邮件归档范文

邮件归档篇1

2、作邮件的归档会将已删除邮件占用的空间部分清空出来，归档有利于腾出空间；

3、选择文件选项，在该栏页面下选择清理工具，依次选择归档邮件；

4、选择需要归档哪个目录下的邮件，将哪天之前的邮件作归档；

5、系统会自动选择当年的1月1日，选择下方的时间窗口，在弹出的时间表上自定义时间；

6、过程取决于邮件的大小以及硬盘的速度。

邮件归档篇2

法律法规的相继出台以及电子搜索、举证等需求，再加上企业自身业务连续性对数据的要求，都要求企业将电子邮件中的重要数据保存相当长的一段时间。ESG曾进行的一项电子邮件归档调查显示，近半数的企业需要将归档的电子邮件保存5年以上的时问，最长的甚至长达50年。但是，传统的信息管理方法已经无法满足数据增长和信息保留的需求，这迫使企业采用电子邮件归档解决方案。

然而，对于中型企业而言，由于资金、技术人员的缺乏，他们往往无法实施恰当的电子邮件归档管理。这个时候，软件即服务(SaaS)的出现，则很好地解决了他们的难题。基于SaaS的产品可以帮助客户实现信息保留，无需实施和运行实际的归档软件或任何相关的IT基础设施(服务器、存储设备等)。利用SaaS，IT人员只需要确定哪些邮箱需要归档及其保留和访问的策略，其余的事情由SaaS的供应商处理，因此，并不会增加IT人员的工作负担。

基于SaaS的解决方案提供了多种效益，主要体现在运行和资本费用的节省上，同时由于关键业务数据可异地保存，从而带来了一些新的商机。中型企业不必购买任何应用服务器来运行归档软件或存储设备来保留所有信息。当旧的存储设备报废而购买新的设备时，IT部门无需在存储系统之间进行数据迁移，成本节省的机会也就逐渐增加。有了SaaS解决方案，中型企业就无需购买和配置硬件、分配存储，也不必大幅改变通信环境。它们可以配置好通信应用程序向SaaS服务供应商发送邮件，然后就可以开始进行归档，对大多数用户来说整个过程耗时不超过几个小时。企业使用档案时的设置也非常简单。

此外，异地归档带来的灾难恢复和风险分担等益处，也将令企业信息管理更加牢固。

邮件归档篇3

随着网络通讯技术的发展，人们传递信息的手段更加多样化、技术化，而电子计算机储存的信息也就成为了能反映客观事实的重要载体。目前，电子邮件归档的“法规遵从”原则，在理论和实践中已为国内外司法界广泛认可和运用。“在美国、欧洲，已有萨班斯法案、健康保险责任法案等数十项针对企业数据存储的强制性法案出台执行”[3]。如《萨班斯-奥克斯莱法案》明确规定：“上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外，上市公司和注册会计事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯也至少要保留7年。”[4]日本2005年4月出台的《个人情报保护法》规定“企业或团体组织有义务保护个人资料防止泄漏，需保存资料并确保可有效取得。违反将处以6个月以下，及30万日币罚金。”这些规定反映了电子邮件的证据作用已经在法律法规上得到肯定，越来越多的国家开始承认电子邮件在司法中的证据意义。在我国，电子邮件的“法规遵从”原则也得到一定程度的发展，如1999年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过的《中华人民共和国合同法》第十一条规定：“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”合同法首次把电子数据交换和电子邮件明确规定为书面形式，即把电子邮件作为合同的组成部分，用来证明合同当事人双方之间的约定和有关事实。另外，我国最高人民法院《关于行政诉讼证据若干问题规定》（2002）第64条也规定：“以有形载体固定或者显示的电子数据交换、电子邮件以及其他数据资料，其制作情况或真实性经对方当事人确认，或者以公证等其他有效方式予以证明的，与原件具有同等的证明效力。”从而进一步确认了电子证据在诉讼中的合法地位。2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》更是以法律的形式确定电子签名的合法地位。从以上的法律法规中可以看出，“法规遵从”原则在理论、立法和司法实践中早已确定。从发展角度来看，随着我国与世界其他国家贸易的增加，对电子邮件数据加强监管，也将有利于我国增强国际竞争力。

