商务信函范文

商务信函范文第1篇

关键词：商务信函；标准；翻译策略

一、引言

随着经济全球化的深入，越来越多企业、部门直接参与对外贸易。跨国贸易使得商务英语函电成为贸易双方传递信息、业务沟通、加强联系的重要手段。商务函电的内容直接影响业务往来双方是否决定继续商业活动、双方的经济效益，因此，准确的传递英语商务信函信息显得尤为重要。

二、商务信函翻译的标准

（一）准确传达信息

商务信函是正式、准确，且用词精确。商务信函翻译的目的是帮助收信人理解发信者的要求，以决定是否继续与发信者继续交易、合作。翻译的准确性直接影响着双方的利益，因此，译者在翻译的过程中，要保证完整的传达原文信息。例如，“no later than”， “before”， “within”等表达时间限制的词应准确的翻译，避免双方因交货、装运时间等问题而导致冲突。

（二）礼貌委婉的传达信息

商务信函礼貌委婉，且使用特定词汇与句型，使商务英语信函严肃，具有法律效力。例如，为了避免主观性，在英语商务信函中大量使用被动语态。中国向来是礼仪之邦，在中文商务信函中，大多用类似文言文以表达礼貌与严肃性。“盼赐早复”，“前肃寸函”，“唯迄今”，“尚希查明赐复”等常常出现在中文商务信函中。

三、商务信函翻译策略

虽然商务信函属于正式文本，翻译时准确传达信函信息是首要任务，任何信息的增减都将导致双方的冲突，但是由于英汉商务信函在用词、句型、格式等方面的不同，在翻译的过程中，译者需采取调整、增译、减译策略来保证信息准确的传达。

（一）重复

在商务英语信函的翻译重复来句子中的主语、宾语等保证信息的准确性。

We pleased to receive your bank cheque for $1，345 yesterday. It has been credited to your account， which is now completely clear.贵方寄来的1345美元银行支票已经收到，至感欣慰。我方已将此款计入贵方账户。贵方账目已经结清。

（二）调整结构

在英语商务信函中，大量使用被动语态、否定句来表达主观性，及发信人对收信人的尊敬，而在中文的商务信函中，更多使用主动语态和肯定句，因此在翻译的过程中，需要调整句子的结构。例如：

It is not a very old or large account， so why not sent us your check today？

这并不是一笔大数目，请即结清该账。

（三）省译

英语商务信函中，由于英语语法结构、句型完整、意思准确等要求，需要重复部分词，在翻译成中文的过程中要省去。

1、省略代词。在英语句子中，代词是不可或缺的，但是在中文中，即使省去部分代词，信息不会丢失，也不会影响信息传达的准确性，相反，能更好的满足中文商务信函的礼貌要求，在翻译英语商务信函的过程中，可将部分代词省略。例如：

As soon as I opened the package，I noticed that they are poor in material and not in accordance with your original samples.唯拆视之下，发现该批制品，工料粗劣，与前送样品，完全不符。

2、省略连词。英语中的长句结构紧凑，英语中连结词出现频率较高，为更好的传达复杂的信息，商务信函大量使用长句。中文很少用到连接词，句与句之间的逻辑关系可通过词的顺序来表达。在翻译过程，可省去部分连词。例如：

In condition that you reduce your price to some extend， we will lay the order.你方降价，我方便下订单

3、省略同义词。英语商务信函使用约定俗成的同义词来表达准确性和正式，例如：“null and void（无效）”， ， “true and correct（正确）”， “final and conclusive（最终）”，在中文翻译中，要将此类同义词中的其中一个省略，仅译其中一个。

We shall be obliged if you will kindly make it a check on behalf of us and furnish and provide us the information needed. 若贵公司能代我方在这方面进行调查，提供有关信息，则不胜感激。

（四）增译

1、增加连词。在英语中，使用动词分词形式和不定式来表达目的、条件、结果，但在在翻译成中文的过程，也要根据分词和不定式在句子中的含义，增加表达目的、条件、结果的连词传达主句和从句之间关系的连词，符合中文习惯。

Having extensive connection withJapanese manufacturers as well as sufficient capital at our disposal， we are confident we can execute orders at the lowest prices.由于我公司与日本制造商有着广泛联系，加上有足够可供支配的资金，我们相信，我方能以最低廉的价格满足贵方的订货要求。

2、增加量词。英语可用名词的单复数形式来表达货物数量的多少，而中文的名词没有单复数形式，因此，在把英语名词的单复数翻译成中文时，要加上量词。例如：

We confirm supply of the prints at the prices stated in you letter and arranging for dispatch next week by passenger train. 我方确认你方来信的价格供应各种印花棉布，并正安排下周由客运列车装出。

3、增加时间。英语课通过动词的时态来表达时间，因此，在某些情况下，省略了时间，在翻译成中文时，要根据时态标明时间。

we are planning to pack the products and ship it to you as stipulated.我们已在准备将订货装箱运送。

四、结论

商务信函作为国际交流贸易的重要手段，中英商务信函语言特点的区别要求在进行商务英语信函汉译的时候，译者应根据实际情情况，采取调整句式结构、增译、减译等翻译策略，以保证准确的传达信息，避免对方因对关键信息理解错误而导致冲突。（作者单位：广西财经学院商务外国语学院）

参考文献：

[1]房玉靖，刘海燕. 2012. 商务英语翻译教程[M].北京：清华大学出版社.

