高校信息化服务团队建设探究

【摘要】目前高校信息化建设已进入重建设更重管理的推广普及阶段,一支技术先进、管理科学的信息化服务团队是取得这一阶段信息化成功的重要保障。通过分析目前高校信息化职能部门的一般结构和服务内容,研究总结了CIO机制、学习型组织、矩阵型结构、区分问题的结构化程度等对建立一支可持续发展、高弹性、高专业化的全校性的信息化服务团队的可行性。

【关键词】高校信息化;信息化服务团队;CIO机制;学习型组织

【中图分类号】G40-057【文献标识码】A 【论文编号】1009―8097(2009)05―0150―03

引言

2001年教育部明确提出“以教育信息化带动教育现代化,实现教育跨越式发展”的发展战略,作为教育信息化的领跑者,高校信息化经过多年的建设已取得显著成果。2009年5月,教育部科技司副司长娄晶在清华大学计算机与信息管理中心主办的“第五届高校信息化可持续发展研讨会”上指出,我国教育信息化的基础建设已经取得了较快发展,教育信息化进入了推广普及阶段。同时她指出,阻碍教育信息化深化发展的主要瓶颈有:思想观念冲突、人才资源准备和支持不足、优质教育信息资源明显缺乏,信息化在建设和应用方面还存在低水平重复建设、培训考核脱离学科、教学信息共享和交换困难等问题。[1]高校信息化已经走出单纯重建设的阶段,进入追求内部信息资源整合甚至是校际间合作的新阶段。为突破上述瓶颈,许多高校通过研究国内外高校、企业、政府等信息化实践,寻求信息化职能部门在组织结构、管理理念上的变革,提出建立信息化服务团队,并取得了一定成果。

一 高校信息化职能机构的发展

1 组织机构的发展

从上世纪90年代开始,我国开始推进教育信息化建设。经过近20年的发展,高校信息化建设积累了丰富的经验。在此过程中,由于信息化建设力度和侧重点不一样,各高校的信息化职能机构无论在名称还是机构设置上都有不同,出现了电教中心、网络中心、计算中心、信息中心、数字图书馆等。这些机构各自承担相应的职能,但是部分职能是相似的。一些高校同时存在以上多个机构,后来一部分高校对这些机构进行了合并或者更名,于是有了网络信息中心、教育技术中心、图信中心等。[2]近几年随着数字化校园概念的提出,部分高校着力整合校园信息资源,成立了校一级的信息化机构:信息化工作领导小组,并对多个相关机构进行合并,优化重组。而信息化工作领导小组的实体部门有的继续沿用已有的教育技术中心或者网络信息中心之类的名称,部分成立新的信息化工作办公室。图1是目前使用较多的一种高校信息化部门的组织结构。

2 信息化服务内容

从早期的多媒体教室、电话、网络接入,到现今的数字化校园,高校信息化服务的内容出现了巨大的变化。尽管不同高校提供的服务不尽相同,但基本朝着更完善、更人性化这个方向发展。目前高校一般提供的信息化服务内容如表1所示。这些服务一些是信息化部门自行开发建设,更多的是委托公司开发或直接购入产品。

二 信息化服务团队的组织结构建设

通过对信息化服务内容的分析,可以发现高校信息化服务存在内容丰富、技术多样的特点。相对早期的建设阶段,目前更需保证已有资源的可靠性和可用性。所谓“三分建设,七分管理和维护”,高校信息化工作团队对用户要响应迅速,但更应把握全局、管理合理,不能一直充当“救火队”的角色。[3]

1 全校性的信息化服务团队

目前美国、澳大利亚、香港、新加坡等地的高校普遍只设立唯一的全校性IT服务部门,大陆高校尽管在信息化职能机构上进行一定程度的整合和尝试,如对网络中心、信息中心、数字图书馆、教育技术中心的一部分进行合并,设立信息化办公室统一协调信息化工作,但是由于机制、人事、部门利益等方面的原因,基本上没有设立统一服务的职能机构。[4]然而随着国家对高校信息化的投入越来越多,为避免重复建设、资源浪费,降低内部协调成本,成立统一的信息化服务团队是大势所趋。它有如下优点:

