浅谈如何控制企业物资采购成本

【摘要】物资采购是企业经营管理的重要环节，始终贯穿于企业生产的全过程。如何加强物资采购管理、降低物资采购成本、使企业效益最大化，是每个企业经营管理者比较关心的问题。本文对影响企业物资采购成本的主要因素进行了分析和探讨，并在此基础上提出了降低物资采购成本的一些措施。

【关键词】物资采购 采购成本 控制 措施

企业进行生产经营，必须持续供应各种生产物资。物资消耗一般占企业产品成本的一半以上，因此，控制物资采购成本，对促进企业可持续发展，提高产品质量，降低产品成本，加速资金周转，增加效益，都具有极其重要的意义。

一、物资采购成本概述

（一）物资采购成本的内容

物资采购成本是企业经营活动中因采购物资而发生的费用，也就是在采购物资过程中的购买、包装、装卸、运输、存储等环节所支出的人力、物力和财力的总和。采购成本主要包括以下几个方面的内容：物资购买成本，主要受物资采购价格的影响；从事采购的工作人员的工资、奖金及各种补贴；采购过程中的各种物资损耗，如包装材料、固定资产的磨损等；物资在运输、保管等过程中的合理损耗；再分配项目支出，如支付银行贷款的利息等；采购管理过程中发生的其他管理费用，如办公费、差旅费等。

以上各项成本可以分成三部分：购买成本、采购管理成本、存储成本。因此。物资采购成本可用如下公式表示：物资采购成本=物资购买成本+采购管理成本+存储成本。

（二）控制物资采购成本的意义

企业以利润最大化为目的，从企业持续经营的整个期间来看，收入减去成本就是利润，成本是决定企业利润的重要因素。而物资采购成本是企业成本的重要组成部分，它的高低直接影响企业的利润，因此，控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。根据杠杆作用原理，一般认为，采购成本降低1%，可以使企业利润提高5%～10%，有的甚至更高；因此，降低采购成本既是企业“第二利润源泉”，也是实现第一利润的坚实基础。降低采购成本，是采购人员提供企业附加值最直接的方式。

二、影响物资采购成本的因素

物资采购成本构成具有多样性和动态性的特征，综合来看，影响采购成本的因素主要有以下六方面：

（一）采购价格

物资采购价格是企业成本和费用的最主要组成部分，是采购成本高低的决定因素。

（二）采购数量

建立在批量生产和科学合理的物资核算定额和储备定额基础之上，合理的采购数量是影响采购成本的重要因素。

（三）物资采购的运输方式

以最低的费用和最短的时间及时、准确地购进物资是影响采购成本的重要因素。

（四）物资储存方式

先进合理的物资储存方式对节约人力和运费以及减少资金占用等，都有着十分重要的作用。

（五）采购策略

在激烈的市场竞争条件下，具有预见性和灵活机动、具有充分竞争的采购策略也是影响采购成本的重要因素。

（六）员工的素质

职业道德素养高、业务能力强、经验丰富的采购队伍，是企业物资采购管理规章制度的直接贯彻执行者，也是影响采购成本的重要因素。

三、控制物资采购成本的主要措施

（一）建立、健全采购管理制度

采购过程是控制物资成本的关键，只有严格按制度采购，才能进一步降低采购成本。企业应建立严格完善的采购管理制度，包括采购申请、审批流程和入库验收等，这些制度能够规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮。采购物资必须由生产部门做物资需用计划，无计划的物资一律不允许采购，杜绝多余的采购，控制了采购数量，从而控制了采购成本。根据审批后的物资需用计划，采购部门必须进行市场调查，必要的要到实地考察，选择供应商。对有些大宗物资，还可试行招标的采购办法。物资入库后，由实验室进行质量检验，实行质量否决制，不合格的物资一律要求退货，并且追究当事人的责任。采购管理制度化，使采购质量、价格均有了可控性。

（二）制订合理的采购计划和采购预算

根据生产部门的物资需用计划，采购部门在合理分析当前库存和物资需用时间的情况下，制定出合适的采购计划，包括采购的品种、数量、预算价格、到货时间等，按时、按质、按量满足生产需要。根据采购计划制定合理的采购预算，即在具体实施物资采购行为之前对物资采购成本进行合理的估计和预测，理性规划采购资金。它不但对物资采购资金进行了合理的配置和分发，同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保采购资金的使用在一定的合理范围内浮动。企业在采购预算方面，应做到能赊购的尽量延迟付款；对不能赊购、金额又较大的材料，用商业承兑汇票或银行承兑汇票支付，以推迟付款期；对交款提货、价格上又有较大优势的材料采用支票结算等。通过采用多种付款方式，既降低了采购成本，又使资金紧张的问题得以缓解，减少了资金占用，加速了资金周转。由于有了采购计划和采购预算的约束，能提高采购资金的使用效率，优化采购管理中资源的调配，有效控制采购资金的流向和流量，从而达到降低物资采购成本的目的。

（三）利用灵活多样的采购方式降低采购成本

物资采购时，应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的物资供应商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高物资采购的质量、降低采购价格。因而，在选择供应商时，既要考虑到采购价格和运输成本，也要避免单一渠道，同时又要保证供应及时，这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。

对大批量的主要物资，可通过公开竞争性招标采购或有限竞争性招标采购，选择一个中标单位和一个候选单位；小批量的物资可通过询价、比价的采购方式采购。通过不同采购方式的合理使用，将有助于合理地选择供应商，拓宽采购渠道、优化采购质量、节约采购资金，提高采购效率和质量，从而有利于降低采购成本。

（四）加强储备管理

所谓储备，是企业为避免或减少出现停工待料等事故的发生而储存的各种物料。为了保证生产的顺利进行，企业储备一定的物资是有必要的，但不可因为其必要而无节制地储备。众所周知，如果储备过多，会增加仓储费用、保险费、装卸搬运费及不合理损耗。因此，在控制成本的前提下，储备管理的目的就是要使库存物资的数量在能满足生产需要的情况下尽可能最小化，即数量上合理的最小化。要做到数量上合理的最小化，笔者认为现在许多企业推行的零库存管理方法值得借鉴。

（五） 加强培训，提高采购人员业务能力

采购不仅是购买东西的简单行为，它更是一门专业技术。采购人员应熟悉业务，具有能满足工作要求的业务素质。具体包括：掌握企业采购政策和与采购、采购质量控制有关的书面程序并能在工作中认真贯彻执行；了解市场信息，能熟练使用计算机及其它信息技术；具有扎实的专业技术知识，具有与采购物资有关的技术、质量等专业知识，包括物资的物理化学性质、检验和判定质量好坏的标准和方法等。确保采购的物资质量优异、价格合理、到货及时，从而降低采购成本。

以上探讨的是控制物资采购成本的一些方法。企业一方面要降低物资成本，另一方面要保证生产物资的正常供应，难度是可想而知的，但从物资采购成本管理的角度讲，只要我们抓住采购工作的重点环节并加强以上控制物资采购成本的几个主要措施，就能够在保证生产供给的同时降低材料采购成本，实现控制材料成本的管理目标。

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