浅谈对电子档案的认识

摘要：在当代电子信息技术飞速发展的背景下，档案信息的数字化建设成为档案管理的必然趋势和发展方向。不同于传统的记录方式，电子档案能够提供更多的资源共享和信息服务，但同时也给我们带来了新的问题和挑战。本文分析了电子档案的优点和缺点，探讨了加强电子档案管理的认识和想法。

关键词：电子档案 安全 管理

目前，档案工作越来越受到人们的重视，信息技术的发展与广泛应用为档案信息化建设提供了有利的发展契机，电子档案应运而生。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘、光盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。在当前形势下，我们应该顺应发展要求，正确认识电子档案的特点，加强研究，有效推动档案的信息化建设。

一、电子档案的优势

（一）信息存储密度高。传统的档案管理都是以纸为载体，不利于传递，也不便于携带，持续增长的纸质档案同有限的存储空间之间存在着不可调和的矛盾。而电子档案存储密度大、容纳信息量多、体积小的优势则能很好的解决这一问题。例如：一张光盘容量可达600MB-4000MB，可存储数十万张打印纸上的文字或图形信息。各种信息资源以数字代码等虚拟的形式出现，而不再是过去的实物形式，可以有效地节省存储空间，节约了物质资源的同时也提高了管理的效率，能够保证便捷的档案信息检索查询和应用。

（二）信息资源共享。传统的纸质档案通常只有一份，只能应用在一个有限的范围内，不利于资料传递，也无法同时使用，而电子档案则能够做到有效的资源共享。一个终端上的电子文件可以同时发给多个网络终端，这种不受存储载体限制的特点，让异地共享成为了可能，消除了地域界限，摆脱了时间和空间上的制约，能够有效提高资源利用率，进一步提升档案信息的服务质量和工作效率，做到信息互通，资源共享，满足档案管理服务工作的现代化需求。

（三）工作效率提高。电子档案的产生，使计算机的先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更为充分。相比以前的手工编目、信息收集、检索等繁琐的操作步骤，档案人员可通过简单的操作进行查询和使用，不但减轻了劳动强度，而且大大提高了档案管理工作的归档、更新、调取和维护效率，一次采集录入、整理、统一建档，多岗位、多层次的资源共享，缩短了材料从形成档案资料到提供服务的时间，极大地推动了档案服务管理工作的发展。

二、电子档案的劣势

（一）系统依赖性。由于电子档案是依托计算机技术存在的，因此它对计算机系统具有较强的依赖性，不能够脱离系统而独立存在。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、识别和传递。环境、硬件因素、软件因素及设备的更新等，都会在一定程度上影响电子档案的长久保存，这给我们的使用带来了很大的局限和约束。

（二）存在安全隐患。由于电子档案是以计算机技术为载体的信息存储和存在形式，随着数字化、网络化和信息化建设的不断发展，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。在电子档案查阅和传输过程中，容易受到木马等各种病毒和程序的攻击，极有可能造成数据的残缺和丢失，文件的完整性和真实性得不到有力的保障。

（三）信息与载体分离。电子档案依托于计算机系统，在系统内可以进行复制和传递，其形式和内容可以都不发生改变，因而无法像纸质材料那样确定哪个是原始资料，这一性质影响了对电子档案真实性、可靠性和完整性的判断。一旦纸质文件丢失，将会影响电子档案的现实凭证和价值。

三、加强电子档案的规范管理

（一）加强组织领导。电子档案的建立、管理是一项系统而巨大的工程，涉及到多个部门和领域，需要各方力量齐抓共管，协调一致。因此，必须首先从加强领导，优化组织管理入手，构建电子档案管理体系，加快信息化进程，把电子档案管理工作纳入重要议事日程，纳人法制管理轨道，为信息化建设打下坚实的基础。

（二）建立科学高效的管理系统。数据库管理系统是电子档案建设最基础也是最重要的工作，是系统数据的集合，设计中要全面体现电子档案管理中涉及的各个环节。要确保安全性，能够有效控制数据操作，拒绝非法操作，有较强的数据恢复和抗病毒能力；有强大的数据处理能力，具有高效的存储结构，能够有效存储大量档案数据；建立信息网格化管理体系，按照管理权限，建立信息管理局域网，确保使用便捷、管理严谨；实行档案的网络化管理，使信息得到共享，从根本上改变档案信息的储存方式、管理方式和服务方式。

（三）标准和规范性建设。标准和规范性建设是一项重要的基础工作，尤其是在现代网络环境下，如果标准不统一规范，将对档案数据的采集、加工、保存及以后的资源共享产生影响。在电子档案建设过程中，应配备统一的、专业的数字化设备和档案管理系统，利用这些设备实现一体化操作管理。同时，根据自身发展的需求和特点，建立健全内部实施规范和标准，对数据库结构、软件硬件格式、档案分类、数据指标等进行统一规范，并不断更新完善，做到既符合标准，又有利于实际操作。

（四）加强安全保密工作。在信息化建设过程中，电子档案的建立和管理要符合法律法规和各项规章制度的安全保密要求，建立健全稳妥的保密措施。严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，加强网络安全技术的研究与开发，建立电子文件备份系统，定期进行复制。对计算机病毒定期检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理，加大系统管理维护力度，实行身份认证和秘钥管理，分别授权，确保数据安全，确保归档档案的真实、完整和有效性。

（五）建立高素质的工作队伍。电子档案管理工作既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，又涉及到档案管理的专业层面，对工作人员的业务水平和专业素养提出了更高的要求。要加大教育和培训工作，不断提高电子文档制作者和管理人员的责任心，加强其管理能力和专业素养，学会、能用、会用系统，更好的服务于实际工作。采取多种措施，引进、培养高层次业务骨干，努力推进档案工作人才队伍建设，对电子档案进行深入的研究、开发和应用，进一步发挥档案工作的社会效益。

四、结束语

电子档案是社会发展的必然趋势，档案信息化建设是时展的需要，是档案工作的主流，是档案管理改革的方向。我们要顺应时代要求，对档案信息资源进行有效地开发与应用，提升信息时代电子档案管理的质量和效率。

参考文献：

[1]魏媛媛.电子档案的利弊及电子档案的管理研究[J].大家健康：学术版，2014（9）：320-320.