邮件写作论文范文

邮件写作论文篇1

商务沟通在商务活动中起着日益重要的作用。对国际商务人士而言，熟练掌握商务英语电子邮件的写作已成为一项职业必备技能。然而如何写好商务英语电子邮件，也是是商界人士感到棘手的问题之一。本文拟从传统的商务英语信函与现代商务电子邮件进行比较分析，并结合动态顺应论的分析，对动态顺应论是否适用于商务与电子邮件做出分析，希望商务与电子邮件发挥有效沟通功能做出一些帮助，也为改善学生和从业人员对商务英语电子邮件的理解能力及写作能力起到一定帮助。

关键词：动态顺应；商务信函；商务英语电子邮件

中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）12-003-02

一、引言

随着经济贸易全球化的快速发展，各国之间的商务往来日益频繁。有效及高效的商务沟

通在商务活动中起着日益重要的作用。商务英语信函，作为一个有效的不可缺少的沟通方式，如何得以有效地发挥其在商务贸易中的作用，值得我们研究。由于商务信函常以电子邮件形式发出，并且商务英语电子邮件一定程度上代表着企业形象，因此， 在对外贸易活动中，对国际商务人士而言，熟练掌握商务英语电子邮件的写作已成为一项职业必备技能。然而如何写好商务英语电子邮件，也是是商界人士感到棘手的问题之一。本文拟从传统的商务英语信函与现代商务电子邮件进行比较分析，并结合动态顺应论的分析，对动态顺应论是否适用于商务与电子邮件做出分析，希望对商务英语电子邮件发挥的有效沟通功能做出一些帮助，为改善学生和从业人员对商务英语电子邮件的理解能力及写作能力起到一定帮助。

二、传统的商务英语信函与现代商务电子邮件之比较

1、传统的商务英语信函

有学者通过对语域 （ register） 的研究，将商务英语的表现形式归纳为三类： 公文体、广告体、论说体。其中，法律文书、商务信函、商务合同或协议、信用证、通知为公文体； 公文体行文以书面语为主，用词正式、严谨、规范，句式结构复杂（高丽敏，2013）。由此可见，商务信函一般被认为需用正式、严谨、规范的词汇，以及结构复杂的句子。用词的正式性是普遍被认可的，大多数国内学者都认可由于国际商务信函是一种正式的公函语体，应多使用正式书面词汇去替代普通词汇。如句子“We can grant you insurance coverage for5% of the invoice value.”中 grant 比同义词 give正式（高丽敏，2013）。为了表达具体的业务内容，商务英语函电在长期的实践中已经使用长句，复杂句形成了各种固定的程式化的套语，并常见于信函的开始，结尾处，以及一些固定功能的表达上。如：常见的信函开头的套句：Thank you for your letter of ....； We have received your letter of ...with pleasure.常见的信函结尾的套句：We are looking forward to your early reply.表示感谢的有：We would appreciate it if… ； it would be appreciated if…等。商务英语信函还认为应有相对固定的格式，常用齐头式，缩进式和混合式。信函大体上由以下几部分组成： 信头（heading）、日期（date）、称呼（Salutation）、正文（body）、结束语 （the complimentary close）、签名 （the signature）。

2、商务英语电子邮件

传统的商务英语信函的是基于书面语篇的。然而，基于语言学家们对书面语篇和口语语篇做过大量的深入研究，书面语篇是由口语语篇演变而来，而电子语篇则是由口语语篇和书面语篇两者演变而来。电子语篇既不能等同于口语语篇，也非书面语篇，更不是两者的简单叠加。电子语篇是口语语篇和商务语篇的衍生物，在兼具这两种语篇特征的基础上，还具有自身的鲜明特点。电子邮件属于电子语篇的一种，因此具备了大多数电子语篇的特点。商务英语电子邮件的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性，它一方面具有普通电子邮件的特点，同时又具有商务英语信函的特征（谢占丽，2012）。事实上，商务英语电子邮件是传统商务信函的一种变体，具有很强的非正式性（檀文茹，2002）。语言在不同的媒介作用下会呈现不同的语言特征，形成不同的语篇类型。黄国文（2005）也用图表简明的表述口语语言、书面语言和电子语言之间的关系（见图1）。

三、动态顺应论在商务英语电子邮件写作的适用分析

Verschueren 在他的著作《语用学新解》提出，顺应理论有“语言适应论”和“语言顺应论”两种表述法。Verschueren（1999：55-56）指出，语言的使用是一个有意识地或无意识地持续选择语言的过程。顺应论主要包含语言结构顺应、语境因素顺应、顺应的动态性和顺应的意识性四方面分析维度（Verschueren 1999：65-66）。语言结构顺应是指在语言使用过程中对语音、词汇、句法、语码、语体、语篇等语言各个层面做出选择；语境因素顺应是指语言的使用和选择与交际语境和语言语境相顺应；顺应的动态性是指语言的顺应性选择是一个动态过程；顺应的意识性是指语言选择和顺应会呈现不同的意识凸显程度。国内语用学研究专家学者也曾专门撰文介绍评述及诠释“顺应论”。其中谭晓晨（2003）详细介绍了维索尔伦的语境适应论，探讨了语言和语境互为构建的动态关系，指出动态生成的语境观是对传统语境研究及时而必要的补充。钱冠连（2003）又对 Verschueren 顺应论的理论源头和整体理论构架进行了探讨，认为“可以说有一个基本问题（人们在使用语言时是在于什么），三个关键概念（语言选择的可变性、协商性和适应性），四个研究角度（语境、结构、动态性、意识突显）”。

从上面四个维度来看，与商务电子邮件相关联的几个要素都包含其中： 词汇、句法、语篇、语体。即，在撰写商务英语电子邮件时，这些语言结构会因写作之人在使用语言的过程中发生顺应，并且这种顺应可能是动态性的。这种动态顺应可有意识地适用于商务英语电子邮件中，即，在邮件沟通中，因对方的各种可能因素的影响，对方的语境会有动态变化，而邮件撰写者可有意识地去发生动态顺应，构建语言和语境的相互动态关系。而这种动态顺应，可为传统商务英语邮件撰写提供补充，使邮件发挥更好的沟通功能。

王颖频（2000）提出由于说话人在不同意识凸显程度支配下会呈现不同的语言表现，顺应的意识性在四个分析维度中无疑占据主导地位，对其他三个维度起着支配作用，并认为四个维度的具体关系如图 2 所示。

因此，基于顺应论的四个维度，写信人如能有意识地选择语言的输出，则沟通会更好地朝话语人的目的进行，使沟通目的更好地实现。同时，因为顺应具有动态性，写信人应有意识地进行动态顺应，即应随时关注对方语境，语篇，语言表达等方面的变化，并做出相应的顺应，这种顺应则会从语言结构和语境因素进行顺应。顺应可能包括电子邮件的一些重要因素的顺应，如礼貌用语的动态顺应，词汇选用的动态顺应，句法选用的顺应，语篇的顺应等。

四、结论

在商务英语电子邮件写作中，如何应用动态顺应使沟通更加有效高效，实现沟通目的是商务人士关注的也是棘手的问题之一。本文通过商务信函与电子邮件的比较分析所得出结论：即当商务英语信函通过网络作为媒介，呈现的是一种特殊的语言特征；它特殊交际功能决定了其体裁同时具有普通电子邮件的特点和商务英语信函的特征，而且具有很强的非正式性。基于以上结论分析得出：邮件撰写人对邮件的正式性与非正式性，非正式性的程度进行判断。这种判断可通过邮件撰写人有意识地去判断邮件往来的对方发生的语言变化，以及文体包括电子邮件的一些重要因素可以有意地去发生顺应，并且这种顺应因为语境和双方关系等的不断变化应是动态的，如礼貌用语的动态顺应，词汇选用的动态顺应，句法选用的动态顺应和语篇的动态顺应等。

参考文献

[1] St John，M. Business is booming： Business English in the1990s [J]. English for Specific Purposes，1996（1） ： 3-18.

