公司档案管理中的电子档案管理分析

摘要：档案管理对于公司的日常运营而言是极为重要的，档案工作者非常有必要认真完成档案管理工作。伴随着信息化技术的快速发展，计算机技术的运用已经非常普遍，电子档案也应运而生。电子档案对于公司档案管理有着诸多益处，不仅能够促使工作效率有所提升，而且可以减少工作压力，故其在档案管理工作极为人们的欢迎。文章将详尽阐述公司档案管理中电子档案管理存在的不足，并结合实际情况来探析电子档案管理。

关键词：公司；档案管理；电子档案管理

在公司的档案管理过程中，很多单位均已实现自动化办公。工作人员间档案信息输入到相应的计算机系统中，进而制作出电子文件，工作人员则可以通过各种程序来对所有的档案信息进行管理。电子档案管理使得档案管理工作人员的工作变得更加轻松，同时信息的查找也会更加快捷，故很有必要在公司中构建相应的信息管理网络。

一、公司档案管理中电子档案管理依然有所欠缺

1.电子档案安全问题电子档案是通过运用计算机信息技术来完成的，其能够收集、传输以及归档各种类型的档案信息。相比于纸质档案，电子档案的信息整理明显更加高效，且信息的查找也会容易很多。然而，在电子档案的实际运用过程中，不可避免会遭遇到安全方面的难题。电子档案在处理信息的过程中，可能会被他人通过各种方式盗取或者篡改档案信息，进而引发安全问题。2.档案管理人员素质仍有待提升在电子档案运用过后，其对公司档案管理人员的要求变得愈加严格，管理人员不仅需要拥有一定的政治思想水平，而且应该掌握好各种计算机知识以及相关技术，这样才能更好的运用好电子档案。然而，当前我国很多公司的档案管理工作人员由于自身的工作强度比较大，使得他们的精力无法集中起来，从而无法认真做好电子档案管理工作，同时，该岗位人员的流动比较频繁，这对于档案管理工作而言是极为不利的。3.电子档案管理不够规范在电子档案管理中，管理人员并不知道怎样保管好各种电子档案的物质载体，比如U盘等，使得这些工具并没有如纸质档案一样做好登记，放置明显比较随意。对于那些重要信息，由于没有落实相应的标准，使得电子档案备份管理工作极为混乱。

二、推进公司管理中的电子档案管理

1.制定电子档案管理制度通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案是通过网络信息来构成的，故不安稳。电子档案易受到诸多因素的威胁，故要想确保电子档案能够安全工作，则很有必要制定相应的档案管理制度，认真管理好电子档案，进而避免信息的遗失。加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。除此之外，还要加强对公司内部人员的监管，普及《档案法》等相关的法律法规条例，强化管理意识和安全保密意识，使得一切电子档案管理工作可以有法可依，井井有条的进行。2.促使档案管理人员专业水平持续提升档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。要想确保档案管理人员具有较高的专业水平，则需管控好人员的流动。由于电子档案管理所涉及的内容杂多，且专业性非常强，对于管理人员的经验有着较高的要求，故人员的流动不能过于频繁。再者，管理人员还需主动学习各方面的知识，确保自己能够做好电子档案管理工作。3.构建安全保障体系在电子档案运用中，安全保障体系的制定显得极为重要，其有助于提升电子档案管理的质量。公司电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障。在硬件设施安全保障中，公司需要把握好服务器的运行状况，定期更新相应的档案日志，同时还应维护好机房的环境，及时更换那些无法正常运行的设备，定期展开监察。在网络安全保障方面，相关工作人员则需每隔一段时间就核验全部的档案信息文件，并制定相应的浏览权限，以此来避免该系统被病毒所侵入。同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则。

三、结束语

在公司发展中，档案管理工作是不容轻忽的，要想档案管理具备更高的效率，则公司需要运用电子档案来管理全体档案信息，然而电子档案依然存在着一些不足之处，公司仍需采取一系列措施来加以改进。

参考文献

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作者：张娟 单位：潍坊市奎文区投资公司