整理档案范文

整理档案篇1

一、档案室为谁整理档案

档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。

二、档案室该为谁整理档案

档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！

档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。

我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。

三、几点思考

（一）理清几个问题

1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。

2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。

3.档案整理方法问题

（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。

（2）适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法，实际上是为大机关的档案整理设计的，这些机关产生的档案多，自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少，无论按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐，又不好查找。

（二）档案室应如何整理档案

整理档案篇2

一、档案收集整理工作。

一年来，为了更好的服务于企业生产，我室共收集各门类文件材料12175份，整理各门类档案1230卷、540件，输入和完善了*年的数据库。整理资料959卷，累计800多件、底图1850张。各门类档案的归档率、完整率、准确率均达98%以上。提供利用服务700人次,12804卷次，复印3690份。查全率、查准率均达到100%，由于我们高质量的服务，在年度服务质量考核过程中优秀率达100%。创经济效益14万元，并得到了各基层单位及广大用户的一致好评。

二、积极与辖区单位协调，赢得领导对档案工作的支持。

1、为了搞好档案工作，赢得辖区单位领导对档案工作的支持，我们多次到地调处、十二矿区等单位向单位领导汇报我室档案工作状况，让领导了解企业档案工作对企业发展的意义，以及我室取得的成绩和工作中存在的实际困难，得到了辖区领导的重视，去年为我室拨款2.9万元，由于资金一直没有到位，在处办公室的大力支持和帮助下，多次与物资购物中心协调，到今天七月份为我室购买了空调、微机（柜式空调一台，窗式空调七台，微机一台）等设备，并投入试用。

2、积极与地质调查处协调为我室解决网络问题，得到了该单位领导的支持，在该单位进行网络改造时，也为我室安装了网线，此项工作正在运行中。

3、随着现代化的不断进展，我室原始档案的测量数据软盘有大部分数据已经不适应当前的微机读取，给服务单位带来很多不便，为了更好的服务于生产单位建设，我室多次与勘探事业部的领导反映此情况，得到了该单位的大力支持，此项工作已立项让计算中心的工作人员为我室解决原始测量数据的光盘转录工作。此项工作正在进行中。

4、由于受现有环境及客观条件的限制，物探档案楼的供电状况与档案管理现状相差甚远。而线路也随着时间的推移逐渐老化，现有的电力需要和线路严重超载的现状使得整栋档案楼供电状况日趋恶化，为此，我多次向领导汇报电力供应状况与档案保管现状的矛盾，引起了处领导的高度重视，他们多次向上级主管部门反映，经过多方努力，*年*月*日，*档案楼的线路改造工作终于动工了，通过近一个月的施工，顺利完成了物探档案楼的线路改造工作。

5、对现存监视记录进行统计和鉴定工作。现在我室存有大量的监视记录，有的已经超期保存多年，为此，我组织员工对现存监视记录进行了全面的核查，并与*处的相关领导进行和协商，按照监视记录的保管期限对现存监视记录进行统计和鉴定销毁工作，目前此工作正在进行中，预计到明年年初这项工作会顺利完成。

三、为生产建设服务，做好档案编研工作。

为了更好的服务于企业的科研与生产，我室积极做好档案的编研工作,根据企业科研、生产的需要编写了*处*年度的《大事记》、《组织沿革》、《钻井新到资料目录》、《档案利用效益汇编》等编研资料，为生产和科研单位提供了服务。并还积极向《*档案》、《*政工》投稿14篇，其中有5篇分别被采纳。局级科研项目《运用QC提高*档案利用质量》获得*年局级三等奖。

四、围绕档案管理规范，加强安全防范意识。

加强库房管理，认真做好库房的安全防范工作，上下班按时做好温湿度记录，熟练掌握各类设备性能的操作方法，严格执行设备操作规程，按时进行设备维修保养，库房内实行了专人管理，经常检查所管设备是否完好，离开库房及时关门落锁，关闭电源，做到24小时有人值班，并专门做了一块安全标语牌挂在办公室门口时刻提醒全室员工注意安全防范工作。（其内容是：见到事故隐患向上级领导反映一声；见到危险作业互相提醒一声；见到不符合安全规定行为劝阻一声。）

