论述现阶段工程建设中的档案管理

【摘 要】随着工程项目建设的日益发展， 各种信息资料的管理工作更为繁重，为了对资料进行合理的编制，促进其更好的利用，应该加强对工程档案资料管理的制度建设，同时，将信息化技术不断融入其中，提高工作人员对档案资料管理的效率，使档案信息的管理更为科学化，使工程项目的信息管理更加规范化。

【关键词】工程建设信息技术 工程档案 管理应用

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

0.前 言

众所周知，现在的档案信息化建设中，却仍在沿用传统的管理体制，使档案的信息化建设与档案管理明显脱离，与为公众提供优质的服务具有很大的差距。档案信息管理的滞后性很大程度上制约了档案的信息化建设进程，从而在公司发展中无法发挥出应有的作用。随着信息技术的不断发展，对于档案的信息管理工作应该不断的创新，适应现代化的发展模式，投入一定的资金，建设一支优秀的管理队伍，为档案信息管理工作创造更加有利的环境。

1.工程建设工程档案

工程建设项目档案资料是工程的重要资料，归档的目的是为了存留工程建设过程的史实，也是为了日常生产或遇到问题时查找所需。建设工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此，认真做好建设工程档案管理工作非常必要。

2.现阶段工程建设工程档案管理存在的问题

2.1 施工项目档案管理意识薄弱

有些施工单位由于不够重视,主管部门监管力度不足,企业工程中标或接到任务后,因施工工期紧、任务重,只重施工,轻档案,从而忽视了施工原始资料平时及时的收集,等到工程完工后急需结算、档案竣工验收时,施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击补施工资料,致使项目档案资料质量较差。

2.2 项目档案人员业务水平不能满足工程管理的需要

在工程施工中,反映施工过程的各种表格,如:施工现场检查检测记录表、质量检验评定用表、质量检验试验记录表、竣工(交工)验收用表、工程结算表等的记录,以及竣工图、文件资料的整理、分类组卷归档,需要既要懂工程施工又要懂档案专业知识、熟悉档案法规的技术人员来承担。 但许多施工单位聘用的现场资料管理员,业务素质低,责任心不强,在收集过程中出现资料原件不齐全,更没有现场作记录,过后随意编造,使资料失真的情况。 这些都无法满足工程工程档案管理工作的需要,直接影响了项目档案的质量。

2.3 施工项目档案组织管理不符合质量要求

很多施工企业项目档案管理制度不够完善或不落实,虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度,但在实际工作中,只顾抓工程质量、进度、工期,忽视了档案规章制度的实施。 有些施工单位没有实行集中统一管理,保管不妥善,造成档案不完整,甚至出现档案散失的现象，因而使档案质量很难有保障。

2.4 施工文件材料编制 、归档不规范

施工单位在文件材料编制过程中,没有按照要求形成、积累,存在资料、图纸不清晰、内容不准确、格式不规范;资料有遗漏、收集不及时、文件签字手续不完备等问题。 而归档时,出现文件材料分类、组卷、排列顺序不规范;归档程序不规范,如施工单位没有按标段和专业,系统、配套地移交竣工文件材料。 这样,造成归档资料不齐全、不准确,归档无序、不及时。

3.提高工程建设工程信息化档案管理的策略

3.1 利用信息技术的特点对档案管理工作做出规划

档案管理的信息化，使档案管理的内容丰富了很多，比传统档案管理信息量增加了几十倍乃至几百倍；工程信息化档案管理是一项复杂的系统工程。 做好信息技术在工程档案管理中的应用，就必须合理地要对工程建设单位的档案状况进行系统规划。 比如，要对工程建设单位档案的状况进行摸底排查时，就要对原有档案的类型、载体、形态、实物、数量、状态等基本资料要点做到真实、准确的摸底；要根据对传统档案资料的实际情况来进行合适信息技术手段的选择，比如扫描仪、摄影机、相机等信息设备的使用。 档案信息化过程中一个最主要的特点就是数字化，要实现对传统档案资料的全部数字化是一个复杂的过程，应从保证原有档案真实性前提下再对传统档案的重点项目和利用频次高的项目进行数字化；对于特殊性的档案资料要实行特殊处理。

3.2 借助多媒体提高档案案卷质量

档案管理在一定程度上可以体现出工程建设单位的管理水平及精神风貌，因此，档案的质量是非常重要的。要使档案体现出它的最大价值，质量起到了关键性的作用，利用信息技术可以实现了这一要求。第一，运用信息技术，可以实现归档资料格式纸张的统一以及字体的统一，可以避免传统的手写字体及笔的色迹不统一现象。 虽然传统档案的格式、纸张能保证统一，但是并不能保证整齐规范。信息化技术统一打印的档案资料字迹整齐、清晰，便于阅读。 第二，在档案管理工作中，可以充分利用电脑技术打印卷皮，这样不仅体现了办公自动化，而且还实现了无纸化办公。这就使得我们能够根据卷皮的大小及固有的格式来设计打印格式，依靠卷皮题日内容、保管期限、起止年月、件数及案卷号等要点所在卷皮的位置，来进行合理的调整，使打印的内容正好处在合理的位置，卷皮上没有手写字为整个案卷带来了方便。

3.3 关注动态，加强档案信息反馈

及时的信息有利于对增强管理人员工程档案意识，充分利用媒体，例如报刊、广播、电视等各种宣传渠道实时将工程档案的有关重要信息传播出去，建立网络信息化共享平台，借助法律的手段，明确工程建设单位的职责，利用人员与完善系统的结合，实现网络信息化平台的交流，及时沟通信息。 工程建设日新月异，其工程档案信息化管理的建设也必须同当地经济、城市发展的模式相适应。 深入实际，了解工程状况和最新动态， 及时里有信息化手段将相关的信息从基层反馈到管理层，提炼到相应的规范管理中，不断地提高工程管理人员对档案的管理能力。

3.4 充分利用信息化 ，推动档案工作的持续发展

有针对性地应用先进的信息技术对不同阶段形成的不同载体、不同类别数据进行科学管理，就要充分研究工程建设档案在不同阶段的信息管理特点；实现档案信息的规范管理、自由交换、有效共享就要组织研究和推广统一的档案信息管理系统；适应档案信息化、科学化发展的需要， 就要不断提高工程建设档案管理人员的信息化技术水平，以使本单位的档案信息化与办公自动化同步发展有效地实现数据的链接与整合，实现档案数据的有效利用共享，将传统形成的不同载体档案数字化，就要建立起规范化、可共享的工程建设档案基础数据库。

4.结束语

随着现在工程的发展，工程建设工程档案管理在当前大规模的工程工程建设中的作用越来越大，人们把它最为工程建设的一重要部分，抓好这一方面的工作，就要求管理人员不仅仅在传统的档案管理方面得到很好地继承，更要求他们在现代化信息技术方面不断开拓创新，灵活的运用各种方式，结合相关的制度和法律不断地在工程工程档案管理上开辟新境界。

【参考文献】

［1］石英.档案数字化管理对策探析[J].重庆工贸职业技术学院学报,2010,(02)

［2］毛桂英，范瑞霞.电子信息技术与企业档案管理[J].矿业工程,2007,(6).