[2] Verschueren J.Understanding Pragmatics [M]. London： Edward Arnold，1999.

[3] Verschueren J.Understanding Pragmatics[M].北京：外语教学与研究出版社，1999.

[4] 黄国文.电子语篇的特点[J].外语与外语教学，2005 （12）： 1-5

[5] 李艺倩. 商务英语语言特点与翻译信息对等[J].中国科技翻译. 2010（8） ：23-3

[6]高莉敏.商务英语的文体特征及其翻译研究[J]. 中国科技翻译. 2013（5）：26-2

[7] 钱冠连.语用学：统一连贯的理论框架──J Verschueren《如何理解语用学》述评[J].外语教学与研究

[8] 檀文茹. 实用商务英文写作[M]. 北京： 石油工业出版社，2002 年

[9] 王颖频.基于顺应理论的 MTI 学生翻译决策能力培养研究[J].外语界. 2000（3）：230-232.

[10]谢占丽. 商务英语电子邮件的题材特征研究[D]黑龙江大学， 2012

邮件写作论文篇2

关键词： 外贸函电教材 示范信函 教学改革

一、引言

外贸函电是国际贸易专业课程中的一门实践性很强的核心课程。它将英语写作与外贸专业知识紧密结合，考查学生的知识综合运用能力。笔者在教学过程中通过对2010年后出版的20余种课本教材进行研究，发现现行教材普遍存在一些缺陷。

二、外贸函电教材普遍存在的缺陷

1.传统信函写作比例偏高，电子邮件介绍极少。

随着信息技术的发展，外贸业务方式随之发生了很大改变。电子邮件逐渐成为外贸函电的主体形式。据统计，全球每天有90%以上的国际贸易商人使用英语电子邮件进行贸易业务交流[1]。但是现行课本却致力于传统书面信函写作，要么没有关于电子邮件的篇章，要么仅用极短的篇幅介绍什么是电子邮件或电子邮件的特点。对于如何写电子邮件，电子邮件写作与传统函电写作有什么区别，没有一本教材展开论述。个别教材中的大量示范信函属于电子邮件，但没有指出其特点及应用范围。

2.示范信函重复率高且年代久远。

外贸函电课本的主体是通过大量示范信函的展示来教导学生写作。通过对20余种课本教材的对比，笔者发现多种教材引用同一示范信函的现象普遍，例如磋商环节，有11本教材采用了“关于铁钉的询盘”作为询盘示范案例。且各种教材中均有不少示范信函年代久远，甚至个别案例是改革开放初期信函，简单更改年份仍在使用。这类信函语言与时代脱节，内容更是不符合当今社会现实，很难引起学生共鸣，缺乏实际指导意义。

3.示范信函内容缺乏真实感，前后无连贯性。

外贸函电课本除了简单介绍写作要点外，主要靠大量示范信函来教学。现行教材虽然各章节均加入大量范文，但是范文之间缺乏联系，前后章节之间缺乏连贯性。询盘的是客户甲，回复的却是客户乙；发盘产品是缝纫机，购买的却是水果罐头。学生看到的都是零散的信件，没有真实的交流、沟通的感觉，更没有外贸业务的流程感。

4.只有技术性信函，没有社交性沟通写作训练。

沟通是外贸业务人员必须具备的技能。外贸信函除了表达业务往来的信息外，还应该有人际沟通的一面。现行教材全面介绍了磋商、运输、保险等业务信息如何写作，却没有关于外贸交际的写作指导。例如展会后如何写信跟进相关客户，客户要求验厂时如何写信确认行程，个人出差时如何设置自动回复邮件等实际工作中十分常见的信函写作，在教材中均没有涉及。

三、教学改革措施

针对现行教材普遍存在的缺陷，笔者认为大学授课应基于教材，但不能局限、拘泥于教材。通过近两年的教学实践，笔者认为可以从以下几方面进行教学改革。

1.模拟外贸流程教学法。

首先必须从课程的总体设计进行改革。针对现有教材章节各自独立、示范信函前后无连贯性的缺陷，按照实际外贸流程重新编制授课顺序。教师将学生分为几个小组，模拟成立外贸公司。按照外贸程序，从建立业务关系开始，模拟真实场景下的询盘、发盘、还盘等环节，由各组同学进行外贸函电写作。每个小组形成完整的书信来往记录，并写出模拟外贸实战报告。通过模拟实战，一方面提高学生对课程的兴趣，另一方面通过参与写作增强学生动手能力。

2.引入“福步论坛”，使用最新的真实案例进行教学。

福步论坛是目前国内最大的专业外贸论坛。据统计，有87%的外贸从业人员都知道福步论坛[2]。在福步论坛中的子论坛“外贸开发信”版块中，有大量真实的外贸函电写作案例。教师在授课过程中应引导学生阅读该论坛，鼓励学生在论坛中回复函电相关问题。通过网络与外贸从业人员进行互动交流，学习实战经验。同时教师根据课程进度选取适合的案例，在课堂上组织学生进行讨论，展开启发式教学。克服教材中示范案例陈旧、失真等缺陷。

3.删减过时内容，增加电子邮件、日常交流等专项写作训练。

针对现有教材中传统信函内容过多的问题，笔者认为教师可进行适当删减。例如电报等内容，可由学生课下自行学习。通过调整课时增加电子邮件和日常交流等专项训练。

电子邮件与传统外贸函电区别很大，具有口语化、网络语言化、形式多样化（例如可以插入声音、动画）等特点。如果硬搬传统函电模式，则行文将会十分僵硬，交流效果堪忧。针对电子邮件写作，很多外贸专业出版物可以借鉴，例如中国海关出版社出版的乐贸系列中有大量关于电子邮件写作的真实范文。教师可以自行编制相关内容进行教学。

针对日常社交性函电写作，笔者认为应当同商务英语口语相结合，设计各环节场景，由学生进行写作训练及口语训练。通过模拟真实场景，一方面可以锻炼学生实际应用能力，真正做到学以致用。另一方面可以提高学生的课堂参与率，活跃课堂气氛，增强教学效果。

四、结语

现行外贸函电教材中存在很多不足，急需根据时展做出相应的调整。教师可以利用网络、专业刊物、计算机技术等弥补教材的不足，设计教与学双向的互动情景，引导学生通过多种渠道开拓思维，增加模拟实战经验。使学生在学到理论知识的基础上，能够灵活运用所学知识完成可能面临的工作任务。同时，广大外贸函电研究者和一线教师要认识到随着时展，外贸函电写作出现了新问题，在编写教材时，选取符合时代特点、具备当今外贸函电写作特点的示范文章，缩小甚至消除教材与实际应用之间的差距，真正满足学生的需要。

参考文献：

[1]郑文英.语域理论与外贸英语电子邮件的语体特征[J].湖州职业技术学院学报，2009，（1）.

邮件写作论文篇3

论文摘要:近年来互联网的迅速发展使得电子邮件成为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段。相比之下,对电子邮件方面的学术研究却鲜有发现,无论是商务的还是私人和社交性质的,没有统一的电子邮件写作规范和明确的语体标准。本文试图根据所收集的电子邮件探讨商务电子邮件的网络交际文体特征。

国际互联网的普及和电子商务的发展使得电子邮件成为当今网络数字技术运用中最普遍的网络交际手段之一。据美国idc公司统计,早在2000年全球电子邮件信箱数量已达9亿个左右,平均每天发送的邮件多达100亿封,预计到2005年平均每天发送电子邮件的数量将达到350亿封。其中,至少50%以上是用于某种形式的商务活动。据中国互联网权威机构cnnic调查报告,在用户最常用的网络功能中,电子邮件以74.9%的绝对优势高居首位。据统计,互联网上85%的网页是英语网页,英语电子邮件占80%。在国际商务中,电子邮件的渗透力更为显著,已经成为商务沟通基本的联络方式,并正在逐步取代传统的书信、电话、传真等通讯媒体,成为主要的信息交流方式。可见英语是电子邮件通信中使用最广的通用语言。电子邮件英语的使用已经引起语言研究者的关注,但因为电子邮件尚属发展中的沟通渠道,目前对这种新型交际手段的研究仍十分有限,而且就这种新的电子传播媒介至今还没有统一的写作规范、固定的格式和明确的文体标准[1][2]。

