军队审计网络回访初探

【摘要】军队审计网络回访是一个新的命题，目前对此研究不多。文章从贯彻落实《军队审计回访规定》，充分利用信息化审计资源，提高军队审计回访效率的角度出发，初步探索了军队审计网络回访实施的具体程序，并对其特点及如何确保回访的质量做了阐述。

【关键词】电子邮件回访 网络视频会议回访 设置审计“黑匣子”

一、网络回访的含义与特点

1、网络回访的含义

网络回访是指军队审计部门依照《军队审计回访规定》，以网络为载体、利用计算机和网络技术作为回访信息收集渠道，对被审计对象和有关单位、部门执行审计决定或者落实审计意见情况实施的跟踪监督活动。

2、网络回访的特点

（1）快捷性。在网络上利用电子邮件进行回访，其速度是传统信件所无法比拟的，一封回访邮件通过网络可以立即传送到被审计对象和有关单位、部门，在很短的时间内就可获得所需的反馈信息。如果设置网络审计“黑匣子”，则很快可以获得大量的反馈。同时，回访数据的收集、整理不需要人工录入，不仅快速，而且完整、准确，有的可直接点击查看结果。

（2）广域性。在审计回访中，被审计对象和有关单位、部门分布在各个地方，网络回访通过现有的互联网，打破了地域界限，被审计对象和有关单位、部门随时都可以通过网络接受回访，审计人员足不出户便可完成审计回访工作。

（3）节俭性。网络回访改变旧的军队审计回访的时空观，消除了因时间、空间所带来的军队审计回访工作障碍。开展军队审计网络回访后，军队审计人员通过对被审单位财务资料和相关部门信息的远程操作，可以足不出户地在任何时候获取被审计单位的原始资料和各阶段性数据。使得审计回访成本大大降低，同时可靠性还可以大大提高。

（4）客观性。由于电子邮件发送的对象广泛，有的甚至可以是与被审计单位无直接利益关系的单位、部门或人员，而且被回访者回答邮件问题和提供相应的审计证据是在独立的条件下通过网络进行的，不会受到外在因素的误导和干预，回答往往比较大胆、坦诚，容易获得传统回访方式不容易获得的有效信息。另外审计“黑匣子”可以在被回访单位人员不知道的情况下进行，由审计软件与财务软件及其他部门的软件之间的数据导入、导出接口自动完成，较多地排除了人为的干扰因素，使所得到的回访数据更加可靠。

二、网络回访的实施

1、电子邮件回访

电子邮件回访即通过电子邮件将回访内容以问卷的形式发给选定的回访对象，回访对象填写后以电子邮件的形式再反馈给审计人员的一种方法。

实施步骤：

（1）确定电子邮件回访对象。鉴于目前军队信息化建设取得突破性发展，军队指挥自动化网覆盖全军各个单位部门，以及电子邮件回访在操作上简单易行，电子邮件回访的对象几乎可以涉及所有有审计处理决定和建议的单位。

（2）把握电子邮件回访时机。审计回访时机的选择是否恰当，直接影响着审计回访的效果。《军队审计回访规定》已对审计回访时机做出明确要求，审计部门应当于审计决定或审计意见生效之日起六个月内组织实施。

（3）制定电子邮件回访程序。第一，提出回访申请。（也可不提，根据《军队审计回访规定》，实施网络回访可以不提出申请）由原审计组与被审计单位联系，确定回访日期，并向审计部门提出回访申请；第二，发出回访通知。经领导批准后，拟定并发出回访通知，要求被审计单位按规定的内容准备好电子汇报材料；第三，由有关领导和原审计组人员组成审计回访小组进行回访邮件设计；回访邮件的内容包括：A、要求被回访单位有关领导、内部审计人员、财会负责人等对审计决定的执行情况做出自评并列出在执行审计决定中存在的问题及遇到的困难；B、审计回访小组调出相关审计档案，根据审计决定及审计意见的内容设计具体问题，要求被回访单位就其取得的成果情况进行解答并提供相应的证据；C、明确回访对象回复邮件的具体期限和相应的内容格式要求；第四，实际操作。A、记录回访事实，既有被回访单位的情况介绍，也有审计组检查所得的工作底稿；B、向选定的回访对象发出电子邮件；C、开设专门邮箱接收回复的邮件，并针对回复邮件的基本情况，所取得的成效及存在的问题写出专题报告，与回访单位进行互动，在征求被审计单位意见后保存相关信息并上报。第五，整理分析回访邮件。电子邮件回访工作结束后，用相应的审计软件对被回访对象回复的电子邮件进行分析归档，最后将回访邮件连同原审计档案一起存入审计数据库。

