物业档案管理范文
时间：2023-08-09 11:11:16
物业档案管理范文第1篇
关键词：物业档案管理 物业管理 加强
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2011)09-263-02
物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。
一、物业档案管理的特点
1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护；业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更；住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。
2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。
3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。
4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。
二、物业档案管理中存在的问题
1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。
2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情；物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。
3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等；另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。
4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是档案综合管理力度不够；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
三、提升物业档案管理水平的建议
1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。
2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治
档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导；积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。
3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。
4.完善规章制度，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任；二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。
5.大力提高物业档案管理现代化水平。随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已实施“无纸化办公”模式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等工作，使文件的形成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来；利用信息技术整理档案，既可以降低人为因素在文件归档中的影响，又可以发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。
物业档案管理范文第2篇
一、物业档案的特点
1.来源广泛。物业档案的形成涉及方方面面，其中物业管理行政职能部门产生的物业档案内容有：物业企业资质管理档案；维修资金管理档案；业委会管理档案；综合整治档案；物业执法档案等。由房管所转制而成的物业公司形成的档案内容有：产业类档案，包含每户居民的公房凭证副本（存根）、产业管理手册等；业务类档案，包含记录每户居民租赁使用情况的业务件袋、住房调配单、售后公房资料等；测估类档案，包含测估手册、各类图纸；维修管理类资料，包括房屋大修资料、房屋完损等级评定记录、各类设备维修保养资料、群众来信和投诉处置情况、维修资金管理资料等。开发商组建的物业公司所形成的资料包括物业建筑、结物业档案管理现状与建议构、隐蔽工程竣工图；业主（住户）管理手册；各类设备维修保养记录；维修资金管理资料；群众来信和投诉处置情况等。
2.内容丰富。物业档案包含了基建、设备、经营、管理、服务等多方面内容。物业档案的形成涉及到方方面面，如建设单位移交的物业前期资料；与水泵、空调、电梯、锅炉、化粪池、安保门禁等设备的生产厂家、安装公司、保养单位之间形成的有关资料；消防、供电、供水、供气、电话、网络、有线电视等方面资料；物业服务企业的物业资质证明、物业管理招投标文件、各类经济合同方面的资料；业主委员会成立、运作、改选方面的资料；维修资金使用、审批、监管方面的资料；投诉和物业管理方面的政策法规等文件。
3.动态变化。不论是住宅小区、高层楼宇还是酒店、办公楼、商业场所，各类物业在使用过程中都会发生各种变化。如物业的各种设施、设备需要进行维修、更换；因客户不同的使用需求而改变物业原有的布局，重新进行装修；业主因权属的变更而发生变化；租户的频繁变动。另外，随着旧区改造的深入发展，城市地形面貌发生了很大的变化，物业档案中各类图纸须及时进行修测；房屋完损等级评定记录每年调整一次。围绕着这些变化，物业档案也需及时补充新的内容，以确保档案资料的完整、准确。
二、物业档案的作用
1.为加强直管公房管理提供有效的依据。物业档案资料详细地记载了每幢房屋的结构、类型，以及所有直管公房的产业情况。如果将全市直管公房的产业资料汇集起来，就能全面、真实地反映出全市直管公房的面积数量，便于正确掌握全市授权物业公司管理的直管公房的房屋状况，为有关部门加强对授权的直管公房管理提供有效的依据，为制定旧区改造政策提供参考数据，防止国有资产流失。
