农机档案管理工作思考

摘要：

阐述了山西省吕梁市农机档案在吕梁市农机化工作中的作用，介绍了吕梁市农机档案管理工作的经验，分析了吕梁市农机档案管理工作存在的不足，提出了加强吕梁市农机档案管理工作的建议。

关键词：

农机档案管理；作用；经验；不足；建议

山西省吕梁市农机档案工作是农机化工作的重要组成部分，随着近年来吕梁市农机化取得的长足发展，农机保有量的不断增加，档案量不断增多，全市农机档案工作面临着新形势，面对日益庞大的不同种类的档案，该如何加强管理，正成为一个需要面对的问题。

1吕梁市农机档案在农机化工作中的作用

吕梁市农机档案在不断累积整理的基础上，形成了文书档案、业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案七大类，在农机工作中发挥着重要的作用。

1.1利于查询真实的农机化工作情况

完善的农机档案较为客观地记录了当年农机监理、推广、生产、服务体系建设等方面的真实情况，详实的资料能够明显缩短实地普查、验收、抽查等调查形式的时间，提高办事效率，对群众有关农机事项的办理提供便利，方便了群众，也提高了社会效益。

1.2为领导班子决策提供参考

吕梁市农机档案是几代农机人辛勤工作积累的结果，在不同程度和不同方面反映了农机化工作的发展情况，这些对于农机化工作的计划制定、检查、总结验收、推广农机新技术、引进试验新机具等都是重要的参考资料，可以为新领导迅速进入角色、抓好农机化工作提供指导，避免走弯路。

1.3为出台农机化政策提供科学依据

农机化政策的出台，既要符合国家政策，又要适合当地农机化发展的实际。由此可见，农机化政策的出台需要农机档案发挥作用。农机档案能够提供农机化发展所需的大数据，发展的举措，碰到的困难，取得的成效和不足等，这些都能为新的农机化政策的出台提供有价值的参考依据。

1.4有利于加强农机管理工作

在农机监理、农机服务体系建设、农机鉴定以及农机生产工作中，我们经常需要收集农机手、农机大户、合作社以及农机校的台账、培训情况、生产状况、经营效益以及农机事故档案和机车档案等，对他们的情况进行有效管理，以便于进一步改进，推动服务建设上档次、工作上台阶。

2吕梁市农机档案管理工作的经验

截至目前，吕梁市农机局共有文书档案142卷、专业档案18卷、基建档案20卷、实物档案56卷、声像档案1册，内容涵盖1975年—2014年吕梁市农机化发展的各个方面。2013年，吕梁市农机局农机档案工作更被市档案局成功验收，被评为省档案三级、市档案二级，并颁发了证书，农机档案工作的发展步入了快车道。吕梁市农机档案管理工作取得的成就得益于以下几个方面的工作。

2.1领导重视

成立了以吕梁市农机局局长为组长，各科室负责人为成员，办公室具体负责收集、整理档案的工作领导组。形成了局办公室安排具有档案工作管理经验的人员负责，各科室分设档案收集人员的管理机制。

2.2建立健全了各项农机档案管理制度

在吕梁市档案局的指导下，吕梁市农机局先后制定了市农机局档案登记制度、市农机局档案归档制度、市农机局档案保密制度、市农机局档案查阅利用制度等配套制度。

2.3制度上墙

为使档案工作井然有序、一目了然，吕梁市农机局在档案室制作了4幅牌匾，分别是市农机局机构网络图、市农机局档案分类大纲、市农机局档案保管制度、市农机局档案人员岗位职责。这项工作得到了市档案局以及上级管理部门的好评。

2.4配备了电子设备

随着档案管理的发展，原先那种手写装订模式已被淘汰，吕梁市农机局档案室先后配置了电脑、打印机、空调等设备。在市档案局的指导帮助下，引入了电子档案管理系统，极大地方便了档案管理工作。

3吕梁市农机档案管理工作存在的不足

3.1电子档案管理系统

电子档案管理方便快捷，可以大大简化档案管理手续。但是，由于电子档案设置很难，单位档案管理人员在具体操作中经常需借助档案局技术科相关人员指导才能掌握。而档案的周期性长，一段时间不接触就会生疏，再次操作就很难跟上。

