应用信息技术加强医院电子档案管理

【摘 要】电子档案是21世纪以来才开始在国内被广泛应用的，尤其是在大中型企业和医疗事业的资料管理系统中，更是被广泛应用。但是，从电子文档发展至今也出现了不少问题，尤为突出的就是电子文档的合理操作及存储方面的问题。本文主要阐述了电子文档在管理上的操作程序，提出了现阶段医院电子文档管理中出现的问题，并结合实际情况说明了强化电子文档管理的措施。

【关键词】强化电子文档管理；信息技术；改进方向

医院电子文档主要指的是在医院中发生或未发生的事件和重要的存储资料等，进行电子版的记录，并以载体的形式呈现出来。由于医疗技术的不断提升，因此需要记录的档案也越来越多，以往的电子文档管理方式已经无法满足当前医院对档案管理的需求。电子文档近几年给医院文档管理工作做出了很大的贡献，也是医院现代化建设需要跨越的根本项目。只有加强医院电子文档的管理，才能有效提高医院管理效率。

1 医院电子档案收集与管理方式

医院电子档案主要是医学的学术论文和各种报刊上发表的学术论文，按照医院的程序一旦有即将要发表到期刊上的论文，首先要由本科室同意并盖章，然后向科室或者医院出示相关的证件，最后才能进行投放。当论文成功发送到期刊或报刊之后，会将论文分别送到相关部门，科教的工作人员把所需数据进行输入，存入档案。在论文档案中基本上是根据以下几个流程进行的，第一，按照期刊的具体内容进行分类；第二，制定表格；根据作者论文数量、种类、时间进行分类；第三，录入。

表1 医院档案管理流程图

2 应用信息技术管理电子档案的弊端

2.1 残缺性

以往的纸质档案管理经常会出现字迹不公正、无法辨认等现象，不过，这种类似的问题通常不会对查阅结果造成较大的影响，由于其涉及的层面较小，因此所造成的后果也相对较小。但是，在使用信息技术进行电子档案的管理上，由于其操作原理等限制，很多时候电子档案在整理时，都采用批量处理的方式进行，因为批量处理的文件内容较多、涵盖的方向也比较杂乱，因此，在这样的情况下，可能一次小小的失误都会造成较大的后果。电子文件的另一个特性就是该程序正常情况下都是开放状态，这就要求工作人员必须及时更新电子文件，否则就会出现多种电子文件遗漏丢失的问题。电子文件本身的结构并不简单，存储方式较乱，形态各异，因此，当电子文件在进行多元化的转变时，经常会受到外界不正常的因素影响使文档丢失，造成不必要的损坏，影响档案管理工作。

2.2 时间问题

电子档案的信息存储位置程序多样，所以每个载体所承载的任务都是不相同的，在进行信息存储的同时，一定要设置位置，且必须设定，但是，这就证明文件要想储存成功就必须依靠软硬件。目前，我国的电子信息技术快速发展，计算机更新换代的速度也越来越快，因此，计算机转换之间的兼容问题已经成为了电子档案的一大难题，随着电子档案的数量不断增加，医院的电子档案也不断增加，一旦兼容器出现问题，会直接影响电子档案的储存时间。

2.3 员工文化涵养

在信息化的今天，当所有数据最后都会归终于电子档案时，人们对电子信息技术已经非常依赖，而强大的数据整理、管理工作难度也相对较大。电子档案主要蕴含的工作内容就是进行电子文件的归纳、录入等，在利用软件对电子文件进行整理的同时，经常会出现一些不常用的英文专业术语，而这样的专业术语是传统的档案管理人员无法理解的。当然，在管理电子文档的同时，仅仅会电子信息技术的操作也是无法完全胜任的，因为他们对档案的了解程度较小。在这样的背景下，对电子文档的管理人员的工作提出了严峻的挑战，加上现代化技术的不断更新，就使电子文档的管理工作难上加难了。