五、积极参加处里开展的各项活动，按时完成上级交办的各项指标任务，并做到各项费用不超标，取得了较好的成绩。

六、存在的问题：

1、加强微机理论学习，进一步提高微机操作水平。

2、大事记、组织沿革还需加强。

3、楼房屋顶漏雨，需要维修。

4、库内急需增加档案装具（密集架），胶片档案已无法存放。

七、下步打算：

1、积极深入到基层科室，做好兼职档案员的业务指导工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料归档率、完整率、齐全率都达到要求。进一步加强对改制企业档案工作的监督、协调与指导，完善特种载体档案的管理，加强电子、照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。

2、协助计算中心做好原始档案数据的光盘转录工作。

3、做好微机联网前的准备工作，全室人员要通过自学和培训，熟练操作微机，尽快达标，不断推进我室的现代化管理档案的进程，加强所属单位兼职档案员网络建设，确保兼职档案员队伍的相对稳定，加大各门类文件材料形成、积累、归档工作的监督、检查和指导力度，为微机联网工作打下基础。

4、继续开展“巾帼文明示范岗”活动，坚持周三、周五政治、业务学习制度，积极参加管理处及党、工、团组织的各项活动，完成上级交办的各项工作任务。

5、继续做好档案的编研工作，努力向《*》、《*》投稿，积极撰写论文，抓好编研成果和调研课题的研究。

6、继续做好档案的保管工作，加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案借阅制度，做到无失泄密及损害企业利益事件发生，提供利用要及时，查全率、查准率均达到100％。用户对档案服务质量优秀率要达到100％。建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个同志都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高全室职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务、电话查档、上门服务等多种形式的服务，方便用户查询。

整理档案篇3

关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类

档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。

1 档案管理归档整理分类现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。

1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。

1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。

2 档案管理归纳整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

结束语

档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。

参考文献

[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.

[2]李贵，范宇平，封钦贤，苏丽丽.独立学院来文归档整理研究[J].传承，2014（01）.

整理档案篇4

本标准规定了银盐感光材料照片盒数字照片档案的整理原则和方法。

本标准适用于我区各级机关、单位、社会组织的照片档案整理。

2定义

照片档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。

3照片档案的收集

3.1收集范围

3.1.1记录本单位主要职能活动和重要规则成果的照片。

3.1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

3.1.1.2本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3.1.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象和照片。

3.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜故迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

3.1.3其他具有保存价值的照片。

3.2收集要求

3.2.1对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

3.2.2对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

3.2.3对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

3.2.4底片、照片、说明应齐全。

3.2.5底片与照片影像应一致。

3.2.6对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。

3.2.7作品档案的移交和征集应符合有关标准的要求。

3.3收集时间

3.3.1对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，个档案室归档，一般不应跨年度。

3.3.2依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

3.3.3档案馆应收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。

4照片档案的整理

4.1整理原则

照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。

4.2年度

将照片按其形成年度分类。

4.3期限

照片档案统一划分未永久保管。

4.4类别

将照片按问题分类。

4.5照片的整理

4.5.1照片的排列

①照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列；

②照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。

4.5.2照片的编号

在照片被面按照片排列顺序逐张编号。格式①：全宗号――年度――张号。格式②：全宗号――年度――类别――张号。

4.5.2.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则留空。

4.5.2.2年度：采用公元纪年，如“2002”。

4.5.2.3类别：见4.4。

4.5.2.4张号：照片排列顺序流水号，如“8”。

4.5.3照片的装袋

4.5.3.1将照片装入照片袋，一张一袋，并逐项填写照片袋上的相关栏目。照片袋采用130克无酸牛皮纸制成，规格长240mm，宽160mm（图略）。

4.5.3.1.1照片袋封面设置

照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、题名（文字说明）等项目（图略）。

4.5.3.1.1.1全宗名称：即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

4.5.3.1.1.2张号：照片的排列顺序号。

4.5.3.1.1.3参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

4.5.3.1.1.4题名：即文字说明。综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素，概括揭示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月日表示，各要素之间用分隔符合“.”分开。