2.物业服务企业从事日常管理的依据。物业档案资料详细地记载了每户居民的居住面积、家庭成员及物业管理等费用的交付情况；售后公房出售时同住的家庭成员以及家庭成员同意与否等情况。这些档案内容是维护居民合法权益的原始凭证，使物业服务企业能够有针对性地为居民提供各类服务。
3.物业服务企业顺利开展各项工作的基础资料。物业档案是物业服务企业以往各项工作的真实记录，它可以为物业服务企业解决合同纷争、化解各种矛盾提供备查的依据，使物业服务企业在各种经济纠纷中立于主动地位。同时，物业档案既是物业服务企业开展各项工作、维持正常管理、保持各类设备正常运转不可缺少的基础资料，也是开展物业维修、设备保养和更新改造等必不可少的依据材料。
三、改进物业档案管理工作的建议
1.重视物业档案管理工作。房屋管理部门应充分重视物业档案管理工作，加大物业档案的管理力度，将留在业务部门与经办人员手中的物业管理资料及时地收集归档，确保业务管理部门形成的物业档案能系统、完整地归档入库。同时，各有关部门应加强房管办事处的档案业务指导工作，对兼职档案人员开展业务培训，提高他们的档案意识，形成办毕就归档的工作流程，确保所有的物业档案都能按时归档。
2.确保物业档案的完整、准确与规范。各有关部门应采取措施对公房资料进行抢救性整理，遵循尊重历史的原则，对不同内容的物业档案进行合理分类，对破损或不规则的文件进行托裱，使文件材料有序排列、规范整理，确保物业档案内容的完整、准确。随着物业管理工作的开展，有些内容会发生变化。这就需要及时将最新的资料内容充实到物业档案中，使物业管理情况动态地在档案资料内得到反映。
3.建立健全物业档案管理工作的行业管理制度。物业服务企业服务水平的高与低、管理质量的好与坏，与千千万万户家庭有着密切的联系。房管部门应抓紧研究制定物业档案管理办法，在全市建立健全物业档案的行业管理制度，将物业档案管理状况作为物业管理企业资质审核的内容，推行档案管理不达标者不予年检的制度，促使各物业企业重视档案工作，完善档案管理。
物业档案管理范文第3篇
随着房地产尤其是物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。
一、 加强档案管理，经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标，物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：1999年10月16日下午，马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千，在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指，后经手术，右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、陪伴费等经济损失共计60417.8元。后经查证，物业公司于20__年1月1日正式接管该小区进行物业管理，事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理，所以法院不支持原告要求物业公司进 行赔偿的主张。
再比如，20__年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、 加强档案管理，领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，使历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。
三、 加强档案管理，竞争能力上水平
物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。
加强档案管理，辅助市场开发。比如，20__年7月10日在东丽区政府招投标过程中，东丽区政府采购中心负责人专程到我公司档案室参观考察。规范的档案也证明了我公司不愧为一级资质的科学管理的大型的物业管理公司，令东丽区政府采购中心负责人刮目相看，规范的档案为在物业的招投标中脱颖而出，一举中标起到一定的作用。
挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。
物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。
四、 加强档案管理，企业文化上水平
物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮助的。
开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。，面对时
下盛行的物业人员跳槽风，跳槽人员带走管理经验怎么办？更重要的是业主对新管理人员有一个认识熟悉过程，在这一过程中满意度肯定会下降，直接影响收缴率。应认识到问题的严重性，首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员跳槽的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。
物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。
五、 加强档案管理，社区和谐上水平
物业企业在经济建设、文化建设、综合治理和环境绿化等多方面为社区做出了很多有益的工作，物业档案有利于维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活。物业企业进入或撤出某一社区，是一件关系到老百姓的日常生活的大事。档案管理在这两个关键环节上起到的是重中之重的作用。
由于近年来社区发展过程中不可避免地要协调居委会、物业公司、业主委员会三者之间的关系，物业公司和业主委员会的相关资料也就成为搞好社区发展所必备的参考资料，因而社区档案还应该包括物业管理部门和业主委员会在实践中形成的档案；居委会、物业公司和业主委员会之间的关系并不是非常融洽，尤其是业主委员会和其他两家之间的矛盾不少。而且业主会相对比较松散，居委会是社区的全面管理者，而物业企业是社区专业服务者。因此，物业企业必须加强对档案的管理，这不仅是对企业负责，也是对辖区业主负责，对社区负责，对社会负责。
