邮件归档范文

邮件归档范文第1篇

电子邮件管理的信息每天呈爆炸式的增长，包含的内容涉及企业诸多商业机密，海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间，导致邮件系统性能不断下降。怎样按照归档存储的要求安全归档重要的邮件信息？ 怎样从大量归档邮件中快速搜索出有价值的历史邮件和附件呢？

电子邮件已诞生三十几年。随着互联网飞速发展和普及，电子邮件已经成为信息交流和沟通的重要工具，大多数的企业都已经拥有或准备部署邮件系统了。

电子邮件犹如一头怪兽，这头怪兽发怒可是让某些企业吃尽了苦头。波音公司首席执行官哈里•斯通塞弗（Harry Stonecipher）的电子邮件泄露出其与公司一名女主管的绯闻，随后他遭到公司解雇。此外，美国知名的金融服务公司摩根士丹利（Morgan Stanley），无法向美国证券交易委员会提供所需的电子邮件记录，其代价是1500万美元的巨额罚金。

法规强制要求

随着利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益明确，美国和欧洲一些国家相继制订了一系列法规。在美国和欧洲的众多政府法规（例如萨班斯法案）已经明确提出公司内电子邮件的电子发现和法规遵从方面的规定，以下为部分摘录内容：

萨班斯•奥克利法案（Sarbanes－Oxley Act）

要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯业至少要保留7年。

这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能使企业处于风险中。

用户意识亟待加强

据调查显示，目前全球范围内正式实行邮件归档系统的企业并不多，在我国企业中真正实施邮件归档的企业更是少之又少。与国外企业对邮件归档的认识不同的是，对于国内的企业负责人来说，也许他们更关心的是企业中的机密文件是否会被不轨员工利用电子邮件外泄，所以有一些企业甚至错误的认为简单地对邮件备份就是邮件归档。

而随着萨班斯法案正式生效，国际化的企业或者外资公司都必须遵从欧美一些相关法规。同时，我国也开始制定一系列法规，其中包括《公务电子邮件归档与管理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T 32-2005），对一些国内企业和机构的电子邮件归档做出了明确的规定。所以无论在实现法规遵从、优化存储、信息保存、快速搜索以及完善公司策略管理等诸多领域，电子邮件归档都势在必行。

挑选合适产品

既然电子邮件归档系统将成为企业最为重要的IT应用之一，目前国内外众多厂家也提供了种类繁多、功能各异的邮件归档系统，如何才能选择一套适用于自己企业的电子邮件归档系统呢？

邮件归档系统在电子发现和法规遵从方面有明确的规定。一般来说邮件归档系统可以分为数据转移、策略管理、检索与召回等几项功能模块。比如数据转移是在保证遵从法规的同时，将现在邮件系统中占用大量空间的邮件安全转移到经济的数据库中，从而减轻邮件系统的存储压力，并降低邮件系统的复杂性。这也是实施邮件归档系统的基本目的之一。

另外，通过策略管理对企业邮件实时监控，能够及时捕获违规行为，进而采取必要的措施。甚至对于重复邮件及垃圾邮件的处理功能，也必须在选择邮件归档系统时考虑进来。

随着信息载体的多样化，特别是即时消息等互联网应用的普及，市面上已有一些邮件归档系统开始对非电子邮件的内容，如Microsoft SharePoint即时消息内容提供归档功能了。在选择邮件归档系统时应当考虑到这一点，这影响到公司能否全面实现法规遵从。

邮件归档范文第2篇

国内某家软件企业，目前员工在全国有2000多人，已经部署了Microsoft Exchange Server 2003作为全企业的邮件交换平台。该公司的员工通过该平台处理每天的邮件往来工作。由于业务和IT运维的需要，每个员工的邮箱大小被限制到100MB，每位员工邮箱中超过3个月的邮件将会被自动归档到客户端的PST文件中。

面对这样的设定，该公司的IT运维部门发现，由于客户端的问题经常出现PST文件损坏，管理员不得不找到原先的备份文件将用户邮箱还原，才能找到之前的邮件数据。这样的操作让IT运维人员感到非常繁杂。经过IT运维部门讨论，决定对Exchange 策略进行改变，将邮件存储在服务器上的时间调整到6个月。当调整策略后，问题又出现了，Exchange 的存储空间不断增长，使得他们不得不考虑购买更大的存储设备。

