浅谈采购成本控制方法

时间:2022-06-24 09:31:42

浅谈采购成本控制方法

【摘要】随着我国逐步进入全球金融体系,我国企业之间的竞争越来越激烈,影响企业在市场上获得竞争优势的因素也在不断的发生变化。对于加工、制造企业来说,采购是企业开展。

【关键词】采购成本控制 成本管理战略目标

在竞争日益激烈、制造业快速发展的现代市场,采购正在作为一个独立的行业走向市场的前台。采购已不再是一个简单的成本问题,它是当今企业打造核心竞争力,取得竞争优势的关键之一。有效的采购管理对于企业取得在价格、质量、品种、服务和时间这五大方面的竞争优势都具有极大地作用。然而,作为企业生产经营活动的首要环节,采购这个利润“源头”之一却已成为制约我国企业发展的一大瓶颈。采购思想、战略、行为的落后,采购人员素质低下和采购流程管理的混乱以及不适应的采购制度导致很多企业中存在着巨大的采购黑洞,这些黑洞在制约着企业的利润和发展空间。

采购是企业开展工作的首要环节,采购成本的控制对企业的经营业绩至关重要。由于采购成本占生产成本的比例较高,控制好采购成本并使之不断下降,是企业不断降低产品成本、增加利润的重要手段。采购成本的下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在成本费用的下降、利润的增加以及企业竞争力的增强。加强采购成本的管理和内部控制,完善采购制度,使采购成本总体下降,将会取得良好的经济效益。

采购处于整个供应链的最上游环节,是任何生产活动和消费活动的先导,是企业一个至关重要的战略环节。实践证明,在销售环节获得1%的利润率相当困难,然而在采购环节却是相当容易实现的。因此瑞士的国际采购专家盖瑟尔断言:“采购者应对生产成本的一半负责。”可见采购成本的控制对一个企业来说是多么的重要。高效的采购对于企业优化运作、控制成本、提高质量以及持续性赢利等方面至关重要。

二、健全完善采购过程中的各项制度

(1)建立严格的采购制度。建立严格完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度规定物料采购的申请、授权人的权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方法、报价和价格审批等。

(2)建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还有有付款条件、交换条件、交换期限、品质评级、银行帐号等,每一个供应商档案应严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专业人员管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。

(3)健全资金使用制度。凡是牵涉到资金的使用,都要建立起一套严格的规章制度。资金的领取、审批、使用,一般要规定具体的权限范围、审批制度、书面证据制度等。对于货款的支付,要根据对方的信用程度,具体到风险情况进行稳妥的处理。一般货款的支付,要等到货物到手检验合格后,再付全部货款。

(4)建立材料的标准采购价格。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚措施。

二、降低采购成的途径和方法

(1)通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕或者银行利润较低,可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。此外,对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。

(2)把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员采购应注意价格变动的规律,把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。

(3)以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同种材料,应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使公司在谈判中处于有利地位。

(4)向生产厂家直接采购。向生产厂家直接采购,可以减少中间环节,降低采购成本,同时生产厂家的技术服务、售后服务会更好。另外,有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购,以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

(5)不断开发供货商,营造竞争局面。供货商的开发与管理应该是动态的,不断开发新的、更有威胁的供货商,在供货商之间营造彼此竞争的氛围。发展供货商的方式可以先初选,在众多的供货商中根据其硬件设施、技术力量、环境标准等指标,排除肯定不合格的供货商。通过初选的供货商可以参加企业的正式招标,中标者并不总是报价最低的,主要标准时报价的可行性。供货商中标后,按照企业的要求进行供货。在每次的招标中都要有新的供货商出现。企业主要原辅材料的供货商应有3家以上,而且每年应根据企业经营实际状况至少再发展一家。

(6)了解供应商的成本,争取与供货商双赢。要做到对采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应对供应商的成本状况有所了解,采购人在与供货商谈判时了解供应方的合理成本水平是一种有效的武器,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。在估计供货商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后,即可将供货商的利润率压在一个较低水平上。为了与供货商建立长期的合作关系,物资供应商部门可与供货商一起对降低大宗材料成本的途径,朝着更高品质、更低成本的目标共同努力。

(7)选择信誉佳的供货商并与其签订长期合同。一个有能力、守信用的供货商,不仅能保证供货的质量、及时的交换期、整体的服务水平,还可以得到其付款及价格的关照,特别是与其签订长期的合同,往往能得到更多的优惠。

参考文献:

[1]周云.采购成本控制与供应商管理[M].北京:机械工业出版社,2009.

[2]马绝尘,蔡云.如何降低企业采购成本[J].中国物流与采购,2008.

[3]华蕊,马常红.供应链管理[M].北京:中国物资出版社,2006.

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