论高校学籍档案管理者在信息化建设中的信息意识

【摘要】高校的学籍档案管理工作是高校管理工作中的重要内容，其涉及面广、影响重大、意义非凡等因素，为众多院校都需高度重视的问题。随着计算机信息技术的应用，高校的学籍管理工作也逐渐向信息化方向转变。本文对我国高校学籍档案信息管理的现状进行阐述，就高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的信息意识构成进行分析，为高校学籍档案管理工作提出相关建议。

【关键词】高校；档案管理；信息建设

随着社会信息化时代的发展，高校招生规模的扩大，毕业人数的增多，目前的高校学籍管理工作的运行方式已无法满足时展的需求。在传统的学籍档案管理中，对档案资源共享、信息资源传输等方面已有很多不足的地方，与信息化的时代需求之间还存在诸多的矛盾，所以，改善高校学籍档案信息的管理工作，是目前高校首要解决的问题。

一、我国高校学籍档案信息管理的现状

目前，我国高校学籍档案信息管理大多都使用的是教务管理系统，主要以纸质材料保存为基础，再通过网络储存、传输的形式建立电子档案，但是其中的操作过程还是需要靠人员来实现，所以在档案的信息建设与管理方面还存在着很多问题。首先，在归档方面，归档的方法较不统一，而归档的形式也是多种多样，在院系之间，存在着按年度归档、学期归档、班级归档的不同归档方式；其次，在保存方面，档案信息的保存必须有纸质的书面材料，但由于高校的学生较多，很难做到细致保管，从而导致这些纸质的材料会出现不齐全、不完整或有破损的情况；此外，在档案的利用方面，学生如果想查找档案必须要亲自到学校，通过工作人员进行手动查找，从而花费了大量的时间，显得不便利。总之，在高校目前的学籍档案信息管理上还是缺乏相关的指导、检查等工作，而院系之间的档案管理又是互相封闭，缺少借鉴与交流。

二、高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的意识构成

高校学籍档案信息管理工作主体意识提高是档案信息管理工作能否顺利开展的重要前提。这种主体意识主要包括以下几个方面：

（一）档案数字化信息利用的意识

档案资源的数字化信息意识是档案信息资源与档案数字化管理的有机统一。档案作为一种信息记录的形式，主要是将信息源保存在一个载体上。当档案被储存、保管以后，它便会成为一种信息，只有通过信息搜查、检索的方式来获取。在高校的学籍档案管理中，档案工作者作为操作主体，在管理的过程中要有“档案的最终意义不是保存，而是利用”的意识。所以在管理中，要以利用为主要原则，改变以往“重藏轻用”的观念，要充分利用好现代的信息技术手段，提高对学籍档案信息的开发利用。只有有效运用好档案信息，才会使其在社会中发挥出真正的价值，而不再是像以往那样，仅成为一种“储藏”形式的存在。

（二）信息网络的服务意识

有效的网络系统让利用者更充分的利用好档案的信息资源，可随时随地的进行查询与搜索。在信息服务的网络中，首先，要建立高校的学籍档案网站，实现网络传递与网络检索功能，为高校学籍档案信息网络服务打下基础，实现信息化管理功能，让利用者随时调阅高校学籍档案信息，满足相关需求，从而让学籍档案信息发挥出真是的社会价值。其次，档案信息网络的建设可让学籍档案工作者更及时的更新档案信息，从而避免了网络档案内容陈旧，信息的单一的情况，加强了高校学籍档案信息的利用。最后，由于学籍档案信息的利用者对信息技术的掌握水平不一，所以需增加档案信息网络的咨询功能；高校的学籍档案工作者应建立网络咨询系统，可通过在网站上设置留言板、电子邮箱等方式，让档案利用者与档案管理者之间形成交流，从而更加了解档案利用者的需求，并总结其提出的相关问题，优化档案信息的管理系统，提高档案信息网络的服务质量。此外，在档案的网络信息化管理中，必须加强安全管理意识，在采取系统的帐号密码管理方式的同时，还要加强阅读防火墙的等安全设施的建立，以避免黑客的侵入，对学生档案进行更改或胡乱调阅的情况。

（三）树立档案工作者的规范意识

在当前信息化时代中，规范档案工作者的标准化管理意识尤为重要，而这些标准管理不仅要在档案形成之后，在学籍档案信息形成的整个过程都要随时进行规划。首先，在学籍档案形成阶段，由于纸质档案与电子档案是并存的，所以档案信息管理者要充分考虑两者之间差异性。在纸质档案的管理上，档案的原始资料内容都是由之前的院校进行递送，在由当前高校根据学生的基本情况与日常表现进行补充，这个工作基本上是由档案工作人员完成的，而电子档案却不同，电子档案的形成往往是在学校各相关部门的具体工作过程中形成的。由招生部门在招生时就初步的形成了学生的学籍档案，包括其中的学号、姓名、班级、院系、学籍卡等信息，在日后的工作中，由系部对档案进行补充完善，包括了学生的课程科目、考试成绩、总体评分等。而为了实现档案的规范管理，档案管理人员在这些电子文件形成的过程中就要实施具体的标准管理方法，并将其中的管理意识传递给电子文件的形成者，从而实现电子文档一体化管理，为档案信息管理工作提供了更加有利的保障。

（四）标准法律法规意识

由于档案的公布受诸多法律和校规的限制，所以，将这些限制制定成档案信息管理的标准，是目前档案信息管理的最好方法。在档案信息管理者的工作中，在档案信息的公布上要把好关，根据相关法律法规，强化标准化管理意识。标准化管理不仅可保护院校及学生的切身利益，还可使档案信息在利用上等得到更好的发展，最终实现档案信息的社会价值。

三、结语

在高校学籍档案的信息化建设中，加强院校硬件软件设施与提高学籍档案管理者的信息意识是不可或缺的两项重要因素，只有二者兼顾，才能真正让高校学籍档案管理工作得到实质的发展，发挥其有效的管理价值，让学籍档案工作得到真正的价值体现。

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