一、网络交际的电子邮件

基于网络进行交际的手段和方法很多,但大体可分为两大类:实时交际(synchronous communication)和非实时交际(asynchronous communication)。www.133229.Com电子邮件则属后一种网络交际的主要方式,它在使用上有着当今任何通信工具无可比拟的优势,其特点和优点是显而易见的:速度之快,而且这是一种新奇的非同步交流方式;功能越来越强大的软件让你的邮件非常便于管理,同时也比传统书信更能保护自己的隐私;非常灵活,随时随地都可以发送、接收。对于从事国际商务的商人其便利和好处更是可想而知。有别于其它传统的通信工具,发送电子邮件是通过将文字打在键盘上读在电脑屏幕上,故具有说与写的双重特点[3]。电子邮件所具有的“快捷性”、“即时性”、“保密性”、“高效性”和“随意性”使得它成为对话装置:在电子对话(electronic discourse)中,人们用语言不仅仅是用来传递信息,而且用来交流思想。因此,这种基于网络的交际必然具有自身的语言文体特征。

二、商务电子邮件的文体结构

电子邮件作为互联网不可分割的一部分有其自身的语境,即通过电子信箱进行语言交流。作为电子商务的一部分,商务电子邮件既不同于传统的通讯方式,同时也有别于日常生活中一般亲朋好友之间的电子邮件交换。商务电子邮件的结构简洁明快,重点突出。传统书信中的信头、日期、收信人地址及其相关格式已被摒弃,取而代之的是发信人和收信人的电子信箱地址。电子邮件格式因软件的不同而有所差异。但无论使用何种软件,主要由收信人地址( to ),发信人地址( from ),日期( date ),和主题( subject )组成。计算机会自动产生前三条信息,无须人工填加。电子邮件的主题行则是必不可少的,其位置在收信人的电子信箱或是抄件人的电子信箱下面,突出醒目。原则上,商务电子邮件与商务书信和其它一般书信不同,必须有主题,并且要简洁明了,使人一望即知邮件的要旨。由于网络上的收件箱充斥着垃圾邮件,主题一定要与邮件内容有关,有助收信人理解,否则无主题或意义不明确的主题通常导致邮件未被打开就被删除或可能延误处理。试比较:

主题不明确:“expenses”

主题明确:“expenses for catrip - information needed”

主题不明确:“my info”

主题明确:“the 15th sales conference: information for your registration”

笔者最近收集了90封商务电子邮件,并将其分为两类。一类是英语本族语者(多为英国,美国和澳大利亚人)的电子邮件,共50封,另一类是为非英语本族语者,发信人大多是欧洲人,亚洲人和部分中东国家人,共40封,以下是调查结果比较:

根据对收集的电子邮件的统计,公司间商务往来的电子邮件90%以上都有主题,而本人以前收集的私人电子邮件仅有35%有主题,有些回信人回信时仍使用前一邮件主题,尽管邮件内容大相径庭。如同传统的商务邮件,电子邮件的正文部分通常由开首敬辞、主文、结尾敬辞及署名四部分构成。

在正文部分,大部分商务电子邮件采用当今比较流行的平头式(blocked style),正文可通篇使用大写或小写字母,这样打字时就可不必再反复按变换键,这也体现了网络时代人们追求方便、快捷的特点。一般而言,开首敬辞并非绝对必要,在电子邮件中经常被省略,而且并不失礼,但结尾敬辞还是必要的,省略之后的文章结尾会使人感到有些唐突。但从收集的英语本族语者的商务电子邮件中也有不使用结尾敬辞的。可见,正文内容完整、姓名签署完毕邮件即算大功告成,这种做法正逐渐被人接受。

收集的电子邮件结果表明:英语本族语者和非英语本族语者在正式程度上有较大差异。gains[2]研究中的92%的英语本族语者的电子邮件不用开首敬辞,笔者收集的样件中英语本族语者不写开首敬辞也占了较高的比例,而非英语本族语者不写开首敬辞的比例相对就少。英语本族语者在开首敬辞中使用“dear”称呼的比较少,而非英语本族语者使用该称呼的占了最高比例。同样,非英语本族语者使用结尾敬辞也比英语本族语者较正式。值得注意的是,笔者把一些出自同一发件人的商务电子邮件和传真加以比较,发现二者并无大的差异,所使用的称呼和结尾敬辞也几乎相似。这表明习惯了书写传真的商务人员在电子邮件中仍采用传真的格式和语言风格。实际上,这二者并无大的区别,格式相似,语体也大多为非正式。

在商务电子邮件中,称呼日渐趋向非正式。邮件开首敬辞中省略mr或mrs (或ms, miss)等敬辞, 直呼其名非常普遍,或不知道对方的名字但知其职务时,用其职务为开首敬辞。这在不清楚对方性别时,不失为方便可行的权宜之计,同时也是顺应了无性别歧视敬辞( non-sexist salutation)趋势。在不知道对方姓名时,有时可看到电子邮件开首敬辞写成dear abc1234@abc.com(或dear abc1234),这种沿用对方电子邮件的地址(或名号)的写法,正是电子邮件的特殊风格,虽然在商务电子邮件中很少见,但私人信件中却很常见[4]。

以上表明,电子邮件的文体结构,正如guffey[1]指出的,还是不固定的,使用者和权威人士对什么是适当的开首敬辞、结尾敬辞也没有一致的意见。

三、商务电子邮件文体特征

电子邮件是基于网络的“交谈”。“交谈者”通过计算机屏幕收看文字,使以文字为信息载体的笔语跨时空交流。这种“交谈”既不同于面对面的交谈,也有别于传统的书信交流。这种以计算机为媒体的交流活动具有如kiesler et al.[5]指出的两个有趣的特点:缺少社会语境信息;缺少被广泛接受的使用规则。其中第一个特点使“交谈者”不能依赖手势、体势语、面部表情等非语言信息解释文字,辅助交流。缺乏规则则使网络“交谈者”打破了传统交际中必须遵守的许多礼仪,并逐渐形成了一些网际交流中被认可的规范。

(一)口语体特征

电子邮件虽然采用书信的形式,但其用语却大都是口语,形成了一种文体风格上独树一帜的书面形式的口语[6]。gains[2]在对电子邮件文体特征的研究中发现,电子邮件的文字和语气都趋于口语化,写的时候犹如在和对方进行交谈(write as you talk)。他注意到四点:单方的会话;产生自对会话( self-pairconversation )的反响问题( echo question );无计划的谈话,频繁使用“and”;语篇中使用口语体的词和短语。virginia shea(/netiquette)在电子邮件介绍一章中提到:“电子邮件以非正式语体而著称,其部分原因是电子邮件出之黑客文化( hacker culture),另外是电子邮件便于发送。在某些方面,电子邮件比传统上语气较正式的备忘录更相似于电话交谈,但由于电子邮件交际是书面的,因此比电话交谈更详细。”写书信时,内容必须清楚明白,不能含混,因为读者可能没有机会和时间澄清问题。但是电子邮件则不同,收件者可立即发邮件询问。这一特点使电子邮件交换如同“交谈”,有时往往比较草率、含糊。说到电子邮件的语体,cielens and aquino[7]认为,非正式的口语体在大部分电子邮件中都是完全合适的。以下不妨看一封公司经理回复两位要求参加会议的下属的邮件:

sounds great, guys, and i really think you both should go and of course i support your application. so go ahead and get organised. on the other hand maybe i should run it past bruce first in case there’s a problem. i knowwe’ve had some flak lately aboutthe amountoftravel. so i’d betterraise itwith him. don’tmake anybookings until you get the final ok. on second thoughts maybe we need to consider if just one of you should go.

