高校档案的现代化管理

[摘要]高校档案管理工作的现代化是当代社会发展对高校档案工作的新要求，同时也是高等聂育发展和高校档案工作自身发展的要求。因此要加快实现高校档案管理工作的管理意识现代化、管理制度现代化及管理队伍的现代化建设。

[关键词]高校档案　现代化管理　办公自动化

[中图分类号]G647

[文献标识码]A

[文章编号]1009－5349(2010)03－0044－01

高校档案管理是高校科学管理与服务教学管理的重要组成部分，高校档案对学校教学、科研的发展具有重要的作用。近年来随着我国高校教育改革事业的不断深入，办公档案管理日益凸显的经济价值越来越引起全社会的重视。

一、档案管理工作现代化是高校档案管理的必然要求

在当今社会主义经济建设飞速发展的今天，实现档案工作的现代化管理，是对高校档案工作的必然要求。在新形势下，特别是在知识经济时代，继续沿用原有落后手工检索的档案管理方法和手段已不能适应新的形势，.档案工作的计算机化管理，特别是高校档案现代化管理已成为摆在高校面前迫在眉睫的首要任务。

二、高校档案管理工作的现状

高校档案管理工作是学校重要的基础性工作之一，是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校办学水平、管理水平的重要标志。近年来随着高校办学规模不断速度扩大，学科专业不断的增加，科研技术和教学质量明显提高，校园的各项基本建设也进行了不同程度的改造。由于现有的档案工作人员多是兼职，甚至是身兼多职，工作量大，疲于应付，加之对专业知识技能缺乏，从而造成档案管理不够规范。

三、加快高校档案工作现代化管理的对策

(一)档案管理意识的现代化

解放思想转变观念，是高校实现档案工作现代化的关键。档案管理人员要正确认识档案管理现代化的重要性，具体讲应注意以下几个方面：

1.树立创新意识，变手工操作为计算机管理，变经验管理为科学管理，变封闭管理为开放管理，充分利用现代化设备和信息传输技术开展校际联网，实现档案资源共享。

2.树立科技意识，掌握一定的现代经济、科技、法律等管理知识，既熟悉档案现代化管理，又懂得计算机操作应用等现代化的管理手段。

3.树立效益意识，以较少的人力、物力、财力投入，争取获得最大的社会效益和经济效益。

(二)加强电子文件的管理

为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对档案实施电子化管理势在必行。但是电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。其次根据本校具体实际情况购买合适的档案管理软件。一套好的应用软件，必须操作简便，工作效率高，能自动立卷、组卷，实现文档一体化，且具有数据的维护与查询等功能。完成好硬件、软件的配置，档案管理实现现代化问题就解决了一大半。

(三)增加专管人员的投入

随着高校招生规模的不断扩大，高校机构设置变多，职工和学生人数也随之增多。因此，高校在设置学校综合档案室的前提下，可根据需要在各处室分设档案室，并配备专职或兼职档案管理人员。高校领导也应转变过去那种将档案部门作为安置、分流人员场所的陈旧观念，要在档案工作中引进竞争机制，制定档案人员岗位职责，把档案工作的完成情况作为部门考核的重要依据，将工作成绩同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来。为档案人员提供必要的条件、时间和财力，激发他们提高自身素质的自觉性和主动性，加快高校档案队伍建设。

(四)档案管理队伍的现代化

当今信息社会不仅对档案管理手段现代化有了进一步的要求，而且对档案管理者的素质也有更高的要求。高校应从专业、年龄、职称等方面，对档案管理队伍进行优化组合，并通过合理配备和引进专业人才，建立一支精通档案管理业务、具有现代意识、能够熟练应用计算机等现代化工具的档案管理队伍，这是推进高校档案管理工作现代化的基本保证。

五、高校档案管理自动化应注意的几个问题

一、量力而行，有计划有步骤地分步渐进。应该注意到，高校档案管理自动化并不完全排斥传统管理手段。特别在改革刚起步阶段，在新旧交替过程中难免会出现不协调等问题，更要注意发挥传统管理手段的过渡和缓冲作用，以免工作的脱节和失控。

二、严格抓好档案数据格式的标准化。档案数据格式的统一是档案信息人员从网上获取信息的保障条件，档案部门制定标准化工作时应考虑全网性、各类信息数据库的兼容问题。

三、建立和完善档案各项规章制度，加强保密与防伪措施。高校在实现档案管理自动化过程中，保密问题也是不容忽视的，在网络上提供档案信息要做到合理、合法，确保国家秘密和其他秘密受到保护。通过权限设置，高校档案人员可以根据用户所能享有的权限规定其对所需档案的享用程度，从而确保档案资源不会被滥用。另外，网络上传输的电子档案的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别，一旦被纂改，极难识破。因此档案工作人员要针对使用者情况，应用计算机的限读功能，防止在传输过程中泄密。

六、结　语

总之，在科学技术突飞猛进和高校建设快速发展的今天，实现档案管理的标准化，必须要在遵循现行高校档案规范基本原则的前提下，随着档案现代化管理的逐步发展而不断提高、不断完善。相信随着高校档案管理工作的加强会更加适应改革开放的深入和档案事业自身的发展，从而更好地发挥其为教学和社会服务的功能。