[2]杨怀恩. 2007.经贸英语翻译技巧[J].北京：中国科技翻译（1）

商务信函范文第2篇

口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

直接

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

语言朴实

前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“Howareyou?”，“Canweworktogether?”，建议您改成“Proposal:BrightIdeasImports--ZhejiangTextile‘sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。

商务信函范文第3篇

广告函件与广播电视及报刊广告相比，具有广告面广、针对性强、 手续简便、价格便宜、方便迅速等特点。

为方便广告客户的使用，各地邮政局可为客户提供商业函件的策划、设计、制作 (可提供企业和单位名址库)、投递等一条龙服务。

中国邮政推出混合信函

邮政混合信函业务是用户利用计算机发信，通过因特网传输，由专用设备打印、封装，按国内平常信函进行投递的信函业务，是计算机通信技术和邮政传统信函投递业务相结合的产物，具有传递速度快、保密性强、成本低、效率高等特点。

价格标准

邮政混合信函业务具体业务流程

用户使用计算机，用邮政提供的专用发信软件、邮资卡，采取网上纳费的形式，通过internet向邮政信函服务器交寄信函，邮政信函服务器自动完成信函受理、计费、转发等工作，并由收件人所在地的专用信函打印封装机全自动地完成信函的打印、封装过程，最后由邮政部门采用与平常信函混封的方式将信函投交收件人。

混合信函的特点

1、与e-mail相比较

e-mail是计算机网络用户和计算机网络用户之间的通信工具，而混合信函可便捷实现网络用户和任意用户之间的通信。

2、与商务信函中心的业务相比较

商务信函侧重于大批量的商务信函(具有价格便宜的特点，主要是针对广告信函的账单类信函)，而混合信函则是侧重于中小批量的商务信函业务(非大宗广告类信函)

商务信函范文第4篇

关键词:商务英语信函语篇特点情景语境衔接手段

商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。然而，在实际的商务交流中，有些信件冗长而不连贯，有些信件不符合商务交流的基本要求。与普通信件相比，商务信函有其独特的语篇特点。为了有效地利用商务英语信函进行商务交流，我们有必要对商务英语信函的语篇特点进行探讨和分析。

一、情景语境特征

商务英语信函多用于国际贸易交往中，是英语文化中的一种特殊的语篇。根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为：

话语范围：涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。

话语基调：正式的，商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易。

话语方式：用于阅读的书面语，具有较强的语境独立性，属于信函。

商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择，使得语篇表现出特定的语域特征。

二、语言特征

1.词汇特征

(1)措辞明了、礼貌

商务信函在其词汇选择上，遵循“明了(clarity)”与“礼貌(courtesy)”的原则。要准确传达商务交流的内容，应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词，例如用“use”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。在词义色彩方面，商务英语信函用词正式，礼貌用语颇多。收到对方的询盘、报盘、或订货等，不管能否接受，都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意，例如使用以下词汇：appreciate,please,thanks等。

(2)缩略语使用较多

商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语，这些缩略语定义准确，在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易价格术语、运输、支付与结算等。例如常用的缩略语有:FOB(FreeonBoard)“装运港船上交货”，CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸价”，L/C(LetterofCredit)“信用证”，D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交单”等。

2.句式特征

商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多，它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面，用来说明事实。由于外贸交往遵循礼貌原则，因而商务信函的写作也要遵循礼貌原则。而商务英语信函中，礼貌原则在句法方面主要体现在虚拟句的广泛使用。虚拟句使得语气委婉客气，在商务英语信函中使用较多。

三、衔接手段特征

衔接作为一种语义关系,在具体的语篇中主要体现为语法衔接手段（包括指称、省略、替代、连接等）和词汇衔接手段（包括重现、搭配等）。

商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯。例如,表示次序的连接词组有first,second,then,next,after,finally;表示原因的有：since,because,as,for;表示结果或后果的有：therefore,asaresult,hence,accordingly,consequently;表示转折的有：but,yet,however,onthecontrary等。

例如:InourmessageofOctober31,wesaidthatwewouldsendapurchaseorderbytheendofNovember.However,asnegotiationswiththecustomersarestillcontinuing,weareunabletoplaceacompleteorderatthistime.Enclosed,instead,isaparticularorder(No.00501-55)forhalfofthemerchandiselistedintheprovisionalorder.ThesecondhalfoftheorderwillbecoveredbyP.O.No.00501-61,whichwewillissuebyDecember6.

在这个商函语篇中，表示转折关系连接词如however与instead的使用使得语篇的逻辑关系清晰。而“apurchaseorder”,“acompleteorder”,“apartialorder”这几个词组中“order”一词的重复出现所形成的重述关系则是采用一种词汇衔接的手段使得语篇达到连贯。然而从另一方面来讲，order一词反复出现而文中始终未使用代词it来代替order，这主要是为了避免误解，使得意义表达更准确。商务信函中通常为了使行文准确，对指称、省略和替代这些衔接手段的使用比较少，所选择的尽量都是避免意义上有误解的词语或句子。

四、语篇结构特征

商务英语的语境构型决定了商务英语信函的语篇有着固定的模式。商务英语信函往往强调一事一信,内容多围绕一根主线展开,因此在信函中可以通过“事由(subjectline)”以突出内容主旨，使对方一目了然。商务英语信函的正文一般包括三个部分(内容较短的可以是三个自然段)，即起始、主体和结尾。其中每个部分都有其默认的功能和作用：第一部分(即首段)抓住读者的注意力、需求或者兴趣；第二部分处理业务；第三部分呼应前文提出己方的希望或者祝愿。

五、结语

商务英语信函由于产生于特殊的情景语境中，具有其独特的语篇特点。我们在商务英语信函的写作中必须注意这些特点，从语篇的层面把握商务英语信函的特征，从而根据具体的语境构建出合适的商务英语信函语篇，写出符合语境的意义连贯的商务英语信函，真正实现商务英语信函在商务交流中的交际功能。

参考文献:

[1]陈冬纯:商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学,2003(2)

[2]戚云方:新编外经贸英语写作与套语[M].杭州：浙江大学出版社,2002

商务信函范文第5篇

随着社会经济形势的不断变化，日本企业的文化也在逐渐发生改变。日式商务信函是日本企业常用的沟通联系方式。日本企业文化的变迁也给用于日本企业内外联络沟通的商务信函带来了许多影响。因此本文在研究了日本企业文化的变迁的基础之上，重点分析了日本企业文化对日式商务信函的影响。

关键词:

日本；企业文化；商务信函；影响

一、日本的企业文化特征及变迁

1971年世界管理学大师彼得•德鲁克在[从日式经营中学到什么]一文中总结到，日本企业经营的主要特征主要包括集体决定、终生雇佣和企业内部培训三个方面；根植于家族主义之上的日本企业文化，表现在日本企业管理的的方方面面。[集体决策]一度被认为是日本企经营特征之一。这种制度的来源是因为全体员工把企业当做[家]，一旦被吸收成为企业的一员，就会团结一致、全心全意地的为企业付出，不计报酬地为企业的生存发展献言建策；为了营造家的氛围，日本的大型企业免费为新员工提供单身公寓，为全体员工建造疗养院等福利设施；值得一提的是，广泛存在于日本企业的[终身雇佣制度]，也来源于日本企业的家族主义观念。在日本企业中，对于所招聘的应届毕业生由公司进行内部培训。即使现在日本公司的新人跳槽现象逐渐普遍起来，这种企业内部培训也仍然在进行。在这样的内部培训过程中，从企业理念的介绍，到成为一个社会人应有的心理准备，以及本公司的业务习惯，细节之处如商务信函的基本书写方法都会对新入职员工进行细致入微的实践指导。尽管这种实践培训的日期不长，通常在一个月到半年之间。但是通过这种公司内部培训，同期进入公司的这批人会逐渐成为一个团队，相互之间能够产生一种类似于古代科举的同门或同期的连带感，大大加深对公司的理解，提高工作的效率，这也是企业高层愿意进行内部培训的一个目的。在入职初年的培训中，企业会培训这些新员工关于商务实务方面的基础知识。例如，制作公司内部活动的策划书、给客户发商务信函等，这些基础工作由所属部门的直接上司来指导。在这养的实操过程中自然而然地学会与公司内外相关的沟通交流方式。同时，新入职员工也能学到许多公司内部使用的固定用语。每个日本企业都有一些内部通用的专门用语，这些专用语的存在有助于增强全体员工的团结意识，更方便于内部沟通，提高工作效率。日本经济自上世纪70年代到90年代前半期随着对外贸易的扩大与金融的自由化而不断发展，日本企业也通过不断的海外扩张实现了国际化。但是，随着泡沫经济的破灭和随之而来的[失去的20年]，现在日本企业的经营环境与之前已经大不相同，企业文化发生了巨大的变化，甚至日本企业主要特征之一的终身雇佣制也徒具形式。企业内部培训制度随着雇佣的不稳定与人才的频繁流动而逐渐向外包的趋势发展。因此，扎根于日本企业文化之上的日式商务信函也深受影响，其格式与表达方式在逐渐地发生着变化。

二、日式商务信函的特征及变化

日式商务信函包括公司内部的通告指示类文书以及和外部企业团体进行业务往来所使用的正式信函。与欧美语系相比，日语有简体敬体之分，而且具有语序自由、主语省略等特点，因此常常被认为暧昧难懂。但是商务社会中，为了便于交流，日语商务信函具有固定的格式以及措辞，使其变得简洁易懂。近年来，经济全球化、终身雇佣制崩溃等企业环境的变化给日企经营带来了巨大的影响，也使日企之间的商务信函在形式与内容方面发生了不少变化。

（一）主语省略对日式商务信函的影响

日语中的主语特别是第一人称主语常常会被省略。但是在商务信函中不是这样，为了便于划分双方的权利与义务，相关双方的关系往往需要特定下来。5W1H等要素更是必须要清晰明白的进行说明。因此，在信函的抬头与落款处，会一目了然地把信函的接收人与发出人标出来。有了这些格式方面的要求，那么在一份商务信函中，至少主格与对格是固定不变的，而且根据敬语使用及文脉关系，内外上下关系和权利义务的归属方会轻易地被划分出来。

（二）暧昧间接的表达方式

铃木孝夫认为欧美人之间的对话是双方意见与思想的直接碰撞，属于[网球型]；日本人之间的对话是[壁球型]的，对话双方的思想和意见不是直接地互相碰撞，而是像做壁球运动一样，通过在墙壁作为媒介间接地弹射给对方，因此日式的交流也是一种间接的交流。日式商务信函中同样保留了这种特征。不直接称呼姓名而是以职务来称呼对方，称自己的公司为[当社]等，日本人还是相对喜欢采用委婉而间接的表达方式。例如，在日语中经常会用到[させていただく]这种表达方式，这不单单是表达一种谦逊的语气，更多是根源于这种避免与对方直接碰撞的日式思维，而采用的[壁球型]的表达方式。

（三）逐条列举的广泛应用

在日式商务信函中，常常可以看到逐条列举式的书写方式。为什么在日式商务信函中会如此多地采用列举式书写方式呢？实际上也曾经出现过长篇大论的文章式的日式商务信函。但是人们很快对此进行了反思和改进，把长段落分为小段落，简洁地把意见地表达出来。对商务信函中并列关系的内容，采用逐条列举的方式，这样逐渐演变成了今天的日式商务信函的格式。根据吉川幸次郎的理论，日语的语序相对自由，句子中的词语是可以自由调序结合，因此在日式商务信函中仅仅通过单词和语句的罗列是可以表达清楚双方的意见和主张的。日语中往往习惯把要点放在句末，这与习惯把结论前置的欧美式商务信函有着巨大的差别。在注重时间与效率的职场，这是极其不可行的。因此日式商务文书也吸取了欧美的长处，在信函初始便写出结论，然后再以逐条列举的形式说明原因、背景、费用等。

三、日本企业文化与日式商务信函的联系

日本独特的企业文化所衍生出的业务往来方式、人际关系沟通的方法与世界其他国家有着较大的差别。在对日式商务信函特征的分析中可以发现，日本企业文化与商务交流方式是有联系的。从商务文书的特征变化中可以观测到日本经济社会的变化给日本企业的沟通方式带来的影响。中根千枝在「タテ社会の人間関係和「タテ社会の力学两本著作中提出这样的观点：以家族为中心的内外关系主导着日本社会，这种内外关系也同样存在于日本企业。在日本社会文化中，每一个家族或企业都被看成一个整体，[内与外]有着严格的区分。在商业交往中，各个公司、团体对于代表着自身的商务信函十分重视。信函发出方会根据与接受方不同层面的关系而采取特定的表达方法和文体格式。在日本公司内部也是如此。做出某项决议时，常常把盖有各个部门印章的文件在公司内部传阅。这时其实文件的具体内容如何已经并不重要，重要的是通过这样一种形式来告知全体员工，以便于企业上下思想意识与目标的统一。在日本商业社会中，企业内部流通的文件与向外部所发出的商务信函中所使用的表达和格式是完全不同的，这种不同可用[内与外]的理论来解释。在日本的公司内部，全体员工如同家人，对社长、课长等上司可以不加姓名和尊称，直接以[社长]、[课长]等职务称呼即可。在公司内称呼上司为[社長]、[課長]，就如同家庭内称呼父亲为[お父さん]一样。这就如同在面对家庭之外的人时，不可用敬语称呼自己的父亲一样。因此，家庭与社会之间的日常用语规律，也可以用[内与外]的理论来解释([家の言葉]金田一晴彦)。另一方面，称呼家庭之外的长辈就如同称呼公司的客户一样，需要使用敬语和尊称。称呼客户所属的公司或团体则要加上[様]，或以「貴社称之。将非人格的事物人格化也是日语的一个特征。

