浅谈采购成本的控制方法

摘要:本文通过对企业采购所存在问题的分析,提出以信息技术和先进管理思想相结合的方法来控制企业采购成本。

关键词: 采购成本;信息技术 ;控制方法

现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战,需要物料的采购和供应环节能够满足生产过程对物料柔性(多样化)和刚性(质量)的需求。从物流角度看,最初采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售的最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。然而,不少企业采购流程却不尽科学、采购机制不尽合理,不利于生产和销售,必须结合信息技术和先进的管理思想加以解决。

一、信息不畅和采购模式落后是企业采购存在的根本问题

1.信息没有共享。组织间信息私有化、未经集成,采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间的采购信息没有实现有效共享,对采购情况也无法跟踪。

2.采供双方未建立稳定的合作关系。采购双方以短期合作机制为主,造成了竞争多于合作,进而导致了采购过程的不确定性。同时缺乏制约机制,缺乏对供应商的评价和管理机制。

3.采购与物料需求计划结合不紧密。不能有效根据生产需要组织采购,实现物料的供应计划与当前需求的平衡,并与企业的库存投资和策略相一致。

由于不通畅的信息以及落后的采购模式,在市场需求发生变化时,采购方不能改变已经提供给供应方的采购合同,企业响应用户需求的能力迟钝。

二、综合信息技术和先进管理思想控制采购成本的方法

1.运用供应链管理策略,采取协同采购模式

协同采购模式采用了供应链的管理策略,强调协同的理念,着重与供应商建立一种战略伙伴关系,协同作用将随着采购品种、数量和频率的增加而增加。协同采购模式是解决采购问题的有效模式,它包括企业内部协同和企业外部协同两部分。

企业内部协同是指企业内部研发、生产、销售和财务等部门的协同配合,适时进行物料、供应商和采购价格等相关数据的维护,保证企业以合理的价格采购到所需的物料、确保数量与实施的正确交付,保证采购行为的高效实施。

企业外部协同是指企业与供应商在库存、需求等方面信息的共享。企业可以根据供应链的供应情况及时调整计划及执行情况。同时,供应商可以根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。

供应链管理条件下,通过协同采购模式,可以实现从“为库存采购”到“为订单采购”的转化。采购活动以订单驱动方式进行,可以准时响应客户的需求,降低库存成本,进而改变传统的以库存补充为目的的采购模式。

2.加强外部资源管理,采取集中与联合采购模式

有效的外部资源管理可以建立一种新的不同层次的供应网络,减少供应商数量,与供应商建立一种长期的、互利互惠的合作关系,摒弃传统采购管理的缺乏合作、柔性和对需求快速响应能力的不足。

集团企业一般可以采用集中采购。集中采购是相对分散采购而言的,即采购组织使用统一标准的采购系统,运用信息技术重建采购流程,为多个企业实施采购。集团总公司与各制造企业使用同一个采购软件系统,各部门可以自己订货。总部也可以全面掌握需求情况,派采购部与供应商谈判、签订总合同,在采购上将规模优势扩大,降低采购成本。

中小企业产品不多,产品销售没达到一定规模,可以采取联合采购方式抵御风险。 联合采购指通过加入组织或采购联盟,统计各不同采购组织的需求量,以获得较好折扣价格的采购方式,从而降低采购成本。

3.信息技术与先进管理模式的有效结合解决采购问题

信息技术与先进管理模式(特别是ERP)的有效结合,解决了企业在采购过程中的问题。通过信息技术在企业采购中的应用,为协同采购、集中采购等方式的运行提供了可能,提高了采购效率,降低了采购成本。

全球采购通过网络在地理上拓展了集中采购的范畴,打破和淡化了时间、空间的限制,实现了跨国间的询价、报价、样品传递、订单下达、关税上报等操作,企业可以在全世界范围内寻找原材料和零部件来源,满足企业全球化战略的要求。

在线采购作为全球采购的具体形式,为采购人员提供了一个快速降低采购成本的系统工具,即通过Internet在全球范围内即时地同供应商进行通信和交易,实现采购商和供应商“双赢”的新型采购形式。

准时采购是为适应准时生产系统(JIT)的需要而形成的,即供应商有能力“在需要的时候,向需要的地点,以可靠的质量,向生产企业提供需要的物料”的一种采购方式。

4.设置流畅的采购流程,搭建合理的组织结构

采购流程包含为生产需要而选择供应商并购买物料所涉及活动的业务过程。通畅的业务流程是保障高效采购的基础,它应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。优秀的采购流程需要有相应的组织结构来支撑,这种组织结构应是扁平化的,并支持先进的采购模式,如集中采购、分布式采购等。

对采购数据实施管理是信息快速传递、共享的基础。采购数据主要包括物料数据、供应商数据和采购价格数据。应该建立对采购数据的唯一性录入、动态更新和维护的机制。健全的采购数据可以快速地寻找并评价供应商、询购、形成采购订单、审批、跟踪采购情况。

5.集成相关业务功能

物料采购与销售、生产、库存、财务、质检、供应等多个业务环节紧密相关,需要得到相关部门的配合。因此,数据的共享和业务的集成对于实施协同采购模式是必须的和基本的。

6.第三方采购模式

第三方采购是企业将产品或服务采购外包给第三方公司。国外的经验表明,与企业自己进行采购相比,第三方采购往往可以提供更多的价值和购买经验,可以帮助企业更专注核心竞争力。

参考文献:

[1] 杨超. 用整体观念进行物流成本控制[J].黑龙江科技学院学报.2002, (10):24-27.

[2] 现代物流管理课题组. 物流成本管理[M].广东:广东经济出版社,2002.30-50.

[3] 张晓川.企业生产与物流[M].北京:化学工业出版社,2006.25-30.

(作者单位:湖南现代物流职业技术学院)