一、“法规遵从”原则的三要素

（一）保证电子邮件归档数据的可用性

1.电子邮件归档的技术手段必须是可用的。随着社会经济的发展，电子邮件数据对于政府机关、企事业单位的运作所发挥作用的日益增大，信息存储系统在更新换代过程中的兼容性也日益凸现。因此，要防止由信息技术进步带来的技术淘汰问题的产生，防止因技术改造而导致的电子邮件存储系统、读取系统、检索系统的失效，及时做好新旧技术的转换与衔接，调整软硬件设备，保证电子邮件归档数据的可读、可用。

2.电子邮件归档的证据效力必须是可用的。一些公司如美国安然公司、世界通讯公司为了自身的商业利益不惜隐瞒、篡改甚至损毁电子邮件数据，这些行为与“法规遵从”原则是背道而驰的。但是，任何被删除、篡改的电子邮件数据都能够通过现代技术手段找到痕迹并加以分析认定和恢复，这无疑极大地增强了它的可用效力。

3.电子邮件归档的成本维护必须是可用的。随着政府机关、企事业单位业务活动的持续开展，电子邮件系统中的数据会不断累加，大量的电子邮件数据保存在价格昂贵的主存储设备中，造成硬件投资的不断增加。这不仅会严重影响业务程序运行的效率，而且会造成许多政府机关、企事业单位盲目地减少电子邮件数据的存储数量，缩短电子邮件数据存储周期。所以，数字时代人们考虑电子邮件存储成本的主要出发点已经不再是物理空间，而是数据成本维护，要从电子邮件整体数据存储、系统效率的角度全面衡量，确保电子邮件归档的数据维护成本的最优化。

（二）保证电子邮件归档数据的安全性

1.电子邮件的传输网络必须是安全的。众所周知，电子邮件传输采用的是SMTP协议，即简单邮件传输协议，它传输的数据没有经过任何加密。因此，要通过防火墙、加密技术防止他人在网路上截获、篡改邮件内容和破解除电子邮箱、查看电子邮件内容，确保电子邮件在网络上畅通无阻地安全传输和运行。

2.电子邮件的内容信息必须是安全的。非实名传送机制导致的恶意电子邮件、垃圾电子邮件、各种病毒电子邮件等直接威胁目标用户，不实信息、欺诈内容让许多用户蒙受损失。因此要遵守电子邮件的安全守则，对有意无意泄露客户信息并造成重大损失者，追究其相应的法律责任。

3.电子邮件的使用管理必须是安全的。任何先进的防火墙和加密技术都不是完美无缺的，要保证电子邮件归档数据的安全，在法规遵从原则下，使用管理是一个重要的因素。随着信息系统中数据的累积，电子邮件归档中风险事故极易发生。如员工跳槽，将办公自动化系统中历年的文件（包括机密文件）全部拷贝带走。如果能及时将电子邮件归档，从办公自动化系统卸载出来，则可有效地规避此类风险。

二、“法规遵从”原则的实施方案

（一）加强电子邮件归档的信息保护

电子邮件在许多方面优于传统的邮件，随着因特网的普及及应用，电子邮件在很大程度上取代了传统的邮件。电子邮件的安全作为网络安全的一部分，既有自己的特殊性，又有与网络安全相通之处。一些政府机关、公司的电子邮件、电子文档散落于工作人员的桌面电脑、笔记本电脑、PDA以及多个服务器和备份磁带中，由于没有系统地整理、归档，要及时找到相关的资料显得极其困难。另外，任何电子设备的故障也有可能导致电子邮件重要数据的丢失或损坏。《中华人民共和国档案法》规定，“不按规定归档或者不按期移交档案的”，“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。电子邮件的安全威胁除了管理者的个人因素外，还有邮箱地址欺骗、垃圾邮件、邮箱病毒、邮箱炸弹、邮箱拦截、用户信息和邮件信息泄露等。可见，为能轻松应对法律诉讼，依据“法规则遵从”原则，要保护电子邮件的信息必须加强电子邮件的安全管理，如专门建立垃圾邮件活页夹，经常检查，防止丢掉被错看成是垃圾的邮件；不在公众场合下公布电子邮箱信息，防止电子邮件“炸弹”报复或其它威胁；给电子邮件加密，使用自己的密钥对指纹进行加密，保证邮件在发送过程中没有被更；遇到攻击时向自己所在的ISP求援，一旦发现信箱被轰炸或者收到可疑信息时，用电话向自己上网的ISP服务商求援；在电子邮件中安装过滤器对电子邮件进行过滤；隐藏自己的电子邮件地址；谨慎使用自动回信功能；保护邮件列表中的电子邮箱地址；时刻警惕邮件病毒的袭击，等等。