物业档案管理范文第4篇
关键词：物业管理 档案管理 完善档案
1.物业档案的概述
物业档案是指在物业管理全部活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文件材料的总和。其主要形成者是物业管理公司、物业管理人员及物业的使用者。此外,也有部分文件（如工程设计图纸、项目报批报建等）的形成者是设计者、房地产开发商、规划局等部门。由于物业公司的管理涉及面广，业务量大，因而物业档案内容种类繁多，主要有图、档、卡、册、表、计算机软件、声像材料等。
2.物业档案在物业管理活动中的重要性
正确认识物业档案的作用,可以深化人们对它的认识,利于物业档案工作的发展。
物业档案涉及内容繁多，最重要的内容包括两个部分:一部分是物业本身的档案,包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录;另一部分是物业业主和住用人的档案,包括住户数量、业主、住户的姓名、职业等个人生活信息及租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用就主要体现在这两部分档案上。
物业本身的档案是物业管理活动的重要依据。物业管理机构不是物业及其使用者的生产者,在物业管理行为开始之前互相也没有任何关系,所以要认识和了解他们,就只有通过物业档案作为判断和管理的依据；物业管理工作正式开展后,无论是房屋维修，还是养护物业设施,几乎每一个环节都离不开档案，都要用到物业档案。
物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案,物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求,从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;若住用人主要是普通工薪阶层时,可考虑提供电器维修服务,适当兴建几个自行车保管站等;而如果住用人中老人较多,则可开设“老人活动室”等场所。这样,可以减少服务的盲目性,提高管理工作的效率,增加经营活动的收入。
总之，物业档案既是物业公司服务管理水平的反映，也是其制定服务方向、经营策略的重要依据。正是由于充分认识到这一点,人们才日益重视物业档案的科学管理。
3.如何做好物业档案管理
做好物业档案的科学管理，需要把握四要点：
3.1及时、完善档案的形成与收集
由于在自然、社会及人为因素的作用下，物业实物形态和状况经常处于变化之中，如物业维修基金的增减、完损情况的变化，结构和用途的改动，产权人的更替，使用人的外迁、过户等，因此档案形成中的及时完善与收集是物业档案管理的主要环节之一，也是确保档案完整、准确、价值最大化的重要基础。
3.2物业档案管理标准化
物业档案管理标准化是以物业档案管理中的事物和概念为对象,制订、修订各类别、各层次的标准,并将其付诸实施的过程和结果。这里主要指基础标准、业务技术标准与相关规章制度。国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于我国引进物业管理模式仅二十年的历史,物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题,所以在具体工作中,应尽量参照各相关标准,如《档案着录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。另外，物业档案的日常收集、整理工作要做到“七清”，即物业来源清、基本数据清、维修基金清、租金费用清、使用情况清、管理制度清，以此“七清”为抓手，形成标准化的图、档、卡、册、表，进而进行科学合理地分类归档，建立标准化的动态管理机制。
3.3物业档案管理现代化
随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。其内容可以理解为现代化技术手段和现代管理科学方法的结合。现代化技术手段的运用包括:档案信息处理现代化——以计算机技术为核心的现代信息处理技术;新型载体档案的管理;档案保护设施、技术现代化。现代管理科学方法的运用就是推行标准化,运用目标管理、全面质量管理、系统工程、定量化管理等先进方法,配合现代技术手段,有效地提高档案管理效率和质量,使物业档案管理工作信息化和最优化。
3.4物业档案管理队伍专业化
物业档案管理范文第5篇
关键词：档案管理； 推动 ；物业上水平
随着物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物业企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。
一、加强档案管理，经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标，矿区物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：2010年7月18日阳光佳苑小区B2号楼1楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近5万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个社区物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、加强档案管理，领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，是历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。
三、加强档案管理，竞争能力上水平
物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。