这封电子邮件反映出以上提到的电子邮件文体特征,可以看得出,发件人在发邮件时并未对邮件内容加以思考和组织,而是如同谈话,口气随意,语句松散自由,甚至大小写不分,文字、语气和结构都体现了口语体特征。同时,这些特点也验证了hale[8]话,即网络交际有其明显的语言特点:不守规则,不一致,不注重语法和词法以及随意性强。

(二)句法结构特征

电子邮件是基于网上交际的,因此,在电子语篇(electronic discourse)中,为了节省各自占用的时间和减少各自眼睛在电脑屏幕的负担,其句法结构力求简短、直截了当,较多地使用简单句,而非是复合句和长句,频繁使用口语中常见的缩写和省略形式。提倡的是用简单、易懂的英语(plain english)书写[9]。

以下样件中的几个例句便体现了商务电子邮件这一写作原则和特点:

pls let us knowwhether the relevant l/c has been opened. we’ll ship your order at the end of this month.pls quote cifnewyork for your printed shirting. also other products we mentioned at the fair.sorry for the delay and hope this won’t cause you too much inconvenience.

又如:

re your email of 10 august, pls informus ofthe quantityyou can supply and the time of shipment asap, asweneed to finalize the s/c by the end of sept. thx这封电子邮件以re设定主题(关于…),以pls明示要求事项(请…),以as陈述理由(由于…),排除不必要的信息,写得简洁明了,一目了然。

(三)词汇特征

使用缩略词是商务电子邮件的另一明显的网络交际特点。这些缩写原本是为了缩短“在线交谈”的打字时间而创造的,而且商务电子邮件中经常使用缩略语与商务本身性质有关,同时也反映出网络时代人际间轻松快捷沟通的特点。其中asap(as soon as possible)、fyi( for your information)、pls(please)、thx/tnk (thanks)等,在电子邮件普及前,常被用在办公室便条和非正式商务书信中。当然,在当今网络交际中,这些缩略词频繁使用,并且不断诞生大量新词。虽然电子邮件中使用的缩略词名目繁多,形式多样,但大部分还是采用商务英语缩略词的构成法,如,取每个单词词首(asap, btw);略去元音(rgds,pls);以音代词(f2f,b4 ),也有一些是自行编造,没有固定规则( bcnu )。这些缩略语已经构成常规的网络缩略语,因其创新性、简约性、易读性、传递快等特点而受到青睐。从收集的电子邮件看,英语本族语者使用缩略词较多。笔者在与国外大学交往的电子邮件中,却很少见到类似以上的缩略语,而大部分缩略语出现在商务电子邮件和年青人写的电子邮件中,这自然和他们的职业和背景有关,而且商务电子邮件中使用的许多缩略词是商务通用的专业缩略词,如a/s(at sight)、b/l(bill of lading)、fcl(full container load)等。

四、电子邮件的非言语交际特点

与传统书信相比,电子邮件的另一个令人叹为观止的特征是它的非言语交际功能。网上交际是通过书面文字进行的,缺乏f2f的真实性。仅靠文字传达意思的电子邮件常常无法表达自己的“心意”。早在1979年,一位名叫kevinmackenzie的美国人向msg group发件,建议在电子邮件里枯燥单调的文字中加入一些表情符号,比如:)表示微笑。他的建议多次引起争论,最后被广泛应用——你可以在电子邮件中像打电话时那样微笑或者痛哭了,多么有人情味。电子邮件的魅力就这样一步一步地深入人心。

因此,人们创造了计算机网上“速记法”(shorthand),这些速记表达语称之为emoticons或smileys,是网上表示情感的表情语。它是特殊的符号或称为“脸谱”的符号。电子邮件中经常采用这些表示语调、情感、体态的副语言符号或使用贴图,当言语不足以表达电子邮件书写者的情感时,便使用这一直观的表达方式,往往能够达到一种远远超过语言交际功能的非言语交际功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生气);:-d(表示非常高兴地张大嘴笑);{}或[](表示拥抱)等。

但是,这些符号语属于很强的幽默体语言,主要出现在“电脑族”和年青人的邮件以及私人邮件中。在商务电子邮件和较为正式的电子邮件中不多见,除非如此确实能够带来积极的效果。在本人收集的一封书信中,有一国外客户为感谢中国某公司提前给他发运一批季节货物,在邮件最后写道:thank youvery much for your help!:-d。可见,在轻松随意的氛围中适当地使用一些表情符号能够带来积极效果,促进双方的沟通和增进双方的感情。

语言文体是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的语言表达方式,任何一种语言表达形式都不能脱离语言文体特征而存在。电子邮件自然也一样,其语言文体的形成很大程度上是受到网络媒介等语境因素的作用,同时也是由交际的需要和使用所决定的。电子邮件的语言文体风格灵活多变,没有固定的规则,而是随着不同的交际对象、交际场合、交际目的等具体交际语境的变化而变化。

当然,商务电子邮件也同样存在着文体上的差异,有正式和非正式之分。诸多的因素,如邮件书写者本人的语言熟练程度、文化程度、交际对象、双方关系、个性、年龄也都可能影响到文体和正式程度。

特别是年青本族语者更具创新性,他们把电子邮件看作口头交流的媒介,而不是书面工具,而非本族语者相比之下则可能坚持较正式的书面语规则。总之,商务电子邮件比传统的通讯方式具有更口语化、个性化、效益化、随意性、灵活性等语言特征。

参考文献:

[1] guffey m e.商务沟通精要(第5版)[m].北京:中信出版社,2004.

[2] gains j. electronic mail——a new style of communication or just a newmedium: an investigation into the text features of email [j]. english forspecific purposes. 1999, (18): 81-101.

[3] davis b h, j p brewer. electronic discourse: linguistic individuals in virtual space [m]. albany, ny: state university of newyork press, 1997.

[4]染谷泰正. e-mail英文高手[m].北京:中国大百科全书出版社,2000.

[5] kiesler s, j siegel w. timothy. social psychological aspects of computer mediated communication [j]. american psychologist 1984, (39):1126-1134.

[6]张荣建.新媒体、新变化:电脑媒体与语言交际要素变化[j].外国语. 1997,(2):5-8.

[7] cielensm, maquino. the business of communicating [m]. sydney: mcgraw-hill companies, inc., 1999.

[8] hale c. (ed.) wired style: principles of english usage in the digital age. [m]. san francisco, ca: hardwired, 1996.

邮件写作论文篇4

关键词 中美学生 电子笔友 英语写作 英语词汇

中图分类号：H315 文献标识码：A

Effect of E-pal between American and Chinese

Students on Improving English Writing

HE Yanliu[1]， GUO Yin[2]， CHENG Wenhua[2]

（[1] Department of Foreign Languages， Shijiazhuang University， Shijiazhuang， Hebei 050035；

[2]Qingdao University of Science and Technology， Qingdao， Shandong 266033）

Abstract This paper studied ten Chinese students participate e-pals during the period from November to December 2012. Compared with Writing Classes， this paper finds new information from word frequency and surveys to further support the idea that e-pal will improve Chinese students' English writing.