四、结论

以家族为中心的日本人际关系适用于日本的商业社会，[内与外]的社会学理论也同样支配着日本商务社会的沟通交流，这些是日本企业文化形成的基础。同时近年来，由于经营环境的变化导致日本企业的的终身雇佣制逐步解体，以及世界范围内IT技术快速发展特别是电子邮件的普及，日本企业间的商务文书也受到了影响，不仅格式与用语变得更加简洁明了，企业独自的特征也逐渐消失。社会的每个细微变化都会给日本的企业文化及用于日企间沟通的日式商务信函带来意味深长的变化，这是作为日本文化与日语研究者今后应该留意的方向。

作者：余小权 单位：南阳理工学院

参考文献

[1]《タテ社会の人間関係》中根千枝　講談社現代新書

[2]《ドラッカーさんが教えてくれた経営のウソとホント》坂井綱一郎日経ビジネス文庫

[3]《日本語上下》　金田一晴彦　岩波新書

[4]《仕事文の書き方》高橋照男　岩波新書

[5]《教養としての言語学》鈴木孝夫　岩波新書

商务信函范文第6篇

关键词：英语 商务信函 文体

中图分类号：H315.9 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2013）02-0032-02

近年来，随着我国经济的飞速发展，国际地位的持续提高，我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务信函不同于私人信函，是贸易往来当中必不可少的沟通方式，是传达信息的必要工具，用途和用词都与私人信函有很大的不同。尤其是在我国加入WTO以后，英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了。在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范，有助于帮助商家达成贸易，提高沟通效率。熟练地掌握英语词汇和语法，充分了解英语的语言习惯和特色，并且符合商务信函的礼仪，对于书写一封用词恰当，礼节到位的英语商务信函是非常必要的。商务信函是以达成商务合作为目标的，具有内容格式相对固定，表达简洁明了的特点。对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函属于正式的公文写作，首先应该符合商务英语写作的7大原则，即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅。在写作文体的运用上，也应该符合商务英语的写作要求和习惯，主要为以下几个方面：

1 格式规范

商务信函作为公文写作中的一种，有着相对来说比较固定的文体格式，有着明显的公事公办的文体特色，一般要包括以下几部分的内容：

（一）信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。

（二）写信日期（Date Line）：写信的年、月、日。

（三）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址，以及收信人的名字和职务。

（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。通常为“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用对方的姓氏或是职位名称。

（五）正文（Body of the Letter）：英语商务信函一般采用的是开门见山的写作技巧，在正文的开头就清晰地表达出写信的目的和来由。如果是对对方来函的答复，一般会首先简单交代一下对方的来信时间和主要内容。从而节约读信者的阅读时间，提高沟通效率。然后对自己要传达的事宜进行简洁的说明，是正文的核心部分。为了读信者能够更加方便快捷地抓到核心内容，一般每一件事要分一个单独的段落来阐述。接着是需要对方给予答复的内容，或者是需要对方完成的事件的表达。如果有附件的话，也要告知对方，提醒对方查收。

（六）结尾敬语（Complimentary Close）：书信结束时的礼貌用语。是商务信函的礼貌性和完整性的保证。

（七）签名（Signature）：写信人的署名，包括姓名和职务等。

自此，才能算是一封格式完整的商务英语信函。

2 用词规范

由于商务信函区别于普通私人信函的特点，和其明显的商务特征，在用词的选择方面，也需要注意。商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点，还具有自身专业性的特点。商务英语信函需要使用正式的，官方的书面词汇，尽量不使用非正式的口语词汇。词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现，是专业知识和英语的综合运用。例如：表达完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表达购买的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表达意向的时候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用词的选择上，要多用单词，减少短语的使用。商务信函的目的是传达商务信息，而不是对文章进行美化和抒情。因此要多使用简单易懂常见的词汇，而不是用复杂的高级的生僻的形容词汇，还要注意减少没必要的形容词和状语。对时间、数量和程度的说明要具体，尽量不使用也许、大概、可能等模糊的词汇，具体到数字和日期。意思表达不准确，不清楚的词汇尽量不要使用，以免造成歧义。

对专业词汇的使用要特别留意准确性。商务英语信函中对术语的使用频率很高，缩写也较多，熟练掌握这些词汇和缩写，也是商务英语信函能力的体现，避免因术语使用错误造成误会甚至损失。

3 注重礼貌

俗话说“礼多人不怪”，在日常生活中是如此，在商务往来活动中，更是如此。双方的贸易往来是建立在互惠互利，互相尊重的原则基础上的，因此商务英语信函也应该符合这样的原则。双方互相尊重，遵守合作原则，形成一种默契，才能保证商务贸易的顺利开展和进行。如果在来往中缺少应有的礼貌，合作是很难进行下去的。因此商务英语信函中，语气礼貌是非常重要的，影响着企业的商务形象和信誉。信函要写的礼貌且有分寸，并且要符合商务英语体谅的原则，措辞和用于要站在收信人的立场上，还要尊重对方的风俗习惯。信函中减少第一人称的使用，多使用第二人称做主语，或者是第二人称物主代词。

正确使用情态动词，如“would”，“should”等，可以使信函的语气更加的礼貌和委婉。以商量的口吻来叙述，让读信者可以感受到被尊重和重视的感觉。需要对方完成的事件，注意请求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“let us…”等。还要多使用表达积极意义的词汇，给读信者带来愉快的感觉。读信者的心情愉快，更有助于商务合作的达成和实现，对商务活动的开展具有推进效果。

4 句式简洁完整

在句式的选择上，应该尽量使用正式的，简单易懂的句式，不使用结构复杂的从句或者过于冗长的句子，减少读信者在句式的理解上花费的时间。复合句并不适合在商务信函中使用，短句虽然简单，但是表达清晰，理解容易，和商务信函的原则相符，是商务英语信函中最好的表达句式。