（二）加强电子邮件归档的使用管理

电子邮件归档的使用管理要严格遵从各类法律法规和行业标准。如我国2005年专门颁布了国家档案行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》，规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。尽管该标准针对公务电子邮件，但对商务电子邮件同样有参考价值。电子邮件需要保留多久以及必须保留哪些信件，由于行业之间的工作性质不一样，必须制定相应的电子邮件归档范围和保管期限。对于电子邮件管理者来说，满足“法规遵从”原则，还须具备一套能够捕获邮件系统中的所有内容的方案。当需要因调查、法律支持等原因而寻找电子邮件的时，智能的搜索不仅要保证能够查找到需要的电子邮件，更重要的是查找的及时性、准确性。

（三）加强电子邮件归档的成本控制

“据OstermanResearch的统计，Email及其附件的存储空间以每年37%的速度增长，这给企业在存储设备和管理上的投入带来较大的负担。”[5]但是，对电子邮箱设置空间限制并不是进行成本控制的最佳措施，这不仅会降低工作效率，还会错误地驱使电子邮件的管理者为了保证新邮件获得空间而删除重要的电子邮件。在当前信息化广泛应用的背景下，政府机关、企事业单位关注是否符合社会法规和行业标准应为重要因素。电子邮件归档在成本控制上应本着“法规遵从”原则，便于利用，确保安全。电子邮件的成本控制有两个步骤，首先是确定电子邮件存储的内容，并且不同性质的电子邮件需要存储的时间要求是不等的。其次是确定归档系统。电子邮件归档应从降低管理及支持成本角度考虑，通过精简操作电子邮件管理过程的方式，改进搜索和检索流程，管理人员用更少的时间就能检索出存储和归档的信息，减少人工成本的同时也提高工作效率。

三、结语

邮件归档篇4

近日，在数据备份与恢复、数据归档领域打拼多年的美国安腾普公司（Atempo）在京推出了两款新产品: 一款是新版本的文件归档解决方案Atempo Digital Archive（ADA）2.0; 一款是对邮件和即时消息进行归档的解决方案ADAM 2.0。这两款产品可以帮助企业简化数据长期保存的流程，识别非活动及固定内容数据并对其进行归档，并提供了诸如消除重复数据、全文索引和搜索等功能。至此，Atempo拥有了全面完整的数据长期保存解决方案。

目前，存储产业正呈现出两极化的发展趋势: 一种是专注于存储的某一领域做专做强; 另一种是通过兼容与合并，提供完整的解决方案。Atempo中国区总经理Kevin Amazon认为，未来这两种趋势会继续延续，用户也会继续面临两种不同的选择。对于是选择综合性方案，还是选择技术更先进的专注性方案，他认为，在备份与恢复以及归档方面，Atempo的产品具有优势，这是综合性存储厂商无法比拟的。

据介绍，ADA是一个分级存储管理解决方案，除了降低长期保存数据的成本外，还可以通过一个易于使用的界面启动归档作业，用户只需拖拽文件到预先定义的档案夹内。并且，允许用户定制自己的归档策略，以适应企业特定的需要。ADA三个重要的新功能进一步简化了归档信息的管理流程: 消除重复数据功能确保冗余的数据文件不会被再次复制到归档介质，从而降低了对存储空间的需求，也使得数据保留过程变得更有效率; 提供全文索引和搜索功能，管理员能够轻松地在所有文件类型和所有归档介质中搜索特定的文件，使得用户能尽快定位并找出归档信息; Atempo Meter Utility集成工具可以检查一个企业的存储环境，并确定磁盘上应归档数据的总量，帮助管理员更好地了解实际归档情况。