加强档案管理，辅助市场开发。比如，在海信盈城招投标过程中，玉山一举中标，规范的档案证明了物业管理公司，为物业的招投标脱颖而出起了重要作用。
挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。
物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。
四、加强档案管理，企业文化上水平
物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮助的。
开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员调动的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。
培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。
物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。
五、加强档案管理，社区和谐上水平
物业企业在经济建设、文化建设、综合治理和环境绿化等多方面为社区做出了很多有益的工作，物业档案有利于维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活。物业企业进入或撤出某一社区，是一件关系到老百姓的日常生活的大事。档案管理在这两个关键环节上起到的是重中之重的作用。
由于近年来社区发展过程中不可避免地要协调物业公司、业主委员会之间的关系，物业公司和业主委员会的相关资料也就成为搞好社区发展所必备的参考资料，因而社区档案还应该包括物业管理部门和业主委员会在实践中形成的档案；物业公司和业主委员会之间的关系并不是非常融洽，尤其是业主委员会和物业公司之间的矛盾不少。而且业主会相对比较松散，家委会是社区的全面管理者，而物业是社区专业服务者。因此，物业必须加强对档案的管理，这不仅是对企业负责，也是对辖区业主负责，对社区负责，对社会负责。
物业档案管理范文第6篇
关键词：物业服务 档案管理 存在问题 解决措施
中图分类号：G271
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2013）01-250-02
随着城市房地产业快速发展，物业服务这一新兴行业应运而生，并逐步发展壮大。物业档案管理作为物业服务内务工作的一项重要内容，是开展其他服务工作的基础与前提，其质量优劣是衡量一家物业企业工作规范与否的重要标尺。为了保证物业服务规范有序，需要我们充分认识并解决好物业档案管理工作中存在的问题，强化档案管理意识，创新档案管理工作机制，开拓档案服务新领域，推动物业档案管理工作的健康开展。
一、物业档案的定义与内容
物业档案是指在物业服务活动中形成的、反映物业状况、业主和住户变迁以及物业企业管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的不同形式与载体的历史记录。它是某一项目物业服务基本状况的综合反映，是开展各项工作的基础和依据。
物业档案的内容主要包括两个部分：一是物业自身的档案，包括开发建设成果的记录和物业服务企业接管物业后进行管理、维护或更新改造情况的记录；二是物业业主和住用人的档案，如姓名、家庭成员情况、单位、联系方式、管理费或租金缴交情况等。物业档案的形式多样，主要有档、图、卡、册、表。“档”是指在物业服务过程中形成的各类文字材料，包括前期介入文件、接管验收文件、物业服务合同、业主投诉、报修记录等，它是物业档案的主要组成部分。“图”是指与物业相关的各类图纸，如房屋平面图、水电气线路图、给排水管道图等。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、搜索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为增加信息容量、提高工作效率而建立的业主缴费底册等。“表”是指业主情况登记表、房屋质量验收登记表等各类表格。
二、物业档案在物业服务中具有重要的作用
随着物业服务的日益普遍和发展，物业档案在物业服务中的地位和作用日益凸显，越来越受到包括物业服务从业者在内各方面的重视。城市化的日益发展，人们对于住宅质量和品位的要求也不断提高，小区各种设施设备越来越多且复杂，而各种管线进入地下或埋入建筑物体内也越来越多。作为物业档案重要组成部分的工程技术档案则是对这些设施设备进行维修养护、更新改造必不可少的重要依据，一套完整、准确的物业工程档案往往能在维修养护工作中起到事半功倍、省时省力的作用，并最大限度地减少对其他业主或使用人造成不必要的影响。物业业主和使用人档案则是物业企业开展各种管理和服务的资料来源，通过它们物业企业可以全面了解业主和使用人的状况和需求，从而为业主提供各种针对性的服务，减少工作的盲目性，增加企业经营的效益。同时，物业档案因其具有系统详实记录物业服务各方面情况和数据的特征，故常常成为物业企业解决合同纠纷、化解各种矛盾的可信依据和帮助领导作出科学决策的信息库。市场经济得以健康运转的保证就是诚信，社会各界如何判定一家企业的可信度，其基本依据就是企业在经营活动中取得的业绩或荣誉的记录，无论是资质审核、项目招标、融资等，都必看重企业的信用档案内容。由此可见，加强物业档案管理有利提高企业的竞争力。
随着物业服务优秀项目评选活动的不断深入开展，行业内外对于物业档案管理的要求越来越高，笔者认为有必要探讨物业档案工作中存在的共性问题，提出切实可行的改进措施，真正发挥物业档案在物业服务工作中的基础性作用。
三、物业档案管理工作中存在的问题
在对一线项目物业档案管理工作的检查中，我们不难发现档案工作存在着一些比较突出的共性问题，相关行业档案管理工作规范缺失，造成档案管理工作欠规范，档案管理质量普遍较差。主要表现在：（1）档案资料不完整。例如小区台账中的业主个人情况登记栏不是少这就是漏那，而且内容没有及时变更。（2）档案资料存放未经科学整理和排序，不少档案只是被简单地装在档案袋或档案盒中，没有按时间顺序或事件发展过程进行分类、归档、立卷，显得杂乱无章，致使查找利用耗时费力。（3）档案资料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范、不到位，档案资料在传递过程中交接手续不健全，对缺失档案的责任难以确认；更严重的是某些建设单位或管理单位在项目验收移交中，存在将部分档案采取隐匿、转移、抽取、顶替甚至损毁的恶劣现象，有意逃避管理责任。（4）档案管理现代化水平较低，尤其是软件建设方面欠账较多。
