企业内部环境在内部控制中的作用

[摘 要] 内部控制,是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。这个过程涉及诸多要素,而内部环境作为最基本的要素,在促进企业实现内控目标过程中发挥着重要作用。

[关键词] 内部环境 内部控制 作用

内部环境是企业实施内部控制的基础,它规定了单位的纪律与架构,影响经营管理目标的制定,塑造单位文化并影响员工的控制意识。内部环境包括五个方面,即内部治理结构、单位内部机构设置及权责分工、内部审计机制、人力资源政策、单位文化。这五个方面是一个相互联系的有机的整体,共同服务于企业这个中心,有效保证了企业控制目标的实现。如果把一个企业比作一条大船,那么上述这五个方面就像船上的各个部分,共同作用,才能使大船正常航行。

一、内部治理结构是企业内部环境的灵魂,是舵手

舵手为航行指明方向,而内部治理结构,通过企业内部股东、董事、监事及经理层之间的关系,以及与利益相关者(如员工、客户、存款人和社会公众等)之间的关系,使企业处于正确的领导下,正常运转。我国《公司法》规定:股东(大)会享有依法行使企业经营方针、筹资、投资、利润分配等重大事项的表决权。是公司的权力机构。董事会对股东(大)会负责,依法行使企业的经营决策权,是公司的决策机构。经理层负责组织实施股东(大)会、董事会决议事项,主持企业的生产经营管理工作,是企业的经营机构。监事会对股东(大)会负责,监督企业董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责,是企业的监督机构。规范的公司治理结构和议事规则,明确决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制。在内部机构的彼此联系制约当中,董事会负责内部控制的建立健全和有效实施,董事会发挥着重要的职能作用。好的公司治理结构有利于企业确立经营目标,确定实现目标的途径,加速决策的执行,实施有效监督;能赢得投资人的信任和社会公众的信任,使企业获取更好的发展空间。完善公司治理结构的核心是妥善处理企业与投资人、经营者、职工和利益相关者的关系,使大家在法律、法规、合同约束下结成利益相互制衡的共同体。

二、单位内部机构设置及权责分工是船桨,坚实有力

船桨的结构、数量直接影响船航行的速度,而单位内部机构设置,同样影响着企业的发展壮大。目前很多企业内部机构设置该分开的没分开,还在数块牌子一套人马;该合并的没合并,造成机构臃肿,人浮于事,影响了企业的发展。企业应当根据自身实际情况,结合业务特点和内部控制要求设置内部机构。机构的设置同样要遵循成本效益原则,明确职责权限,将权利与责任落实到各责任单位。企业应当通过编制内部管理手册,使全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况,明确权责分配,正确行使职权。尽管没有统一的模式,但企业所采用的组织机构应当有利于提升管理效能,并保证信息畅通流动。

三、内部审计机制是保证企业健康发展的船锚

船锚的作用主要就是固定、稳定船,是确保船舶安全的一种不可缺少的设备,而内部审计机制对于企业这艘大船来讲,担负着保证企业安全健康发展的重任。内部审计控制机制是公司内部环境的重要组成部分,内审部门是公司的内设部门,在考虑审计定位时首先应遵循的原则是审计定位应符合股东的利益,与企业的战略目标一致,也只有这样才能营造一个良好的内部审计环境和发展空间。2001年,IIA(国际内部审计协会)在其制定并修改的《内部审计实务标准》及《职责说明》中认定:“内部审计是一项客观独立的保证和咨询活动,其目的是为实现价值增加并提高组织的经营效率,采取系统规范的方法对风险管理、控制,以及治理程序进行评价,改进其有效程度,从而帮助组织实现其目标。”可见,内部审计控制在监督企业经营与管理中发挥着独特的作用。在其后审计署《关于内部审计工作的规定》第二条对内部审计的表述为 :内部审计是独立监督和评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为,以促进加强经济管理和实现经济目标。至此,内部审计的职能已由过去单纯的监督理念转变为更多地关注加强管理和实现经济目标。

内部审计机构应当结合内部审计监督,对内部控制的有效性进行监督检查。通过系统、规范地审查和评价本企业的经营活动及内部控制的真实性,合法性和有效性,帮助企业强化内部控制、改善风险管理、完善治理结构,维护股东合法权益,促进企业实现经营和发展目标,为企业增加价值。

四、人力资源政策如同持证上岗的船员,各负其责

船员即船上的所有任职人员,他们有自己的权力与义务,共同服务于大船。企业的人力资源政策,就是要用正确的人才政策调动起所有“船员”,为企业服务。人力资源政策是企业所有政策中非常重要的一环,两者若各行其政、无法相辅相成,公司是无法顺利达成企业使命。关键在于,主管是否清楚认知公司政策与人力资源政策两者间的差别?唯有了解公司营运背后的潜在价值,以及明白公司的经营理念、目标,据此设计与发展相应的人力资源策略,才能让公司整体策略与人力政策密切配合,发挥最大效益。要提高企业整体的绩效,必须建立一整套适应公司战略发展的人力资源系统,包括先进的招聘测试系统、完整培训系统、公正的业绩考核系统和合理的激励系统。只有这样,才能杜绝“人在”的进入,把“人才”和“人材”转变成“人财”。

企业应当制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策:(1)员工的聘用、培训、辞退与辞职。(2)员工的薪酬、考核、晋升与奖惩。(3)关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度。(4)掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定。(5)有关人力资源管理的其他政策。企业应当将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准,切实加强员工培训和继续教育,不断提升员工素质。

五、单位文化注重企业发展的精神层面,是船帆

企业文化是内部控制环境的重要组成部分,包括单位整体的风险意识和风险管理观念,董事会、经理层,的程序和道德价值观,单位全体员工的法制观念等。良好的健康向上尤其是重视内部控制的企业文化,能够借助企业核心价值观等软环境使员工得到自律和他律,从而矫正其价值和目标,规范其行为,解决员工个体的价值、目标、行为与组织的价值、目标之间的矛盾,并使它们相一致。企业要创造尊重知识、尊重个性、集体奋斗的工作氛围,发挥员工的主观能动性,使其产生心甘情愿为本企业献身的内在动力,这样做不仅有利于科学合理地制订和执行内部控制制度,还可以弥补内部控制制度的不足,使企业的内部控制始终处于有效状态。