文书档案管理现代化进程的论述

[摘 要]文书工作是档案工作的基础，档案是文本的综合，是实现文本价值的一种重要体现，文本档案管理的科学化、规范性、信息化是文书档案管理的基础，下文则主要分析当前形势下如何做好文书档案向现代化推进的工作。

[关键词]文书档案；管理现代化；推进

前言

文书档案管理体现了整个单位的管理水平，是档案存在的基础与重要的资源，其管理质量的高低直接决定档案资料的质量与完整性，唯有树立文书档案的规范性、标注化才能促进文书档案利用率的提高，为单位的建设与发展提供有力的保证。由于这类档案其生产过程中在内容与形式上存在一定的共性，对档案的规律有重要意义。随着科技的发展，时代的进步，传统的档案管理模式与时展不相适应，不利于长远发展，对此，必须要采取有效对策加以改进，促进管理水平的提高。从当前的情况来看，文书档案管理的现代化主要具有以下的几点优势：

1.文书档案现代化管理的高效性

传统的文书档案管理工作完全依赖人工，靠工作人员通过手工统计、手工归纳、手工整理等等，不仅工作繁琐、复杂，而且工作效率较低，同时也浪费了人力、财力与物力，制约了管理水平的提高。现代化的管理可以降低劳动强度，提高人员利用率，改善工作效率。传统的文书档案管理工作存在立卷难、管理工作难，利用率差的问题。具体如下：

1.1传统档案管理存在的问题

第一，立卷难。立卷工作是文本档案管理最基本的规划与统筹，在立卷的过程中，要注意对档案各个大纲的归类及按照标题进行排列，确定保存期限进行装订，该工作需要细致的观察能力与持久的耐力，这项工作较为枯燥，难度较大且难以掌握。

第二，管理工作难度较大。完成文本组好卷之后，会根据其不同特征进行编号，满足工作需求，这项工作十分繁琐，而且常会出现错误，需要有大量的人力、财力与时间方可达到管理的目的。

第三，利用率较差。传统的档案文本装订准确度不高，操作方便性不足，导致其利用率交底，现代化技术的运用，改善了管理水平，减少人为操作，使用技术手段，发挥人力资源的作用，减少劳动力强度，促进管理水平的提高，改善文本档案管理的合理化与科学化目标，提高档案的可信度。

1.2现代化技术的运用改善了文书档案工作的效率

现代化技术的运用最大的成效就是改善了文书档案工作的效率，计算机技术的运用大大提升了文书档案的运用效果，将管理人员从繁琐的工作中解脱出来，使其可以有更多的精力从事其他工作，同时也大大提升了工作的准确性，降低错误，使档案部门的文书档案功能更好的发挥出来，更好的为需要的人服务。

2.运用现代化技术提高档案资料管理的便捷性

现代化技术的运用对档案管理具有十分重要的意义，改善了档案管理的方便性，应用也更为简单，利索。传统的以手工为主的档案管理方式不仅浪费了大量的人力、财力与物力，而且文本资料不够全面，漏洞百出，信息含量不足，这都在一定程度上影响档案管理你水平的提高，无法满足发展的需求，在档案利用的过程中问题百出，资料不足，利用率差，查找复杂，可信度较差等都制约了文本档案价值的发挥。现代化技术的运用在很大程度上改善了文本档案管理水平，计算机技术的使用也实现了当即立卷，改善了档案的规范性与合理性，实现档案管理的有序性，近而使档案由案卷集转变为文件集，实现了从手工刀自动化的转变过程，促进档案管理水平的提高。

3.文书档案管理的现代化促进了文档安全性的提升

与传统档案管理相比，现代化档案管理的科学性与安全性都有了很大成都到的提升，从我国文书档案的传统管理情况来看，保护措施不足，档案查阅是整体性的，无法进行单一操作，这不仅对查阅工作造成不利影响，同时也会影响到文书档案管理的规范性，与档案管理的保密要求不相符。现代化技术的应用，计算机管理设备的运用该使档案管理查阅以当页的形式呈现出来，不仅便于查阅，同时也提高了档案管理的安全性。

4.文书档案管理的现代化促进档案管理工作质量的提升

所谓文本档案就是档案管理的文字资料，其管理最主要的目标就是要提高文本资料的利用率，在进行档案管理的过程中，强化对质量的需求是档案管理是发挥其最大价值的重要体现。在传统的档案管理过程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主观意识过于浓厚，对立卷工作的把握科学性不足，专业性较差，无法维护档案的高质量与高水平发展目标，影响利用者的使用与操作，降低了利用效率。同时，在进行文书档案归档的过程中还占用了档案人员的大量时间，影响其他工作的发展，同时也制约了档案管理人员素质的提高，在这样的环境中，档案利用工作过于被动，利用率低。

实现现代化的管理后，计算机技术被广泛的运用于文书档案管理过程中，过去很多由人工完成的工作被计算机所取代，将档案管理人员从繁琐的整理、归档工作中解脱出来，将大量的时间与精力用于其他工作中，大大提升了档案编研与二次信息开发利用工作中，今儿促进文书档案管理工作质量的提升，改进了文书档案的利用率，使档案单位的文书档案不仅发挥服务效能，同时实效价值也有了明显的改善。

结束语

今天是知识经济的时代，文书档案管理工作必须要做出调整，更好地满足时展的需求，这就对新时期文书档案管理人员提出了更高的要求，文书档案管理人员必须要从传统的管理模式向现代化的管理模式转变，实现管理理念的转变，同时在具体的文书档案管理过程中坚持与时俱进，适应文书档案管理的现代化与办公自动化的需求，为社会提供更好且更加有效的服务，发挥其作用，将其社会效益与社会效益发挥出来，促进文书档案管理水平的提高。

参考文献：

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[2]李静.企业文书档案传统与现代的管理[J].交通世界（运输.车辆）.2011（05）

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