物业管理信息系统化应用分析

现代物业管理是一门集系统科学和行为科学、计算机技术、通信技术为一体的综合学科，依据对物业管理业务流程的分析以功能结构为主提出了一套物业管理信息系统实施方案。同时，业主和物业中心的互动交流也得到了很好的体现。物业信息系统使用方便，实行性强，而且伸缩灵活，能够动态地掌握物业管理政府部门及物业管理企业，在管理工作中的所有信息，物业信息系统化管理方法的实施必然会为现代物业管理奠定坚实基础。

物业管理信息系统应用分析

物业管理在我国作为一个新兴行业，正处在由起步迈向成熟的阶段，管理的规范化正在形成。关于应用计算机等现代化管理手段，进行科学管理，已作为全国城市物业管理优秀住宅小区的标准之一纳入评选条件。人们也已意识到计算机应用于物业管理是物业管理现代化的必由之路。并在借鉴国外计算机管理经验的基础上，一些管理较为先进的物业公司，成功地开发了物业管理信息系统方面的软件。

1通用物业管理软件系统简介

物业管理在一些发达国家和地区，早已形成一个颇具规模的独立行业。如我国的中国香港地区，就有400多家大小不同、功能完备的物业管理公司，其大都采用了计算机管理。计算机辅助物业管理，已成为中国香港地区的物业管理的重要组成部分，并且计算机管理方面比内地起步早，经验也较为丰富。其计算机技术虽然和内地处于同一档次，但他们的综合能力、软件质量、管理效果等，却比内地高出许多。国外比较有名的物业管理信息系统软件，是法国的“HABITAT400”系统，它以IBM AS/400为基础，由3000多个模块式程序组成，其软件的功能非常强大，且具有高水平的系统完整性，提供了宽广的实用范围，从出租、销售到建设期间的财务，以及人员工资的管理等，诸多内容一应俱全。主要的模块有：出租管理、预算管理.、支出管理、房屋现状勘察管理、工资与人事管理、物业维修管理、书面材料管理等。

通用物业管理软件具备以下一些特点：

（1）通用管理型软件；

（2）全面导入ISO9000管理模式；

（3）创造性友好界面设计，使繁琐的事务变得轻松自如；

（4）功能强大的住处查询、统计总览以及报表自定义功能；

（5）具有收费系统等诸多功能点；

（6）深受欢迎的远程服务、技术支持功能；

（7）便捷、高效、科学有序的全面文档管理系统。

通用软件系统一般提供服务功能模块、系统功能模块、管理功能模块。下面简要介绍系统功能模块和管理功能模块。

2系统功能模块

2.1需求分析

物业信息系统利用计算机操作和计算机网络相结合的方法，来实现对城市社区物业的管理。物业中心通过网上公告的形式，把物业信息方便快捷地告知业主。同时，业主则可以利用互联网技术，以物业信息系统为平台，通过系统客户端及时、有效地对个人情况进行查询，实现网上报修、投诉，以及表达自己对社区管理的意见与建议。

因此，物业信息系统的管理权限分为两类：一是适用于物业中心管理员，进行全面管理的管理员；二是用于普通业主用户登录本系统，进行查询、报修、投诉的普通业主用户。根据以上所做的需求分析，可得到系统结构的设计为管理员端和用户端两部分。另外，数据库的合理设计，在一个信息管理系统中，占有非常重要的地位，合理的数据库结构设计，可以提高存储的效率，保证数据的完整性和一致性。

2.2信息系统操作的设计与实现

利用互联网技术，以物业信息系统为平台，实现业主网上报修和网上投诉。对各项物业的消费量和各项物业费用，及总费用的网络查询，并能及时了解到报修和投诉的处理情况。因系统涉及到的业主和物业中心互动交流的问题。根据需求分析，物业信息系统的操作分为管理员系统和业主用户系统。

（1）管理员系统

管理员登录。为了保护物业管理资料的数据库安全，设置操作人员的登录名称及登录口令；

管理员主界面。在管理员主界面中，包含了管理员可操作的所有功能：小区管理、楼盘管理、设备管理、物业管理、收费管理、停车管理、用户管理、系统管理、退出系统。在主界面左边是所有的功能菜单，可完成不同的操作。菜单的上边有“展开”和“收缩”两个按钮。单击可完成系统相对应的基本设置；

小区管理。小区管理中包含二级菜单：小区基本信息、添加周边设施、编辑周边设施、添加公告和编辑公告。小区基本信息是对小区基本信息的查询，包括小区名称、联系电话等信息；

