贸易业务管理监控“八原则”

随着贸易主体多元化和国际贸易的迅猛发展,进出口业务管理过程中各式各样的问题和风险层出不穷。若想在激烈竞争中胜出一筹,关键就在于能否出色地控制好、协调好公司内部的进出口业务流程,能否将公司运作、管理得更有效率,提供更优质的服务。

笔者从上海企业贸易实务角度出发,重点分析贸易业务监控部门在日常业务监控过程中应把握的几个基本原则,并重点解读“例外管理”在业务监控过程中的重要意义。

1.业务监控关键是控制关键点。贸易环节甚多,监控部门主管不可能时刻关注管理过程的每一个细节,应把注意力集中在管理过程中的突出因素即关键点上,抓住管理的主要矛盾。

2.业务监控必须围绕管理目标和经营目标的实现而进行。贸易公司必须事先确立一个合理的贸易管理目标,把这个目标分解成一系列的有针对性的子目标,确定目标后,最重要的是要让这些目标深入到每一名监管人员的心里去,并落实到其日常管理行为中。

3.监控的首要职责由主管经理承担,各项管理职责最终也由之落实。对于进出口贸易流程内的例行化事项,由主管经理按照公司相关的管理制度和管理程序监督执行。企业应授予主管经理相应的职权,使职责与职权相适应。

4.原则性要与灵活性相结合。有效的管理总是随机制宜的或因情况而异。内外环境的变化要求业务监控不能墨守成规,要有一定的灵活性,以避免情况突变时业务控制随之失效。但在具体业务监控管理过程中,为适应客观变化和动态管理的需要,管理必须保持一定弹性。

5.业务监控是针对未来的控制。它强调对未来进出口业务的事前控制,尽可能把偏差与误差在发生之前就予以制止,把潜在风险消灭在萌芽状态中。例如,信用证软条款,对于不合理的有潜在风险的陷阱条款我们一定要事先与客户交涉,要求修改,或者另外寻求担保保障,化解可能的潜在风险。

6.监控应确定客观、准确的标准,要避免随意性、简单化处理问题。比如我们在制定“进出口单证制度”时,必须对出口单证、进口单证的工作标准与要求做详细的规定。对出口审证、制单、审单,分别规定审证依据、审证时间、审证流程和各个步骤的具体要求,把每个管理动作分解,确定了标准,各项管理工作就有据可依,有标准可循。

7.行动原则。海尔张瑞敏有一句话:“管理就是行动”。对于经营过程中出现的问题或潜在危机,最重要的是反应要快,要讲究实效。

8.例外原则。例外原则是泰罗科学管理理论的主要原则之一,对我们贸易企业的管理控制工作重要意义,即高层管理者应该放手流程内和例行性事件,及时介入,对这些例外事项及时采取应变措施。