浅谈财务共享中心的建立

摘要：财务共享服务中心的建立十分重要，本文从财务共享服务中心的含义和特征、模式、与传统模式的区别、流程改善以及存在的问题和改进方案几个方面展开论述，针对其建立中存在的问题进行剖析并提出改进措施，希望能够对财务共享中心的建立提供参考。

关键词：财务共享 财务管理 管理流程

1.财务共享服务中心的含义和特征

共享服务是一种将一部分现有的业务职能，重复的流程从企业个体中抽出，集中到一个新的业务单元。

共享服务的管理机构为独立机构，甚至独立法人企业；其系统平台具有统一性和标准性；其流程为优化再造的管理流程；绩效考核为有效且能落地的考核指标；有统一规范的操作标准；要求具有高效高质量且低成本的服务；其业务范围包含了财务、人力、信息、采购、客服及法律等多个方面。

财务共享服务是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用，它是将不同国家、地点的实体的会计业务集中在一个特定的地点和平台以高质量、高效率、低成本地向各个业务单元及部门提供标准化的服务来完成。

2.共享服务中心模式、建立动因、组织架构及业务范围

共享服务中心的模式按照不同的方法分类有不同的模式，具体而言：共享服务中心的模式按照组织形式来说分为非独立经营和独立经营两种。

建立财务共享服务中心模式的动因主要有以下几点：财务共享服务中心的建立可以支持公司的战略发展，减少重复投资及资源浪费，获取规模经济效益。同时能够提高业务处理操作效率，降低管理及人工成本，并提高信息集成度及信息报告质量，提高公司政策、制度执行力和内控水平，提高内部客户的服务质量，对于企业的管理有十分重要的意义。

财务共享服务中心组织架构模式主要有以下两种：第一种为财务共享服务总监管理内控、预算和系统支持，其下属包含应收、应付、固定资产、差旅费用以及总账和报表等内容。第二种为共享服务中心总监管理会计服务经理、总账或报表经理、差旅管理经理、内控或预算经理、财务系统支持经理几个方面。其中会计服务经理主要负责应付账款、应收账款、内部往来和固定资产的管理。总账或报表经理主要负责总账和报表两方面。差旅管理经理主要负责酒店和机票的费用管理、员工费用的整合和热线几个方面。内控和预算经理主要负责共享中心的预算和报告以及相关的改进流程。财务系统支持经理主要进行项目管理。

财务共享服务中心涉及的业务范围主要包括会计核算、财务管理、税务筹划、资金管理、内部控制。具体而言包含现金管理、应付账款 、应收账款、固定资产、差旅费用、内部往来、报表、税收管理、信用控制 、预算管理、成本管理、资金筹划等多个方面，业务范围十分广泛。

3.财务共享中心与传统财务管理模式和集中管理模式的区别

财务共享中心与传统财务管理模式有十分大的区别，财务共享服务中心的组织归根到底是要解决组织定位和组织架构两个问题。传统的财务管理模式主要是国家或区域的CFO下属分支机构A、B、C等多个分支机构的财务经理，在各分支机构的财务经理下面又设有财务或管理会计，在财务管理会计下属分别设有出纳。而财务共享服务中心的管理模式则分为总账和报表团队、应收账款团队、应付账款团队、旅费用团队、内控审核团队、金管理团队等多个独立的按照职能不同分类的团队，更接近专业化和科学化。传统的财务管理模式是统一平台系统、统一标准制度 且为规模经济的，而财务共享中心的模式则组织结构瘦且扁平、相对独立、内部协调，且灵活、集中资源，有大量的专业人员，优化流程、高效低成本、可以提升内控，具有十分突出的优越性。