4.5.3.1.2照片袋背面设置

照片袋背面设置备考表。备考表项目包括袋内照片说明、整理人、整理时间、检查人、检查时间（图略）。

4.5.3.1.2.1袋内照片说明：袋内照片缺损、移出、补拍、翻拍等情况。

4.5.3.1.2.2整理人：负责整理照片档案的人员姓名。

4.5.3.1.2.3整理时间：照片档案整理完毕时间。

4.5.3.1.2.4检查人：负责检查照片档案整理质量的人员姓名。

4.5.3.1.2.5检查时间：检查照片档案整理质量时间。

4.5.3.2大幅照片的放置

对于照片袋放置补下的大幅照片，采用其他方式放置，原照片号不能改动。

4.5.4照片档案目录编制

照片档案应依据全宗、年度和张号顺序编制照片档案目录。

4.5.4.1照片档案目录设置张号、题名（文字说明）、参见号、摄影者、备注等项目（图略）。

4.5.4.1.1张号：见4.5.3.1.1.2。

4.5.4.1.2题名（文字说明）：见4.5.3.1.1.4。

4.5.4.1.3参见号：见4.5.3.1.1.3。

4.5.4.1.4摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

4.5.4.1.5备注：注释照片除题名外需说明的情况。

4.5.4.2照片档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（规格为长297mm，宽219mm）。

4.5.4.3照片档案目录应编制封面。照片档案目录封面设置全宗名称、类别、起止张号等项目。

4.5.5照片袋装盒

把每袋照片按张号顺序装入照片档案盒，并填写档案盒封面和盒脊相关的项目。档案盒规格及监制应符合规定。

4.5.5.1档案盒封面及盒脊

4.5.5.1.1档案盒封面应标明全宗名称（图略）。

4.5.5.1.2档案盒盒脊设置全宗号、年度、类别、起止张号。

4.5.5.1.2.1全宗号：见4.5.2.1。

4.5.5.1.2.2年度：见4.5.2.2。

4.5.5.1.2.3类别：见4.4。

4.5.5.1.2.4起止张号：即盒内张号的起号盒止号。

4.5.5.2档案盒规格及监制

4.5.5.2.1档案盒外形尺寸为长250mm，宽为170mm，盒脊厚度为40mm。

4.5.5.2.2档案盒应采用无酸纸制作，由各级档案行政管理部门监制，封底下部有“某某档案局监制”字样。

4.6底片的整理

4.6.1底片的排列编号

本标准采用照片和底片合一编号法，照片号即底片号。

4.6.2底片号的登录

宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂片边处，不得影响画面：也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。

4.6.2底片袋的标注

底片放入底片袋保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻派底片，应在底片袋的左上方表明“F”字样。对烤贝底片，应在底片袋的左上方表明“K”字样。

底片袋应使用表面略粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其PH值应在7.2—9.5之间,α纤维素含量应高于87％。

底片袋应使用中性胶粘济，接缝应在袋边。

4.7数字照片中的光盘、移动硬盘的整理

4.7.1分类：光盘、移动硬盘各自分类。

4.7.2排列：光盘、移动硬盘按时间先后顺序排列。

4.7.3编号：光盘、移动硬盘按排列先后流水编号。

整理档案篇5

第一，整理老照片之前要进行调查论证。面对凌乱且破损程度不同、尺寸各异、未经过系统整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情况，简直就无从下手。所以，要做好老照片档案的整理工作，首先要对老照片、老底片的基本内容、质量、破损程度等进行摸底调查，才能制定出好的整理方案。从整理老照片档案的初始阶段，就要确立有利于老照片利用和保管的整理原则。

第二，要学习领悟好方法。通过学习好方法、好经验，可以使我们少走弯路，避免错误的做法。例如，可以到照片档案收集、整理和保管经验都很丰富的部门观摩学习，深入研究声像档案管理办法，并重点学习老照片档案的整理方法，从而明确本单位老照片档案整理工作的方向。

第三，要根据实际情况，确定工作方案。经过调查论证和学习，结合本单位工作实际，确定老照片整理工作方案。首先，要保证工作人员到位，可以请了解、熟悉情况的老同志一起进行老照片的整理工作，请老同志回忆历史，为老照片做文字上的注解。其次，提前订购老照片整理过程中所需要的必备用品，提早进行准备，对所需用品精心准备，严把质量关，为老照片的整理工作打下良好基础，不能因为准备工作不足而影响整个老照片的分类整理工作。