巧用被动语态。因为被动语态弱化了动作的实施者，强调突出动作的本身，表达更为缓和，婉转；并且避免了过多的人称代词的使用，使整个句子的陈述显得更加的客观；被动结构的简洁，也使得商务信函的结构更为紧凑。被动语态的使用，最能体现商务人员的英语沟通能力和书面语的掌握程度。为了表达更加委婉，语气更加礼貌，还经常使用It作主语的句式。

多使用肯定句和陈述句，减少否定句和疑问句的使用。肯定句和陈述句更加积极正面，使人往好的方面去联想，商务往来的活动中，最重要的就是信赖感，肯定句和陈述句的使用能给读信者增加信赖感，从而产生合作的信心，更有助于商务双方达成一种合作默契。

在商务信函中，为了避免误会和损失的产生，对代词的使用要特别注意，指代要清晰明确，让读信者一下子就明白句子的主语和宾语，明白写信者所要表达的意思。逻辑性要强，避免含糊和混淆的出现。

句式要完整，避免出现省略句。商务信函最重要的原则就是表达要清晰，商贸活动最重要的就是要明确，清晰，交易双方要明确地表达自己的立场和态度，也要能够迅速地领会到对方的意图，因此省略句的使用最好不要出现在商务英语信函当中，避免因意思表达不够明确，引起的交易损失。

5 对固定句式的使用

在商务英语信函中，有一些句型和套句的使用频率非常之高，可以作为固定句型来记忆和运用。例如：

Please do not hesitate to...

Should you have any questions，please...

We are pleased to inform you...

We wish you a bright and successful New Year.

It is regretful to learn of...

We would be interested to learn...

在大量的实践中，这些句型被频繁使用，成为商务英语信函当中的经典句型，熟练掌握巧妙使用这些句型，可以增加信函的商务气息和职业度，让商务英语信函更加的礼貌和正式。

6 结语

我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务英语信函属于正式的公文写作，对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函的表达应该简洁明确清晰，让商贸的双方都能更好地理解对方的意思，更高效地进行沟通，在商务英语信函的文体上对格式、用词、句型和礼节都需要加强注意。

参考文献：

[1]王彦昌.商务英语信函的文体特征探析[J]. 商业视角，2008（5）.

[2]张岩.谈商务英语信函的写作技巧[J].辽宁高职学报，2008（11）.

[3]杨红英.商务英语信函的文体特征[J]. 科技资讯，2009（6）.

商务信函范文第7篇

关键词： 基本特点；以客户为中心；信息接受者

一、引言

改革开放以来，尤其是中国成功加入世界贸易组织之后，中国对高层次复合型国际商务英语人才的需求越来越大，越来越迫切。但目前具有广博的国际商务知识，并熟练商务英语技能的高级复合型人才为数不多。大多数要么只有国际商务的专业知识而没有良好的语言技能，要么只具有良好的语言技能而没有国际商务方面的专业知识。在这种情况下，中国的企业很难在国际市场上进行竞争，很难具备真正的国际竞争力。因此培养出一批具有扎实的语言技能又有国际商务技能的人才日益迫切，而在日常交往中，商务信函尤为频繁，尽管电话、电传和电报通讯方式已广泛使用，商业书信仍然是重要的通讯方式。事实上绝大部分的重要电话、电传和电报通讯，最后还要用书信来证实。它在商务交流中所起的作用日益增强。

二、英文商务信函写作的重要性和必要性

1．什么是商务信函？商务信函是一种常用的商务交往的媒介，其内容常常是一种业务安排，一个协议或一个合同的证件，它是一种通过人工、电脑或打字机“书写”来完成的人际交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，或树立自己所在公司的形象等。商务信函是商务活动中不可缺少的环节之一。

2．什么是英文商务信函？英文商务信函是商务信函在国际间进行商务沟通的实际应用，它与商务信函是具体与一般的关系。商务信函写作为英文商务信函的写作提供了理论基础，同时还为其它类型的写作提供了模板和方法，因此具有概括性、一般性的特点，而英文商务信函是商务信函的理论应用于对外商务活动的具体实践，并丰富和发展了商务信函写作的理论。二者相辅相存。

三、怎样才能写好英文商务信函呢

英文商务信函的写作是商业活动中的一项基本活动，必须谨慎撰写。首先必须记住，你是在同你的客户进行交流，这种交谈成功与否，你的目的能否实现，关键取决于信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧，抚慰受到伤害的心灵等。反之，就可能会招致新的矛盾、失去客户，达不到信函的目的，同时也说明你不具备处理日常商务事务的能力，是一个失败者。其次还应具备较扎实的语言基础，特别是英语，在语言的使用上应记住一个原则，那就是能恰当地表达思想的语言就是好的语言，也就是应该用的语言。

不仅如此，要写好一篇英文商务信函，我们还应从其以客户为中心的服务原则、书写原则和基本特点等方面对其进行分析：

1．以客户为中心的服务原则：商务信函是否成功，是否写得好，关键在于作者能通过所写信函获得自己希望的结果，这就要求在实际商务活动中反复实践、不断总结经验，针对具体情况，进行具体分析，采用不同的对策，灵活运用相关规则。只有这样才能充分发挥好信函的作用。在拟就一封英文商务信函时首先考虑的原则，主要有以下四大方面：“注意”、“兴趣”、“意愿”、“行动”。在商务活动中，为了达到与对方交易的目的，首先必须引起对方“注意”，后挑起其“兴趣”。一封英文商务信函，无论措辞多么优美，内容多么完备，如果不能吸引对方注意，则一切枉然；即使对方注意到了，但有关提议或交易意向缺乏兴趣，亦是前功尽弃。因此，把“引起对方注意”，“挑起对方兴趣”作为拟定信函的两个点，应认真加以考虑，力求初获成功。然后进一步激发对方的“意愿”，使其愿对提议或交易产生意愿，为“深谈” 实际交易做好准备，最后则是采取令其满意的“行动”和灵活的优惠活动，给经办人佣金等，使其不仅能痛快地接受议案，采取具体的购买行动，而且还为今后的进一步交易打下了良好的基础。

