档案管理煤炭企业论文

1煤炭企业改革过程中在档案管理工作中存在的问题

1．1档案管理工作制度不完善、手段单一目前在煤炭企业的改革过程中，档案管理工作主要有两条准绳，其中一条就是我国关于档案管理工作的相关法律规范，另外一条则是由各企业内部的各种规章制度对档案管理进行的监督和规范。但事实上，这些规定中大部分都没有落到实处，而且这些规定条款都比较大条，在很多细节上的管理工作都没有作出明确的规定，一些条款更是模棱两可。除此之外，各企业中档案室的条件差，管理档案的工作人员专业性差，没有进过专业的技能培训，对档案管理工作的专业知识知之甚少，往往跟不上时代进步的步伐，面临被新技术淘汰的可能。最后，档案的管理工作手段非常单一，大部分都利用纸制品来记录，现代化的管理水平较低。在煤炭企业中，档案的管理工作也处于不是很成熟的初期阶段，信息化、现代化还没有充分渗透到档案管理工作中。除此之外，很多煤炭企业对档案管理的投入也比较少，而由于在企业改革过程中需要大量的调用档案，直接导致企业工作效率极其低下。

1．2档案管理人员专业技能差实际档案管理工作中，由于人们对档案管理的认识不深入，对档案管理工作的专业技术性缺乏了解，认为档案管理就是抄抄写写的记录以及保管工作，因而在煤炭企业改组改制、兼并破产的过程中，管理者对档案管理人员任用和解聘都不是很慎重和在意，有时可能任用的档案管理人员并没有丰富的专业知识，对档案管理的专业技能也不甚了解，有时任用的档案管理人员甚至还兼职了其它工作。这样企业很难在短时间内全面实现档案管理的规范化、制度化、现代化。在实际操作中可能会因为管理人员缺乏足够的专业知识而导致本该着重记录的信息草草记录，本该及时整理的文件材料没有及时整理;有时还会在整理过程中不能准确考虑文件材料之间是否有联系，给查找档案的人带来诸多不便。

1．3缺乏现代化管理手段在煤炭企业中，由于受经营管理者对档案管理的认识不深、企业资金匮乏、设施不够先进、档案的管理人员专业技能差等方面因素的影响，企业的档案管理工作仍然不够信息化，目前还是处于档案管理信息化、现代化的初级阶段［2］。现阶段仍然有不少煤炭企业在档案管理中采取人工式、被动式服务，没有根据本企业的特点配置相关的档案管理系统软件，即使配备了相关的信息网站，但是却没有将其综合利用起来，不仅无法提高档案管理工作的效率，同时还给企业造成了极大的资源浪费。所以，煤炭企业中档案管理工作在信息化、现代化的路上还任重道远。

2探索优化煤炭企业改革中档案管理工作的途径

2．1抓源头强基础，建立科学规范的档案管理体系没有规矩，不成方圆，对于煤炭企业也是，最重要的要制定有效的档案管理制度和考核制度，只有这样才能在煤炭企业改革过程中保证档案资料的完整性、准确性。在管理档案的过程中，要从档案的源头开始抓起，科学合理制订文件资料归档范围和保管期限，了解重点工作，提早介入，按时把文件整理归档，确保资料整理的规范性。从始至终，争取做到信息畅通，思路清晰，各部门之间、档案室成员之间进行良性竞争、互相激励，严格按照“任务、时间、责任”三确定原则，最大限度地提高档案管理的工作效率。另外，为了确保煤炭企业能够在激烈的市场环境中保持活力，还要根据市场的实际需要，在档案管理的过程中采取常规分类和特殊分类相结合的方法，对各种档案进行分类编目，将时限要求相对较紧以及查阅频率较高的档案单独划分出来，建立专门的档案管理室，为档案利用者提供更加便捷的档案检索服务，提高档案的检索利用效率。除此之外，还可以通过建立档案集中管理制度以及档案管理人员的考评制度，加强档案的集中管理，促进煤炭企业内部各项工作的展开，理顺各方面之间的关系，提高档案管理人员的工作积极性。