第四，要详细鉴定与注解文字。老照片整理工作中一个非常重要的阶段，就是老照片的详细鉴定与注解文字说明。对照片、底片逐一鉴定，并根据其重要程度、画面的清晰度、照片的损毁度决定取舍，对照登记的文字及当事人、知情人的回忆写出详尽的文字说明。老照片很珍贵，但如果考证不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字说明，老照片也无从发挥其应有的历史见证作用。因此文字说明是照片档案不可缺少的一部分。如果没有文字说明，许多照片所涉及的出处、事件、人物等因素就无法分辨，更无法判断其价值，也无法规范建档。说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等“六要素”。文字要简洁，语言要通顺，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否则照片价值也会大打折扣。另外，充分利用现有馆藏的文书档案，也可以为老照片的文字注解起到帮助作用。

照片的文字注解要注意以下几方面:首先，注释的内容要繁简恰当。一组照片的第一张总说明要详细注释，尽量揭示照片所包含的全部内容。其他照片的注释则要求简明扼要，因为主要内容已在总说明中揭示，只要把一组中单张照片的主要内容交待清楚即可。因此，在照片档案注释中要繁简合理、恰如其分。其次，注释的内容要齐全完整，不能随意省略。照片档案的文字说明是由时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素构成。历史照片档案因时间久远，一些要素残缺不全，全部考证有一定困难，这类照片数量不多，但很珍贵，在鉴定整理时要慎重对待，要素不齐全的要抓紧时间补齐，力求完整。但也不能因为要素不齐全而随意剔除、销毁。只有综合地运用档案注释的六要素，才能客观地揭示照片影像的全部信息。最后，注释时要避免以误传误。照片注释中涉及到的地点、时间、人物等要素必须核实准确。特别是人物的姓名、身份更要准确无误，切忌主观臆断，随意编造。不可靠的注解会给后人研究历史造成假象，导致错误的判断。

第五，进行老照片的分类归档。可根据本馆照片档案的现有分类方法和国家颁布的有关法规，把这些老照片进行先分类后立卷的归档整理工作。在每个类别下，根据老照片档案的具体内容进行立卷排列。例如在外事类照片中，可以组成国际学术会议卷、外国党政官员来访卷、外籍专家讲学卷等，按顺序排列后，归于外事类照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷号，其中的ASX12代表照片档案，6代表外事类，30、31、32等代表这些案卷在外事类照片中的案卷号。

第六，老照片档案的数字化。随着计算机网络通信等高新技术的飞速发展，数字技术给传统的文献开发带来了巨大的变革，数码影像技术为这些珍贵的历史照片更好地保管和提供利用开辟了新途径。为此，购进专业的扫描仪和数码相机，将老照片进行扫描、翻拍，可提高老照片的品质，增强老照片的现代化管理水平，保障照片数据库的质量，从而拓展服务范围，满足社会和不同利用者的需求。老照片档案的数字化、规范化管理可以减少老照片档案的调用频率，延长照片资料的寿命。同时，运用数字化管理技术，也大大加快了照片档案的检索速度，简化利用照片档案的程序。对于老照片档案的数字化，可使用扫描仪对老照片档案进行数字化转换，应用计算机图像技术对数字图像进行处理并用各种数字图像的输出手段进行复制。扫描过程是照片档案数字信息转换不可缺少的一个重要环节，扫描仪的分辨率是照片档案数字化转换质量的主要指标，扫描仪分辨率的确定应综合考虑图像质量、存贮空间、扫描时间、还原输出等因素来选取分辨率。而色彩位数和灰级度数值大小与扫描质量成正比，它是数字图像反映颜色精度的重要指标。因为老照片主要是黑白照片，一般来讲，选用300-600dpi的分辨率，16位灰阶，反射稿属性，根据需要把老照片存成TIFF或JPG格式。经过扫描，完成数字化，这将丰富照片档案的利用方式，扩大利用范围，为对外宣传、地域规划等做出不可缺少的贡献。例如可以利用馆藏照片和档案，举办老照片回顾展，从而拉近照片档案与百姓的距离，使尘封已久的照片档案发挥更大作用。