Key words American and Chinese Students； e-pal； English writing； English vocabulary

如何提高学生的英语写作水平，曾有老师利用电子邮件辅助教学进行探索并取得一定成效。笔者对此也进行了探究，其作法如下；

1 研究方法

（1）人员组成：有十名中国大二学生和十名美国Saint Ambrose大一学生组成电子笔友进行邮件交流。（2）交流内容：基本随意，但一般不涉及隐私和社会忌讳。（3）交流时间和频率：双方在自然、自愿的状态下畅所欲言。（4）交流结果：研究期间，八名学生与笔友交流次数为8～10次，平均每周一次；其他两名为5～7次。交流内容初期多为个人情况、两国文化、教育体系；后期有的学生涉及较深层次的话题，如：探讨如何让父母接纳自己的男朋友等。（5）研究工具：交流结束后，笔者以调查问卷的方式，对参与者进行测评，并用Lexical Tutor软件对其写作课上的作文以及电子邮件的内容进行测试分析。通过对K1、K2、AWL以及Off-list单词百分率的研究得出相应结论。

2 实验结果及分析

2.1 问卷调查结果及分析

（1）提高了学生学习英文写作的兴趣。电子笔友交流给中国学生创造了与真实语言交际对象进行交流的机会，因此学习英语写作的兴趣大大提高。问卷中大都有类似的表达——“笔友交流大大激发了自己英语表达和写作的兴趣”。

（2）学习兴趣带来强大的学习动力。在写作课上学生写文章，用词大都是常用词汇，遇到想不起来的单词或表达方式，“一般都是刻板地套用写作模板，而不是大量查阅词典和网络”；在笔友邮件中，“许多表达方式更自由，但经常害怕表达不对闹笑话 、让对方瞧不起，所以常常查阅词典或网络从而希冀提高表达效果。”这种“理想的压力和焦虑”（Egbert & Jessup， 1996）使学生产生了强大的主动性。

（3）学会了许多地道、轻松、幽默的表达方式。与写作课相比，电邮交流可学到许多地道、轻松、幽默、生活化的表达方式。如：原来表达“选择自己最喜欢的”某物时会说choose，而现在会说“pick a favorite”，并觉得“pick”恰到好处；在交流年轻人平均结婚年龄时，中方学生表达为“the marriage age in the United States is much higher”。在看到对方用“people are getting married at a much later age in our country too”的表达时，感到“age”和“higher”搭配不对，“结婚年龄”也不是简单的“marriage”和“age的组合；在交流独生子女政策时，对方的“You can gladly have any of my siblings.”幽默说法给中方学生留下了深刻的印象。

（4）老师组织的电子笔友交流项目感觉更安全可靠。相对虚拟的国际网友而言，老师组织的电子笔友交流人员来源安全、可靠、年龄相仿，所以彼此交流更轻松、自然。

（5）提高了学生综合国际文化素养。在与笔友讨论美国文化中，我方学生感觉增长了见闻，并学习了变换视角看待国际问题；而当我方学生向美国学生推广中国文化时，对方所表现出来的兴趣使得我方学生有很大的成就感和满足感。

2.2 用Lexical Tutor软件分析研究结果

Lexical Tutor是一款能对英文文章的词汇进行分析的电脑软件。它将英语词汇按照使用频率分为K1（第1～1000个单词）、K2（第1001～2000个单词）、AWL（550个常用学术用语）、Off-list（以上表外词汇）。

2.2.1 软件分析方法

将中美学生的邮件以及中国学生在笔友交流阶段写作课上的文章分别放入Lexical Tutor软件，可以得到中国学生在邮件和写作课上作文，以及美国学生在邮件中对K1、K2、AWL和Off-list单词使用频率的平均值，如表1：

2.2.2 软件分析结果

（1）表中显示，写作课作文中K1为92.70%， 比电子邮件中的83.32%高出9.38%；电子邮件中K2为4.77%，比写作课作文中的3.14%多1.63%，更接近美国学生K2的平均值—4.79%。这说明中国学生在写作课上大都选用熟知或近义词而不积极查阅工具书；而在电邮中反而使用了更多的高级词汇；（2）写作课上AWL为1.52%，比电子邮件中的1.64%少0.12%；Off-list为3.47%，远低于电子邮件中的10.27%。这说明学生在电邮中大量使用了低频词汇。低频词汇率高，学习者产生的词汇就相对更丰富。另外发现中国学生在邮件中Off-list词汇使用率远高于在写作课中的使用率。这说明在电邮时，学生对自己不确定的表达会反复查考，而对自己熟知的词汇或表达却比较放松。

3 结束语

电子邮件作为一种网络通信手段，为教师和学生提供了一个真实的语言交际对象和交流讨论的平台。利用电子邮件辅助英语教学具有鲜明的特色和广阔的发展前景，对学生提高英语写作水平具有明显的优势。但由于本研究仍处于探索阶段，需后者进一步开发和总结。

参考文献

[1] Egbert J， Jessup L. Analytic and Systemic Analysis of Computer Supported Language Learning Environment. TESL-EJ，1996.2（2）.

[2] 邓军，刘喜琴.关于运用电子笔友通讯提高英文写作教学的建议[J].外语电化教学，2003.8（29）：43-45.

[3] 季绍斌.利用电子邮件提高学生英语写作能力的初探[J].陕西工学院学报，2001（17）：80-83.

邮件写作论文篇5

关键词：网络环境；英语写作；教学优势

一、网络多媒体英语写作教学的理论依据

(一)建构主义(Constructivism)学习理论

建构主义(Constructivism)学习理论是网络多媒体英语写作教学的理论基础。建构主义的基本内容和核心特征为：个体的认知发展与学习过程密切相关，知识需要在一定情境下借助他人的帮助，利用必要的学习资料通过意义构建的方式获得，倡导以学生为中心学习，但并不忽视教师的指导作用。学习者和外部环境相互作用，逐步建构起关于外部世界的新知识，从而使自己的认知结构得到发展。在网络多媒体的教学环境下，在英语写作教学过程中创设接近真实情境的语言学习环境从而激发学生参与交互式学习的积极性，然后去完成对英语写作课程的理解、知识的应用和意义的建构。

(二)人本主义的教学思想

人本主义的教学思想强调学习者的主体因素和心理情境，尊重学生的个人感情和个人需要，提倡包括认知和情感在内的人本教育。多媒体技术和网络技术在英语写作教学中的运用，使认知和情感的高度统一成为可能，为人本主义学习提供了广阔的发展空间。在教学中，教师尊重学生的个人情感需求，注重调动学生的积极情绪，使学生积极地、热情饱满地参与学习过程，使学生学会学习。

(三)交互学习理论

Johnston认为，真实对象是进行交互的前提并且影响“语言学习的效率”(Johnston，1999)。鉴于此，利用网络多媒体技术的交互性，有目的地设计不同学习任务和学习活动，从而使学生通过人机互动、师生互动、生生互动的形式进行语言交流和运用，为学生提供观察模仿真实语言运用的机会。

二、网络环境下英语写作教学的现状

英语写作是一种能反映学生运用学过的英语知识和掌握的技巧进行思想交流能力的重要测试手段。从测试角度而言，“英语写作”有利于考查学生运用英语语言知识的综合能力。教学网络的迅猛发展以及现代教育技术的不断革新也为英语学习与教学创造了新的契机，可弥补和改进传统英语写作教学的不足之处。校园网络的建立，让学生和老师在课前或者课后都有了“面对面”的交流的机会，学生可以通过网络用e―mail的方式向老师提问，老师则根据每个学生的问题有针对性的做出回答，这样就避免了学生的害羞心理，可以大胆地向老师提出自己的不足或是不懂之处，从而让自己在学业上有进一步的提高，使学生们对课堂的内容有了更高的兴趣。同时，学生还可以在网络上搜索自己想要的任何资料，利用网络支持学习者的探究式学习。

三、网络环境下英语写作教学的主要形式

(一)电子邮件(Emailing)

书信是人类进行情感交流的书面交际活动中的一种基本形式，用电子邮件练习写作的理论基础就是交际理论和人本主义心理学理论。E－mail作为一种一对一或一对多的交流模式，方便学生与学生、学生与教师之间进行及时的交互。E－mail最主要的作用就在于提供了语言学习的真实对象。利用电子邮件辅助写作课教学的形式有以下两种：(1)邮件组：教师首先为所教班学生编制一个电子邮件组，师生之中任何一个人若要想给本邮件组中的其他所有人发信，收件人即为该邮件组。若师生每人均有固定电脑联网，可在本机上设立这样的邮件组。教师通过邮件方式可将一些优秀范文或优秀教学网页上有关电脑辅助写作的常识等有用信息发给所有学生，以供学习和模仿。也可在课前将下一次写作课的教学内容和要求事先通知学生，以便其做好课前准备。学生可以通过个人或小组形式对所布置的作业进行讨论，单独或集体完成写作过程。学生也可以通过邮件与教师或其他同学、小组保持联系和交流。(2)电子笔友通讯：不同教师可以通过合作方式组织学生进行电子笔友活动。教师们可根据其兴趣爱好和英语水平将参与者配对，或者让其自行选择笔友。活动刚开始时，教师要对网络礼仪进行指导。教师可规定每对笔友每月交流信件的次数和讨论的话题。可要求学生将邮件同时转发给教师，以便能及时发现问题，纠正其中错误。为了避免同一对笔友交流单调乏味，教师可组织学生在同组、同班或年级范围内交换信件，将某些问题在更大的范围内进行讨论。教师还可以鼓励学生在互联网认交国际笔友。鼓励学生找一些来自英语国家的大学生，用电子邮件与他们进行交流，在交流中学习地道的语言表达方式，习语、俚语的用法，同时更加了解对方的文化，增强自己的跨文化意识。让学生体会到英语作为一种交流工具所带来的乐趣，提高写作水平。