(1) 有利于节约软、硬件投入。软、硬件具有更新淘汰速度快的特点,同时规模使用可以降低成本,如多个相关部门各自为政,将对资源造成相当大的浪费。

(2) 有利于减少协调成本。团队内部分工合作要比多个部门间的协调简单快速,可以节约时间成本和行政成本。

(3) 有利于形成专业化的队伍。如果每个相关只能部门都配备相同的岗位和人员,一是造成人力资源的浪费,二是不易形成团队功能。信息技术在运用中需要不断探索和知识共享,将多部门中的相近职能的技术人员组合在一起可以形成专业化战斗力。

2 CIO机制

CIO(Chief Information Officer,信息主管)起源于美国政府,兴盛于企业,后被美国多数高校所采用。CIO概念的提出者William R.Synnott和William H.Gruber这样定义CIO:他是高级行政管理团队的一员;技术和其他信息资源的管理者;IT计划的负责人;新系统发展的负责人;政策发展制定的负责人;机构整体战略计划程序制定的参与者。我国高校从2001年开始提出建立高校CIO制度,但是到目前为止没有多少高校尝试成功。具体实践中,信息办主任、网络信息中心主任等信息化职能机构的负责人行使着CIO的大部分职权。[5]CIO需具备联络者、领导者、监听者、传播者、故障排除者、资源分配者和谈判者的能力,引入CIO对高校建立全校性的专业化信息化团队具有重要意义,国内不少专家一直在努力推行。目前认为有两种形成CIO机制的方式,一种是自上而下的行政主导的方式,即政府或高校以行政方式任命CIO;一种是自下而上的潜移默化的方式,即现有的信息化职能部门通过持续不断的提供服务,在实质上逐步形成CIO机制。[6]

3 学习型组织

学习型组织(Learning Organization)的核心能力是发现问题、解决问题,特点是通过终生学习不断自我组织再造以维持竞争力。信息技术日新月异,各种软硬件更新速度非常快,新技术不断出现,信息化服务团队必须成为学习型组织,不断发现和满足教学、管理、科研对信息技术的新需求。

4 矩阵型结构

矩阵型结构是指组织临时从各职能部门抽调相关专家组成一个新的项目小组进行工作,项目完成后人员仍旧回到各自的部门。信息化服务团队内部一般按照职能设立相应的分支机构,在实际工作中越来越多的系统建设需要多个部门的专家组成一个临时项目组进行工作。如校园一卡通项目,在建设过程中需要有硬件、操作系统、数据库、系统集成方面的专家共同工作,但是当项目成功运行后,只需安排系统管理人员岗位,其他人员只需定期花少许时间进行监控和维护即可。高校信息化服务团队人员安排十分有限,必须具备矩阵型结构的功能。

5 问题的结构化程度

信息化工作中的一些问题是结构良好的,如网络接入、软件安装、各类账号的开通等,可以通过常规的方法解决,一些问题是结构不良的,如新系统的开发等,需要使用非程序化决策方式进行处理。国内一些高校,如复旦大学、华东师范大学等在信息化办公室下设立专门的服务接待窗口,将用户的问题根据结构化程度分类传递到相应的部门或人员进行处理。合理利用资源,既能提供用户满意度又可提高了团队的专业化水平。[7]

三 信息化服务团队的人员技能培养

信息化服务团队虽然在整个高校看来是作为技术服务的,但是正如前面分析的,信息化越来越注重成员的管理能力,可以说团队中的每个成员都属于一定级别的管理者,必须掌握管理者具备的技能,包括技术技能、人际技能和概念技能。人际技能是对所有层次的管理者都十分重要,而高层管理者只需掌握一定的技术技能但需要最高概念技能,低层管理者相反,需要高技术技能和较低概念技能。