面对这样的问题，Quest 软件公司的Archive manager可以提供帮助。这家软件公司将Archive Manager部署到了Exchange 系统中，当Archive Manager的邮箱收到归档的邮件后，软件的邮件归档处理引擎会将信件进行记录，并把邮件正文和附件分别保存，信件正文保存在SQL Server的数据库上，附件以特定的形式保存在文件服务器上，两者之间的关联保存在SQL Server 上。

Archive Manager 和 Exchange 系统工作的方式如图所示。在部署 Archive Manager 时，需要把 Exchange Message Journaling的目标邮箱指定为特制的Archive Manager账号。当Archive Manager 的邮箱收到归档的邮件后，邮件归档处理引擎会将邮件进行记录，并把邮件正文和附件分别保存，邮件正文保存在 SQL Server 的数据库上，附件以特定的形式保存在文件服务器上，两者之间的关联保存在SQL Server上。

Archive Manager 提供了非常便利的归档邮件检索功能，可以以 Web 界面和 Outlook 插件的方式进行归档和邮件内容的搜索，同时，搜索的方式也非常灵活。Archive Manager 由几个不同的组件构成来完成邮件归档、存储、索引和查找界面的功能。Archive Manager 的组件可以以分布式的方式部署在不同的服务器上，达到最好的可扩展性和性能水准。

值得注意的是，这种安装方法没有对 Exchange 服务器的架构做太多大刀阔斧的改动，而是仅仅需要在服务器的数据库上开启邮件归档功能并设置归档到指定的邮箱即可。这种轻型安装方法是Archive Manager 这种Exchange 辅助软件的特色。这样做不仅降低了由系统改造和安装过多组件引起的众多风险，也便于管理员进行部署和调整。

邮件归档范文第3篇

“我的邮件哪里去了?”

“上次的合同样本已经mail给你了，收到了没有?”

类似的对话，我们已经在企业里听得司空见惯了，随着越来越多的企业的信息化进程趋于完善，电子邮件成为了企业最先“信息化”的消息传递方式，而当我们的办公室越来越多的听到如上面的对话的时候，蜂拥而至的电子邮件已经成为了我们不得不面对的巨大挑战。

当我们面对这个挑战的时候，我们发现，电子邮件成为了商业机密、商业机会和商业沟通手段，而类似萨班斯法案这样的苛刻法令，也令我们的电子邮件管理员们如坐针毡，越来越多的企业发现，如何搜索到有用的电子邮件，保证电子邮件的存储安全，利用其中的信息，都成为了必不可少的功课。

用户意识亟待加强

据调查显示，目前全球范围内正式实行邮件归档系统的企业并不多，在我国企业中真正实施邮件归档的企业更是少之又少。与国外企业对邮件归档的认识不同的是，对于国内的企业负责人来说，也许他们更关心的是企业中的机密文件是否会被不轨员工利用电子邮件外泄。

从厂商方面来看，前一段时间，NetApp宣布，通过与Artec的合作，NetApp产品现在可以用于保护和加密电子邮件归档了，安装了SnapLocK软件的NetApp主存储和二级存储产品可以存储由Artec EMA电子邮件归档设备产生的电子邮件档案文件。而拥有众多软件的赛门铁克也在年初，宣布了重新包装其电子邮件安全产品成为所谓的“InformationFoundation”。

而当我们聚焦在国内市场的时候，也有厂商开始行动了。MessageSolution于今年5月在亚太区，包括中国大陆、香港、台湾、新加坡、日本同步推出简体和繁体中文版本的企业邮件归档系统，目标直指国内电子邮件归档市场。

MessageSolution的产品总监Jeff liang向记者表示，其产品在简易性、全文检索方面优势突出，并且能够通过搜索已归档的邮件，挖掘出有价值的历史数据。

同时，MessageSolution提供本地技术支持，帮助中国政府和企业解决他们在电子邮件归档方面的需求。目前，已经在政府、金融、制造业有广泛的应用。

选择适合自己的产品

既然电子邮件归档系统将成为企业最为重要的IT应用之一，目前国内外众多厂家也提供了种类繁多、功能各异的邮件归档系统，如何才能选择一套适用于自己企业的电子邮件归档系统呢?

