论述数字档案馆集成运行及信息模型
时间：2022-10-22 12:47:32
摘 要：档案馆开展信息化建设工作之后，档案馆的资产就不再局限于库房中的实物档案、库房设备等与传统档案管理相关的资产。数字档案馆集成运行服务系统为数字档案馆的整体运行提供集成化服务，它是数字档案馆的协调控制中心、配置中心、维护中心。本文现就数字档案馆集成运行及信息模型做客观分析与论述。
我们知道，数字化信息最大的特点是利用的方便性和检索的快捷性，档案馆花费大量的时间、人力、物力和财力开展馆藏档案数字化和接收电子文件进馆的主要目的是为了方便利用，对于使用频繁的历史档案而言，也起到保护档案的目的。
（1）对数字档案馆的软硬件基础运行平台进行配置并对设备和软件实施管理和监控。
（2）对数字档案馆的应用系统功能进行监视和控制，记录系统运行过程中的各类信息并针对各类需求提出改进意见。
（3）对数字档案馆标准体系的实施和使用进行监督和管理，提出改进各种标准和规范的措施和建议，维护数字档案馆的标准、规范和正常运行。
（4）对数字档案馆的安全提供各种保障，包括稳定的网络、安全的计算机和存储环境，可靠的数据传递、数据转换和数据访问等多层次安全保障措施。
（5）对系统数据进行备份，包括实施异地备份、灾难备份等功能。
（6）提供共用服务功能，提供对数字档案馆中所采用的操作系统、网络、命名、安全、系统操作培训以及系统经营运行等服务功能。
一、模型信息
档案工作是围绕档案这一特殊对象来展开的收集、保管和提供利用的各项业务活动，工作过程中必然会产生各种管理信息，如档案描述信息、档案流转信息、档案处理信息等，这些信息与档案对象本身的内容都是档案管理信息系统中需要管理的主要数据。如何按照档案管理学科的要求，对这些数据进行规范化定义，实施科学的组织、存储与管理，建立有序的存取和访问机制，提供有效的利用服务等都是系统信息模型研究的主要内容。
通过使用信息模型，我们可以使用不同的应用程序对所管理的数据进行重用，变更以及分享。使用信息模型的意义不仅仅存在于对象的建模，同时也在于对对象间相关性的描述。 除此之外，建模的对象描述了系统中不同的实体以及他们的行为以及他们之间（系统间）数据流动的方式。
二、档案信息分类与存储
从网络存储、计算机管理和数据的结构化与非结构化角度来考虑，可以将数字档案馆系统中存储和管理的信息分为两大类，即档案内容对象和系统元数据。
1、档案内容对象。
档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、量大、等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质之间的矛盾。档案内容对象是档案的原始材料，经数据转换、封装后形成用于长期保存的数字对象，以唯一的对象标识存储于数字档案馆的网络存储空间，用户对数字档案对象的访问必须通过系统管理信息和档案描述信息才能访问。当然，由于数字档案馆的设计从一开始就基于信息技术不断不发展的需要而综合考虑了资源的长期保存需求，因此其他的数字资源对象如档案编研的综合信息以及其他类型的电子文档信息（如行政性规范文件等）也可以根据档案工作的需求为其分配存储空间。这类非结构化的数据，需要采用数字档案馆的对象数据库进行存储、实现访问。
2、系统元数据。
系统管理信息是数字档案馆中用以描述档案对象和系统管理工作过程信息的数据，称之为数字档案馆的元数据，主要包括档案的描述信息、档案管理信息、系统基础信息和系统日志等。这类数据一般采用关系型数据库进行组织和管理。
（1）档案的描述信息是描述档案内容的元数据，也相当于档案管理信息系统中的案卷目录和卷内文件目录信息。档案的描述信息主要是为管理方便而建立的检索著录项，包括对档案的基本属性（如形成单位、时间、背景、保管期限、密级、档号等）、特征（如载体、环境、形状等）以及内容概要（如主题、摘要、内容条目等）等进行的描述。在要求全文检索的系统中，有的元数据还将包括档案对象中先骨干的邪恶关键文字信息，将这些文字内容从图像对象中识别和抽取出来可以用于提供全文检索服务。
（2）档案管理信息主要是档案管理过程中围绕档案对象而产生的各种系想你，如档案收集和接收的时间、经手人，档案迁移过程中的信息丢失、保护措施等信息，档案技术处理及转出等过程相关的各类信息。这些信息是档案工作者在对档案进行存储、保护和处理过程中产生的管理过程信息。
（3）系统基础信息是指支撑系统运行的各种基础数据库信息，如数据字典、永固基本信息、用户权限信息、系统配置信息、系统定义信息等。
（4）系统日志是指数字档案馆运行过程中各用户访问系统以及对系统数据进行操作的各种记录，包括客户端的IP地址、访问时间、访问用户以及所做的各项操作。
三、当信息关联模型
1、档案目录与档案内容对象的关联。档案目录是对档案内人的描述信息，因此在建立系统信息模型时，要求将目录信息与档案内容实现关联，通过目录信息可以实现对档案内容的访问。
2、目录之间的关联。传统的案卷管理模式形成了案卷目录和卷内文件目录、盒目录与盒内文件目录，在科技项目的管理中还可能有三级目录相关联，这就要求信息模型的设计能够适应于1～3级目录的关联处理。通过上级目录可以实现对夏季目录的访问。
3、档案目录与档案管理过程信息的关联。这些信息记录了档案处理过程中各业务活动产生的相关管理信息，它与档案的目录信息是一对多的关系，要求信息模型的设计能够通过档案目录信息访问所有的管理过程信息。
4、档案访问权限与系统用户信息的关联。用户对数字档案馆所管理的数据的访问需要建立访问控制机制，需要按权限模型进行关联。
四、档案信息访问
1、按密集访问。档案分密集的管理方式决定了档案目录和内容信息的组织与管理必须分密集处置。档案必须单独管理，但为了在档案降密后能够与其他档案信息实现集成管理，则要求不同密集档案必须采用统一的信息模型。
2、目录和内容关联访问。档案目录与档案内容的开放权限不完全相同，要求信息模型的设计考虑二者权限的分层次管理方式。
3、按流程分权限访问。目录信息和管理过程信息是在档案处理工作流程的过程中形成的描述档案状态的基础数据，因此对这两类信息的访问也应考虑使用权限的分配。
五、结束语
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。
