浅谈项目管理中的沟通艺术

摘 要 本文简要介绍了项目管理的沟通管理及其特征，再以某高校教务管理系统项目为例分析沟通管理的存在问题，最后提出自己的教务管理系统项目沟通管理的思路。

关键词 教务管理系统 项目管理 项目沟通管理

中图分类号：G434 文献标识码：A

近些年来，随着各高校纷纷树起争创“第一”的大旗，各高校教务系统的建设也以项目的方式进行建设，这就使得项目管理理论应用到高校教务系统项目中来。在教务系统项目中，项目的沟通管理成为整个项目管理的基础，贯穿始终，它提供了项目成功所必须的因素――人、思想和信息之间的重要联系。而沟通对项目来讲是一个软指标，其所起的作用不好量化，沟通对项目的影响往往也是隐形的。但是，当我们进入失败项目的痛苦反思中时，却最能看出沟通不畅的危害。

1项目管理的沟通管理及其特征

项目沟通管理就是为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。这就要求每一个项目参与者以及项目干系人都必须做好传送和接受信息的准备，理解项目中涉及他们的信息将如何影响整个项目。

项目沟通管理具有复杂性和系统性这两大特征。

（1）复杂性：沟通看似简单，实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面，例如，当沟通的人数增加时，沟通渠道急剧增加，给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”，也就是信息丢失。产生过滤的原因很多，在实际生活中，文化背景、工作背景、技术背景可以造成人们对同一事件理解方式偏差很大。 特别是软件类项目都涉及大量的数据、应用以及实施工作，需要沟通的内容之复杂不言而喻。因此，在估算软件开发项目工作量时要充分考虑任务的类别和复杂程度。因为抽象的、接口复杂的系统开发过程，其沟通消耗必然大。

（2）系统性：项目是开放的复杂系统。项目一经确立，都将会全部或局部地涉及到社会、经济、文化等多方面问题，特别是对于软件项目，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通，项目的推进和人际关系的构建都会受到制约。

2 某高校教务管理系统项目简介及沟通管理问题

2.1 某高校教务管理系统项目简介

西安市某高校，有在籍学生7000余人，预计两年后扩招将超过11000余人，教职工551人。原来有一套教务管理应用系统，由于功能限制及原软件开发的中断，使该校的教务日常管理处于一种半网络半手工的状态，数据不准、错误率频发，各相关单位怨声载道。2008年学校开始立项申报“教务管理系统项目”，计划用2年时间实现学校教学管理的无纸化办公。

项目主要内容是搭建好教务管理系统中心平台。包括：教学计划、教学资源、学籍管理、排课管理、选课管理、考务管理、成绩管理、教师质量评价、实践教学及教学改革与建设等十大块。项目于2009年5月开始实施，至当年9月初整体调试完毕并投入运行，期间进行了完善的项目整体、范围、沟通、进度、质量、成本、风险等管理。项目开通后，该校教务口与其所有相关单位之间进行的多次项目报告、行政会议、现场及远程培训带来的便利性和时效性使项目的进展得到了极大地提高。目前项目已经完成大部分，即将全部完工。

2.2 项目中沟通运用的案例分析

某高校的教务管理系统项目牵涉到学校所有系、教研室及学生，任务重，影响面大，沟通管理显得尤为重要，在实际的项目实施中，难免会遇到各种沟通管理问题。

2.2.1实施方与用户的沟通管理

在项目实施过程中，实施方首先要对用户负责。用户具体负责的教师与实施方的项目经理沟通尤其重要。例如，在教务管理系统项目实施过程中，用户提出的一些构想，实施方有时并不能够准确理解，在双方缺乏有效沟通情况下，用户不能准确掌握实施方的项目进度、质量，就会对其产生不信任状态。用户一旦对项目质量不信任就必然导致项目有意拖欠项目款以及延迟验收，沟通的缺乏将影响双方合作和项目的实施。

2.2.2实施方与项目干系人的沟通管理

教务管理系统项目设计接口多，有教务接口、成绩接口、有学籍接口、有排课选课接口等，必然牵涉到项目干系人的沟通问题。实施方与项目干系人的沟通直接决定着部分项目的成败与进度。在实际实施中，实施方的项目经理应懂得如何艺术化的与‘项目干系人’进行沟通，站在各角色人的立场上，想用户所想，急用户所需，这样才能做到通过该项目成果使用户得到最大的收益，让用户满意，这样才能实现一个项目的成功性目标。

2.2.3实施方团队内部的沟通管理

在项目的开发、设计过程中，项目经理与其成员之间的沟通方式和技巧也是直接影响到项目成败的关键。在教务管理系统项目开发中出现了这样一个小插曲，实施方在项目启动时，项目需求做得非常的完善，系统分析地也十分明确、清晰，但在开发阶段，由于项目经理的突然变更，其在离职后并未及时和其他编程人员就该项目进行详细的沟通说明，新接手的项目经理也无法重头再来，所以当该项目接近（下转第33页）（上接第30页）尾声时，系统突然有一半接口无法连接，影响到整个系统的运行，最后整个项目组花了大量的人力、精力进行排查后，才发现原来的项目经理曾经更改的一个参数并未记录在案。如果当初这名项目经理能及时与新项目经理或其他项目成员沟通，这种错误完全能够避免。所以，项目过程中的沟通有时会直接影响到项目的成败，同样一个好的配合团队能使项目达到事半功倍的效果。

3 针对教务管理系统项目沟通管理的思路

沟通在项目管理中，有其必然的、不可取代的重要地位，在1995年，斯坦迪什集团研究发现，与IT项目成功有关的三个主要因素是用户参与、主管层的支持、需求的清晰明确。所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技巧。

3.1 项目前期进行充分调研

实施方在项目开始前要进行充分调研，让所有与之相关的人参与进来，从而制定合理完备的项目实施方案。由于教务管理系统的特殊性，有的项目接口用户在开始时也不是完全清楚，这样就可能存在项目开发时不断进行变更，影响工程进度。因此，在项目前期进行充分调研，要多进行意见交流，将许多独立的个人、团体、组织贯通起来，成为一个整体，减少人与人的冲突，改善人与人，人与项目团队之间的关系。

3.2 编制沟通管理计划

项目实施中，编制沟通管理计划要有明确的目的。当项目实施过程中出现问题需要沟通时，要明确进行沟通的目的是什么、需要对方理解什么、需要达到什么样的效果。没有明确目的的沟通是无效的沟通。确定了沟通要达到的目标，沟通的内容才可以围绕其进行规划。

3.3 重视与主管领导的沟通

在项目实施过程中，由于涉及部门过多，需要协调解决的问题也多，这就需要实施方的项目经理要重视与用户的主管领导进行沟通，这种沟通可以有效解决项目中的扯皮问题、需求不确定问题、资源不足等。既能约束实施方施工进度，也能协调用户涉及部门过多的扯皮等问题。

3.4重视项目团队的内部沟通

项目团队的默契程度对项目实施效率影响较大。项目内部沟通中项目经理起到至关重要的作用。实践证明，会议、座谈、电子媒介和非正式沟通都是有效的内部沟通方式。有效的团队沟通，可以加大项目成功的保障。

总之，项目管理是一门艺术，不仅仅表现在与“项目干系人”之间的沟通技巧，如何更好的驾御每个项目，使项目管理的要素在操作上更灵活化，更恰当的用到实际的项目运作中去，还需要项目经理艺术化的管理和完美的技巧。概念是定死的，但人是活的，无论在哪个领域，这些沟通技巧都是通用的。