邮件归档系统在电子发现和法规遵从方面有明确的规定。一般来说邮件归档系统可以分为数据转移、策略管理、检索与召回等几项功能模块。

另外，通过策略管理对企业邮件实时监控，能够及时捕获违规行为，进而采取必要的措施。甚至对于重复邮件及垃圾邮件的处理功能，也必须在选择邮件归档系统时考虑进来。

目前，市面上已经有不少专业的邮件归档软件。例如提供了灵活的集中归档框架的赛门铁克的En-terprise Vault邮件安全可用性方案、帮助企业大幅降低正在使用的邮件存储系统和邮件应用软件的开销和复杂度的MessageSolution企业邮件归档解决方案、EnterpriseVault邮件安全可用性方案、为用户提供及时消息管理的MicrosoftSharePoint等等。

但在选择邮件归档系统时充分考虑到自己公司的具体需求，这才是企业应该首先考虑的问题，这影响到公司能否全面实现法规遵从。

邮件归档范文第4篇

电子邮件是奇瑞汽车内外信息往来最主要的方式之一，邮件数据翻量的增长成为奇瑞汽车面临的最主要的问题：不仅已有的海量邮件与类型繁多杂乱无章的附件，需要集中处理，同时每天还有大量新的邮件产生，也待统一管理。

如果将邮件数据长时间保存在邮件服务器上，会给邮件系统增加巨大的负荷；如果将邮件分散下载到员工的桌面系统和笔记本电脑里，企业又无法进行有效的管理。同时，客户端本地硬盘损坏、机器出现故障、邮件被误删等事件都会导致重要数据丢失。无论是把邮件存放在邮件服务器上，还是把邮件下载到客户端，若想对企业内全部邮件进行快速、低成本的查找，都是根本不可能的事情。如何安全高效地管理邮件信息，如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，如何快速恢复因误删或因邮件系统故障而丢失的邮件，如何防止员工使用公司的邮件服务器泄露机密信息，这些都是做邮件归档要解决的问题。

针对奇瑞的Lotus Notes Domino分布式邮件服务器环境，经过对邮件流量的分析，我们认为只需一台服务器，并在服务器上安装了MessageSolution的邮件归档软件EEA。EEA实现了与Domino目录服务集成做用户验证，用内网网络协议可从邮件服务器提取邮件，最后将数据存储在磁盘阵列上。在短短的几天之内，安装调试完成，奇瑞内部所有用户，每天至少几十GB的邮件，就可以自动归档了。

邮件归档系统EEA针对法规遵从设计的企业邮件架构，通过将归档后的电子邮件存储到企业邮件归档系统EEA上，对电子邮件进行统一管理，从而实现相关法规的遵从，可快速查找和获取电子邮件的历史数据，满足法律证据查找需求。在保证遵从法规的同时，用户可以大幅减少在邮件存储系统上的支出，并降低邮件系统的复杂性。邮件服务器也因为存储的数据的减少而变得更容易管理。

邮件归档系统EEA数据挖掘有对海量数据的处理性能，在中心平台上智能地自动捕获、索引、存储邮件数据信息，同时能够进行邮件内容搜索、获取、查看和重新发送，打印和保存在介质上传送。在任何地方，通过互联网，每个员工都能够方便灵活地访问本人的历史邮件；在重要时刻，如关键员工的流动，或需在限定时间内反馈客户时，人力资源部门和部门经理能够更好地直接利用那些在EEA存储仓库里的邮件数据。销售人员能在数秒之内查到历史报价而保住潜在客户；更新和比较不同版本的设计图时，工程师们将不再需要花很长的时间对邮箱里大量的邮件进行费时费力的手工查找。毫无疑问，通过EEA数据挖掘功能，企业能够省下用于法规遵从和满足诉讼要求的昂贵的传统查找方法，同时还能即时在线访问中心化的企业邮件数据库，使得企业面临的风险大大降低，同时整体的生产力、准确性和效率都得到提升。