四、如何进一步做好物业档案管理工作
有鉴于此，要做好物业档案工作，应从以下六个方面入手：
1.强化档案管理意识，将物业档案工作纳入企业整体工作规划之中。自上而下加强企业员工的档案意识，企业领导应对档案工作给予应有的重视，通过完善制度、落实责任、加强管理，切实将物业档案工作作为企业质量管理和目标管理的重要考核依据。采取组织参加档案知识培训、考试等有效措施增强全体员工的档案意识，营造人人关心档案工作，人人支持档案工作的良好氛围。
2.档案管理制度是做好档案管理工作的重要保证和依据，要建立科学的“规范―监督―检查”三位一体的档案管理体系，健全档案管理制度，并适时结合工作实际制定切实可行的具体措施，进一步规范档案工作程序，抓好每一个环节，确保相关制度得到完好落实。
3.物业档案管理工作是一项长期性的工作，企业领导应安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、耐得住寂寞的人员从事档案管理工作。同时，应把档案人员的培训和继续教育纳入整个企业的人力资源培训总体规划中，保证档案管理人员的知识结构、业务水平得到及时的更新与提升。
4.档案法制建设是档案工作发展的根本保障和必要条件。应该根据行业发展的需要，制定一批行业档案法规和规范性文件，进一步明确物业档案管理的内容和标准，规范档案资料的收集、整理、立卷、保管和移交，保证物业档案管理有法可依、有规可循。同时，行业主管部门应将企业档案管理状况作为其资质审核的内容，促使企业重视档案工作，完善档案管理。
5.牢固树立科技兴档的指导思想，加大必要的设备投入，加强档案管理人员的技能培训，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，使档案工作真正实现信息化、标准化。
6.利用现代数字技术加强档案资料的编研，加大档案资料的深度开发。改变以往档案资料“养在深闺无人识”的状况，变档案资料为档案资源，将档案资料中具有物业管理特色、有着实际利用价值的成果、案例转化成专题信息摘编、快讯、参考资料等，提高档案的利用价值，更好地为企业或业主服务，进而提升物业档案的地位和作用。
综上所述，物业服务从业人员应正确认识物业档案管理中存在的问题，及时创新管理机制，寻求切实可行的解决办法，适应行业发展对于档案管理工作的新要求。
参考文献：
1.尹彦红.物业档案管理浅述.2010（2）
2.蔡娜.物业档案的特点与管理思考.云南档案，2006（4）
（作者单位：福州市统建办物业管理处 福建福州 350000）
物业档案管理范文第7篇
关键词 创新 物业档案 服务民生
一、物业档案的主要内容
1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。
2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。
3.物业文书档案。在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。
4.物业合同档案。物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。
二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务
1.着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。
2.立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在笔者公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研，找出了断水的原因，即变频器经常死机。找出问题所在，就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多，由此可见，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。
三、更新观念，创新物业档案服务
1.强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。
2.更新观念，创新服务，提供物业档案的个性化服务。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断的增加。在物业档案管理中，根据物业工作的特点，将静态档案放在物业公司机关档案室，将动态档案分类存放在物业小区项目部档案分室。动态档案按照业主的住房楼号、门牌号分类，便于随时查找、补充和利用。通过实施档案的动态管理，物业公司可以从中全面了解业主的情况和新的需求，适时为业主提供各种有针对性的周到服务，做到服务到人、服务到户，实现行业特色管理及个性化服务。
物业档案管理范文第8篇
1、物业档案管理概述
物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。
物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。
今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。
2、物业档案管理工作中存在的问题
虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。
2.1资料收集不全
物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。
2.2管理人员素质有待提高
档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。
2.3档案管理制度不健全
