外逃者有之,挪用公款豪赌者有之,利用办理工程承包、销售等业务中捞取巨额回扣者有之,分析这些案例,原因是多方面的,其中最重要的一个原因是单位内部控制制度不健全、不完善。因此,为了规避风险,防范错弊,保护资产的安全,保证会计资料的正确、完整,各单位必须加强货币资金的管理和控制,建立健全货币资金的内部控制。

二、货币资金内部控制目的

货币资金内部控制的目的,一是《内部会计控制规范——货币资金(试行)》(以下简称本规范)第一条“为了加强对单位货币资金的内部控制和管理,保证货币资金的安全”;二是第五条中提到单位负责人对“货币资金的安全完整负责”。

三、货币资金内部控制目标

总的看来,货币资金内部控制目标有四个:一是安全性,通过有效的内部控制,确保单位现金安全,预防被盗、诈骗和挪用;二是完整性,检查单位收到的货币是否已全部人账,预防私设“小金库”等侵占收入的违法行为出现;三是合法性,检查货币资金取得、使用是否符合财经法规,手续是否齐备;四是效益性,合理调度货币资金,使其发挥最大的效益。

四、货币资金内部控制设计

(一)货币资金安全性控制的范围

货币资金安全性控制的范围包括:现金、银行存款、其他货币资金、应收票据、应付票据。控制货币资金安全性方法一般有以下几种:一是库存限额控制。利用核定单位每日货币资金库存限额,超过库存限额的货币资金及时送存银行,降低货币资金控制风险。二是实物隔离控制。采取措施确保除实物保管之外的人员不得接触实物。比如,现金只能由出纳保管,银行承兑汇票专人专管,否则将导致责任不清,还应采取适当的保险箱、存放场所等保障措施。三是岗位分离控制。按照不相容职务相互分离原则,合理设置会计岗位,明确职责权限,不能一人身兼数职。根据情况进行岗位轮换,以达到相互牵制、相互监督。

(二)货币资金完整性控制

控制范围包括各种收入及欠款收回,即单位一定会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。控制方法一般有以下几种:1、票据控制。利用票据编号的连续性,核对收到的货币资金与票据金额是否一致,以确保收到的货币资金全部入账。在工作中,明确票据的购买、保管、领用、注销等环节的职责权限和程序,并登记帐簿进行记录,防止空白票据的丢失和盗用。并且由内部稽核人员定期或不定期抽查核对,及时发现错弊。2、银行对账单控制。利用银行对账清单与单位银行存款日记账进行核对,指定专人每月通过编制银行存款余额调节表,可以发现未达账项,并查明原因,及时调节,予以处理。3、往来账核对控制。定期与往来客户核对往来账余额,尤其是在年度财务报告时出具往来客户函证,使双方或多方经济交易事项明朗化,及时发现挪用、贪污单位货币资金等违法行为,特别是已作坏账处理的应收账款,是否有收回款项不入账的情况。4、账实、账账控制。财务部门内部设立稽核人员,定期或不定期清查货币资金,核对日记账、总账余额,编制货币资金盘点报告单,对货币资金短缺或溢余及时查明原因,经审批后处理,保证账实、账账相符。

(三)货币资金合法性控制

此项控制针对的是货币资金的收入与支付。合法性控制应加大监督检查力度,对货币资金的支付实行严格的授权审批制度,明确授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,各级人员各使其权,各负其责。对于重要的货币资金支付业务应实行集体决策和审批,形成汇签审批程序,并建立责任追究制度。

(四)货币资金效益性控制

通过各种筹资、投资活动,合理有效持有和使用货币资金。根据单位实际情况,制定货币资金收支计划,在合理预测一定时期货币资金存量的情况下,通过实施相应的采购、销售政策,解决货币资金缺口,参与各种投资,同时权衡成本,选择最优方案,最大限度地发挥其经济效益。

五、货币资金内部控制实践中存在的问题

(一)在审批人与复核人之间,职责不明晰

本规范第十条第三款规定:“复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确”,复核人对审批人批准后的货币资金支付申请的批准范围的正确性、批准者行使批准权限的正确性和批准程序的正确性进行复核。这是将第二十四条中关于监督检查人员的职责,赋予复核人,不太合适。

(二)货币资金业务经办人的职责欠清晰

本规范第九条中规定“经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告”。这里有两个问题。一是究竟谁该对审批人行使授权进行监督。作为经办人,尤其是收付货币资金的出纳人员行使监督审批人的职能,是明显的职能错位。二是对越权行为和越权的货币资金业务,行使拒绝权和向上报告权职责的人员应该是复核人,而不应是货币资金业务经办人员。

(三)关于会计人员的职业道德

本规范第七条规定“办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法……”,然而在实际工作中,会计人员常常处于“站的住的顶不住,顶的住的站不住”的境地,即使是心知肚明,只要是符合各种手续,凭证无误,就要履行相应的程序,这就无从谈起会计人员的职业道德。