2．2实现档案数字化、管理信息化，提高档案资源的利用率随着科学技术的进步，档案管理实现全面的数字化、信息化已成为必然趋势。在煤炭企业改革过程中，把档案数字化以及档案的信息化管理纳入企业管理的发展规划，必须要建立完善的档案数字化管理制度。由于在档案管理工作中经常出现本该归档的文件没有归档的现象，所以应该及早建立完善的数字化的归档制度，其基本内容应该包括:(1)每年的年终，各部门的档案员应该把本部门的年终考核测评和各部门的本年各类工作的进展情况报送给档案室，并且确保各部门领导已经确认签字［3］。这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用;也可以使各部门之间互相监督、督促，更可以带动其他部门人员积极做好档案收集工作。(2)要积极建立档案管理内部局域网，通过制作属于自己的档案管理网页，与档案管理服务系统与企业网站紧密联系起来，为用户提供更加便捷的网上信息档案检索服务。由此在数字化、信息化普及的过程中，档案管理人员可以通过开展在线服务，将过去被动的、人工式的档案查询方式，变革为现阶段主动的、自动化的档案服务方式，并通过电子邮件的方式与档案利用者进行快速交流，及时回答用户的相关问题，确保档案材料的真实性。(3)加强与企业煤炭企业之间的档案合作，实现资源互补，提高档案材料的利用率，防止出现不必要的重复现象，为煤炭企业的改革发展提供更多、更便捷的服务。

2．3做好重要档案的管理工作，防止数据丢失煤炭企业改革过程中档案数字化管理的首要任务就是建立并健全档案数据库系统，将所有档案都转化为信息资源，注重机密档案的及时归档工作，加强保管。首先可以通过建立收藏档案目录数据库，按照企业中各种档案的分类情况进行著录标引，将企业过去收藏的影音类、文本类等档案原文全部录入计算机，建立基本数据库，并标注重要档案文件夹，以便于直接从计算机进行检索找到档案原件。其次可以建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再根据档案管理相关要求适当调整。按照上级下发的要求以及实际使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。最后要做好档案数据库的异地备份工作，确保煤炭企业数据库能够进行异地之间流通和共享，促进煤炭企业改革效率。

2．4加强档案管理队伍建设力度，提高人员素质首先要增强档案管理人员全员的档案意识，档案管理部门可以通过媒体、网络等各种宣传渠道，加强档案管理工作及相关法律法规的宣传教育力度，提高煤炭企业管理人员及档案管理所有员工的档案意识和创新能力，带动工作人员的工作积极性和主动性，确保各个部门能够积极配合档案管理工作的开展。其次可以通过建立健全的教育培训运行机制，不断完善对专职档案管理人员的约束及鼓励机制，让每一名档案管理工作者都积极的参与到教育工作中来，更新数字化、信息化知识，进一步提高业务技能水平。再次还应该明确专职档案管理人员的学习方向，让每一个档案专职工作人员都能够掌握煤炭企业档案管理的基本情况，将“学以致用”作为原则基础，加大继续教育力度，为档案专职人员提供全面、系统的学习专业档案知识的机会，弥补一次性教育不足。最后档案工作人员也应该不断的学习煤矿安全生产知识，掌握相关的专业术语，明确矿井工作中的重要环节，确保档案管理的有的放矢［4］。

3结束语

随着我国社会经济的不断发展，我国的经济在各个方面的发展突飞猛进，煤矿企业要想适应新世纪、新形势的需求，更好地提高煤矿企业竞争力，就需要不断的建立并完善企业文化，并且加快速度建立并完善数字化的档案管理系统，档案管理工作应继续顺应新的发展趋势做好管理创新工作。

作者：徐柳萱谢青单位：昆明煤炭科学研究所