此外，ADAM 2.0是Atempo首次的电子邮件归档解决方案，该产品是专门为邮箱管理和电子邮件的长期保存而开发的，与Atempo的文件归档软件ADA产品紧密结合提供丰富的内容归档功能。ADAM能与主流的邮件服务器进行集成，如Microsoft Exchange、Lotus Notes以及SMTP，企业能够将关键电子邮件数据从主存储迁移到相对廉价的存储介质，而其消除重复数据功能则简化了电子邮件管理。

邮件归档篇5

outlook把邮件存档的操作步骤如下：

1、点击打开officeoutlook图标，进入邮箱，输入密码确定；

2、进入邮箱的界面，点击邮箱首页的左上角的文件按钮；

3、点击文件按钮后下拉菜单，找到菜单里面的归档并选择，选择归档的方式，设置归档的位置，设置好后点击确定，邮件存档成功。

（来源：文章屋网 ）

邮件归档篇6

对于个人用户来说，邮件的内容也许算不上什么，可对于企业用户来讲，很多重要信息都是通过电子邮件的方式进行沟通和确认的，邮件很可能涉及企业的商业机密和商业信息，那些无法恢复的邮件，那些丢失的重要的数据可是多少个道歉或是补偿也弥补不了的。

“邮件门”事件叩问企业的数据管理，企业需要重新审视数据管理面临的问题，进一步完善数据管理体系。

叩问一：数据保护体系完善、高效么?

“邮件门”首先暴露的是企业在数据保护方面存在的漏洞。虽然，在企业中数据备份已经成为不可或缺的工作之一，然而，持续爆炸性的数据增长使数据备份变得更加的复杂，企业数据备份系统仍然面临着巨大的挑战。

备份/恢复作业的失败率为5％～20％。此次“邮件门”事件，就有企业反映说，“邮件系统备份一直在报错，每次备份到20％就会停掉，而我们一直没有发现。”备份数据量太大，介质故障，忘记更换磁带，没有访问权限等原因，都会导致备份任务失败。最重要的是失败的备份任务并不能被马上发现，有时即使备份任务成功，但由于备份过程中的磁带损坏导致备份的数据并不可恢复，当要恢复数据时发现为时已晚。

备份窗口太长，恢复性能差：此次“邮件门”事件中，一些企业虽然有邮件备份系统，但恢复的时间太长，有的甚至需要暂时停止邮件系统三到四天，事实上，备份数据量太大，备份软件自身的索引库太大，导致备份时间太长，会最终影响应用的正常运行。

没有好的索引机制：传统软件采用基于文件的集中索引机制，当备份数据量越来越大、备份机器越来越多时，其自身的索引文件就非常大，大幅降低整体备份系统性能。

备份/恢复的工作量占整个存储管理的60％～70％：存储管理员15％的时间是用来做数据恢复的。通常，每个备份管理员每次要花4～6小时来发现，诊断和解决备份作业失败的事情。

数据备份的目的关键在于保障系统的高可用性，即操作失误或系统故障发生后，能够保障系统的正常运行。但是不是有了备份就能保证快速，完整、准确的将丢失的邮件恢复回来呢?其实不然，有部分用户试图用已有的备份做了恢复，不是恢复的内容不完整，就是耗时太长，有的甚至要用邮件服务器停机当作代价来换取“可能的恢复”结果!