(二)网上写作中心

网上写作中心，又称网上实验室，既可用于课堂讲授，也可用于学生课外自学，学生则可以学习和练习规范的书面语，避免电子邮件练习写作带有口语特征、表达方式的随意性。因此，教师可以此为基础，开设系统的网络英语写作课程。

(三)自建网上写作中心

在有条件的学校可在校园网上建立自己的写作中心。教师在课前准确把握教学目标，设计好各个教学环节，对所获得的教学信息加以筛选、整理和提炼，设计并且制作出相应的课件应用于课堂教学中。使教学内容丰富、灵活、更富有表现力。

一个网上写作中心主要包括写作教学大纲、教学大纲实施方案、教学指导书、教材课件、教学课件、练习、练习答案、测试题、测试题答案、作业内容、作业要求、作业档案、写作辅导、优秀范文、其他写作资源链接以及常见问题解答等。

(四)利用国外的网上写作中心

因特网的出现，打破了时空限制，实现了资源共享，全面补充了英语教学资源。在英语写作教学中引入因特网，要求学生上网检索相关信息，对检索到的相关信息进行分析，最终形成自己的见解，并完成英文写作作业。目前因特网上的网上写作中心有数百个。可通过Google等搜索引擎获得有关链接。

四、网络环境下英语教学与传统教学手段在教学中运用的对比

从以上表可以看出，网络环境下的英语写作教学。提供了全方位、多层次、个性化、数字化的解决方案，同时兼顾现代与传统结合、人机结合，网络资源应用于教学的每一个环节。通过比较可以看出，网络教学模式整合了教育资源，具有高效性、统一性和科学性。

五、网络环境下英语写作教学的优势

(一)网络教育资源丰富

网络教育资源对英语写作教学的作用越来越受到

广大教师和学生的关注，它打破了时空限制，实现了资源共享，全面补充了英语教学资源。无论在因特网、国内公用网还是在国内校园网上都有提供和英语写作有关的网站或主页。教师一方面可以从这些网络资源内选取相关的信息补充到自己备课的教案中，另一方面可以引导学生上网查阅检索他们需要的相关信息，对检索到的相关信息进行分析，最终形成自己的见解，利用因特网上的英语资源来增加学生用英语写作的机会，激发学生的写作兴趣，提高他们的英语写作能力。

(二)利用电子邮件学生会有更多交流、合作以及获取信息的机会

电子邮件是一种非常有用的英语教学工具(Lee，1998；Warschauer，1998)。Belisle(1996)指出：电子邮件能够促进教师――学生及学生――学生之间正式与非正式的书面交流。Warschauer谈到：电子邮件为学生提供了进行真正且自然的笔头交流的机会，尤其对于非英语母语国家的学生来说，电子邮件使他们能够和英语母语国家的人进行无拘无束的交流。此外，学生通过电子邮件交际，往往能够积极参与问题的提出与讨论，从而增强自己的自信心，改善自我表达能力。

(三)网络环境下的英语写作训练创造了开放式的学习环境，培养学生自主学习的能力

建构主义学习理论认为学习是学习者在一定社会文化背景下，借助外界帮助，主动建构获得知识的过程。现作理论认为写作是一种认知活动。因特网可帮助学习者更快地学会研究性学习，培养其自学能力和独立解决问题的能力，拓展其思路，激发其创作灵感。通过网络环境下的英语写作学习，教学从以“教”为中心向以“学”为中心转变，充分发挥学生自主性的学习，为学生创设了一种良好的学习环境，通过创设符合教学内容的情境，帮助学生建构当前所学知识的意义。学生能自主选择适合自己需要的材料进行学习，不受时间和地点的限制，自己安排时间和计划，自我监察，自我测试。教师在整个过程中不再是主体，而是激励者、组织者、指导者、监控者、评估者和顾问，通过网络随时记录、了解、检测学生的学习情况。

(四)利用网络强大的交互性，增强学生英语交际能力

学习语言的最终目的是交际，语言教学交际理论认为写作是一种交际活动。Johnston认为，真实对象是进行交互的前提并且影响“语言学习的效率”(Johnston，1999)。写作的目的是供真实读者对象阅读，它不是写作者单独完成的任务，也只有通过交际才能真正学好语言。面对学生来说，在现实环境中用英语交际的机会不多，网络为解决该问题提供了一条新途径。网络的主要目标就是共同分享信息、经验、观念，通过网络人们相互交流，合作，互相帮助。上网的计算机作为一个社会化的合作中介，将语言变成交际，强调真实自然语言的使用，推进资源共享，强调学习者积极参与，因其丰富的资源和强大交互性而成为以学生为主体、通过交际学习语言的有效的教学工具。网络技术提供实时和非实时的、语言学习必需的交流手段，为学生提供真实的交际目的、情境和宽松的交际气氛，有助于避免尴尬。学生通过网络交流积极提出并讨论问题，通过与其他同学、同龄人和教师的交流合作，结交网友，改善自我表达能力和交际能力。这种基于网络环境下的学习方式为学生创造了真实的社会交际环境，不仅极大地激发了学生的动机和兴趣，使学生基于交际的需要努力提高自己的写作能力，同时使学生在与英语为母语的学生交流过程中学会地道的语言，并发展了跨文化综合交际能力。

(五)网络环境下的英语写作教学可以达到个别化。培养学生的创新意识

学生可按自己的进度进行学习，教师也可为每位学生进行个别辅导，这有利于发挥学生的主观能动性，提高学习效率，同时网上英语课件还便于内容更新和实现资源共享。它有益于培养学生的创新意识。学生是学习的主体，可以根据自己已有的知识构建新的分析问题和解决问题的方法，学生可以根据自己的认知特点，自己的写作风格和水平，培养自己的写作新意识。

(六)利用网络进行英语写作教学，可拓宽教师的教学思路

教师可以订阅相关的电子邮件信息以辅助自己的教学工作，这样不但可以了解其他国家学生学习英语的状况，还可以和世界各地的英语教师讨论自己遇到的问题，拓宽自己的思路。

(七)帮助学生筑建终身教育体系，推动素质教育发展

邮件写作论文篇6

笔者在过去数十年从事商务英语写作教学的过程中，发现国内出版的商务英语写作教材虽然种类繁多，但是问题也很突出，如教材中所列例信（sampleletter）的格式体例和语言特征仍然与正式的商务信件保持一致，这显然与现实中的贸易沟通实际严重脱节。众所周知，随着网络技术和现代通讯技术的快速发展，电子邮件因其信息传递迅速且成本低廉的特点，已经取代了传统的邮寄信件、电报、电传、传真等媒介，成为当代商务人员日常工作中首选的沟通方式。商务电子邮件与正式的商务信函在文体特征上存在的差异亟待引起广大外贸从业人员的重视。本文以文体学理论为基础，通过定量分析和定性描述相结合的方法，从邮件开首问候语、语法特征、词汇特征等方面分析电子邮件这一新兴的沟通媒介对国际商务人员在日常业务的书面沟通过程中所使用的语言产生的具体影响。