邮件归档范文第5篇

同时，国内关于企业经营运作的法规体系也日渐成熟，各行业的监管力度日益加大完善，越来越多的国内企业开始与国际接轨，随着国内企业国际化进程的加快，许多走出国门的企业对电子邮件存档问题也越来越重视。目前许多中国企业开始在美国、新加坡、英国等地上市，当地法律要求必须进行电子邮件存档，这使得这些海外上市的企业对此比较重视。这些企业都需要考虑到对政策法规的遵从，包括企业的财务报表、公司往来信息以及电子邮件的归档需求。

电子邮件现在已成为企业以及个人之间通信联络的一种重要的方式。特别对于一个企业来说，除了提供基本的通讯功能外，电子邮件还可储存大量商业信息。更重要的是，电子邮件还可以详细记录公司的运作情况，既可以作为证明公司合法经营的法庭证据，也可以作为识别违反公司内部政策行为的原始资料。因此，越来越多的公司决定把电子邮件保留更长的时间，并证明在保留期间内没有修改过邮件。

作为国内领先的电子邮件系统安全防御专家，北京敏讯科技将即“EQManager反垃圾邮件网关之后，即将推出新的邮件系统技术延伸系列产品“EQArchive企业电子邮件归档系统，以便帮助越来越多的企业对邮件归档需求。敏讯科技 EQArchive邮件归档系统具有web设置功能、邮件归档功能、分类查询以及统计分析等功能。

EQArchive邮件归档功能设置内容包含：发件人、收件人、标题、时附件名、正文，和邮件头部信息完整邮件原文,可以人为定义邮件归档的时间，并支持存储空间上限告警功能。对归档邮件的备份工作可以采取自动备份、手动备份两种方式实现，并支持将归档邮件生成压缩文件，支持打包下载功能。同时EQArchive提供超级管理权限的邮件查看功能，管理员可以对归档邮件的分类查询，可以输入多种查询条件对归档邮件进行分类查询，可以对某一封自己所希望查看的归档邮件进行精确定位。而普通用户对归档邮件的查询

可以使用自己的信箱用户名和口令登录EQAchive邮件归档系统，通过EQAchive的个人查询页面，可以查看自己所有被归档邮件的内容。并可以手动设置时间段，锁定希望查找邮件的范围。

EQAchive邮件归档系统的安装以及部署过程比较简单，一般常与电子邮件系统部署与同一台服务器，驻守提供邮件服务的SMTP端口。当外来邮件连接请求到达EQAchive邮件归档系统时，邮件归档系统会根据邮件归档策略对电子邮件进行归档备份。归档工作完成后，EQAchive邮件归档系统会将邮件通过标准的SMTP路由模块路由给电子邮件系统所驻守的服务端口，以实现对电子邮件的归档功能。

EQAchive邮件归档系统亦可与EQManager邮件安全网关进行无缝嵌入式安装，所谓无缝嵌入式安装方式是指将EQArchive系统管理程序安装在EQManager硬件平台上，并进行管理界面、认证系统的整合。在存储空间方面采用Macrostor高性能SCSI磁盘阵列为EQManager硬件平台拓展存储空间。EQArchive邮件归档系统支持RIAD0/1/5等多种数据存储方式，具有自动容错能力，保证数据归档的可靠性。

邮件归档范文第6篇

法律法规的相继出台以及电子搜索、举证等需求，再加上企业自身业务连续性对数据的要求，都要求企业将电子邮件中的重要数据保存相当长的一段时间。ESG曾进行的一项电子邮件归档调查显示，近半数的企业需要将归档的电子邮件保存5年以上的时问，最长的甚至长达50年。但是，传统的信息管理方法已经无法满足数据增长和信息保留的需求，这迫使企业采用电子邮件归档解决方案。

然而，对于中型企业而言，由于资金、技术人员的缺乏，他们往往无法实施恰当的电子邮件归档管理。这个时候，软件即服务(SaaS)的出现，则很好地解决了他们的难题。基于SaaS的产品可以帮助客户实现信息保留，无需实施和运行实际的归档软件或任何相关的IT基础设施(服务器、存储设备等)。利用SaaS，IT人员只需要确定哪些邮箱需要归档及其保留和访问的策略，其余的事情由SaaS的供应商处理，因此，并不会增加IT人员的工作负担。