作为全球领先的数据管理应用软件供应商，CommVault创新的Galaxy备份和恢复软件，提供了对分布的，异构的环境快速的、精细的数据备份和恢复，具有强大和完整的数据保护功能，一体化的数据管理架构，简化了日趋复杂的磁盘和磁带存储环境，从而帮助用户更好地管理和保护数据，同时降低了相关IT管理的成本。

降低备份/恢复失败率。Gaoaxy内含DR备份模式，能够将备份服务器的环境全部备份下来，避免备份服务器失败而无法备份恢复数据。Galaxy的备份/恢复(包括文件系统和数据库的备份和恢复)，辅助拷贝，合成式全备份等一切数据传输的操作都具有检查点，从而能保证操作中断后的重启，即实现了断点续传的功能，确保了备份、恢复的成功率，在远程复制的时候能够确保复制窗口和复制的成功率，提高网络效率。

此外，CommVault Galaxy备份软件能够针对备份和恢复任务运行失败、备份设备和介质发生故障，备份客户端和介质服务器状态出现异常等生成告警事件，产生和记录相应的告警信息，并通过发送邮件、短信，SNMP消息等方式自动报告给其他相关的集中监控系统或相关的管理人员，同时管理员也可以预先定义相关的防范策略，当发生某种异常而管理员又无法第一时间响应时，Gelaxy软件可以按照预先定义的策略执行，这样可以把损失降到最小，让客户有缓冲时间进行处理。

快速、全面的搜索和查拔。Galaxy具有独特的功能，可以在企业内部建立基于内容检索的搜索引擎，客户可以使用关键字的搜索请求，在整个数据管理域中对所管理的所有数据副本进行数据搜索。可搜索的对象包括多达377种格式的文件和电子邮件及附件等。可以让企业中最重要资产之一的数据在整个数据管理生命周期中发挥出更大的作用，为企业创造更大的价值。

更高的备份和恢复性能和效率。Commvault的恢复数据速度平均比传统备份系统的数据恢复要快50％以上。Galaxy支持采用D2D2T的备份模式，能够利用磁盘加速备份和恢复，提高了备份/恢复速度，备份与快照功能的集成大大提高数据恢复时工作效率。

叩问二：数据进行归档了么?

“邮件门”事件还暴露了企业在数据归档管理方面存在的不足。

对很多企业而言，文件系统要归档、公司运营的历史数据要存档、邮件系统由于法规遵循需要归档……数据归档已经变得越来越重要了。

数据归档可将不常使用的数据有计划地从主存储系统迁移到更经济的归档存储系统上，提升主系统运行效率，同时有效降低设备采购成本，它使用高级的索引和数据迁移能力确保固有数据的安全，防止数据损坏和丢失，减少风险和降低管理成本，是企业数据管理的重要一环。

一个好的归档管理软件需要满足以下要求：创建一千可保留的归档副本，可供用户发现信息或满足法规要求，允许对信息进行深度查询和快速取回，具有监督管理功能，简单的数据发现结果。减少归档的存储成本，能提供操作审计报告。

针对不同类型的数据，专业数据管理厂家CcmmVault提供了三类归档管理方法：一是利用备份创建归档副本。二是活动数据迁移。三是邮件的依法归档。

叩问三：集中统一数据管理了么?

“邮件门”事件给企业的另外一个重要启示就是应该对数据进行集中统一的管理，无论是个人的邮件信息，还是企业其他的信息。此次“邮件门”事件，如果企业对个人的邮件系统进行统一的集中管理，定期备份个人邮箱数据，即便是邮件门事件发生，企业也可以通过快速数据恢复机制，迅速恢复数据，将损失降到最小。

企业要重视对分支机构远程数据集中统一数据管理。这是因为，分支机构中未受保护或保护不充分的资产将加大企业在数据丢失和法规遵循方面的风险。有分析报告指出，有60％至80％的公司是将数据存储在数据中心之外的远程办事处内的。据估计，远程办公数据管理的费用一般占到了企业IT预算的40％至60％。

CommVault一体化的远程办公数据集中管理解决方案可以为企业带来如提供磁带轮换的中央收集点。增大备份和恢复操作的可靠性，提高运营效率，降低成本，对恢复时间点提供连续数据保护等益处。用CommVault一体化的远程办公数据集中管理解决方案，远程办公室数据可以通过企业的广域网络直接复制到总部的数据中心，总部的数据中心再直接使用快照结合备份的方式以实现数据的统一管理。当远程办公机构出现了数据问题，总部数据中心的员工不需要出差，在总部就可以直接将数据恢复到远程办公机构，帮助远程办公机构进行数据和应用的维护。