总之，老照片不仅是历史瞬间的定格，同时，它也能够满足人们百闻不如一见的愿望。我们加大老照片整理开发的深度和广度，也是顺应当今社会对照片档案的需求。照片档案同其他载体档案一样，是人们社会实践活动中真实的历史记录，是党和国家的宝贵财富。照片档案的建立，极大地丰富和完善了人们的历史记忆，为人们以更容易感受的方式再现历史，为传承历史文化、弘扬民族精神发挥巨大的历史作用。老照片整理工作是一项艰苦而细致的工作，是一项承前启后的历史性工作，只有发扬锲而不舍的精神，积极努力地进行老照片档案的整理归档工作，才能及时满足本单位和社会的需要，开辟各种类型的特色服务，使老照片档案成为档案馆特色服务的新亮点。

参考文献

1、刘艳丽:《旧照片档案的整理》，《档案天地》，2003年第2期。

2、吕榜珍:《多媒体档案的采集、组织与传输》，《档案学通讯》，2004年第1期。

3、王娟、柳青、纪桂英:《照片档案注释应注意的几个问题》，《山东档案》，2003年第4期。

4、吴艺博、贾玲:《整理老照片的思路与方案》，《兰台世界》，2005年第9期。

5、徐玲玲:《馆藏老照片的收集、整理与利用》，《图书馆》，2004年第4期。

6、张茹:《科学处理新老照片 再现历史鲜活画面》，《档案》，2005年第4期。

7、张彤:《论照片档案的历史记忆与再现功能》，《现代声像档案》，2003年第5卷第6期。

整理档案篇6

群众文化艺术活动往往是不可“复制”和衍生的“一次性”活动，许多活动离开现场或活动结束，就无法弥补再现，经人工抢救后“复活”的资料就无真实性可言，也没有档案的保存价值，如文艺演出、运动会等“活体”参与的活动。艺术创作如文学专著、文学作品大抵是个体进行完成的，而艺术活动则往往是集体进行活动的，造成艺术档案收集的困难，如剧作家创作完成一个剧本后，剧本很容易收集。但导演把剧本以“戏”的形式搬上舞台，要进行修改、加工，进行二度创作，再组织演员排练、演出，这中间就涉及了规划设想、实施方案、挑选演员、灯光道具、舞美设计、音乐伴奏等一系列内容，就会积聚大量材料，而这些材料又会分散到多个单体中，给档案收集带来诸多困难。没有相应的制度和措施，档案人员缺乏耐心、细心和责任心，很难收集到完整的成套材料。

艺术档案材料的整理

1.归档范围。艺术档案材料归档范围包括文学创作、艺术表演、美术书法、摄影雕塑、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。

2.材料分类。根据《艺术档案管理办法》规定的七大类“文学创作材料、艺术表演材料、社会文化材料、美术摄影材料、艺术研究材料、艺术教育材料、艺术教育材料、综合活动材料”分类办法进行分类。然后根据永久、30年、10年的保管期限，进行分期限建档归档。需要注意的是，尽量少装10年卷，以免到期销毁后，悔之不及。有时候往往一时看上去没什么保存价值的东西，可能就是不可多得的艺术档案材料。

乡镇档案工作是乡镇党委、政府必不可缺的中心工作，而文化艺术档案则是乡镇档案工作的重要组成部分。艺术档案内容丰富，涉及面广，专业性强，对从事艺术档案工作的业务人员（档案员）提出了较高的要求和必须具备的条件。艺术档案管理员既要有较好的政治思想素质、文化艺术知识和工作热情，又要有最起码的基础档案管理知识。同时还必须跟上时代的步伐，掌握一定的计算机运用技术，能基本利用现代电子信息技术，进行电子档案管理（备份）。要做好艺术档案工作，领导重视是关键，文化部门要与档案部门积极沟通，组织文化干部参加档案业务知识培训或邀请档案部门专业人员来单位指导。同时要与乡镇密切联系，得到当地党委、政府的重视，在时间安排、材料提供、经费保障等方面予以支持。否则，光靠文化干部一个人，即使有天大的本事，也不可能把艺术档案工作做好。要知道，最近几年，文化干部的日子还算好过些，因为文化系统或多或少有了钱，或多或少做了些大家看得见、摸得着的工作，文化基础设施也得到不断得加强。要是上世纪八九十年代，文化干部连自己的工资都保证不了，根本不可能去搞什么文化艺术活动，没有活动就没什么材料能让你去搞艺术档案。艺术档案与每年度形成的文化大事记及年终总结，是文化干部个人和文化站一年文化工作的“成绩单”。要想得到一张优秀的成绩单，就需要我们付出辛勤的汗水。只有做好艺术档案的收集、保管工作，使之成为真正有价值的档案，才能使艺术档案在农村文化建设中发挥她应有的作用。俗话说“书中自有黄金屋”，一本最好的书，没人去阅读，去欣赏，置之高阁，就如一本废纸，一点价值也没有。艺术档案收集保管的目的是利用，它的作用有两方面：见证历史、传授经验，在此不再展开议论。