（4）对电子邮件回访的评价。用E-mail软件发送电子邮件在操作上较为简单易行，邮件可自动生成并可同时向多个对象发送，无须耗用大量的人力进行邮件的发送与回收。在经济上，E-mail方式能节约大量资金，具有很好的规模效益，邮件发送距离越远，数量越大，越能体现其省时省钱的优点。另外，邮件发送对象的范围相对广泛，有效地增加样本数，使得获取审计证据来源增多，从而在一定程度上降低了审计风险，使回访的结果分析更具客观性。但电子邮件回访也有明显的局限性：回访问卷的交互性很差，并且回访数据的处理会很麻烦，每份回访问卷的答案都是以邮件形式发回，必须重新导入数据库进行处理。总体来说，电子邮件回访比较客观、直接，但不能对某些问题做深入的调查和分析，因此不适用于重要审计项目的回访。

2、网络视频会议回访

网络视频会议回访是指在计算机网络支持下，利用多媒体音、视频技术实现异地会议回访的方法。

实施步骤：

（1）确定网络视频会议回访对象。网络视频会议与就地回访有相似之处，因此在回访对象上选择可参照就地回访。在条件允许时，凡有审计处理决定和建议的单位都要进行回访，鉴于日前军队审计部门任务重与人员少的矛盾比较突出，视频会议回访的对象可从两方面来考虑，一是专项审计，如进行领导干部经济责任审计回访、企业效益审计回访等；二是审计回访的重点应放在经初次审计发现财物数额较大、内控制度薄弱、违纪问题较多，单位领导对财经管理和内审工作不够重视的部队和企业单位。

（2）把握网络视频会议回访时机。对审计部门做出重大审计处理决定，被审计单位未在规定期限内完成审计整改、未及时反馈审计整改情况以及审计部门认为需要进行视频会议回访的，应及时组织网络视频会议回访。

（3）制定网络视频回访程序。第一，提出回访申请。由原审计组与被审计单位联系，确定回访日期，并向审计部门提出回访申请；第二，发出回访通知。经领导批准后，审计部门于实施回访的三个工作日前向被审计对象和有关单位、部门下达网络视频回访通知。通知主要内容包括：A、回访的依据、内容、方法和时间；B、回访小组的组成（审计回访小组一般由审计部门派出原审计小组成员组成）；C、回访要求。第三，实际操作。A、记录回访事实，既有被回访单位的情况介绍，亦有审计组检查所得的工作底稿；B、邀请被回访单位相关人员通网络会议系统进行谈话（审计部门可以根据回访工作需要协调有关单位、部门参加），审计人员认真听取被审计单位介绍审计决定的执行情况和审计意见的采纳情况，了解落实整改取得的成果情况；对照会计资料检查原审计时查出的问题是否已按规定纠正；评价被审计单位财务管理和经济活动情况，了解执行审计决定和落实审计意见、建议中的遇到的困难；针对新情况、新问题，研究解决措施；向被回访单位说明回访情况和解决问题的措施。并针对回访中基本情况，所取得的成效及存在的问题写出专题报告，在征求被审计单位意见后上报；第四，整理分析回访资料。审计回访工作结束后，审计回访小组应当向审计部门提出书面和电子报告，其中，领导干部经济责任审计回访情况，还应当向本级领导干部经济责任审计工作领导小组报告。第五，审计部门应当将网络视频回访的有关资料连同原审计项目资料一并归入审计档案，同时建立相应的审计档案电子数据库。

