网络环境下档案信息化管理探讨

【摘要】档案管理信息化是新时期档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。

【关键词】档案管理信息化；问题；原则；措施

1.前言

随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，绝大多数日常工作都可以直接在计算机和网络上办结，这无疑对档案管理工作提出了更高的要求，档案管理由传统方式向信息化管理转变已迫在眉睫。

2.档案信息化管理的内容

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

目前档案信息化管理的内容主要有：档案文件目录的存储与检索、复制；档案内容信息的存贮与检索：档案文件的编目、统计、汇总；档案文件主题词的自动标引；档案借阅管理与咨询服务；文书立卷与档案整理；档案文件目录的打印；数据的备份；档案库房管理与档案保护；档案统计和档案工作情况统计分析；系统维护和传送数据；数据处理的每个环节均以国家标准和行业标准作为设计依据。

3.档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存和反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化管理使档案人员从传统手工抄写、人工查询的繁重工作中解脱出来，使档案管理的服务范围不断扩大，服务水平不断提高。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

4.当前档案信息化管理面临的问题

电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

4.1 面临创新与安全的挑战

原有档案管理制度的核心，一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

4.2 面临标准化、法制化的挑战

由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

4.3 技术支持不全面

一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

4.4 人员配备不合理

就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，存在着档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，知识和观念老化等问题。

5.推进档案信息化的原则与措施

5.1 档案信息化应遵循的原则

（1）规范性原则：通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

（2）安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

（3）效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。

5.2 推进档案信息化的措施

（1）加强机读数据的准备工作是档案信息化管理的前提条件

要做好档案信息化管理，机读数据库是基础。机读数据的质量高低决定着管理系统的效率程度，要准备好机读数据，著录标引是关键。档案著录，就是对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。形式特征是档案的外表特征，如档案的标题、作者、形成时间、档号、文种、载体等；内容特征是指揭示档案内容特点的项目，如档案的分类号、主题词、提要等。档案标引是档案著录中对档案内容特征进行分析、选择和记录的过程。著录和标引是对档案内容的浓缩，只有经过著录与标引，才能将档案信息输入到计算机里面进行各种处理。

档案人员要按照国家标准和《档案著录规则》中规定的项目，仔细对档案的形式特征进行分析、选择和记录，这样才能保证贮存到计算机中的档案数据是科学、准确和完整的。

（2）重视光盘技术在档案信息化管理中的应用

光盘是现代计算机技术、网络技术和光电存贮技术发展出的产物，是信息存贮和信息检索、信息交换电子化、智能化的必然归宿。光盘存贮技术具有寿命长、存贮密度高、可靠性强等特点，它使大量文献资料实现计算机存贮和管理成为可能。档案原文通过扫描录入，大大节省了库房空间，压缩了存贮设备的资金投入，降低了成本。

（3）网络化管理是档案信息化管理的必然趋势

网络化是计算机管理的必然趋势，通过网络检索、查询档案信息方便准确，几秒钟内就可查到所需档案，它改变了档案资料的传统借阅方式。计算机网络把上下级、各处室紧密地联系起来，成为一个有机的整体，衔接了档案部门与其它部门的各项业务工作，各部门均可通过网络进入档案信息库查询。

网络化管理采用的方法是：在内部网络服务器中，划出一定空间供档案资源贮存，简称档案存放区。存放区再划分为三个区域，即共享区、可读区、保密区。

在共享区内，可实现权限范围内的资源共享，用户被档案中心授权后，可进入该区阅读资料信息，也可拷贝区内资源至用户自己的电脑，以编辑利用，但不能直接在共享内编辑；在可读区内，用户同样可以被授权后进入，并在区内查阅相关资料，但不能拷贝，更不能编辑；保密区则是提供特殊用户使用的专门区域，该区域设置密码锁，一般用户不能进入。

网络服务器还需划分一定空间，作为档案人员公共区，这个区主要是存放需归档的各种档案浆。比如：设计人员在完成任务后，将成果传输至该区，并向档案中心发送电子邮件，档案人员接收后，即可从区内移动文件至自己的微机中，经专业处理后放至档案存放区的某一区域内，需打印的则经打印后上架存放。

为了加强数据的安全性，系统应有严密的用户口令和权限限制，只有档案部门的人员才能有权限更改已进入数据库的档案。为了保证档案数据的安全，档案工作人员可对系统采取必要的预防措施，在系统设置时可设置二层密码，即在进入系统时设置第一层密码，接受操作检查口令，以防无关人员进入系统；系统在删除、修改的功能中设置第二层密码，防止无权限的操作人员对已已固化的数据进行误操作，确保数据的完整与准确。

（4）档案信息化管理需加强病毒防治措施，确保安全

计算机病毒的防治是确保系统正常运转的一项重要工作，计算机如果感染病毒，严重时会造成整个系统的瘫痪，所以要建立严格的规章管理制度，防患于未然。具体要求是：要符合安全操作规范，并定期对系统进行检测；为使重要的档案数据不因主机的故障、突然停电或病毒侵害等意外情况而丢失，要经常为档案程序和数据等信息制作备份；不能随意将来历不明的程序拷进计算机，如确需拷贝应预先查毒杀毒；最好能给主机装配防病毒卡，进行实时监控，每次开机时，自动进行查毒杀毒，确保万无一失。

（5）积极促进档案管理部门实施信息化管理

一是强化基础性工作，认真制定实施规划，基础业务工作只有坚持标准化和规范化，才能与现代化管理衔接起来，才能更好地推动档案信息化管理的顺利实施。二是强化人才建设，档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

6.结束语

档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界发展的大趋势，档案管理人员只有克服困难，积极进取，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001.

[2]雷震甲.网络工程师教程[M].北京:清华大学出版社,2004.

作者简介：

李梅（1971—），女，山东招远人，馆员，主要从事档案管理工作。