煤矿企业新建项目档案管理工作实践探讨

[摘 要]煤矿企业基本建设项目档案收集归档和整理工作是煤矿内部管理工作的一个重要内容，对煤矿企业进行内部控制做好档案管理显得非常必要。在进行项目档案收集、归档和整理过程中，相关单位必须要严格按照国家有关文件内规定的要求进行，使建设项目档案从收集、归档到最后的整理都能够有理有据，有法可依。

[关键词]煤矿 项目档案 实践探讨

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）17-0160-01

基本建设项目档案管理是煤矿企业项目建设的一个重要内容.项目档案是基本建设、竣工验收过程中不可缺少的重要材料。要及时解决档案管理工作中存在的实际问题，协调、监督、指导施工、监理和设计单位做好档案的收集、整理及归档工作，为做好企业档案工作奠定坚实的组织基础。

1 提高认识，切实加强对建设项目（工程）档案的领导

建设项目（工程）档案工作，是项目建设的重要组成部分，是一项重要的基础性管理工作。建设项目（工程）档案是否齐全、完整、管理科学，不仅关系到工程能否顺利通过验收，也关系到今后的生产建设和发展。各筹备单位应高度重视，严格按照《档案法》《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定.建立项目档案工作领导责任制。把档案工作纳入建设项目法人责任制、招标投标制、工程监理制、合同管理和参建单位工程质量责任制之中.并指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

2 抓好组织机构建设。推动档案工作有序开展

档案管理是企业管理的重要内容。做好档案工作对于项目最终能否顺利通过有关部门验收及竣工后的生产、运行、维修、改扩建的需要具有十分重要的意义。因此，各项目在筹备期间必须高度重视档案管理工作。将项目档案工作纳入本单位工程质量行政领导人责任制进行监督：将项目文件的收集和管理列入项目建设工程计划、各承办机构与有关部门的职责范围和岗位责任制，并采取相应的检查、考核措施；各项目单位都要抓好档案管理组织机构建设，成立由主要领导负责的档案工作领导小组，负责对档案工作的领导与指导。要明确档案收集与管理责任部门，明确专人负责，有条件的单位要配备专职档案人员。要研究制定本单位档案管理制度和规范标准，及时解决档案管理工作中存在的实际问题，协调、监督、指导施工、监理和设计单位做好档案的收集、整理及归档工作，为做好档案工作奠定坚实的组织基础。

3 实施保证金制度。建立工程档案管理工作有效运行机制

坚持把工程建设进展情况与日常档案工作进行对接，将完整性、准确性、系统性的要求落实到具体工作之中，努力提高档案规范化管理水平。实行档案管理风险抵押制度，施工方按工程造价的5%扣交工程资料保证金，现场项目部每项工程缴纳抵押金3000元，把责任分解到施工方、监理方、矿方各个层面.形成“责任追查处罚链”.推动各项工作的落实。明确规定。工程结束验收后15个工作日内整改完毕移交竣工资料.竣工资料整改不合格，每延迟一天扣档案资料押金500元。严格监理单位责任，所有移交建设单位的工程竣工资料，需经监理负责监督、检查，审查后移交档案室，仍不符合规定要求的，每一单项工程扣除监理费用1000元。档案工作领导小组成员每人交押金1000元。根据责任范围工作进展情况兑现奖罚，保障了档案工作规范有序开展。

4 加强档案人员的培训交流学习，不断提高业务技能

中国神华神东煤炭集团公司新建项目档案员大多为刚毕业的非档案专业大学生，他们对档案知之甚少，针对这种情况，企业除组织他们参加国家及省市档案部门举办的各类培训班外，还要求他们到集团公司档案馆集中学习，以实战方式进行练兵，进行面对面交流，现场观摩，指导办理档案登记、立卷、归档等手续.使他们尽快提高工作能力和业务水平。同时，在新矿井提交验收前.让其他新建项目档案人员共同参与，积累实践经验，这些做法都取得了很好的效果。

5 明确档案的收集范围。确保档案的完整、准确、系统

收集工作是档案管理工作的重要基础工作。积累、收集档案工作要从立项开始做起。基本建设项目档案是随着项目的建设逐渐形成的，要从工程项目的开头开始积累、收集档案，从项目的提出、论证初始，就要对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划，坚持执行“四同步”制度，即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步.项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

基本建设项目档案收集的重点是：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、工艺设备文件、涉外文件、财务文件、科研课题文件材料、竣工文件以及文书档案等。为提高项目档案质量，防止档案收集不齐全.档案人员必须参加工程验收及设备开箱。各项目筹备单位领导及档案工作人员不仅要在工程验收时对档案工作把好关，更应注意在平时服好务，在工程建设初期，就要深入现场，帮助指导施工、监理、设计单位编制建设项目竣工文件。使档案工作一开始就步人正轨，少走弯路。

6 认真做好档案资料的归档与整理。提高案卷质量

各项目筹备单位负责人及档案管理人员要积极督促设计、施工、监理单位，在工程完成后三个月内移交经整理的全部相应文件资料。档案人员在接收工程档案时，要严格核查资料，采取日常核查和集中审查相结合的方式，力争做到每卷档案材料齐全完整、准确规范。日常工作中，由档案员认真清查各类需存档的资料和文件，对缺项进行登记，及时通知档案信息员，做好材料的补充、收集、转递工作。如在设备仪器档案管理过程中。设备仪器资料从开箱就要求由矿档案室人员参加收集清查资料，厂家负责补充，然后由档案室专人进行分发，供有关部门和单位使用，档案室保证有一套留存。在特殊载体类档案管理中。我们规定照片、光盘和纸质档案必须同步移交，确保不缺项。工程竣工验收阶段，对施工方移交的成套资料。重点查看隐蔽工程验收记录的真实性、工程设计变更的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷排列是否合理等，并将存在的问题列出清单提交相关单位，限期整改完善，符合规定后，验收小组签字认可，整卷移交归档。

对于收集来的档案资料.档案人员要按照档案形成的规律和特点，按照集团公司的档案管理要求，进行科学分类、系统排列及编目工作。做到分类准确，案卷封面填写规范，案卷标题拟写正确，案卷排列有序。

为了保证档案的内在质量和以后的查考利用，各项目筹备单位在筹备期间必须提供档案存放场所和档案装具。满足档案存放要求。同时还应按照档案管理“三分开”及“八防”的要考虑投产后档案库房的选址.满足档案长期存放要求.确保库房及档案安全。

同时，集团公司档案馆加强对项目筹备单位档案工作的检查与指导，对在筹备期间档案工作做得好的单位给予表彰奖励。对由于管理不善造成档案丢失、损坏或收集不齐全的层层追究有关人员的责任。

7 结语

总而言之.建设项目档案在建设竣工验收中发挥着非常重要的作用，是决定工程是否能够一次验收成功的重要依据。由于建设项目档案的生成单位较多.文件类型较为复杂，所以在进行项目档案收集、归档和整理过程中，相关单位必须要严格按照国家有关文件内规定的要求进行，使建设项目档案从收集、归档到最后的整理都能够有理有据，有法可依。

作者简介：

郝莉莉（1981-），陕西榆林人，毕业于浙江大学，现为中国神华神东煤炭集团公司档案室馆员。