财务共享中心与集中管理模式也有着突出的区别。集中管理模式是一种企业经营战略，而共享中心模式是一种商业运作模式；集中管理模式相对简单集中，共享中心模式关注流程优化及流程再造；集中管理模式注重集中控制、成本降低，共享中心模式注重重点资源整合、标准化、提高效率、降低成本；集中管理模式向管理层负责，共享中心模式以客户需求为导向；集中管理模式是事物处理者，共享中心模式是服务提供者；集中管理模式业务单位无选择权，共享中心模式客户有选择权；集中管理模式各单位不参与监督，共享中心模式客户可参与服务质量的监督；集中管理模式通常办公地点设在总部，共享中心模式地点选择与总部无关。总之，财务共享中心模式更能直接响应客户需求。

4.财务共享服务中心流程改善、设计、选址及评价

共享服务的核心就是流程共享，流程的标准和科学化是财务共享服务得以高效运作的基础。流程管理内涵：规范化、系统化、流程、持续性PDCA的改进。具体而言包括成本、时间和质量三个方面的改善。就成本而言，主要是效率提高、处理环节减少。就时间而言主要是减少流程中闲置时间和减少重复时间。就质量而言，主要是高质量的交付和减少偏差的计划。

财务共享服务中心的操作流程设计的关键步骤为：首先收集/汇总当前各分支机构的流程及结构，其次为差异和风险分析，再次为判定控制点及应优化的部分，第四为设计并优化共享服务标准化的相关流程。其五为需要客户参与的重要步骤，需要了解客户需求，定义双方的责任，达成共识，并针对此形成文档。

财务共享服务中心选址主要参照以下要素进行选择：扶持政府政策、当地人力资源情况、成本状况、商务坏境、基础设施和网络状况以及城市管理水平等要素。

财务共享服务中心作为一个独立的运营实体，需要有一个非常好的商业模型，即使是内部的一个事业部门，也需要一个内部结算体系。财务共享服务中心成本核算方式主要有以下几种：其一为按照服务比例分摊方式；其二为合同约定固定金额方式；其三为服务使用量与服务项目单价相乘的方式。

财务共享服务中心绩效指标与评价关键点主要包括四个方面，分别为服务质量、工作效率、客户满意度和工作能力。服务质量的主要评价关键点为服务协议考核指标完成情况和处理差错率。工作效率的关键点为处理速度和响应速度。客户满意度的关键点为对客户服务态度、问题处理速度和对客户反馈时间、客户满意度调查结果。工作能力的关键点为系统操作能力、团队合作精神以及学习能力和专业技能。

5.建立财务共享服务中心面临的问题及改进方案

实施财务共享服务最常见的10个错误有：其一在实施共享服务之前，没有评估成本和服务水平；其二没有很好的梳理流程并进行试运行；其三没有及时的制定一个全职的负责人在项目中；其四没有充分的聚焦业务转移的过程；其五缺少强劲的人力资源安排计划；其六始终纠结在过去的问题，没有更好的考虑未来的方式；其七因为追求完美技术准备和流程标准化所导致的漫长过程使整个项目停滞；其八自认为流程集中，没有必要再做更多的事情；其九没有或者缺乏风险管理与监控；其十忽视自建与外包选择的评估，认为自建已经足够。

针对财务共享服务中心面临的问题应采取以下方案进行改进：首先要明确的职责划分，包括业务范围，按照应收、应付、费用等标准设置等。其次要优化流程及流程再造。再次，要修改和优化高效、便捷、统一的平台软件并建立一整套统一、可操作、具体化的标准以及严格的制度。第四，要完善的团队建设体系，有效的人员整合和组织架构，支持有效考核的绩效管理。第五要做好服务协议及核算方式确定和共享地址选择。

总之，财务共享服务中心的建立十分重要，只有充分了解财务共享服务中心的具体情况，并针对其建立中存在的问题进行剖析并针对问题进行相应的改进，才能进一步促进财务共享中心的成功建立。

参考文献：

[1]蒋敏明.公司财务共享服务中心的知识管理模型应用研究.上海外国语大学，2014（1）.

[2]张瑞君.财务共享服务模式研究及实践.管理案例研究与评论，2008（6）.