城建电子档案接收模式

1、接收电子档案

1.1传统的电子档案形成

把纸质的档案扫描成电子的文件，电子的文件与卷内目录相连接，查档时，直接找到电子文件打印即可。在这个过程中，扫描的工作量非常大、资金投入量也非常大，同时电子文件与卷内目录链接费时费力。该种模式并非最佳的电子档案形成的模式。

1.2政策及形势要求

城建档案馆的主要工作就是城建档案的接收、管理与利用。随着计算机技术的发展，工程电子档案的接收、管理及利用越来越受到城建档案馆的重视。尤其是2007年9月，建设部推出了中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ117-2007，2008年1月1日起实施。各地城建档案馆可以接收工程电子档案。该规范推出后，一些城市开始进行了电子档案的接收与管理，为了进一步管理好城建电子档案，住建部正在对该规范进行修订，在修订稿中已经明确提出了移交纸质档案的同时应移交电子档案。

2、电子档案接收模式

2.1电子档案应接收的内容

电子档案接收应包含两部分内容，一是工程档案信息，一是电子文件。

2.2工程档案信息

工程档案信息主要是指项目信息、工程信息、案卷信息、文件信息，这些信息，传统的管理是档案馆的工作人员自己录入，工作量比较大。如果建设、施工单位移交纸质档案时，同时把项目信息、工程信息、案卷信息、电子文件一并移交，那么档案馆的工作人员就不用再录入这些信息了，只需要对这些信息审核即可，可以最大限度地减少了工作量，把工作重点放在审核上，可以进一步提高档案质量。

2.3电子文件形成及接收分析

2.3.1工程档案文件构成一般包括：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工文件、声像文件等。城建电子档案接收模式研究福建漳州市城建档案馆陈萱萱2.3.2工程档案形成随着计算机技术的普及，目前形成的纸质档案基本上都是由各种电脑软件形成。（1）基建文件。由于基建文件涉及的部门很多，有的部门不隶属于住建部门，很难收集到这部分电子文件，这部分文件应采取传统的扫描形式转换成电子文件。（2）监理文件。由电子档案制作软件完成。（3）施工文件。施工文件中试验报告由试验室的试验管理软件生成，这部分的电子文件需要部门之间的协调才能拿到，如果协调不成，那么就只能通过扫描才能形成电子文件；施工文件中的合格证只能通过扫描才能形成电子文件；施工中的其他文件均可由电子档案编制软件完成。（4）竣工图。虽然图纸是由绘图软件形成，但是很少设计单位能给电子版的竣工图，大部分的图纸只能通过扫描形成电子文件。（5）竣工文件。竣工文件一般可以由电子档案编制软件生成，个别文件可以直接扫描完成。（6）声像文件。本身就是电子文件。通过对建设工程的档案内容分析，有很大一部分文件是可以由电子档案编制软件直接生成的，这部分文件档案馆完全可以直接接收。对于不能自动形成的电子文件的扫描工作一般有两种模式，一是建设、施工单位等自己扫描，一是委托档案馆扫描。

2.4电子档案接收的“最佳模式”

2.4.1最佳模式含义所谓“最佳模式”是指可行、高效、质量最好的模式。（1）可行。“可行”是指接收模式可以方便实施，不需要在各个部门之间做很多协调工作。（2）高效。“高效”是指能够极大提高各个部门的工作效率，而不是增加额外的工作量。（3）质量。目前现状是档案员编制的档案质量欠佳，应付现象普遍存在，闭门造车者大有人在，这里的“质量”是指在接收档案质量上有所提高。2.4.2方案在“电子文件形成及接收分析”章节中，已经进行了分析，现归纳总结下：基建文件、施工试验文件、竣工图等文件如果通过部门协调能得到最原始的电子文件最好，否则这部分只能通过扫描得到；其他的档案文件均可由电子档案编制软件直接形成并移交档案馆，这样，可以最大限度地提高工作效率，省钱省力。（1）电子档案接收现状。①辽宁省以大连、沈阳、鞍山为代表的城市已经开展电子档案接收几年了，积累了很多经验。以大连、沈阳为代表的辽宁各地市采取了统一电子档案制作软件模式，档案馆发放数字证书，在电子文件上进行电子签章，全面接收电子档案，进行纸质文件和电子文件自动检查功能，接收的电子档案和档案馆的业务办公系统相连，可以实现电子文件的查询、打印等功能；以鞍山市为代表，在大连模式的基础上采用了住房和城乡建设部的电子认证平台提供的CA数字证书，在电子文件上签章，并在接收电子文件的同时接收电子的项目信息、工程信息、案卷信息，最大地提高了档案著录的效率。②芜湖市采取在线电子档案制作、在线电子档案接收，没有在电子文件上进行电子签章。③以苏州市为代表的地市，不采用统一的电子档案编制软件，而是采用统一电子档案收集软件，统一文件格式，接收各个电子档案编制软件生成的符合要求的电子文件，并加盖电子签章。（2）电子档案接收软件方式选择。既然大部分的电子档案是由电子档案编制软件生成的，那么，通过电子档案编制软件接收电子档案应是最好的方式。目前，各个工地的档案员都在使用着各种档案编制软件做档案，各个软件公司为了增加销量，增加了很多作假的功能，比如随机数填写等功能。为了提高档案的质量，统一电子档案编制软件是非常必要的，便于管理，在软件中可以增加防作假功能，增加档案审核功能等，可以有效地提高档案编制质量。（3）电子档案制作与移交模式。有在线模式和离线模式。在线模式的优点是实时性强，缺点是对用户使用环境要求高，具备上网功能，智能受限。离线模式的优点是灵活方便，对使用环境没有特殊要求，智能非常丰富，成熟性高，同时可以增加在线传输功能，实现在线模式实时查看资料的功能。（4）电子签章。档案馆接收电子文件目的是为了应用，但是，如果接收的电子文件如果没有电子签章，在法律效力上是个缺失。建议可以采用住建部的电子认证平台的电子签章体系，使之接收电子文件和纸质文件一样具有法律效力。（5）合作公司的选择。全国编制城建档案业务管理系统的公司很多，编制电子档案制作的公司很多，具有电子签章技术的公司也很多。但是，城建档案馆接收电子档案这项业务是这三个业务的综合体，为了更好地推进该项业务的开展，建议选择具有以上综合经验的公司为佳，如果同时具有类似的实施经验为最佳。软件不同于其他商品，是需要大量服务的，这点尤其重要，所以，在选择时，该公司除了具有良好的业绩与技术实力外，还需要注重公司的服务与信誉。

作者：陈萱萱 单位：福建漳州市城建档案馆