2．书写原则：商务信函的目的就是希望引起读信人的兴趣，并且取得客户合作，因此在书写时可注意以下10个“C”，尽量使自己的信函达到更佳的效果。

1）明确（clarity）：明确是指作者用组织良好的语言，提供足够的信息，使读者能够充分理解自己的意图。通知性信函一般采用演绎或顺序。首先提出中心思想，然后通过提供部分必要的信息来实现明确性。在信函的内容中，从一点到另一点的推论要符合逻辑，所写的句子和段落要前后一致，要过渡自然。

2）具体（concreteness）：信函要写得生动、具体和明确，特别是要求对方做出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、承诺等，要用词确切，恰到好处，各条款、观点应明确、不抽象、不笼统，与表达的意思相符。

3）完整（completeness）：从信函的内容上讲应力求“完整”，即，包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信提出的全部问题或要求，要力求思路清晰、条理分明、内容完整，要有始有终地提示中心思想，注意给出所有信息，一层层、一段段地把内容表达完整。例如接受对方的报盘时，最好把条件全部述明，或具体说明所接受的报盘的根据是什么，因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到即对双方都具有约束力。如果不完整，有可能引起不必要的纠纷。

4）得体（courtesy）：要设身处地从读者的角度考虑问题，才会使你的表达更得体，在态度上和语气上应体现出诚意和礼貌，以示尊重对方。对待公司的不同客户，语言上不应有亲疏之分，以体现出一种平等待人的处事态度。另外，拖延回信或不复函也是不礼貌的。同时对于可能造成负面影响的词要格外小心：如：you forget、unfortunately、you neglected等等。通过从对方的立场陈述你的信息，可以产生正面的影响，要更多地使用you而不是I和we。使用交谈式的口吻，会使对方感觉比较亲切。

5）清楚（clearness）：信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，主题要突出，层次应清楚，语言要浅显易懂，使收信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思，能一目了然。

6）简洁（conciseness）：简洁是指信件直截了当地陈述信息，节省读信人的阅读时间，要使信函的语言精炼，要长话短说，避免嗦，避免不必要的重复，用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有礼貌地表达需要的意思。要注意避免出现以下不当之处：a.使用过时的词汇（如attached please find和pursuit to your request）；b.使用冗长的引导语（如I am writing this letter to 或 That letter was to inform you）；c.使用意义含糊的词（如very definitely、really等）；d.使用拖沓的短语（如in view of the fact that和in addition to）。

7）正确（correctness）：商业书信必须写得正确，因为它牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系等，是各种商业单据的根据，正确不仅仅指单词拼写、句子结构、英语语法、标点符号和惯用法等正确。要注意提高英语的语言修养，经常模仿、练习和实践，达到运用自如。正确还指不致引起误会的书写方式。搞外贸工作离不开数字，对商务书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘、差之千里”。$76000与$760000就相差甚远，所以在书写商务信函当中应特别加以注意。

8）个性（character）：商务信函的书写不应完全按照遵循写作常规，可根据实际适当地创造独特的语言及多角度、多方面的思维方式，通过用新颖的构思、新鲜的立意的方式，给对方强烈的感觉与印象，从而获得更好的效果，以促成交易成功。

9）诚意（conscientiousness）：商务信函书写时要用诚意。着重“正面地、肯定地”谈问题，尽量避免“否定地”谈问题。要实事求是，以负责任的态度坦诚对待，不能弄虚作假、搞欺诈活动。那样做不仅会伤害客户的感情，而且还会影响公司形象，给公司业务带来不可弥补的损失。

10）优美（concinnity）：商务信函应尽量考虑其优美的视觉效果，恰当贴切的用词造句往往会使信函更生动有吸引力，衬托出一种语言美。要根据内容的多少以及信函的长短等，全面考虑书写格式和结构安排，讲究比例、和谐、匀称等，体现出一种形式美。

四、英文商务信函的基本特点

英文商务信函的基本特点与其它普通商务信函的特点基本相似。即：语言简短、朴实、生动、有趣、不花哨，内容清晰、准确、易读易懂、有吸引力；书写正确、具体、完整；语气真诚、友好、客气。在商务活动中，时间就是金钱，效率就是生命，简洁的表达内容与有效率的掌握分寸是最重要的。因此书写的重点，应始终放在“效率”二字上，一般不需要礼节性的寒暄，最好是开门见山，直入话题。同时信函中的冗言必须略去，尽可能将详细交易事项整理好后，简洁地向对方陈述。要尽力避免毫无重点，而拉拉杂杂地写上几张纸的情形。但是在书写商务信函时，开头就唐突地说出交易要求，会显得冒昧而令客户不知所以。因此，开始时应简略地陈述本信的理由与内容大意，使对方能理清头绪，以便于对方能更快地、正确地进入话题。

五、商务信函发展的趋势

1）电子邮件：近年来我国外经贸事业有了迅速发展。特别是随着对外开放被确定为基本国策而日益扩大和深化，以及“大经贸”格局的逐步确立，使外贸与外经、外资等结合更加紧密，许多对外贸易与经济合作等国际商务联系还涉及国际金融、信贷等业务。同时随着计算机的广泛应用和现代通讯技术的发展，国际商务通讯联系的方式和方法也在逐步改革和更新。如过去曾经常用的手写书信、电报、电传逐步为电子邮件所取代，电子邮件日渐成为一种新型的商务沟通渠道，是商务信函的信息化、数字化。

2）电子商务：电子商务是在Internet开放的网络环境下，基于浏览器、服务器应用方式，实现消费者的网上购物，商户之间的网上交易和在线电子支付的一种新型的商业运营模式。在网络越来越发达的今天，我们的生活跟随这个时代的网络脉搏作着巨大的改变。历史的经历告诉我们，每一次的技术冲击，必将伴随着商业的利润增长而更趋于完善。不管是在哪里，任何新科技、新思想在发展的同时，那些商业运作家总要用灵敏的触觉闻一下，在那里有没有金钱的气味。

电子商务是九十年代初在欧美兴起的一种全新的商业交易模式，它实现了交易的无纸化、效率化、自动化，表现了网络最具魅力的地方。快速地交换信息，地理界限的模糊，这所有的一切也必将推动传统商业行为在网络时代的变革。早在网络盛行的时代，通过网络的电子邮件、视频交换、文件交换以及目前还很热门的电子数据交换所进行的商业行为，都可以说是现在电子商务的某种形式的表现，也可以说，电子商务是它们崭新的应用集合。