（4）对网络视频会议回访的评价。此回访方式无须借助审计人员到被审计单位进行就地回访，通过网络交谈或进行实时视频会议便可以实施回访，待谈话或会议结束，回访结果便已到审计人员的手中，由于进行全程录像，审计人员可以随时调阅，进行周密分析，大大地缩短了回访周期，较适合于重大项目的审计回访。但这种回访方法对设备的条件要求极高，使用受条件的限制。

3、设置审计“黑匣子”

“黑匣子”是用来记录飞机、船舶等在工作阶段详细履历过程的设备，是分析重大事故原因的有力证据。所谓审计“黑匣子”，是指军队审计人员通过在被审单位的会计、保险、生活费、公务事业费等各军队财务管理子系统中设置具有记录功能的程序模块，从而对被审单位的财务管理各子系统进行监控以获取相关证据。

（1）回访时机。可以与其他网络回访方式同时进行，辅助其他回访。

（2）对设置审计“黑匣子”的评价。审计“黑匣子”能对被审单位的财务管理系统各子系统的操作情况进行实时记录，例如：记录财务人员编号、进入时间、操作内容等。审计“黑匣子”在平时隐藏起来，不影响财务系统的正常工作，仅起到记录作用，被审单位的财务人员也没有权限查看“黑匣子”所记录的内容。当审计人员对具体单位进行审计回访时，可以首先查看审计“黑匣子”的工作状态和记录内容。审计“黑匣子”可以为审计人员了解被审计单位落实审计意见的情况提供有力的支持。

三、网络回访的质量控制

1、影响网络回访质量的因素

（1）网络回访的回馈率不高。审计人员设计的邮件含糊不清，回答问题所需时间长，或邮件内容抓不住重点等，都会导致被回访者答非所问，甚至是拒答，由此会影响网络回访的质量。

（2）被回访对象认为网络回访具有非接触性，主观上不认真对待，回答问题马虎，提供虚假会计信息等，极大的影响审计回访数据的真实有效性。

（3）计算机和网络的质量对回访质量产生直接的影响。网络回访都是基于互联网的，需要计算机和网络的支持。计算机故障、网络故障都将对回访造成影响，继而影响网络回访质量。

2、提高网络回访质量的对策

（1）主观条件控制。第一，科学设计回访邮件。A、选择合适的问题类型。在电子邮件回访中，最常用的就是发送回访问卷，问卷类型最简单的是选择题。对于被回访者而言，选择题回答问题比较简单而且答案明确；对于审计人员来讲，反馈结果比较容易统计和分析。B、问题的数量适当。首先，在进行邮件回访时，过多的题目让人容易产生反感情绪，产生漏答，所以题量要适当，审计人员就重要问题设问。其次，很多被回访者希望能快速地完成问题，因此，可以在问题后添加提示以保证回答的完整性，防止错答、漏答、乱答等影响回访的质量。第二，调控被回访对象。建立相应的激励机制，以提高被回访单位、部门和个人的积极性。在实际的操作中，我们可以建立被回访单位诚信档案，把被审计单位参与网络回访的次数和质量进行记录存入数据库，并在审计部门网站上，对于回访效果良好的单位进行通报表彰，效果不理想的单位给予通报批评，责令其整改，无正当理由拒不整改的，对被审计对象和有关单位、部门直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照有关规定给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第三，根据回访项目的性质，重要性选择合适的回访方法。以上几种回访方法各有特点，应根据不同情况加以选择，另外还应该注意并不是所有的回访都可以利用网络来完成的，有些重大战备审计项目出于安全保密的需要还必须以就地回访的方式进行。

（2）客观条件的控制。在进行网络回访的时候首先应该确保回访期间能保持网络畅通，防止由于计算机故障、网络故障影响审计回访质量。