档案管理系统与OA系统的实施顺序

如今OA系统的出现而导致了双轨制的情况：OA中流转的是电子文件，但最终版本的文件仍然生成传统的纸制文件进行归档。从保存价值与法律价值上讲，传统的纸制文件有很强的优势，但在资源存储与利用上，电子文件的优势也是非常明显的。很多企业在进行企业信息化建设过程中，对于OA系统和档案管理系统的实施都面临一个问题，即如何管理电子档案，两个系统建立的先后顺序关系又如何?

一、电子档案的两种管理手段

电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。

在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：

第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。

由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。

二、档案管理系统与OA系统的实施顺序

但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。

首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。

其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。

所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。

因此，笔者认为，无论OA系统、PDM系统或者ERP系统，都只是在各个专业领域里面的应用系统，它们仅仅是电子档案资料产生的来源。没有这些系统企业档案同样在产生，有了这些信息系统对于企业档案的收集工作也仅仅是少了对原始档案进行数字化加工的过程，与我们将要做的重要工作――建立数字档案管理系统与数字化档案管理模式没有十分必要的关联。同时，无论是ERP系统也好OA系统也好，都是牵动企业全身的大型系统，每个项目的周期都比较长。只有经历较长时间的磨合与规范之后，档案数字化管理系统才能充分发挥自身的优势，融入于企业信息化整体建设过程当中，避免成为企业信息化建设的孤岛。

(作者单位：北京东方飞扬软件技术有限责任公司　100085)