用户管理。用户管理包括：对业主用户信息的管理和物业管理人员信息的管理，下设二级菜单：添加住户信息、编辑住户信息、添加物业管理人员、编辑物业管理人员；

物业管理。物业管理涉及到，对住户投诉信息和住户报修信息的编辑，下设“住户投诉”和“住户报修”两个菜单。

（2）业主用户系统

用户登录。用户登录是业主用户进入系统的通道，业主用户必须输入正确的用户名，密码，以及验证码后才能进入用户的主界面，才能够使用系统的内部功能；

用户主界面。用户主界面包括，用户可以实现操作的功能菜单：基本信息、物业收费、报修服务、投诉服务和退出系统等功能。菜单的上边也有“展开”和“收缩”两个按钮；

基本信息。在基本信息下设二级菜单：我的个人信息、修改登录账号、修改密码，实现对业主本人基本信息的查询，以及对登录账号和密码的修改；

物业收费。物业收费包含两个下级菜单：物业费类型、以及我的物业费用；

报修服务。报修服务包括：我要报修、报修记录、未审核报修、已审核报修4个菜单；

投诉服务。投诉服务所实现的功能形式与报修服务相同，包括投诉、投诉记录、未处理投诉、已处理投诉4个菜单。它们实现的功能同报修服务的功能相同。

2.3系统界面主体结构

系统界面主体结构见图1。

（1）表单操作

表单操作涉及到添加、删除、查询、编辑、更新、打印，进入每个带有表单的模块；添加子模块，可以完成各种类型数据的添加；查询子模块，完成数据的查询；删除子模块，可以完成表单中记录的删除；编辑子模块，可以完成各种类型数据的修改；刷新子模块，在表单变化后给与更新；打印子模块，可以将表单中的记录，以完整的页面形式进行打印。

（2）数据库技术

数据库技术是实现管理信息系统的关键技术之一，它不仅可以完成数据的组织和存储工作，同时也是进行数据分析的有利工具，通过对数据的合理分析，为物业的管理提供数据支持。所以系统是否能够完成对物业的有效管理，数据的设计和实现，将是一个非常关键的因素。

2.4系统主要功能

（1）用户登录功能

为了保护物业管理资料的数据库安全，设置操作人员的登录名称及登录口令。用户在进入系统前，首先由系统完成身份的确认。用户必须输入正确的用户名和密码后，才能进入系统的主界面，只有顺利地进入主界面，才能够使用系统的内部功能。

（2）系统管理员功能

该系统对各组织机构的操作职能，进行了初步划分。当用户以系统管理员的身份，进入系统后，用户可以通过系统管理员模块，对管理员的日常工作进行管理。在这里又将系统管理员的工作，按照具体工作内容，进行了详细的划分。包括：用户权限管理、类型对应职能设定、操作日志查询。办公室、工程部、经营服务部、财务部、管理部功能进入系统后，用户可以通过在对相应管理模块的选择，对各部门的日常工作进行管理。在这里又将具体工作按实际划分，例如：在办公室模块中功能包括：建立职员信息管理、报表管理、文档管理、制度管理、合同管理、合同范本编辑和违章记录的管理。

2.5系统备份

在主界面中点击系统备份可进入系统备份界面。本模块包括有三个子功能：收费月结刷新、数据压缩备份和数据整理。

2.6系统权限

在主界面中点击系统权限，可进入系统权限界面。在这里包括两个子功能：操作员管理和权限管理。操作时应先做“操作员管理”，后做“权限管理”。

（1）操作员管理在这里，可进行操作员记录的添加、编辑和删除，每个操作员记录中，都包括了该操作登录的代码及口令。在“添加”或“编辑”中点击“改变登录口令”按钮，可改变对应操作员的登录口令。

（2）权限管理每个模块有四种权限：查询权（只能查看，不能操作数据）、编辑权（能查看并修改数据，但不能添加或删除数据）、增加权（能查看并添加新数据，但不能修改或删除数据）和删除权（能查看并删除数据，但不能添加或修改数据），打勾选择，表示具有该权限。

操作时，先在导航树中选择一个功能模块（或子功能模块）后点击“编辑”按钮，在表格中，对每个操作员的相应权限，做打勾或不打勾操作，完成以后保存即可。

3管理功能模块

3.1房产资源

房产资源管理将所有的房产资源，分成三级来进行管理。分别是：管理区、大楼和房间，它们在导航树中根据不同的级别，按照本级的编号顺序排列。本模块分为几个子功能：物业总体信息、房产移交验收和房产大中修。在“房产移交验收”中，收录了每个管理区（大楼或房间）的移交验收数据。“房产大中修”与“房产移交验收”不同，“房产移交验收”只针对管理区，即大楼和房间是没有房产大中修数据的。