物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。
2.4档案利用率低
由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。
3、做好物业档案管理工作对策
随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。
3.1增强档案管理意识
企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。
增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。
3.2完善档案管理制度
档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。
比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。
建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。
3.3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养
档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。
第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。
第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。
第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。
3.4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化
随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。
而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。
引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。
3.5建设专门的物业档案室
建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。
3.6强化档案收集
物业档案种类多，载体多，而收集是档案管理的第一步，企业必须派遣专业的档案管理人员从事档案的收集整理工作，加强收集力度，及时将物业管理活动中产生的档案收集起来，并伴随着物业管理活动的发展而不断丰富和完善档案。将原始的材料收集回来之后严格按照相关规定将材料制成标准的图、文、卡、册、表等档案。图一般是指各类图纸，如：房屋的施工设计图。文则是各类文字资料，比如说：房屋租赁合同、房屋装修合同等。而卡则是物业管理活动中产生的各种卡片，如：设备维修卡。册是为了提高物业管理水平而形成的专题化手册，如：绿化管理手册。表则是指各类房屋装修申请表、业主情况登记表等。
提高物业档案管理人员的素质，提高档案收集质量，建立完整、真实的物业档案，提高物业管理水平，保证物业管理工作的顺利进行，减少纠纷现象的出现，促进物业公司的健康发展。
物业档案管理范文第9篇
关键词：高职院校；物业管理；档案
中图分类号：G717 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2014）02-0026-02
高职院校中的物业管理是高等院校教育体系改革后的产物，用途就是将学校中的环境、房屋设施维护、卫生问题等由学校管理转变到社会物业管理的形式。以规范、社会性、专业性的物业管理准则。可以保障学校教育工作的顺利研究，给师生们一个良好的校园环境的同时，也提高了社会的经济效益。高职院校中的工作文件种类繁多且复杂，这就给了档案工作加大了难度。那么高职院校中的物业管理需不需要档案管理呢，回答则是必然的。
一、高职院校的物业管理工作
1、物业管理的定义
物业这两个词多在企业单位跟家庭小区中出现，在高职院校中出现还是最近刚刚兴起。物业的含义是拥有的财产和拥有物以及房地产等资产，它的范畴特别广泛。物业是指已建造完成和已经被使用的建筑类和相关的配套设备以及场地。而物业管理是指招聘物业服务方，业主和物业服务方制定物业合同，对指定的财务资产、房屋以及指定场地进行维护，以及对业主拥有的房屋、资产、设备进行的管理工作。
2、高职院校中的物业管理
高职院校中的物业管理工作形式繁多、内容丰富。简单的说就是对学生公寓、图书馆、体育场、食堂、教学楼、办公楼等场所进行维护管理化，以及学校的生态环境也要定期进行维护。高职院校中的物业管理工作必须要结合学校的基本情况，而不是完全效仿社会中的物业管理，应该在社会中物业管理的基础上，结合院校的自身情况，优化院校物业管理工作，目的是维护校园环境及秩序，以市场效益为本，集中管理、经营和服务为一体，使其具有市场性和专业性、社会化三者为一体的物业管理新体系。
由于高职院校中的物业管理工作范围广泛且复杂，物业管理人员数过多难管理，于是物业管理中的档案工作的开展就有了意义，这样可以规范整个物业管理工作。对每一处设施的维修和学校需要的支出都做好档案记录工作，优化物业管理工作的质量，开拓一个档案服务新趋势。
二、档案管理的重要性
1、物业档案
物业档案就是在物业服务中体现物业状况的媒介，以体现物业部门对业主的服务情况，对服务的内容进行有价值的记录。物业档案可以体现某一项物业服务的综合情况，是物业服务的基础及凭证。
物业档案的内容包括物业部门自己的档案，以及发展构建的成果和对接管的物业进行的服务、管理、维护记录的档案。物业档案的形式具有多样性，随着信息技术的发展，信息技术也走进了档案工作中来，利用信息技术更加系统的进行档案工作。可以避免档案繁多，查找不便且容易弄乱的缺点。
档案管理与其他管理工作一样都是高职院中的重要组成部分，是高职院发展不可缺少的重要部门。近年来我国开始大力发展高校教育事业，而高职院校每年的学生、教师职工的档案数据都会有很大的变动。且随着高职院校物业管理的发展，物业管理开始扎根在高职院校中，成为了院校中必不可缺少的重要环节。