1 技术技能

技术技能是指熟练掌握本专业的相关技能。网络管理员必须熟练掌握网络软硬件的购置、安装配置、监控网络流量、确保网络安全等;系统开发维护人员必须掌握各类操作系统(Unix、Windows、Linux)的安装、维护,熟悉常见的系统开发环境(J2EE、.NET、PHP);数据库管理员必须掌握主流数据库的安装使用、监控、备份等。管理者必须掌握一定的技术技能,但在实际工作中,不同级别的管理人员所需的技术技能是不一样的,越是高层的管理者所需的技能越少。

2 人际技能

人际技能是指与他人交流沟通的能力。信息化服务团队需与不同人群进行沟通。

(1) 团队内部的沟通。由于分工和所掌握专长的不同,同一团队内部人员必须经常沟通以协调工作、共同进步;

(2) 与其他用户的沟通。包括日常服务、需求调研等;

(3) 与外部人员进行沟通。包括同软硬件厂商的销售人员、兄弟院校交流等;

(4) 与上级部门的沟通。管理信息系统的建设必须获得领导的支持,只有与领导沟通顺利才能获得支持。

沟通方式包括电话、面对面、网络及时通讯工具、Email、书面报告、论坛等。

3 概念技能

概念技能是指对复杂情况进行抽象概括的能力。信息化建设过程中必须对资源、不确定性、风险进行评估统筹,确定发展方向,正如一些高校领导说的“钱不是问题,问题是你想做什么”,信息化服务团队领袖必须能在纷繁复杂的情境中做出正确的战略决策。

四 结语

通过不断总结经验、学习国内外高校信息化建设经验,进行组织结构和管理理念创新,建立一支符合高校实际需要的信息化服务团队是教育信息化建设发展的重要前提。高校信息化服务团队需要既有技术又懂管理的人才,但是这样高素质的人才往往很难培养。由于待遇等方面的问题,高素质IT人才往往选择去企业工作,而部分留住的人一般也需要从事其他业务,造成一定的“信息化职能机构边缘化”的现象。所幸一些高校已经意识到这一问题,在人力资源管理方面进行改革尝试。[8]

参考文献

[1] 谢晓丹.高校信息化进入推广普及阶段[J].中国教育网络,2009,(6):7.

[2] 宁玉文,高岭,高东怀.西部高校教育技术中心职能探究[J].现代教育技术,2009,(2):133-136.

[3] 李江.高校信息化应加强理念建设[J].中国教育信息化(高教职教版),2008,(9):9-11.

[4] 王左利.信息化部门的地位要靠自己奋斗[J].中国教育网络,2009,(11):14-15.

[5] 李逢庆,桑新民.高校信息化建设者的CIO角色研究及启示[J].复旦教育论坛,2009,7(1):25-29.

[6] 沈大强,严壮峰等.论高校信息化集成管理环境下CIO的职能与作用[J].中国教育信息化(高教职教版),2008,(11):12-14.

[7] 赵春,任友群.“IT服务台”对国内IT部门的启示[J].中国教育信息化(高教职教版),2009,(1):62-64.

[8] 刘小娟,汤益芳.高校信息化职能机构边缘化现象及对策研究[J].福建电脑,2008,(4):189-190.

An Exploration into How to Build Informationization Services Teams in Higher Education Institutions

HE Xiu-quan1HAN Yao-jun2

(work and Information Centre, Shanghai International Studies University, Shanghai 200083, China; 2.College of International Business, Shanghai International Studies University, Shanghai 200083, China)

Abstract: The informationization in Higher education institutions has entered a popularization phase when the management of informationization becomes more important than the constructions. Informationization services teams with advanced technologies and scientific management can be a important guarantee for the success in this phase. After analyzing of the general structure and services supplied of the current informationization department in higher education institutions, we studied and summarized how CIO mechanisms, learning organization, matrix structure, distinguishing structures of problems help us to establish a sustainable developing, high elasticity and professional informationization services team.

Keywords: Informationization in Higher Education Institutions; Informationization Services Team; CIO Mechanism; Learning Organization