2.4 病毒问题

医院的电子文档一般都是病人的病例、档案等文档，是相对比较隐私且非常重要的，所以对文档的安全性要求较高。不过目前的科技还没有办法完全避免计算机上的一些病毒侵害，一旦有黑客或恶意网站攻击，就会直接泄漏病人的隐私，对文档造成损坏的现象。因此，电子文档在安全上的隐患还是不小的，值得引起广泛关注。

3 如何加强医院电子档案管理

3.1 设置数据库、备份数据

设置数据库在医院电子档案管理上是非常重要的一项，也相对比较复杂，不但要实现当下对电子档案的需求；还要留出一定的空间给以后的电子档案更新做出准备；不但对性能要求较高，还需要方便反复修改。为了保证数据能够完整的保存下来，不被兼容器问题所困扰，在进行数据资源管理时，系统要设置成自动备份保存模式进行存储。这样不但能够避免兼容器问题，还能有效的防治黑客袭击，及时减小损失，避免大量的数据流失。

3.2 及时更新设备、技术

为了避免由于软件问题导致计算机数据有损，在进行存储时，一定要配备必要的刻录设备来归纳电子文件，刻录完毕后将其保存在安全的地方。在应用计算机时一旦发现有异常或是病毒等损坏文件的恶性攻击，要立刻升级防治病毒系统，设置电子文档的访问权限。为了保证计算机设备能够正常供应电子文档的工作要求，要随时检查计算机周围环境，尽量保持周围环境通风、干净，避免计算机受到周围环境的影响出现异常关机的现象，造成文件损坏。几年前广州某家医院，管理人员在进行电子文档录入时，由于操作过当导致计算机机体过热，造成计算机烧毁的现象，管理人员由于躲闪及时，没有受到伤害。但是，计算机里面的电子档案全部都荡然无存了。经过此次事件后，该家医院尤其重视电子档案的管理，引进了多种新设备和新的信息技术，经过几年的时间，已经相对成熟。

3.3 增加管理人员综合素质

医院档案管理人员一般是退休的医务人员，计算机水平达不到电子文档管理的需求。为了有效的改变这一现状，医院应组织电子档案的管理人员外出学习，通过考核后方可再次入职；其次，医院还可以请专业的电子文档管理人员来院实际考察，并根据医院的实际情况作出具体分析，了解医院真正的需要，并根据医院当前的状况制定出合理的培训计划。由于新设备的不断更新引进，很多经过培训的电子文档管理人员也对新型的技术及设备掌握的也不是很完善，这就要求医院要定期的对电子文档的管理人员进行培训，让工作人员阶段性的接受讲座，定期对其进行考核，做好工作人员的思想工作。医院的医疗部门、护理和后勤等部门是分开来管理的，要将这些部门的资料全部整合在一起，并在计算机上有序的分离开来，并不是一件简单的事情，因此，工作人员首先要熟悉医院的具体流程，才能了解各个部门所需，在最短时间内实现最高效建设管理工作。

3.4 制定管理体系

无论在任何项目中一项制度的建立都是管理上不可或缺的一道难关。将信息技术融合到医院电子档案管理中，利用信息技术的优势，强化电子信息技术管理，不但要在技术和人员素质上有待提高，制定一套优质可行的管理体制，是应用信息技术强化电子文档的重要环节。将电子文件存档的整个流程加以规范，采取责任制体系，力争做到每个环节都能够有人、有条例可循。让档案管理的每一项都落实到个人，将任务责任制。医院可根据员工的表现情况做出奖罚制度，提高员工责任心的同时，增强员工工作积极性，更好的完善医院电子文档管理系统。

4 结语

综上所述，在科学发展高速的今天，受到信息化的影响，电子文档管理日新月异，想要完善医院电子文档管理必须从技术上、管理手段上、员工素质等方面齐头并进，只有这样，才能跟上时代的变化，在学习中不断创新，提高医院的工作效率，为医院的长久发展做出一份贡献。

【参考文献】

[1].应用信息技术加强医院电子档案管理[J].黑龙江档案，2013（02）.

[2]许建伟.医院电子档案管理存在的问题与思考[J].社区医学杂志，2013（15）.

[3]王海波.新型医疗服务模式下电子病历管理的研究[D].山东师范大学，2010.