基于SaaS的解决方案提供了多种效益，主要体现在运行和资本费用的节省上，同时由于关键业务数据可异地保存，从而带来了一些新的商机。中型企业不必购买任何应用服务器来运行归档软件或存储设备来保留所有信息。当旧的存储设备报废而购买新的设备时，IT部门无需在存储系统之间进行数据迁移，成本节省的机会也就逐渐增加。有了SaaS解决方案，中型企业就无需购买和配置硬件、分配存储，也不必大幅改变通信环境。它们可以配置好通信应用程序向SaaS服务供应商发送邮件，然后就可以开始进行归档，对大多数用户来说整个过程耗时不超过几个小时。企业使用档案时的设置也非常简单。

此外，异地归档带来的灾难恢复和风险分担等益处，也将令企业信息管理更加牢固。

邮件归档范文第7篇

目前越来越多的企事业单位意识到有必要对电子邮件进行有效的存储管理，并在需要时迅速查找恢复。而EEA正是这样一套系统，能够以低廉的成本实现获取，恢复需要的历史邮件，满足提高系绕性能和法律方面的需求。作为法规遵从邮件归档应用技术和邮件数据存储管理技术领域的先行者，MessageSolution，hlc使用自主研发的技术以及针对法规遵从邮件归档所设计的架构，把大量的电子邮件迁移到企业邮件归档服务器上，EEA会对归档后的数据进行大比例的压缩，在保证遵从法规的同时，用户可以大幅减少在邮件存储系统上的支出，并降低邮件系统的复杂性。邮件服务器备份设备也因为存储的数据的减少而变得更容易管理。

目前MessageSolution企业邮件归档管理系统E E A主要为企业用户解决以下四方面问题。

第一，邮件的集中化管理。对企业内部所有员工的邮件进行统一收集、保存、分类、查找等管理。实现企业邮件管理的集中化。

企业邮件往往由各个部门的员工自行管理，邮件管理分散，使用MessageSolution EEA企业邮件归档系统，即可将所有员工处的邮件进行集中、分类并保存，方便企业对邮件的查询、搜索、存档等需求。针对于员工自行管理邮件时，因存储空间限制、硬件设备因意外损坏或员工离职等因素，造成邮件删除、损坏、误操作删除等邮件无法巡回的情况，EEA企业邮件归档系统对所有邮件进行及时、完善的备份，有效避免各种因邮件损毁导致的损失。

第二，对邮件资料进行数据检索。指邮件资源信息查找，利用搜索引擎对公司的所有邮件信息进行方便快速的相关信息查找，包括对邮件“附件”的数据挖掘。

企业经常需要对邮件中大量的重要往来资料，以及附件，进行定向查询、搜索，以往只能靠人工进行，费时费力；使用EEA企业邮件归档系统，即可在几秒钟内实现对指定信息的快速搜索，大大提高工作效率。

第三，对邮件资料进行灾难恢复。即企业内部设备损坏，邮件资料丢失的情况下，立即实现数据恢复和访问。

公司会遇到设备损坏，导致员工已有邮件丢失损坏或无法及时查阅；使用MessageSolution EEA企业邮件归档系统，即可在设备遭到灾难性损坏时，第一时间恢复所有邮件文档并及时查阅。

第四，法规遵从。财政部、证临会、银监会、保监会及审计署等五部委会联合“中国版萨班尼斯一奥克斯利法案”――《企业内部控制基本规范》。

邮件归档范文第8篇

1.需要遵从国内外法律法规对邮件信息的归档和审计流程的相关要求。

2.日积月累，随着企业业务量的持续增长、信息流的日益健全，越来越多的邮件给邮件服务器的存储和运行都带来了很大的压力。

3.在海量邮件中查找所需的邮件往往效率很低，特别是在遇到需要响应审计诉讼等紧急情况时，要在法规要求的有效时间内，迅速提交相关邮件资料十分困难。

4.邮件信息中往往包含一些很重要的企业信息，而这些信息分散在各处，企业无法对所有邮件的往来、操作和内容进行有效的监管审计。

5. 企业在耗费大量的时间、精力、成本备份邮件数据后，无法随时随地对邮件进行调取和管理，这给快速恢复邮件数据带来不小的困难。

为此，北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）为企业用户提供了一款全面、高效、安全、便捷的邮件归档解决方案。该方案主要具有以下六大特色：

