浅谈电子档案信息安全管理中存在的问题

摘要：随着我国电子政务的开展以及办公自动化的逐步普及，越来越多的电子档案出现了，如何保障这些电子档案信息的安全，已经成为摆在档案管理工作部门面前的严峻的问题。本文首先讨论了现阶段我国电子档案管理中存在的问题，分析了影响电子档案信息安全的主要因素，同时也讨论了电子档案信息安全的基本原则。

关键词：电子档案 信息安全 基本原则

前言：

电子档案信息的安全主要是保护档案核心内容的安全，主要指保证计算机系统的档案数据库、数据文件、档案数据的完整、有效以及合法性，并保护其不受到破坏、修改以及泄露和窃取等。由于我国的电子档案系统正处于建设的初级阶段，有很多尚未完善的工作需要进一步的处理，因此，加强电子档案信息安全管理工作，具有重要的意义。

一、 现阶段我国电子档案管理中存在的问题

1． 缺少相应的电子档案安全管理的标准和规范

目前，我国的档案信息安全工作的进行还处在初级阶段，其体系的建立还有很长的一段路要走。随着科技进步和网络技术的发展，当档案信息化和数字化进行到一定程度的时候，电子档案就会大量的产生，因此，制定相应的管理标准规范是当务之急，必须将其安排到档案部门的议事日程上来。然而，目前许多档案部门没有意识到制定电子档案安全管理标准的重要性，而更加注意档案部门设备的配置工作以及网络和数据库的建设等，忽视了安全管理标准的建立，保障电子档案信息的安全就变得困难重重。

2. 电子档案信息的存储设备并不完善

现阶段很多电子档案中的信息都以硬盘的形式作为存储的方式，然而随着电子档案数量的进一步增加，为了更加有力的保护各种信息的安全，就要充分考虑到提高保存档案的信息的方法和途径，同时也要进行先进的存储载体的研发工作。然而现阶段有很多档案管理的工作都缺少规范化的管理，在信息的存储方法上也需要进一步的改进，以加强档案管理工作的有效性和规范性，使它们适应改革开放以来的新形势发展和需要。

3. 档案管理人员缺少相应的技术管理手段

由于档案管理人员的复杂性，有些工作人员的文化程度较低，专业知识过于老化，有些档案管理人员缺少计算机应用的能力，档案管理工作中的这些问题制约了档案工作的进一步发展。还有些地区的档案管理工作者对于自身工作中所面临的挑战认识不足，总是满足于自己的工作现状，对所掌握的知识也没有更新的需要，缺乏实际应用的动力。再加之缺少标准而规范的体系建设和缺乏统一的长远规划，所做的工作就难以获得广泛的认同，也无法发挥导向的作用。

二、影响电子档案信息安全的主要因素

1.电子档案信息的安全受到自然环境因素的影响

电子档案的信息安全首先受到自然环境的影响，例如自然灾害的影响对电子档案信息来说是毁灭性的打击，很多档案的载体和硬件设备遭到了破坏，电子档案信息的内容也就被破坏了。同时，电子档案载体的自然老化也威胁到电子档案信息的安全。存放电子档案载体的环境因素包括空气质量、温湿度控制、防光、防尘的措施等也是影响电子档案信息安全的重要因素。此外，社会大环境下能建立起来的电子档案信息安全规范，也是为电子档案信息的安全提供保护。

2. 电子档案信息的安全受到理论方面的影响

理论的作用是从实践中来并能指导实践，为实践指引前进的方向。在先进理论的指导下，电子档案的实践性就会取得较好的成果，因此理论水平的高低会影响着现实中安全保护措施的高低。很多在现实中遇到的一些问题也需要从理论上加以进一步的研究和探讨，然而由于电子档案信息安全领域的研究尚未出现合理的管理规则，其理论水平也落后于实践，无法满足实践中的需要。管理在电子档案的安全保障中起着制约的作用，因此，科学的管理理念加上严格的管理制度才能保证电子档案信息的安全性。

3. 电子档案信息的安全受到技术因素的影响

技术也是影响电子档案信息安全的关键性因素。在电子档案信息所运行的过程中，安全保障技术对电子档案的安全起着支撑的作用。安全保障技术既可以保证档案信息的安全流转，同时抵制非法用户的侵入以及保护电脑不受病毒的入侵等功能，网络技术的发展程度对目前网络环境下的电子档案信息安全有着十分显著的作用，同时在电子档案信息长期保存的过程中，随着技术的变迁和安全信息平台的升级，新旧软件的不兼容性也会导致档案信息的缺损现象。

三、电子档案信息安全建设的基本原则

1. 电子档案信息安全建设的系统性原则

根据电子档案信息自身的特点以及对安全的需求，有必要建立一个完整的系统安全保障体系，对已经存在的电子档案信息进行永久的保存和系统地保护。电子档案信息的安全保障系统是一个较为全面的体系，涉及到电子档案的保存和管理工作，只有建立一个涵盖电子档案信息的目标体系、程序体系以及技术方法体系，才能真正实现电子档案信息的安全保障的目标。

2. 电子档案信息安全建设的适度保护的原则

适度保护原则是指的电子档案信息在失去价值之前就要受到相应的保护，各种信息被保护的程度与它们自身的价值是一致的。适度保护原则要对不同价值的电子档案信息采取不同强度的保护措施。然而，由于大量的电子档案信息的存在，我们无法让每个档案信息都受到最强的保护措施，因而只要对众多的电子档案信息进行分类和分级的整理，让它们在电子档案信息安全保障体系中找到适合自身的位置。

3.电子档案信息安全建设的便利性原则

电子档案信息安全的便利性原则就是指要在档案机密性得以保障的前提情况下，尽量使合法用户在使用电子档案信息时能够更加方便和快捷，不必必须通过层层“突破”才能找到所需要的档案信息，从而挫伤档案信息用户使用电子档案的积极性。此外，由于任何事物都在不停的运动与发展过程中，电子档案信息安全也要经历一个动态的过程，必须用运动和发展的眼光来看待电子档案的安全性。

总之，由于时代的进步和发展，更多的电子档案会出现并应该受到相应的保护，使其真正的留下历史的印记，为我们的工作和生活提供更多的帮助。

参考文献：

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