二、文体与文体分析

著名语言学家秦秀白（2002：12）将文体（Style）定义为“人们使用语言的一种方式”，并认为任何类型的语篇都具有特定的文体特征，文体体现在语言运用的各个层面，如语音、书写、词汇、句式结构等。Wright(1996:8)认为文体分析应包括两个层次：（1）从语音、词汇、句式及语篇的内在结构等角度描述该语篇的语言特征；（2）从语境（Context）角度解释该语篇使用者选择某语言策略的原因。黄国文（2005）总结了口头语篇不同于书面语篇的语言特征，如：（1）说话者使用的句式结构较为简单，经常使用省略句（ellipticalsentence）、缩略式（contracteform）或不完整句(Incompletesentence)；（2）说话者经常使用人称代词或自己创造的词汇；（3）说话者经常犯语言错误。笔者认为国际商务电子邮件，作为一种电子语篇，语言上应更接近于口头语篇的特点。本研究拟从以下角度对国际商务电子邮件的口语文体特征进行全面的描述分析，如表1所示。

三、国际商务电子邮件的口语文体特征

（一）语料库的来源与选择标准

笔者从位于中国境内的3家外贸公司实地搜集了80封往来于进出口双方之间的电子邮件作为本研究的语料库，其中由中方业务员撰写的邮件用“CHN-USA”表示，美方业务员撰写的邮件用“USA-CHN”表示。该语料库的选择标准如下：（1）邮件的发件人与收件人之间存在至少两年以上的业务合作关系，这是因为电子邮件写作语言的正式程度与交流双方之间互相熟悉与否密切相关。（2）邮件均由中方外销员（5名）或他们的美国贸易伙伴（12名）撰写，这是因为在原始语料库中往来于中美业务人员之间的邮件比例高达77%，该二级语料库必然具备较高的代表性。

（二）邮件开首语

邮件开首语指邮件发件人在撰写邮件正文内容之前称呼或问候收件人的方式。在本语料库中，发件人主要选择了以下问候方式，具体如表2所示。根据表2，我们可以看出本语料库中约72.5%的邮件发件人选择在邮件开头直呼收件人的名字（1和2）以示问候，这说明该语料库中电子邮件的发件人和收件人之间较为熟悉，也验证了邮件沟通双方之间至少存在两年以上的业务合作关系这一事实。另外，语料库中约16.3%的发件人采用了“Dear+收件人名”的方式作为邮件开首语，这种称呼方式的正式程度虽比开首语（1）和（2）略高一些，但与“Dear+Mr./Mrs.”相比，它的正式程度则略低一些。语料库中还有9封电子邮件开头没有任何称呼语或问候语，通过笔者的进一步观察，发现这9封邮件皆为回复邮件。由此可见，本语料库中的邮件开首问候方式几乎都不太正式，基本与我们日常生活中较为熟悉的朋友或家人之间的问候方式一致，这说明国际商务电子邮件带有明显的口语语篇的特征。

（三）语法特征

1、句式结构

章振邦（2000:15-16）按将完全句（fullsentence）按其结构形式分为简单句（SimpleSentence）、并列句（CompoundSentence）、复杂句（ComplexSentence）和并列复杂句（Compound-complexSentence）四大类，在本语料库中具体示例如下：例1：简单句WejustreceivedordersformLowesonthisquarterpallet.(CHNUSA146)例2：并列句The4Dlanternisontheright,2AAandheadlampisontheleft.(CHN-USA62)例3：复杂句SincetherewastroublewiththispartlasttimeIwouldliketoseetoolingdrawingsbeforethenewmoldismade.(USA-CHN84)例4：并列复杂句ThePOwillbeissuedassoonaspossiblebutIwantedyoutogetthisinformationnowsothatyoucanbeginpanningproductionandproducingmaterials.(USA-CHN144)另外，我们在语料库中发现了一些不完整句，与省略句（ellipticalsentence）不同，不完整句缺失了某些句子成分，严格意义上属于不符合书面语法规则的句子（章振邦，2000:15）。不完整句虽在口语会话中非常常见，但在正式的书面语篇中一般不使用。本语料库中出现的不完整句部示例如下：例1：Noreasontoapologize.(USA-CHN31)例2：HadagoodmtgwithMelissatoday.(USA-CHN24)例3：Sorryfortheconfusion.(USA-CHN141)例4：Onemorepointtoclarify,...(USA-CHN140)例5：GoodideaonrubberizedLEDflashlight.(CHN-USA30)上述各类句式结构在本语料库中的使用频率如表3所示。根据表3，我们可以看出本语料库中简单句、并列句和不完整句的使用比例约占60%，而并列复杂句使用的频率最低，比例约占5%。这说明与正式的书面语篇相比，国际商务电子邮件使用的句式结构相对简单，更加接近于口语语篇的文体风格。另一方面，笔者发现当进出口双方需要讨论样品制作，新产品的设计等技术层面的细节信息时，一般选择复杂句进行表述。本语料库中复杂句的使用频率仅次于简单句，所占比例达到34.6%，这很可能是因为与简单句相比，复杂句能够包含更多的信息量，有助于增强语言表达的准确性，进而提高双方之间沟通的效率。

2、时态和语态

通过对语料库中所有437个句子的观察，笔者发现其中427个句子使用了主动语态，比例约占（99.8%），而被动语态使用的频率极低，约占0.02%。在主动句中，第一人称代词（I,We）作主语的频率很高，此类句子经常用于向对方提供所需信息或反馈业务进展。上述发现说明国际商务电子邮件非常接近日常生活会话的风格。仔细观察，我们发现本语料库中最常用的时态有一般现在时、一般将来时、一般过去时和现在进行时，这与电子邮件瞬间到达的时效性密切相关。买卖双方可以通过收发电子邮件对交易过程中出现的诸多问题随时进行商讨直至最终达成一致，因此电子邮件话题的时态基调一般为“现在”。对商务人员而言，电子邮件的沟通效率可以与电话相媲美，但是成本却低很多，因而商务电子邮件的语法特征更接近于日常生活会话。

3、缩略形式

缩略式经常出现在日常口语交际或私人电子邮件中，但在正式的商务信函中却很少出现，这是因为缩略式的使用能够反映语言的非正式性。在本语料库中我们发现很多句子都包含了缩略式的使用，部分示例如下。例1：We’vealreadypassedallthefull3Dfliestothemanufacture.(CHN-USA123)例2：AlltheLED’sI’veseensofararealuminum.(USA-CHN31)例3：Whatwe’dlikeisamountbracketthatlookslikethis(USA-CHN194)例4：I’msorrythatourflashlightsamplesarrivedsolate.(CHN-USA32)例5：WehopethisisOKbecauseitdoesn’tneedtoll...(CHN-USA43)4、语法错误电子邮件作为书面语篇，本不应出现语言错误。但是，在本语料库中我们发现很多语法错误（已用下划横线标注），部分示例如下：例1：Add$1.30ifchangefrom1wattto3watt.(CHN-USA23)例2：Thepriceisdependstothedesigns.(CHN-USA29)例3：Ihavesomeplacesneedyouhelp.(CHN-USA64)例4：Wehavesentoutoneofyoursampletodip(CHN-USA47)例5：Weareverygladtoknowthatyouhaveinterestsonourproducts,theBBQlightyouseeisthenewtypeimprovedbybill.不难发现，上述语言错误全部出现在中国藉员工撰写的电子邮件中。究其原因，有些错误由员工的英语语言水平不够所导致，而另外一些错误属于文字输入时的手误。笔者就这些错误采访了部分中国员工，获取了一些值得学者们注意的观点：（1）在国际商务行业，英语本族语者对非本族语者在电子邮件中所犯的语言错误具有很高的容忍度。对他们而言，只要能够明白邮件的大意，即达到了商务沟通的目的。（2）贸易人员每天至少需要撰写几十封电子邮件，有时由于时间的紧迫性，电子邮件中出现一些语法错误、拼写错误或标点错误在所难免。换言之，贸易行业人员在日常的电子邮件沟通中更注重沟通的效率，而不太关注语法形式的准确性。