其一，全面满足法规遵从需求。慧点科技采用了能够全面满足法规遵从需求的企业邮件架构，将企业的电子邮件完整地迁移到企业邮件归档服务器上， 以满足国内外法律法规对邮件等电子文档的留存方式和留存时间的要求。

其二，跨平台高效自动归档。慧点科技邮件归档系统不仅支持Windows、Linux等操作系统，更可同时连接Domino、Exchange等多种主流邮件服务器和多种存储设备，自动将企业中的邮件全部归档、管理起来。

其三，大幅度降低存储空间。慧点科技邮件归档系统在对邮件进行压缩、削减、单实例处理后，能够释放70%以上的邮件存储空间，用户可以在确保遵从法规的同时，大幅减少存储上的支持，并降低邮件系统的复杂性。

其四，不改变用户使用习惯。慧点科技邮件归档系统能够与邮件客户端和OA系统进行无缝对接，用户可以不改变自己的使用习惯，依旧按照原来的方式查找、浏览、下载或转发已归档的电子邮件，更可以自行恢复误删的邮件。

其五，精准、高效检索所需邮件。系统内置的搜索引擎支持多种语言和多种附件种类的检索，丰富的查询条件、多样的检索方式，以及特有的归档数据加密存储格式，帮助用户在短短的几秒钟内从上百万封的邮件中搜到所需信息。

其六，集中监管审计企业邮件。慧点科技邮件归档系统提供自动审计、分组审计、邮件跟踪审计、操作行为审计、屏蔽敏感数据和监管情况通知等多种功能。用户可以自定义审计策略，由系统自动监控往来邮件并将结果发送给指定的监管人员。

邮件归档范文第9篇

简单存储是不够的

为了进行灾难恢复，需要对邮件进行备份，这是邮件存储的最初要求。这其中最为典型的就是磁带备份。磁带备份容量大，价格相对较低。不过如果想在备份邮件中进行查询，需要将磁带一盘盘恢复到系统上，然后在邮件系统中查询。由于邮件系统检索功能很弱，要查找某封邮件无异于大海捞针。

另一种方案是将系统数据定期拷贝到离线存储设备上。这种方式存在几个弊端：一是容易出现重复拷贝现象，浪费存储空间；二是无法保证数据的完整性，如两次拷贝之间删除的文件无法备份；三是成本高，一般要用NAS或者SAN大容量存储设备，或者必须使用大型厂商的专用系统才能实现。

这两种简单的方案一般是专门针对某些企业而设计的，已经实现了从数据层到应用层的跨越。但这类方案通常只能满足一个或几个方面的法规需求，无法为企业提供全面而专业的、遵从各种现有法规的专用归档解决方案。

法规遵从让成本上升

法规遵从归档（Compliance Archiving）设备，是专门应对各种目前现有的法规、取各种法规的最大并集而设计的专业归档系统。法规遵从需要企业在业务运作中守规矩，遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章，并且对信息具备足够的可控性。

一个完善的归档系统应该具备以下几个功能：一是存储仓库功能，存储仓库收集所有向外发出和从外收到的以及内部的邮件数据；二是搜索及数据挖掘功能，能够通过搜索查询到相关的邮件信息；三是法规遵从性的需求，整个体系的设计应遵从法规，如不能删改数据等。从成本构成看，归档系统由存储系统和归档软件两部分构成。相比邮件备份，归档系统注重搜索，磁带机这种成本非常低的设备无法实现上述功能，必须使用大容量磁盘介质。这使得邮件存储成本大幅度提高。此外归档需要对备份的邮件构建索引数据库，以便进行搜索。法规遵从要求系统增加的许多功能导致归档软件比简单的备份更加复杂，这使得归档系统的成本进一步上升。邮件备份、归档特别是法规遵从使用户对邮件系统的投资直线上升。大型企业实施法规遵从的邮件归档体系可能需要投资上百万元甚至上千万元。