2、物业档案管理中出现的问题
通过深入了解一些高职院校中的物业档案管理工作，我们不难发现其中还有很多显见的共性问题，有一部分的档案管理工作不够规范，物业档案工作的质量也没有达到一定的要求。主要体现在以下几个方面：1、档案资料有缺漏，资料不完整，档案内容没有及时更新。2、档案资料的存放没有科学依据，有些档案只是被随意简单的放在档案袋中，没有按时间以及内容进行合理的排序和归档，在查找档案时耗时又费力。3、档案资料管理中，进行交接工作时由于交接手续不健全会造成档案缺失的问题，这就是档案管理工作不规范的体现，当档案资料缺失后，无法追究个人责任。
3、加强档案管理工作的措施
（1）物业管理中的职工对于档案管理工作没有一定的认识度，所以要加强职工们的档案管理意识。可以采取组织培训的方法，将档案管理工作与物业质量联系到一起，培养职工对档案管理工作的参与性与积极性。
（2）可以建立一个档案管理制度，通过规范、检查、监督三者为一体的方式来完善这个制度，并且要结合实际情况采取相应的管理措施。
（3）做好物业档案管理工作是一个长期的任务，随着高职院校的不断发展，物业档案管理工作也要与时俱进。档案管理人员要清晰认识，有一个长远的思路和规划。
4、物业档案的作用
随着高职院校中物业管理工作的深入，物业档案的作用越来越明显起来，也越来越受到更多物业管理人士的关注。城市化建设发展迅速，不但学校外界对物业管理的需求越来越大，高校对物业管理的需要也愈来愈明显，作为物业管理中的重要组成部分，物业档案是对这些工程技术以及设备维护的一个凭证，可避免不必要麻烦的发生，如果物业管理中出现了数据错误，就可以利用档案及时找到解决的良策。通过档案，物业可以清楚的了解学校最近的物业需要，起到省时省力的效果。同时，当学校与物业方有不必要的合同纠纷时，档案就可以做一个调解师，来解决学校与物业之间的矛盾纠纷，从而使物业管理工作正常有序的进行。
结语： 高职院校物业管理工作的开展表明着经济探索迈出的重要一步，物业管理中的档案工作给物业管理带来了更多的便利条件。笔者认为高职院校中的物业档案工作还需要进一步的探索及研究，高校与物业部门应积极的探讨其中的共性问题，并找出解决的对策，发挥其全部的效益，建立一个新的物业管理体系和新工作机制，开拓服务新领域，以推进物业管理中档案工作的良好发展。
参考文献：
[1] 杨韶琛.对做好物业档案管理工作的认识与思考[J].经济师，2013（1）.
[2] 徐荣靖.高职院校档案管理的问题分析与对策研究[J].无锡商业技术学院学报，2013（5）.
物业档案管理范文第10篇
【关键词】物业管理；物业档案；和谐社会；保障
【中图分类号】TU942.62 【文章标识码】B 【文章编号】1326-3587（2012）04-0159-01
档案管理是物业公司的各项管理工作的关键环节。本文笔者通过对物业档案的特点、发展趋势、社会功用的解读，来阐述物业档案在物业管理中和促进社会和谐上的作用，来说明物业档案管理工作在物业管理工作中的重要性。
一、物业档案管理现代化
1、物业档案管理现代化的含义和内容。管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
2、物业档案管理标准化。我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。
3、现代化对物业档案工作人员的要求。档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
二、物业档案的特点
1、档案种类多样化。由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。
2、载体形式多样化。物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。
3、档案的动态性较强。物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动。
4、公开性和隐秘性并存。物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。
5、档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，体现出一种完整性。
6、和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
三、物业档案的作用
物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
四、当前物业管理行业存在的主要问题
1、企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。
2、物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低。
我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：
一、它具有教化和益智的社会功能
现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到“人无我有，人有我新”。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。
二、具有促进居民身心健康的功能
在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。
三、具有社交和繁荣文化的功能
物业管理作为一种消费与其他消费一样，存在着循序渐进、由低层次向高层次螺旋式上升运动的规律。现代物业管理则能通过建立多种平台或采取多种形式，来促进住户的交流，繁荣社区文化，推动人与人之间的信息和情感交流。因此，物业管理消费促进了居民的社会交流和情感交融。物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管理工作过程中不断进行积累。以上三方面主要社会功能，无一不有益于和谐社会的建立。