CommVault数据管理的不同之处在于，其不仅仅是对存储设备固有功能的调用，而是创建了一个统一的服务平台来建立和调用CommVault的功能。CommVault提供了一个具有集成能力的通用技术引擎CTE来跨越三个层面的数据管理；恢复管理。数据保护和归档管理。这种独特的能力具有节省费用、使用方便的优势。

邮件归档篇7

关键词 高校 学生档案 精细化 管理

在现阶段，高校学生档案分为两种类型：纸质档案和电子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大行于天下，为了更好地体现“以学生为本”，服务广大学生，其工作的精细化需求已是题中之义。

一、学生档案的内容

一般来讲，高校学生档案是指高校学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,其基本内容包括：(一)高考档案。 (二)新生入学体检表。(三)学生情况登记表。 (四)学生实习鉴定表、学年鉴定表；(五)学生学籍变更材料。 (六)学生在校期间的各种奖惩材料。 (七)学生在校期间党团籍材料。 (八)毕业生档案材料。

学生档案的内装材料就是要保证有关单位通过对学生档案的审查，能使其全面地了解这个学生，为其作出针对这个学生的相关决策提供强有力的佐证和辅助。

二、高校学生档案的精细化管理流程

学生档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个方面来着手：

（一）收

要求所有的“档案邮件的可能收件人”要形成一个联动机制，在接收到相关的档案邮件后，应立即转送到本校学生档案管理部门，由这一部门操控相应的造册登记、归档保存程序；学生自带到校的本人档案，由辅导员负责接收，指定好安全的存放区域，安排相关学生干部协助，工作难度应该不大。

（二）清

它与“收”几乎是同步的。“清”就是清查出没有入学前档案的学生名单，告知学生，以便学生本人与高中毕业学校联系，追查其档案的去处，确保其档案顺利归档。二级院（系）在上交其接受的学生档案时，最好以班级为单位进行捆扎，为将来的毕业生建档打好铺垫。另外，应附上此班级的学生名单并标注出无档学生，以便上交后学生档案管理部门能顺利完成相关统计工作，在后续的工作中对相关记录进行核销和公布。当然学生档案管理部门清理完毕收集的学生档案后应向相关院（系）及时通报提供统计名单，方便二级院（系）及时与缺档学生沟通，完成新生档案的最终收集任务。

（三）存

1.入学新生档案的存放。一般来说应该按院系、分专业进行集中存放。这样便于日后查找和毕业生建档，也便于新收到的学生档案及时归类。

2.休学和转专业学生档案的存放。

一般情况下，转专业同学的档案应该及时归到他新的班级中，并作好相关记载，防患于未然；休学的同学应该从原有的班级中抽取出来，按照休学的年限分别标识、存放，为学生复学后其档案得及时归类做好准备。

3.托管档案的存放。2002 年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案迁回生源地。还有一部分高校以前是自己为毕业生托管档案，这部分档案的存放更加重要，特别是人事制度的改革，就是过了托管期限也没有人来认领或查找，这部分档案更是重中之重。这类档案可能会随时被查阅和寄走，因此，一定要与其他类型的学生档案区别开来进行存放。

4.死档的存放。只所以说是死档，是指存放在学校无人认领的学生档案。这部分学生或遭遇特殊变故而终止学习，或录取未报到但不知道其高中档案的去处，其档案即成为死档。作为机密文件，档案管理的工作职责使然，依然应该专柜妥善、分类保管，而不能随意销毁。

（四）填

一般来说，档案材料的填写应该是很严肃的、规范的、详实的。这也跟学生档案管理部门提出了要求，也就是在填写档案时，要根据国家相关部门政策、规定及时出台相关的填写规范。一般用黑色的签字笔正楷字体填写，而不能用其他颜色的签字笔、圆珠笔等；院系、专业、班级的简称一定要参照有关的格式模板而不能随意缩写；加盖印章的区域范围、时间标志的印制规范等，要落实到具体细节部位等等。总之就是要保证学生档案填写信息的客观性。

