浅谈认识档案管理水平的提升与功能拓展

摘 要：人事档案制度自20世纪50年代产生以来，对我国的各项建设、干部管理、国家安全等方面作出了重要贡献。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理存在着诸多问题，有待加以改善，从而提高人事档案的利用水平。

关键词：人事档案；提升；功能拓展

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

1人事档案管理存在的问题

1.1 档案材料内容不准确

现有的档案材料中存在许多内容前后不符以及内容失真的现象。如：“三龄一历”记载多样。出生年月公历、农历填写随意，且没有说明。甚至更有个别干部的出生年月前后相差较大。参加工作时间、入党入团时间前后不一致，基础学历越来越高。

1.2 档案材料不齐全

一些年度考核表、履历表短缺或虽有表但未盖公章。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料，仍在个人手中未能及时收集归档。一些单位分管人事档案工作人员并非专职人员，往往是身兼数职，有时只是将档案材料作为要保存的材料加以收集堆放，没有及时归档，也是导致个人档案中材料不齐全的一个重要因素。

1.3 人事档案管理方式和手段相对落后，运行效率较低

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理，单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职，且大部分靠手工操作，未使用干部人事档案电子信息化管理系统，费时、费力、效率低。

1.4 人事档案利用范围狭窄

提供利用是档案工作的目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看，现有的人事档案利用范围小、频率低。但随着社会主义经济体制改革的深入及企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，事业单位工作人员由“单位人”变成了“社会人”，这就要求人事档案要更加符合社会需求，扩大利用范围提高利用频率。

2 提升人事档案管理水平的主要措施

2.1 完善人事档案管理制度

提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

2.2 注重人事档案材料收集

提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.3 采用现代化管理手段，加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用与人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

2.4 提高人事档案管理人员素质

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看做是一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦的去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

3 拓展人事档案服务功能的主要思路

3.1 变传统等客上门“守摊式”服务为“开发式”的介绍服务。从过去忽视档案利用，转变为树立人事档案利用的“受众”意识，重视研究人事档案用户的需求。

在确保保密的原则下，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者详细掌握第一手材料服务。同时，人事档案工作中也要对人事档案的用户进行研究，以了解人事档案的利用情况。可采取当面咨询、访谈、发放征求意见表的形式了解其对利用服务工作的评价、意见和要求，研究他们提出的建议，明确利用重点，查阅者中最需要知道的是哪些方面，单独将用户利用率高的材料整理出来，提高档案利用率。

3.2 从单纯提供档案原件的低层次利用，转变为制定人才培养规划的高层次利用。

一般来说，人事档案的利用大都是提供原件查阅或借阅，这种方式显然是低层次、肤浅的。实际工作中需要转变利用方式，以人事档案为基础制定人才培养规划，从宏观角度综合利用人事档案。

人才的选拔培养，主要是指根据各级领导班子建设的需要，有计划地对预订职位目标的人选进行挑选和培养，从而促进领导班子成员顺利实行新老交替。选拔和培养人才的最终目标是选准人、用好人，如何用好作风选人，选作风好的人呢？这需要制定合理的人才培养规划。

人才的选拔培养，不仅要重视人员已有的表现，更重要的是选择其发展的可能性。要做到这一点，除了注意及时掌握人员的现实表现情况外，还必须充分利用人事档案，全面、历史地了解人员的情况，为发现人才和正确、合理、适时地使用人才打好基础。

利用人事档案为人才的选拔和培养服务，有下列优势：一是有助于了解选拔和培养对象的基本情况，从中发现和选拔有用的专门人才；二是有助于了解选拔和培养对象的政治表现情况。了解其一贯的政治立场和政治方向，从历史的角度对选拔和培养对象的“德”进行审查；三是有助于了解选拔和培养对象的专业特长和学识水平。学历证明、科研成果记载、专业技术职务任职资格评审表等业务材料，能大致反映出一个人的专业特长和专业水平，在选拔各类专门人才时，弄清每个人的专业特点，以利于在人才的使用上做到用其所长；四是有助于确定人才的培养方向。根据选拔和培养对象的工作经历、任职情况、专业特长、工作成果和各个时期的组织鉴定、考察材料，结合其现实工作表现特点进行综合分析，确定选拔和培养对象适合干什么工作，宜与向什么目标发展，从而明确人才的培养方向，避免人才培养和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培养规划。可以堆人才的结构状况、年龄状况、学历情况进行分析，制定人才培养规划。用其所长，确定人才适合何种岗位，适宜于向和方向发展，加强人才培养的针对性。