整理档案篇7

关键词：科技档案；收集整理；归档

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

引言：科技档案室一类具有研究价值和保存价值的文档材料，对科技档案的收集整理和归档工作是一项业务管理活动，归档要纳入科技工作程序和科研、设计、生产等计划中，把它列入各业务技术部门相关工作人员的职责范围内。切实做好科技档案的收集整理和归档工作，为以后的科研工作提供参考依据。

1.科技档案基本知识简介

科技档案是企、事业单位和国家机关、社会组织或个人从事生产、科研等工作形成的对国家和社会具有保存价值的科技文件材料。科技档案根据其不同的专业分为工业生产技术档案、农业生产档案、基本建设档案、科学研究档案、医疗卫生档案、环境保护档案等类别。

科技档案具有很强的专业性，专业性是其最突出的一个特点，集中体现在形成领域和内容性质两方面，这一特点可以和其他一般的档案相区别开来，是实现科技档案管理的重要依据之一；档案种类具有多样性，在各种档案形式中，科技档案是种类最多、类型最复杂的一种；科技档案主要围绕的是一个独立的科研项目，有规律的形成了一系列的科技文件，这种成套性特点是科技档案最基本、最鲜明的特点；科技档案具有较强的现实使用性，可以为科学研究提供重要的参考依据，可以促进生产力的发展和经济效益的提高。

2.科技档案收集整理的工作原则和重要意义

2.1 科技档案收集、整理的工作原则

科技档案的收集工作要在国家法律法规的相关指导下进行，本着集中统一管理的原则，同时还要顺应科技档案的自然形成规律，确定合理的收集整理和归档制度，最重要的还是要保证科技档案存档的质量，确保科技档案的完整性、准确性和系统性，能够为科学研究提供有力的参考依据；科技档案的整理工作同样要顺应科技档案的自然形成规律，确保科技档案文件材料之间的相关性，充分利用好档案原有的整理基础，便于以后的管理和参考利用。

2.2 对科技档案收集整理的重要意义

科技档案是科研人员将科技文件材料进行积累、收集整理而逐渐形成的，保证科技档案的完整性、准确性是至关重要的环节，这就需要在档案的收集归档上下功夫，科技档案的收集整理工作是对科技档案进行管理的重要基础工作，对档案的收集整理可以为企业和社会提供更好的技术服务，要保证科技档案有效的被利用，就要做好科技档案的收集整理工作、进行系统化的归档，它是科技型文件自身运作的需要，也是馆藏室建设所需的档案需要，可以把原本杂乱无章的档案进行有序的整理，使归档的档案趋于齐全完善。合理的认识科技档案收集、归档工作的重要意义，有利于开发科技档案的信息资源，充分利用好现有的科技资源，为以后的科学研究奠定基础。

3.如何做好科技档案的收集和归档工作

3.1 明确档案的收集范围和方式，健全档案的归档制度

那些具有研究和使用价值的科技档案才具有归档的必要，档案部门就应该加强对科技档案的收集整理和归纳，采取合理的收集方式将有利用价值的档案要认真的按照国家的相关规定合理的收集，尽量不使档案出现遗漏的现象，将收集到的档案进行分类处理、立卷、归档，这样就把科技资源固定下来，成为企业或者社会的固定资产，同时要健全档案的归档制度，确保归档的规范化和合理化。

3.2 要明确清楚科技档案收集归档的年度计划

每年都会产生新的科技文件材料，但是馆藏室对每年应有的项目的科技文件材料掌握的并不全面，导致文件材料的损失和不完整，应该什么时候进行归档工作也不清楚，收集归档工作变得很被动，在年初就制定好收集计划，并按这个计划进行收集工作，档案的管理人员可以根据实际情况对制定好的计划进行完善和修改，确保收集归档工作稳妥有序的进行。