3.2农机档案管理纷繁复杂

目前，农机档案的“卷宗号”“全宗号”“目录号”“案卷号”等不易记忆，每次进行装订都需重新审查，查看新排的序列号，越是数量大的档案越难以记录。

3.3农机档案分类界限模糊

什么样的文件该划为永久性文件，什么样的文件该划为30年。农机监理、农机推广、农机生产、农机装备等业务文件按理应划为永久性文件，而一般性的文件特别是如业务科室的又该如何划分是个老大难问题。党建、办公室、妇工等科室的文件又该如何区分对待，存在一些盲区，急需进一步明确。

3.4农机档案在收集归档中碰到“新”的问题

如农机购置补贴档案一直都是由省农机局收集整理，随着农机化的发展，农机档案不断增多，市级农机部门按照规定也收集了一部分档案。对这一部分是该单位或者上级农机部门保存，还是交给市档案局管理，这方面有待于进一步的解决。而农机监理、人事等分别受上级农机和人事部门的管理，这一部分也一直不受档案室管理，也是我们下一步要解决的问题。

3.5个别农机档案收集归档不全

农机档案管理者大多数不是专业的档案管理人员，大部分都是兼职，有的还经常更换，存在不确定性。再加上平时科室档案管理人员档案管理意识淡薄，有不少文件在使用之后，不注重收集整理，导致登记时资料不全，或者原始文件和档案对不上号，这些都造成了档案的不完整性。

4加强吕梁市农机档案管理工作的建议

针对目前吕梁市农机档案管理存在的问题，应从以下几个方面来加强农机档案管理。

4.1切实提高农机档案管理意识认真履行档案管理岗位责任制

农机档案作为农机化工作的重要组成部分，关系到老百姓的切身利益，不能有一丝麻痹大意，需要认真对待。第一，提高农机档案管理意识。认真学习《中华人民共和国档案法》，按法律法规行事。第二，建立健全农机档案各项管理制度，对归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录等方面进行细化，弥补漏洞。第三，严格执行岗位责任制，对因自身疏忽丢失或损坏档案的要追究当事人的责任。

4.2强化档案管理培训提高工作人员素质

档案管理工作存在上手难、不易操作的特点，又因为档案的时间性强，使得档案操作关键环节步骤容易遗忘。为此，定期对档案管理人员进行培训特别是进行电子档案管理系统的培训很有必要。要注重不定期邀请档案系统工作人员进行专门的讲座辅导。这既能及时更新档案管理新技能，了解档案工作制度章程，也是农机档案人员掌握工作方法、提高农机档案管理水平的有效手段。同时，农机档案有与其他档案不同的地方，需要档案工作人员多进行实际操作，才能尽快进入角色，完成农机档案管理工作。为此，要加强档案管理培训。

4.3加强与各科室的沟通尽快收集完善农机各类档案

没有入档的暂由科室保管的，我们要与之进行沟通，进行逐一登记。部分可以归档收集的或者暂时不需要的，也可以协商进入档案室，做到心里有底。

4.4正确归档恰当细化

对于各业务科室档案，存在模糊界限的，如果已整理装订完毕的，可以进行登记，按业务档案进行归档。已经装订的一般性的文件，可以按照文书档案年限分别进行划分存档。如果确实不好划分的，就需要请教档案局相关专业人员进行指导，更好地细化。

4.5扩充档案资源提高管理质量

农机档案管理人员不能局限于旧有档案的收集整理，要不断收集整理新型档案，如电视、网络等多媒体农机档案的收集或农机部门出版的著作、论文、农机实验成果等。加强与各科室的沟通，将新产生的档案资源尽快纳入全局档案体系，进行分类编号。

4.6加大硬件设施投入力度为档案管理创造良好条件

由于档案的特殊性，所以需要配备专门的库房、档案柜、电脑、打印机等。同时，为了达到防腐防潮，要配备遮光、防鼠、灭火等器械，所有档案都要实行按序、专柜保管，防止档案丢失和损坏，维护档案的完整性和系统性。

作者：马文平 单位：山西省吕梁市农机局

参考文献

[1]李中秋.论如何做好农机化档案管理工作[J].现代交际:下半月,2014(12):54-54.