（五）装

一般说来，毕业生档案主体材料的封装在二级院（系）。这些材料主要包括填写好的相关登记表、奖惩材料、毕业登记表，以及由相关部门返回的体检表、心理健康档案、诚信记录、党团材料、派遣证副本等，再加上毕业生的高中档案。直截了当地说毕业生档案的主体工作是在相应辅导员的主持下完成的。在这个环节，学生档案管理部门应该及时去二级院系进行随机抽查样本、现场指导，以便随时更正不规范之处。确保学生档案封装的初步完成，上交后以便学生档案管理部门顺利进入学生档案二次封装工序。

在二次封装开始前，学生档案管理部门先要对毕业生档案加盖骑缝章，准备好机要信封等相关材料，设计和打印好学生档案转移的存根、通知、回执，并编号、盖章。依照相关部门提供的学生人事档案转递地址制作地址标签，然后将对应的学生档案和学生档案转移的通知、回执装入机要信封，贴上对应的地址标签，最后封口、归类、捆扎。

（六）寄

在与邮局机要机构交接学生档案的时候，要根据学生档案邮寄清单逐一核查，及时解决问题，并协商好档案清单的送返时间及相关学生档案的退回事宜。因为部分毕业生档案在机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要跟邮局的机要机构达成一个协议，确保这部分毕业生档案能顺利回收、整理及二次机要邮递。

（七）查

有条件的高校可以设计一个毕业生信息平台，将档案信息及时录入毕业生信息系统，并开通毕业生的网络查询端口，既方便学生网络查询又为人工查询提供便捷之途。留校托管的学生档案也要进入查询系统，及时更新相关信息，特别是超过托管期限后寄回生源地的学生档案，更要作好充分的、详细的备注记录工作，让查询人一目了然。

（八）退

在这方面主要是针对中途退学或其他原因被开除学籍的学生档案，一般来说这类档案的处置应该在学生办理退学手续时同时办理。由学生提供相关的地址，其操作方法应与正常的毕业生档案转递一致，由邮局机要机构转递，并做好相关的记录，及时收取回执、备案，以便处理后续的查询事宜。

“一切为了学生、为了一切学生、为了学生一切。”要真正做到这一点，说难也难，说不难也不难，关键是我们的态度。学生档案管理是学生工作的重要组成部分，他既是一个为学生服务的可操作平台也是一个服务窗口；他既是学校管理水平的体现，也是学校教育质量高低的形象标志；他既需要在细枝末节上的修修补补，也需要在宏观的战略层面上去灵活把握工作的度。作为高校工作人员，恪尽职守，服务好学生，就是服务教师本人，也就是在服务人民大众，也是在回报社会。

参考文献

邮件归档篇8

关键词： 电子文件归档； 管理； 认识

中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2013）02-0055-01

在电子时代，我们拥有四通八达的网络，随时可以把文件送往各处。为企业活动提供利用的档案信息也发生了转变，这些变化都要求档案工作者把电子文件作为人类记忆的一部分进行合理的安排，使之最大限度地发挥作用。正确认识电子文件归档的方式、归档范围、归档要求，采取各种措施确保电子文件的完整、真实、准确与安全应作为档案工作者不懈的追求。结合本岗位的实际工作，对电子文件的归档管理工作进行了一些思考。

一、电子文件的归档

电子文件的归档是在流动中把握永恒的关键，如同抓拍照片是按快门的那一瞬，或者稍纵即逝，或者变成珍贵的记忆。电子文件归档与纸质文件具有许多不同的特点。

1.归档方式：企业内电子文件形成部门向档案部门的移交可以分为介质移交（物理归档）和网络移交（逻辑归档）两种方式。介质移交（物理归档）方式是指企业内各部门将自身形成的电子文件脱机存储在某种存储介质上交档案机构保存的过程。网络移交方式（逻辑归档）是指各部门通过网络向档案机构传输文件，将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。移交方式可以依企业计算机系统的配置情况而决定。只配置若干立计算机的部门只能实现介质移交：已开通内部网络，档案馆或信息中心配有大容量存储器的部门则可以推行网络移交。移交到档案馆的电子文件应以一定的介质形态归档保存。将流动的电子信息用一定的方式“凝固”起来，有助于把握和证实它的不变。归档电子文件一般存储在耐久性好的载体上，不宜以软磁盘存储。