3.3 对科技档案实行统一化的管理，保证其完整性

对科技档案进行统一化的管理，可以方便使用先进的技术措施和设备，形成一个档案资料的储备和交流中心。首先要全面的搜罗科技档案的素材，将它们进行归档管理，保证档案的完整性；准确性就要求管理人员在收集档案的时候认真，对档案的真实性和质量进行分析，保证质量过关，这样的档案才有应用价值；科技档案进行归档时要注意各档案之间的有机联系，切记杂乱无序，对进库的全部档案要进行系统科学的分类，对科研立项的文件材料还要立卷和编号，便于以后的查找应用，同时要建立保密保管制度，提供相应的防护措施，确保档案的安全管理。

3.4 科技档案的管理人员应该不断完善自己的业务素质

任何事物都是随着时代的更替而发生变化的，对科技档案收集归档的工作要求也越来越高，需要档案人员提高业务素质，加强管理的专业性和技术性，逐渐的提高自身的实际操作水平，加强工作责任感，以便更好的服务于档案管理工作，单位的领导也要加以重视，加强对馆藏者的业务培训，使馆藏工作更加的规范化和合理化。

3.5 严格按照档案的归档制度开展工作

按照归档制度接收科技文件并进行归档。归档制度是档案部门接收归档的参考依据，可以为档案的归档提供一个明确的工作方向，收集时一定要按本单位归档制度的相关要求进行，接收科技文件材料并进行归档。档案部门要对归档的文件材料进行认真的核实和确认，确保档案的真实性和准确性，核实无误后办理交接手续。

3.6 运用多种收集方式相结合的方式进行管理

各单位要把科技档案的收集归档工作作为计划管理的工作范围，结合多种方式进行收集，采取多种收集方式，保证收集的档案的全面完整性，这就需要档案人员具有较高的业务素质，能将多种形式的收集方式灵活运用，以便更好的服务科技档案收集管理工作。

3.7 加大科技档案收集归档的宣传力度

要从根本上提高科技档案的收集管理工作，就要提高人们对科技档案收集归档重要性的认识，为科技档案的收集工作奠定良好的工作基础，可以通过开展座谈、出版信息等多种方式进行普及教育，这样就会引起相关管理人员的重视程度，可以更好的开展收集归档工作。

3.8 档案人员有积极主动的档案归档意识

档案人员存在的一个普遍问题就是被动的等待，这样收集来的文件材料并不全面，应该将被动变主动，积极的与相关人员进行沟通，并对归档的档案进行清点整理，对不完整或残缺的资料要进行及时的补充，也要将零散、没有系统性的档案进行归档，并不断的完善这类档案，切实做好档案的收集归档工作。

4.结语

对科技档案的管理是科研管理的一个重要组成部分，科技档案的管理最重要的一个环节是把好科技档案的质量关，做好收集整理和归档工作，使档案具有完整性和真实性，保证这个归档的档案具有研究参考价值，如何做好这项工作是一个需要探索的话题，需要档案人员和单位的领导者给予足够的重视，不断的加强自身的工作水平和业务素质。

参考文献：

[1] 胡泓.科技档案管理中存在的问题与对策探讨[J].中国市场.2010(27) .

[2] 章玉玲,黄建娟.如何加强科技档案资料的收集[J].科技情报开发与经济.2007(09) .

整理档案篇8

摘 要 文书档案作为企业档案管理的重要组成部分，对于企业和各部门有着重要的指导性作用。天津地铁作为城市建设的主打项目，运营公司是市政府大力扶持的重点企业。为适应轨道交通事业建设，运营公司推动企业重组升级，完成架构调整，根据实际业务合并与设置了新的职能、生产部门，这对原有的企业文书档案管理方式提出了新的要求。针对架构调整，本文对公司文书档案的管理方式及从业人员工作规范进一步完善，达到文书档案本身的实效性、科学性。