（四）词汇特征

在本语料库中我们还发现了很多贸易人员自创的缩写以及带有明显口头语言特征的词汇，部分示例如下：（1）缩写例1：BTW[bytheway](CHN-USA59)例2：pls[please](CHN-USA64)例3：B.Rgds[Bestregards](CHN-USA47)例4：recap[recapitulation](USA-CHN24)例5：mtg[meeting](CHN-USA24)（2）口语词汇例1：Yes,samematerial,(CHN-USA47)例2：OK.Thecostis$420.00.(CHN-USA87)例3：Thespringforceinthesampleyousentisok.(USA-CHN108)例4：Anyway,theirscheduleisfull.(CHN-USA121)例5：Again,(USA-CHN141)。

四、结语

邮件写作论文篇7

1.1文稿应具有科学性、实用性，论点明确，资料可靠，文字精炼，层次清楚，数据准确，书写工整规范。论著、综述、讲座等一般不超过4000字（不包括图表和参考文献），病例报告等不超过1500字（不包括图表和参考文献）。

1.2来稿须附上单位推荐信，并写明稿件联系人、详细地址（含邮政编码、电话、传真和电子邮箱）、无一稿两投、不涉及保密、署名无争议等。

1.3来稿要求一式2份，用A4纸打印寄至我刊，并发电子文稿至本刊邮箱有条件者可网上投稿，

1.4论文所涉及的课题若取得国家或部、省市级基金资助或属攻关项目，请脚注题页左下方，如：“基金项目：国家自然科学基金资助项目（59637050）；”并请附基金证书复印件。对基金论文稿我刊将开辟快速通道。

1.5作者在接到本刊回执后满3个月未接到稿件处理通知，表明稿件仍在审阅中。作者若欲投他刊，请先与本刊编辑部联系。

1.6来稿一律文责自负，根据《著作权法》，本刊对决定刊用的文稿可作文字删改。凡有涉及原意的修改，则提请作者考虑。一般在收到稿件处置费后3个月内向作者发出稿件是否被接受的通知。

1.7来稿发表后，文章著作权归作者所有，其编辑版权属本刊所有。本刊有权将所编辑的刊物送予数据库、其它正式出版的光盘版收录或制作成光盘版。如作者不同意，应在投稿时声明，否则视为同意。

撰稿要求

2.1文题：力求简明、醒目，反映出文章的主题。中文文题一般以20个汉字以内为宜。英文题名应与中文题名对应。

2.2作者：作者姓名在文题下按序排列，排序应在投稿时确定，在编排过程中不应再作更动；作者单位名称和邮政编码脚注于同页左下方。如有通信作者请注明。

2.3摘要：论著须附中、英文摘要，摘要必须包括目的、方法、结果(应给出主要数据)、结论四部分，各部分冠以相应的标题。采用第三人称撰写，不用'本文'等主语。考虑到我国读者可参考中文原著资料，为节省篇幅，中文摘要可简略些(200字左右)，英文摘要则相对具体些(400个实词左右)。英文摘要尚应包括文题、作者姓名(汉语拼音，姓、名首字母大写，双字名中间不加连字符)、单位名称、所在城市名、邮政编码及国名。

【安徽医学投稿邮箱】：

【安徽医学快速通道】：400-675-1600 0825-6696555 0825-6697555 0825-6698000

邮件写作论文篇8

【关键词】形态学；邮编；手写数字；单个字符；提取

邮编的自动识别一直是邮政业务不可回避的问题，目前对于正楷或近似正楷邮编的识别已取得较好结果，但是由于人们书写习惯差异，在实际识别过程中仍存在不少问题。因此，相关研究一直是一个研究的热点。2005年尹朝庆等人对手写邮编图像预处理后提取所得邮编数字，用一种神经网络的模糊识别，它的识别率达90%以上[1]。2008年顾妍午等人运用改进的粗网格特征提取法，对神经网络的输入简化，采用LM算法的BP神经网络来进行学习，验证了此算法在手写邮编识别中的有效性[2]。2009年蒋先刚等人用颜色掩膜和Hough变换对邮编定位，利用信息熵理论提出字符综合特征选取的融合方案，设计与之相关的可视数据库系统，提高识别率、程序设计效率和信封自动分拣率及可行性[3]。2009年崔海霞等人用Gabor小波函数滤波器提取特征，采用PCM特征向量选择降低识别维数，识别结果较高，并验证了SVM的多类分类方法[4]。2011年代小红运用一种色素的二值化方法对传感器获得的24位邮政编码图提取边框格线和邮件字符的二值图，避免其分割的困难，使用手写数字多种方法的复合提高了识别率[5]。在已有的邮编识别中，首先要对邮编图像进行分割，然后在识别前首先要提取单个字符，最后才能进行识别。因此，单个字符的提取是邮编数字自动识别的基础。

1.单个字符的提取

在获取图像后，按现有的图像处理理论一般都首先需要进行图像分割，在邮编自动识别中主要就是将手写的邮编数字与原有信封的背景区分开。如某邮件邮编图像的分割图如图1所示。图中黑色的像素点对应手写的数字，白色的像素点表示信封背景。

从图1可以发现，由于信封质地等因素的影响，在分割结果上数字字符在图像中含有明显的噪点，一些数字也出现明显断笔，这会直接影响单个数字字符提取的完整性，进而降低数字识别的质量。所以，单个字符的提取主要是针对这样的问题进行相关的操作，减少因此带来的误差。

2.形态学操作后单个字符的提取

在现有图像处理技术中，形态学处理一般被认为可更有效的表达描述图像。如通过简单的腐蚀操作能消除邮编分割图像中各个区域的边界点，使邮编数字缩小的同时消除小于结构元素的噪声点；简单的膨胀运算能将与邮编数字接触的所有背景点合并到邮编数字中，使邮编数字增大，可添补邮编数字中的空洞。

为去除邮编图像中分割的噪声并减少断笔现象，可以首先再去较小的结构元素进行腐蚀操作去噪声，然后选择较大的结构元素进行膨胀操作减少断笔现象，然后再进行一次开操作（即以同样的结构元素先腐蚀后膨胀）使得数字字符的轮廓变得光滑，同时断开笔画间较为狭窄的间断和消除细的突出部分。某幅图像的处理结果如图2所示。

3.实验结果与分析

采用上述方法进行实验，对45幅分割后的邮编图像进行形态学操作，然后提取单个字符块，以单个数字字符无断笔为标准，在32幅图像中成功的分割出单个字符块。

实验结果表明形态学运算能成功的消除图像中无意义的噪声点，同时起到了一定的平滑效果，图像质量有了很大的改变。在这样的提取方法中，由于形态学处理的效果好坏关系到字符块分割与数字字符识别结果的好坏，在形态学处理过程中参数的选取至关重要，尤其是在结构元素及面积大小的选择上。结构元素值过大不易保持目标的形状特征，值过小则不能把断笔处连接起来。另外，形态学操作依然会受到书写风格的影响，比如笔画的粗细、断笔距离等。

4.小结

针对邮编分割图像存在噪音干扰且断笔的现象，提出通过形态学操作减少这些误差对单个字符提取的影响，这位邮编自动识别效果的提高提供了理论基础。

参考文献：

[1] 尹朝庆，宋化，陈波. 手写邮政编码的模糊识别方法[J].武汉理工大学学报，2005，27（2）：154-157.

[2] 顾妍午，李平，陶文华，田绍宽. 基于改进BP神经网络的手写邮政编码识别[J].辽宁石油化工大学学报，2008，28（1）：52-55.

[3] 蒋先刚，赵莹，李林. 基于综合特征的字符模板库的建立与训练[J].华东交通大学学报，2009，26（6）：74-78.

[4] 崔海霞，杨红，刘佐濂. MNIST邮政编码手写数字识别的研究[J].广州大学学报，2009，4（8）：14-18.

[5] 代小红.模糊模式的手写数字识别技术研究与实现[J].重庆大学报，2011，34（6）：117-122.

基金项目：

广西工学院2011 年科学基金项目（院科自1166102）

作者简介：