2.归档范围：从内容上看，纸质文件的归档范围很值得参照但在电子文件归档中还有一些特殊的问题需要给予注意：

（1）草稿和定稿：在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成新的稿本，如果不采取特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来。因此必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。

（2）各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。数据库大多是动态的，其中的数据在不断地发生变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不在更动。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一星期、一个月等。

（3）电子邮件：随着电子通信技术的普及，无论机关、企业还是个人都将大量使用电子邮件方式交换信息，许多“正式文件”也将以电子邮件形式发出，所以，必须将其纳入归档范围之中。电子邮件的挑选很麻烦，可事先制定具体的方法加以控制。

（4）会议文件：电子时代将有很多会议采用电视会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、作主题发言、讨论问题，作出决议。这种会议可能没有统一的会议文件，如果不提前采取必要的措施很容易发生遗漏。档案工作者须“跟踪追击”，随时了解本企业通过电子通信举行的各种活动，督促有关人员把文件收集起来归档保存。

（5）与归档文件相关的“支持性文件”：所谓“支持性文件”是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档。

3.归档时间：在实行电子文件和纸质文件两套制归档的部门，有必要与纸质文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限，技术文件、科研项目文件等则可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下倒是可以提前进行。电子文件流动得太快，及时加以控制是十分必要的。

4.归档要求：电子文件归档时主要应该注意以下几个方面的问题：

（1）归档的电子文件应真实有效，这是保证电子文件具有“档案价值”的关键性条件。要运用各种技术手段保障电子文件的真实性与完整性，还要严格审定归档文件的版本，文本文件应以最后定稿归档，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档。

（2）归档的电子文件应完整齐全，一旦分散，流失就不可避免。

（3）归档的电子文件应经过一定的整理和编辑，划分保管期限，并编制归档说明。整理工作由文件形成部门负责，根据本部门电子文件的种类、数量和企业档案馆的统一要求决定整理方案。归档说明简要说明电子文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明可兼作移交清单。

二、“双轨制”的归档管理

鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全，在有充分的把握证实电子文件的证据性、长久性之前，不能轻易地放弃传统的文件形式。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的“能力”，以此构建一个新的信息系统，可以更加高效、方便地满足利用者的信息需求。于是，就形成了电子文件与纸质文件同步归档，即“双轨制”归档管理。档案“双轨制”管理机制的建立意味着对历史记忆和海量信息混合态势的深切把握和理解。建立健全传统纸质档案管理机制，同时根据现有科技水平，规范对电子文件的管理，两者融合共存这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，更有效保证电子文件归档管理的质量，达到互补的目的。构建一套动态的、发展的、多接口、全兼容的电子文件管理体系，是对于现代档案管理的深刻理解和对其管理系统的不断完善。

对于“双轨制”的完善，首先要丰富纸质档案与电子档案之间的接口。这种借口必须是动态的、全兼容的和唯一的。动态是指纸质档案与电子档案之间的对应是随着电子文件或是纸质档案的变化而变化。全兼容是指不但要从软件上保证纸质档案与电子文件的一一对应，同时也要从硬件发展的角度，对历史和将来的数据进行兼容性维护，并保证其电子数据和纸质档案都长期可用，杜绝由于硬件系统的升迁而对历史数据所造成的毁灭性破坏。其次要建立健全管理制度，从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM（PDS）等文件设计文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，保证电子文件的真实性、可用性与纸质档案相对应。还要运用技术手段使人们可以容易地从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，并方便利用，保证纸质档案与电子文件都是真实可用的，充分发挥“制”对现代档案管理的作用和职能。

参考文献：

[1] 贺星星.电子文件归档管理方法探讨[J].2011，6.

[2] 魏志红.关于电子文件归档的若干思考[J].2011，4.