浅谈公文的解读与修改处理问题

【摘要】对公文进行处理是保证公文内容能够清晰地被解读，其中的观念和思想也能够被下级部门真正滴理解，同时，公文处理也是办公室工作的重要组成部分。对于公文解读出现偏差而造成的影响可能是非常巨大的，这就要求在对其进行处理时能够遵循一定的原则，以保证达到思想表达准确、清晰、明了。本文对在公文处理中所需坚持的原则进行了总计分析，并在此基础上对公文处理的处理方法提出了一些建议，希望能够以此作为公文处理工作中的参考，为公文处理工作的合理化发展提供支持。

【关键词】公文；处理；原则；措施

一、引言

在现代的新形势下，社会全面发展，办公室工作也需要得到替身，才能够满足社会进步的需要。公文是办公室人员帮助领导处理有关事务的重要手段，但是在庞大信息量充斥现人们周围时，准确表达出公文中的思想是公文处理的主要目标。由于公文处理不当而造成解读失误，所产生的后果是非常严重的，不仅对工作效率产生了很大的影响，有可能对造成意想不到的后果。由此可见，公文的科学处理，对工作的正常展开和高效实施都是非常重要的。对于科学处理公文的方法，受到了人们的广泛关注，这也成为现今社会办公室工作的重要内容。

二、公文处理的原则

对公文进行处理首先要明确其目的性，只有正确地找准目标才能够将处理工作做好。公文制作的主要目的是为了将信息和思想及时、准确、安全地传达下去，因此在公文处理工作中，需要保证一定的原则，以实现该目标的科学达成，也是保证公文处理质量的重要手段。下面本文将对公文处理工作中应遵循的一些严责进行简单的分析，主要有以下几方面。

（一）注重公文时效

公文是信息传达的一种形式，对于现今这个信息化社会的发展形势，保证工作开展的高效性是非常重要的，因此，对于公文的处理和传达需要保证其具有时效性。时效性对于公文来说是非常重要的，在公文处理工作的进行中都需要充分满足这一要点。办公室工作人员在对公文进行处理时，需要具备较强的时间观念，对每一份公文都要及时办理，整个公文处理过程不拖、不压、不误、不漏。同时要按照公文的性质和内容，正确区分轻重缓急，急件急办，特件特办，保证急件、要件优先处理。

（二）保证公文的质量

文秘工作人员要始终坚持把质量第一的原则贯穿于公文处理的全过程，对工作精益求精，不断提高服务层次和水平。一是在公文处理工作的每一环节都要准确可靠，不出任何差错。内收外发公文，应仔细登记、编号，且登记分类清楚，项目填写齐全，交接签字手续完备。公文登记之后，及时提出拟办意见，呈送领导批办，拟办意见应准确、得体、可行，起到提示、预案、参考作用。在公文处理过程中，有各种不同的情况，文秘人员既要按规定程序办理，又要根据实际情况灵活掌握，不能简单地照传照送。

（三）确保公文安全

保证公文安全是公文处理工作政治性的内在要求。公文处理工作经常接触大量的机密事项，一旦在工作中发生泄密事故，后果不堪设想。特别是在新形势下，随着高新技术的迅猛发展，泄密的方式、渠道越来越多，窃密的手段越来越高，安全保密的形势越来越严峻。在公文传递过程中要严格履行手续，随时掌握公文的去向，避免盲目传递。公文传阅要以文秘部门为中心点纵向传递，不允许在应阅人之间横向传递，以免传阅件失控、丢失。严格按照文件的层次限定密级文件阅读范围，不随意扩大范围，保证文件层次和实际知悉范围的一致性。保证公文在保管上的安全。公文要存放在专门的保密柜里，确保安全可靠。

三、公文处理的具体措施

（一）辞能达意，通俗易解

一份公文出台面世，一定要考虑受众者的解读能力与认知程度，尤其是普发性周知文件，要考虑其涉及群体的广泛性。不能过于专业化或术语化，让普通群众难以理解。公文是以传达信息为主要的目的，公文在进行处理过程中需要度其中语句的组成形式和表达形式进行处理，首先到将生僻的字进行通俗化，将不常接触到的成语或引用替换成能够被人们轻易接受的语句。但是需要公文处理人员能够准确地了解其中的含义，并且能够在准确表达出其含义的基础上，将其进行合理的修改。另外，在公文中能够尽量将不符合表达信息的词语进行合理化修改，如用语出现了主观的某种情感而与公文主要的思想出现偏差，就需要对其进行处理，以保证在整个公文中出现的思想和观点一致，避免出现上下表达不一致的问题，这是对公文表达效果上的重要保证措施。

（二）反复修改，完善文本

公文制作出来，并不是一劳永逸的事情，在层层转发与执行过程中，要考察实际效果，看看是否合乎实际，是否理解到位。如果不进行审视或修正，往往会出现意外情况，甚至造成损失。在修正的过程中，也并不是简答地从头至尾进行阅读的问题，更重要的是对公文表达中的问题进行分析。在公文的词语表达上，工作人员素质和文化背景的差异，也可能导致对其解读的含义出现不同，这就需要根据公文接受人的文化素质情况进行和理化分析，其步骤也不是一次就能够完成的，在对公文进行修改工作时，要反复进行，将将首次未处理的问题留置到下次进行，直至将其中所有的问题完全解决，以保证公文在传导信息方面保证文本思路的清晰。与此同时，对于公文的格式和其他内容以外的要点也需要进行终点关注，将文本的内容和形式做到全面完善，才能够保证公文的基本作用。

（三）撰稿吃准，注意分寸

公文内容言过其实的危害性是非常大的，可能会对下级部门造成误导，使其以为其中夸张的表述是实际上的情况，这对于工作的顺利进行是非常不利的，尤其是在公文继续传达的过程中，如果每一级部门都不能保证公文表达程度上的准确，有可能在公文传达至终点而进行工作的全面实施时，已经变得面目全非，甚至其中的中心思想也有可能发展重大偏差或是已经在对立面上。对公文表达处理的问题上，其中比较容易被忽略的及时词语表达程度上的准确性。公文信息的传达需要具有高效性和准确性，同样，在信息程度上的表达也需要严格做到这一点。文件的制作，要考虑事情的复杂性，不能言过其实，定论过早，以免造成工作上被动。报纸媒体配合文件搞宣传工作，也要注意分寸，不能言过其实，言语浮夸。在公文处理中，需要对其中存在言过其实的语句和观点进行合理修改，并通过对实际情况的准确认识，以适合的表达方式对其进行整体梳理，在不改变主要观点的基础上，是文本更加符合实际。

结束语

公文对于工作开展的重要性是不言而喻的，对于公文传达和解读上的问题，需要从对公文修改方面进行全面的处理，以保证公文能够真正发挥出其真实的作用。通过文中的研究能够了解到，在公文的制作中，可能存在的问题有很多，对于这些问题的处理，需要以相应的原则为根本的依据，并采用科学的方法对其进行合理处理，才能够保证公文表达信息的准确、易懂和安全。

参考文献

[1]李中标.谈谈公文处理的“四项原则”.《秘书工作》，2012年10期