电子商务是internet爆炸式发展的直接产物，是网络技术应用的全新发展方向，其参与实体有四类：顾客、商户、银行及认证中心。internet本身所具有的开放性、全球性、低成本、高频率的特点，也成为电子商务的内在特征。并使得电子商务大大超越了作为一种新的贸易形式所具的价值，它不仅会改革企业本身的生产、经营、管理活动，而且将影响到整个社会的经济运行与结构电子商务的特点：1）电子商务重新定义传统的流通模式，减少了中间环节，使得生产者和消费者的直接交易成为可能，从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。2）电子商务一方面消除了时空的壁垒，另一方面又提供了丰富的信息资源，为各种社会经济要素的重新组合提供了更多的可能，这将影响到社会的经济布局和结构。3）电子商务所具有的开放性和全球性的特点，为企业创造了更多的贸易机会。4）电子商务将传统的流程电子化、数字化，一方面以电子流取代了实物流，可以大量减少人力、物力，降低了成本；另一方面突破了时间和空间的限制，使得交易活动可以在任何时间、地点进行，从而大大提高了效率。5）电子商务使企业可以以相近的成本进入全球电子化市场，使得中小企业有可能拥有和大企业一样的信息资源，提高了中小企业的竞争力。

五、结论

当前，英文商务信函的写作已不仅仅要求作者掌握较广博的国际商务知识，还应具备较强的英语写作技能。应把重点转移到网络交易上来，要精通网络方面的知识，从而达到全方位、多角度、多层次地拓展贸易。在英文商务信函的写作实践中有助于提高英语写作技巧。商务信函毕竟是商务交往的确认函，在商务活动中的作用尤为重要。但在目前的英文商务信函的写作中存在着一些尚待解决的问题，商务信函尤其是英文商务信函无论是从理论上还是实践上都还处于发展阶段，还需要我们在实践中不断地探索和总结。它作为一种商务交往的媒介已日益受到越来越多的人的关注。今后我们应更加灵活地运用其写作特点、原则，以及其以客户为中心的服务原则，吸收电子邮件、电子商务发展的精髓，使之能更好地发挥其在商务沟通方面的作用，并作为提高英文商务信函写作的一条有效途径。

参考文献：

［1］程大荣，潘水根.商务写作.浙江大学出版社.

［2］范红.英文商务写作教程.清华大学出版社.

［3］黄次栋.实用英语写作教程.华东师范大学出版社.

［4］胡亦武.实用商务英语写作.华南理工大学出版社.

［5］王秦靖.国际商务写作教程.对外经济贸易大学出版社.

商务信函范文第8篇

[关键词] 商务英语信函 礼貌原则 准则

一、 引言

作为国际商务活动中的重要载体，商务英语信函是买卖双方互通信息的重要手段和行为依据，反映了双方的文化背景和各自的利益，在国际商务交际中起着举足轻重的作用。随着全球经济一体化的出现，国际贸易飞速发展，商务英语信函的写作质量越来越引起重视。本文将从Leech提出的礼貌原则出发，探讨商务英语信函写作应遵循的得体准则、尊他性准则和一致准则。

二、礼貌原则

英国语言学家 Geoffrey Leech提出的礼貌原则（politeness principle）是语用学早期的主要研究成果之一，反映了人们对交际现实的假设或解释。 Leech认为，人们在语言交际中，都在自觉不自觉地遵守着语言的某种原则，即说话人与听话人之间应尽量地表示礼貌（maximize the expression of polite beliefs）和尽量减少不礼貌的表达方式（minimize the expression of impolite beliefs）。在吸收美国语言哲学家Grice（1975）提出的关于“会话含义”（conversational implicative）及言语交际的 “合作原则”（cooperative principle）的基础上，Leech 于1983年在《语用学原则》（Principles of Pragmatics）一书中，系统地提出了“礼貌原则”理论。

根据 Leech的设计，“礼貌原则”理论框架下应该有策略（tact）、慷慨（generosity）、赞誉（appreciation）、谦虚（modesty）、一致（agreement）和同情（sympathy）六条准则。Leech 认为，在这些准则中，策略准则头等重要，是指导人们成功交际的普遍准则，其具体内容是减少表达有损于他人的观点，尽量多给别人利益；慷慨准则是指说话人要尽量减少表达利己的观点，尽量扩大对自己的损失；赞誉准则的基本表现是少说不赞誉别人的话，即尽量多赞誉别人；谦虚准则的做法是少说自己的好话，多说自己的不是； 一致准则是指谈话者要少说一些和别人不一致的话，多说一些和别人一致的话；同情准则是指尽量缩小自身对对话人的漠然，尽量多地同情对方。总的来说，“礼貌原则” 的核心内容就是尽量做出让步，使对方从中获益，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。

三、礼貌原则在商业英语信函写作中的应用

商务信函作为一种书面语言交际的介质，同样应该遵循礼貌原则，只有这样，才能写出得体的、能保证商务交际活动成功进行的信函。商务英语信函中的礼貌原则主要遵循的是三个准则，即得体准则、尊他性准则和一致准则。以下笔者将对此进行详细分析。

1.得体准则

商务英语信函的写作应该礼貌得体，应尽量避免自以为是、责备、贬低对方的口气，尽量避免使用表示不良情绪的词, 因为这些会损害友好合作，从而影响贸易的顺利进行。例如:

We reject your order. (我们不接受你方的订单。)

为了最大程度地争取客户和利润，在双方出现分歧时，商务英语信函的写作应尽量体现礼貌得体，此句中表示“断然拒绝”的 reject显然使用得不够得体，应改为：

Unfortunately, we have been unapt to accept your order. (很遗憾,我们不能接受你们的订单。)

另一方面，虽然在商务信函中需要表达一定程度的谦恭以表达必要的礼貌，但也要避免使用过于谦卑的语气，因为这样反而会引起对方反感或有损自身形象。如：

We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

此句过于诚恳的道歉,可能给对方虚情假意的印象,不如改为：

We apologize sincerely for the inconvenience you have suffered.

