电子信息技术档案管理

1电子信息技术应用在档案管理工作中的必要性

档案主要指人们日常生活、工作中形成的图像、录像、文件等各种载体形式，档案是社会生产和发展中非常重要的内容。伴随着科学技术的进步和信息时代的到来，各种电子信息技术逐渐应用到档案管理工作中，为档案工作的进步一开展奠定了扎实、可靠的基础。档案信息作为个人、企业、社会、国家的重要基础资源，在众多的信息内容中占据着独特的地位，其作用随着信息时代的到来而越来越大。在当今的档案管理工作中，实施电子档案管理已成为未来社会发展的主流趋势，也让人们更好的认识到档案信息化管理的重要性、高效性，为档案工作的进一步开展提供了更加方便的效果。在档案管理工作中应用电子信息技术，与传统的档案管理相比有着存储量大、可靠性高、检索速度快、查找方便、保管时间长、保管效果好的优势，且这一技术的应用让档案工作者各项工作的开展变得更加正规、科学，为我国档案信息管理技术创新创造了条件。

2电子信息技术在档案管理中的应用

目前，我们所处的社会本身是一个信息化社会，各种信息资源和信息技术充斥着社会的各个角落，为人类生活和生产提供了重大方便。在档案工作中，电子信息技术的利用让档案信息收集、加工、处理能力大大提升，并且让信息传输不再受地域、时间的限制。但是在具体工作中，如何更好的让电子信息技术在档案管理中科学运用，还需要我们进一步分析和研究。下面我们就电子档案信息技术在档案管理中的具体运用方法做了阐述。

2.1电子信息技术在档案内容管理中的应用

在档案内容管理中，电子信息技术的运用包含了在档案文件目录存储、检索、复制中的应用；档案信息内容的存储、检索方面的应用；档案文件的编号、汇总、统计等内容的应用。在这些应用中，工作人员一定要高度认识到档案管理工作的重要性，坚持高效、实用、科学的利用原则，让整个档案内容管理实现系统、科学管理。

2.2电子信息技术在档案档案管理系统中的应用

在档案管理系统中，后台数据库可以采用SQLServer2003，客户端浏览器可以使用IE8.0。档案管理系一般分为8个模块:收集整编模块、档案编研模块、档案分类整理模块、借阅管理模块、档案统计打印模块、资料鉴定销毁模块、用户管理模块和网页查询模块。

2.3档案管理资料的数据备份以及突发灾难的恢复方案

一个完整的档案管理数据备份以及灾难恢复方案一定要包括备份硬件和软件、备份策略以及灾难恢复计划。需要备份的档案管理系统软件包括系统软件、应用软件、工具软件、外设驱动程序、芯片内的软件。常用的备份硬件介质包括:硬盘、光盘和磁带。硬盘的容量大但是成本相对高，而光盘的成本相对比较低，但是所用的访问时间长而且容量比较小。如果需要备份大量档案数据时，就需要大量的光盘和相对较长的保存时间，整体来说可靠性比较低.另外，磁带存储的容量很大还可以灵活的进行配置，访问速度适中，还能够长期的保存长，同时还具有先进的档案信息自动管理功能，整体来说成本低、信息安全性高、能够保证备份数据信息的可靠性，如果想选择经济一些的备份介质，就可以选择磁带。另外，档案管理系统的数据库也需要进行数据备份。这也是档案管理系统建设中一项关键技术，其中涉及到档案管理系统数据库的安全恢复以及档案管理数据库与外界联系和信息，同时也包括档案管理系统数据库的在遇到突发事样是的快速重建。

3电子信息技术在档案管理中的应用展望

近年来，随着电子信息时代的到来和人们生活、生产中档案信息资源的增多，人们对档案管理工作技术要求越来越高。另外，大量的电子文件产生使得过去的档案管理工作体系更加无法满足当今档案工作需要，尤其是在以快捷放似乎为主导的档案信息管理中，档案资源的生成、修改、复制、删除与传播都是有规可循的，而并非一个随意开展的工作。基于此，电子信息技术的应用则显得十分必要，同时为了更好的实现电子信息技术在档案管理中的良好应用，在未来的档案管理中我们从以下方面来引进电子信息技术。

3.1转变档案管理观念

传统的档案管理工作面对日益复杂的市场环境和不断上升的信息量要求，其局限性越来越突出，因此在档案管理工作中要在观念上顺应信息化时代潮流要求，转变管理人员思想观念。首先，档案管理工作者要积极学习和更新档案管理观念，且在思想上对档案管理工作给予重视，支持电子信息技术在档案管理中的应用，保证工作的顺利进行。其次，档案管理的工作人员也要更新观念，彻底改变传统档案管理思维方式，重新分析档案管理业务的处理流程，实现各个档案管理部门之间的信息共享和档案管理部门与各行业之间信息传递，对大量档案信息资源进行多元、科学、有序的整合，为社会提供有用、有效的档案信息资源。

3.2确保档案信息数据安全

信息安全问题一直是电子信息技术中的重要部分，由于现在档案管理的文件形式与存储方式不同于传统的档案管理，电子档案面临更多、更复杂的安全问题，比如计算机病毒、档案信息的盗取和恶意破坏。所以要在管理中建立严格的信息管理制度和规范，在保证档案信息资源的时候做到防范于未然。

电子信息技术极大的影响和促进了档案管理工作，另一种意义上来看，档案管理也不断为电子信息技术提出新的要求与革新方向。

作者：马丹丹 单位：长春市水利规划研究院