不要以为这些投资是不合算的，国内某企业因为邮件系统不合法规，被罚款2000万元。而其实施法规遵从邮件存储解决方案预计只需不到1000万元。在这样的背景下，我们应当如何降低邮件归档系统的成本呢？

方案选择应因需而定

1 . 选择备份还是选择归档。如前面描述可知，归档特别是法规遵从的归档系统成本大幅度提升，因此企业用户首先需要明确自己存储的目的。如果用户仅仅是为了进行灾难恢复，那么只需要简单的备份就可以了。通常邮件系统都支持联机备份或脱机备份。通常情况下，利用邮件系统自带的工具就能完成，也可利用第三方工具对备份内容进行选择，其可操作性往往比系统自带的要好。

2 . 备份时间及介质的选择。备份的介质主要分为两大类：磁带和磁盘。磁带介质有其局限性，容易发生质变。因此隔一段时间需要对数据重新翻读一下，如果有问题，则需要更换磁带。但是磁带价格低，存储的数据量大，适合需要存储大量数据的用户。而磁盘是在一个真空的实体里面，它的盘片不会受到影响，所以它的保留时间是非常长的，磁带坏了就不能用，但磁盘是可以修复的。对于邮件备份而言，几TB的数据容量，能够满足小型企业几年的数据需求，因此企业完全可以选择磁盘长期保存数据。

3 .法规遵从邮件归档的成本控制。前面介绍的两种情况适合一般企业的邮件存储需求。但在当前信息化广泛应用的背景下，企业和组织不仅要考虑经济指标的增长问题，还要关注是否符合社会法规和行业标准的问题。美国的很多政府法规和规章都十分详细。例如，《美国医疗保险信息交换与保密法案 （HIPAA）》规定美国公司必须保护人事数据，医疗保险提供商必须保护病人信息。

其中有些指标的规定还十分具体，如：很多法律程序会要求电子邮件的查找过程必须在72小时内完成，对某些特定信息要求保存的时间长达7年。

控制成本的两个步骤

首先是确定邮件存储的内容，不是所有的邮件都需要存储，并且不同性质的邮件需要存储的时间要求是不等的。业内人士把邮件存储中经常遇到的问题称为Bacn，也指那些既不是重要邮件也不是垃圾邮件的邮件，包括新闻邮件、同接收人有关系的公司的广告邮件以及各种人力资源邮件等。简单地说垃圾或病毒邮件都可以不存储。对Bacn邮件的解决方法和垃圾邮件的解决方法相同，就是过滤。如果不对垃圾及病毒邮件进行过滤，将导致大量的存储浪费。国内某知名ISP调查显示，其所收到的所有邮件中垃圾邮件占总邮件数近85%，消耗80%的带宽流量，消耗50%以上的带宽资源，除垃圾邮件外的10%到30%的电子邮件都是Bacn邮件，不仅堵塞收件箱，还影响搜索结果。

因此经过邮件网关过滤可以节省大量存储投资。值得注意的是，邮件网关一般都带有自己的存储空间，通常都可以保留几个月的数据。这么长的时间足够最终审核是否有正常邮件被误判了。另外，归档系统或邮件服务器的日志功能可定义哪些邮箱和哪些发件人的信件需要备份。经过细分后，可以进一步节省存储空间。

许多邮件归档系统具备压缩存储功能，从而进一步降低存储消耗。此外，有些存储系统采用一些特别的技术减少存储量，例如梭子鱼（Barracuda）的单一实例存储功能。如果一个附件发送给多个用户，在存储系统中，将只保留一份文件，这大大地节约了存储空间。Barracuda的压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。