关键词 文书档案 分类 鉴定 企业改组 管理

天津市地下铁道运营有限公司作为天津轨道交通集团的下属公司，承担市政府规划地铁车站建设、既有线路运营和服务的职责。在公司发展过程中，形成各类重要文件，包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，这些文件对公司高层决策、日常事务处理等各项职能运转起到重要查考功能，是地铁事业发展的可靠凭证和记录。为优化企业管理模式，实现网络化运营，运营公司响应轨道交通集团统一部署，完成架构重组调整。为确保架构调整后各部门文书档案管理工作有效对接，需要重新完善文件保管方法，做好从业人员培训，达到提高文件使用效率的目的。

一、架构调整前文书档案管理方法

尊重《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第七十一号）第三章“档案的管理”、第四章“利用和公布”等规范，对公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，采取按件整理的方式，进行集中保管、利用。

（一）文件收集

依据《档案法》要求，公司对本单位工作中形成的文件材料、上级主管部门或集团下发的文件材料、企业与企业之间相互抄送的文件材料、下属部室及部门上报的文件材料，按照规定，每年年初组织相关部门及从业人员向公司档案管理部门――办公室进行移交，集中管理。

（二）文件鉴定

档案管理员对收集的文件材料进行统一鉴定，确认其是否属于归档范围，剔除没有保存和查考价值的文件材料。架构调整前，公司档案管理制度中规范的文书档案归档范围包括：

1.记录地铁建设、生产、服务、经营、管理等各项活动和原有基本历史面貌的，对运营公司各项业务和企业发展具有利用价值的文件；

2.公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件；

3.公司需要贯彻执行的有关上级单位和机关的文件材料，轨道交通行业发来的需要执行或查考的文件材料；社会其他机构出具的与公司有关的文件材料；所属部门部室报送的重要文件材料；

4.国家及市档案局法律法规规定的应归档保存的文件材料。

（三）文件分类

分类是档案整理工作的重要环节，是文书档案管理标准化、规范化工作的具体表现。运营公司采用“问题―年度―保管期限”分类法，将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。文书档案的保管期限定为永久、定期（30年、10年）。

二、架构调整后存在的普遍问题和原因分析

（一）架构调整后存在的普遍问题

1.文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。

2.机构问题混乱。文件材料“机构问题”存在原部门名称与现部门名称重叠情况，一套完整文件中出现两个机构问题，或是存在原部门机构问题仍未办理完结的现象。

3.表述不准确。文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。

（二）原因分析

公司文书档案管理在架构调整过程中造成上述问题的原因主要有：文件收集、鉴定没有严格按照新架构各部门职责的设置和说明来进行，照抄照搬原有档案管理制度要求，甚至将公司原有文件进行复制重新盖章后直接报审；部分文档管理员没有认清文件来源和事由，单纯按照时间顺序进行排列，忽视文书档案基本作用。正是上述原因导致文件材料归档质量不高。

三、改进方法

（一）完善公司档案管理制度

从公司架构调整后梳理各部门职能，重新修编档案管理制度，完善制度中关于归档范围、档案鉴定等流程。

1.公司各部门进行业务流程梳理，依据流程、法律法规和公司级部门级制度文本提出记录保存要求，形成各类文件材料归档范围和档案鉴定规范。

2.公司档案管理部门重新规范归档周期，在依据《企业档案工作规范》DA/T 42―2009“7.3.3文件归档时间”条款基础上，对于公司决策、上级重要指示、业务承办类事项相关文件材料执行随时归档原则。确保重要文件材料保管的及时性、完整性。

以上两点从归档范围、档案鉴定、归档时间方面对运营公司档案管理制度进一步完善，由办公室将修编后的初稿下发公司各部门评审和意见征集，办公室可依据实际业务的可行性，对于补充意见进行添加或删减。经讨论通过后，公司档案制度定稿、下发。

（二）做好档案从业人员培训

文书档案管理不仅是档案管理部门的职责，也是其他业务部门的职责，需要充分l挥各部门档案鉴定，确定保管期限的作用。因此做好档案从业人员培训至关重要。办公室应该周期性开展各类档案专业知识培训，及时宣贯国家、市政府颁布的各项档案法律法规。培训对象不仅局限于各部门文档管理员，更应该将知识普及到公司领导决策层，要让档案意识提升从上到下的贯彻落实。

参考文献：

[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版）[M].中国人民大学出版社，2006.11.