房产管理要实现跨区域、多种物业类型的房产空间管理，还要包含不同类型的空间组成管理，以便帮助客户进行房产与实物资产的调配。租赁合同管理是经营系统的核心，房产评估、市场行情与潜在客户管理，是经营管理的辅助功能。可以通过系统集成，实现每个房产的物业维护成本核算、投资回报率，并在客户服务平台上，为业主或租户提供相关的信息查询服务。

3.2工程设施设备维修保养系统

本模块是对工程部设备从档案、设备保养，一直到设备维修的全方位管理。包括有六个子功能：设备档案.、保养检查、运行状况、维修日志、巡查录和图纸资料。设施设备管理是管理的重要内容，在按专业建立完整的设备档案的基础上，要实现设施设备保养和年检计划的统一管理，在系统的帮助下，自动生成保养工作单，并对设施设备的保养和维修工单，进行工作流转处理和记录。对保养和维修工作中的人员、工时和材料消耗管理，也是设施设备管理系统的重点。

3.3安防管理

安防管理模块，包括有三部分：保安巡查、保安排班、员工管理，停车场管理和消防管理。

3.4物业收费系统

收费系统包括有六个子功能：系统功能、用户设定、数据录入、邮费登记、统计汇总和费用总览。物业收费系统主要完成物业收入的集中管理，可以自动计算租金和物业费等固定应收款，并和有偿服务费、能源费、通讯费等费用一起汇总，生成收款通知单，实现物业应收、实收、欠费、减免等的动态管理和分析。

3.5财务预算管理

物业企业的年度预算编制中，包含了资产经营的收入预算和相关的人、财、物的成本和费用预算。在预算的执行过程中，可以通过系统，进行费用支出管理。以及通过系统集成，将人员开支、材料消耗、对外委托合同支付、物资供应商结算等支出，自动转化到预算执行，实现分物业项目的成本核算。

3.6客户管理服务

客户管理是对每个房间的客户档案资料的管理，包括有三部分：入伙登记、客户管理和租赁管理。一个房间的入伙登记资料中，除了包括该房间的入伙情况外，还包括有该房间的出售情况、业主验收情况、入伙收费情况和收楼书。租赁管理记录了有关租户的所有租赁管理资料，包括三方面内容：租房资料、押金管理和入住/退房。

客户服务模块包括有三个子功能：二次装修、服务派工和违章投诉。客户资源是物业服务企业最宝贵的资产，重视客户资产的管理，帮助企业不断提高客户服务质量，提供更多个性化的服务，是客户资产运营和管理的核心。

3.7材料消耗管理

系统可以对各种类型的材料表，实现分级管理，并通过对材料的记录和计算，实现对不同物业项目、不同区域的材料消耗情况的统计分析，起到动态监管的作用。

3.8标准化管理

向用户提供全套ISO9000体系物业管理文档，包括服务质量手册、程序文件以及作业指导书、质量记录及外部法规等。而且所有的文档在导航树中，按照类别排列，所以用户可以十分方便地检索、查阅到与具体物业管理工作相关的文件，根据自身实际情况参照、套用，并方便地进行修改、编辑。使用户的管理工作，以便捷方式符合ISO9000体系要求。通过信息管理系统，对各专业的管理标准、作业过程实现数据管理，在全公司内实现知识共享和标准化管理，是企业做大做强的保证。

4结语

现代物业管理是一门集计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学为一体的综合学科。依据对物业管理业务流程的分析，以功能结构为主，提出了一套物业管理信息系统实施方案。以先进的科学技术武装管理办公系统，最大限度地，将人们从传统办公业务工作中的重复性劳动里解脱出来。提高工作效率和管理水平，尽量做到信息灵通、决策正确。同时，业主和物业中心的互动交流，也得到了很好的体现，节约了业主向物业反映问题的时间，使业主和物业可以直接交流，提高了物业的管理效率，达到满意的效果。而且，物业信息系统使用方便，实行性强，而且伸缩灵活，能够动态地掌握物业管理政府部门及物业管理企业，在物业管理工作中的所有信息，物业信息系统化管理方法的实施，必然会为现代物业管理，奠定坚实基础。这对于开拓一个全新的物业管理应用领域，提高社会效益具有重要的意义。

参考文献：

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