其次是确定归档系统。目前法规遵从归档系统有两种类型，一种是软件系统，如MessageOne公司的QuickStart、Mimosa公司的NearPoint和Messagesolution公司的产品，它们都能帮助用户恢复系统或查找到特定的邮件。但是这类系统需要外部的存储设备，例如Messagesolution经常采用EMC或Plasmon作存储，综合成本很高。另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商提供的软件、硬件合一的产品，如硕琦等，设备本身具备大容量的磁盘。如梭子鱼的一款产品共有2TB的存储空间。这类系统的价格在十几万到几十万元不等。相比较而言后者价格比较实惠。不过，软硬一体方案的标准配置通常支持用户两年的邮件存储量。如果需要存储更长时间的数据，需要扩容或外接存储设备。而前一种采用了专门的存储设备，容量的扩充将更加平滑。

如果用户是超大型企业，有1万个以上的邮件用户，那么使用前一种方案更加适合一些。对于需要对数百到数千用户的邮件进行归档的用户，软硬合一的归档方案将是优先选择的方案。

链接:

梭子鱼邮件存储网关是一个即插即用型的、软硬合一的邮件存储解决方案，安装简单、管理方便，能够帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储方案。梭子鱼邮件存储网关能够帮助企业实现以下功能：

1．综合的邮件管理。支持多种邮件导入方式（MAPI和．pst文件），完善、高效的搜索和修复功能，实现邮件索引和邮件导出。

2．集中式存储管理。通过智能存储管理接口来管理内部或外部存储的邮件。

3．集中式管理。提供经济实惠的、对公司存储设置和相关规则的管理。

邮件归档范文第10篇

构建一套Exchange邮件系统时，客户必须同时考虑该系统的数据备份与恢复、系统容灾、存储管理、数据归档与法规遵从等。一般情况下，客户需要同时采购专门的数据备份软件、归档设备。如果是使用Exchange2007之前的版本，还必须通过提高硬件配置规模才能达到容灾的能力。

为Exchange量身定做

Mimosa NearPoint系统，正是这样一个专门针对MicrosoftExchange Server定制的Exchange数据管理解决方案。在无需服务器端和无需ExchangeJournaHng开启的情况下，可以自动获得Exchange上的任何数据。并在一个系统中集成了Exchange数据全息归档、邮箱数据实时恢复、数据生命周期管理、eDiscovery法规遵从、PST文件归档、系统容灾保护等功能。MimosaNearPoint独有的Self-ServiceAccess，无需任何客户端插件，就能让用户通过Outlook和OWA实现与Outlook风格完全一样的全景自助访问功能。

通常，企业选择邮件归档系统是希望能够帮助有效管理数量不断膨胀的电子邮件，通常的邮件取证只能在所选择的有限群体内进行。但是随着法律发现的要求不断增加，需要在整个企业内部所有的邮件中进行eDiscovery操作。这要求企业必须去扩展其邮件存档和搜索发现能力，并从过去支持的数百个邮箱搜索功能扩展到可以搜索数以万计的邮箱邮件能力。

在问到为什么会选择推广Mi-mosa产品时，微软金牌合作伙伴深圳连邦软件总经理说：“中国的Ex-change客户需要像NearPoint这样专门为Exchange提供的、能够提供集邮件归档、数据恢复、系统容灾、法律法规遵从等一体化的管理平台了。这确实是一种下一代的数据归档理念，颠覆了我们过去对数据归档的定义和看法”。

无需安装任何插件

以往邮件归档产品在归档Ex-change服务器时必须依靠Ex-change Journaling(日志)邮箱或者在Exchange上安装软件，从而获取用户收发的电子邮件。但这种归档方式无法获取到完整的Exchange数据，特别是无法获取日程、地址本、公共文件夹等这样一些数据。而且所依赖的Joumaling技术还会给Exchange服务器带来15％-30％的负载增加。而Mimosa独创的Log Shipping技术，无需任何软件或者客户端插件，即可获取Exchange上包括邮件、文件夹、日程、地址本、便签等全部数据，并保留了原来的原始上下文结构。

而一旦有了Exchange上的所有数据，就可以为Exchange提供数据恢复、系统容灾和灾难备份等功能，更有意思的是，最终用户无需在客户端安装任何插件，即可直接从Outlook客户端或者Outlook的Web版本OWA，直接访问自己归档的数据。并且可以自助从归档数据中恢复自己丢失的邮件、便签等。