2.尊他性准则

尊他性准则是指在写作商务英语信函时，应站在对方的立场看问题,考虑对方的处境,明白对方的难处,使对方感到自己的重要性受到尊重，从而鼓励对方与我们合作。具体表现为，在写作商务英语信函时,我们应尽量使用第二人称代词(you , your ) 而少用第一人称代词( I , we , my ,our)。例如:

a.You are requested to amend the L/C as follows:(请你方修改信用证如下:)

b.We shall appreciate your amending the L/C as follows:(我们将感谢你方修改信用证如下:)

同样是要求对方修改信用证，上例中a句采取的是我方立场（We-attitude）,从我方的利益出发表达了对对方的要求，让对方感觉你是在下命令，对他们不够尊重。而b句采用的是对方立场 （You-attitude）, 以对方利益为出发点，采取了为对方着想的态度，比a 句更能体现出对对方的尊重和关心，更易为人接受。

3.一致准则

在实际商务活动中，双方在利益方面总有些分歧或冲突，这时商务英语信函的写作应尽量遵循一致准则，先扩大双方的相同意见，尽量缩小分歧。例如：

We appreciate the good quality of your goods but unfortunately your prices appear to be on the side even for goods of this quality. We regret that at these prices we cannot place an order. However, we like the quality of your goods and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to introduce your goods to our customers?

这是一封对报盘的回复函，虽然对价格有异议，但为了达到让卖方给与价格折让的目的，买方在信中遵循了一致准则，先肯定了商品的质量，扩大双方的共识，再提出价格分歧。这样大大提高了交易的可能性。

四、结束语

在全球化的经济形势下，商务英语信函作为国际贸易的重要沟通手段，愈来愈受到人们的重视。礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象，进而做成好生意；反之，礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面的影响，弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的商业形象。因此，在商务英语信函写作中,要善于运用各种礼貌策略，积极实现贸易双方有效沟通，从而建立和维持平等互利的贸易关系，最终促进贸易活动的顺利进行。

参考文献：

[1]梅桂能:当代外贸信函英语的礼貌原则[J].中国科技翻译,2004(2)

[2]郑岭:礼貌原则及其在商务英语写作中的应用[J].上海电力学院学报,2004(4)

商务信函范文第9篇

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候;

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?

是的，答案是肯定的。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?

以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件?

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

供应商如何答复买家提出的要求?

供应商多久做出答复?

供应商是否愿意对产品进行修改?

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?

供应商的信用如何?

供应商的银行信用记录如何?

供应商银行帐户开立的年数?

大致的通常收支情况?

银行给供应商的贷款额度?

银行对供应商的帐户情况是否满意?

供应商贸易往来的信用如何?

合作者与该供应商的合作年数?

供应商可承受多大的定单?

交货是否及时?

是否能准确地完成定单?

供应商是否使用了标准质量管理认证体系?

比如iso 9000、iso 14,000(环境)、hazard analysis at critical points(适用于出口美国的海产品)

商务信函范文第10篇

a.我们愿与贵公司建立商务关系。

Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.

b.我们希望与您建立业务往来。

Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.

c.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。

Thiscorporationisspecializedinhandingtheimportandexportsbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.

2．自我推荐

a.请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的贸易公司。

Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…

b.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。

Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.

c.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。

Ourproductsareofverygoodqualityandourfirmisalwaysregardedbyourcustomersasthemostreliableone.

3．推销产品

a.我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。

Yournamehasbeengivenby…andweliketoinquirewhetheryouareinterestedintheselines.

b.我们新研制的……已推出上市，特此奉告。

Wearepleasedtoinformyouthatwehavejustmarketedournewly-developed….

c.我们盼望能成为贵公司的……供应商。

Wearepleasedtogetintouchwithyouforthesupplyof….

d.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。

Youwillbeinterestedtohearthatwehavejustmarketedournewproduct.

e.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。

Youwillbeinterestedinournewproduct…….

4．索取资料

a.我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.

b.我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。

WehaveseenyouradvertisementinTheNewYorkTimesandshouldbegladtohaveyourpricelistsanddetailsofyourterms.

c.获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。

Wehearthatyouhaveput…onthemarketandshouldbegladtohavefulldetails.

d.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。

Weshouldappreciatefullparticularsofyournewlydevelopedproduct.

e.如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。

Weshouldbeobligedifyouwouldsenduspatterns(orsamples)andpricelistsofyour…

5．寄发资料

a.很高兴寄你一邮包，内装……

Wearepleasedtosendyoubyparcelpostapackagecontaining…

b.欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。

Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.

c.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

Weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.

d.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供您们参考。

Inordertogiveyousomeideaofvariousqualitiesofhandicraftswecarry,wehavepleasureinforwardingyoubyairmailonecatalogueandafewsamplebooksforyourperusal.

6．附寄资料

a.随函附上本公司新出品的……样品，请查收。

Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew….

b.随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。

EnclosedpleasefindtwocopiesofPurchaseContractNo.…，whichwetrustwillbefoundinorder.Kindlysignandreturnonecopyforourfile.

c.我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。

Wehavepleasureinenclosingourfile.

d.我们确认向贵方购买……,随函附上订单确认书供参照。

Weconfirmhavingpurchasedfromyou….Aconfirmationorderisenclosedforyourreference.

7．请求做商

a.我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售商之一。

WeareanxioustocontactsomeBritishfirmswithaviewtoactingastheirsellingangents.

b.如蒙考虑担任销售你们……商，我们将十分高兴。

Weshouldbegladifyouwouldconsiderourapplicationtoactasagentsforthesaleofyour…

8．请求报价

a.兹函请提供……的报价。

Wearewritingtoinvitequotationsforthesupplyof….

b.请将定期供应……之报价赐知。

Pleaseletushaveaquotationfortheregularsupplyfor….

c.请将下列货品的最低价格赐知。

Kindlyquoteusyourlowestpricesforthegoodslistedbelow.

9．询价

a.随函寄上询价单一份。

Weareenclosingherewithaninquirysheet.

b.如果贵方对……感兴趣，请告具体询价。

Ifyouareinterestedinour…,pleaseletusknowwithaspecificinquiry.

c.一收到贵方具体询价单，我方马上航空邮上样品册并报价。

Quotationsandsamplebookswillbeairmailedtoyouuponreceiptofyourspecificinquiry.

10．价格

a.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。

Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.

b.我们很抱歉地通知你方价格无竞争力，若贵方能降低价格，使我方可接受的话，我们仍对交易感兴趣。