档案馆开展政府信息服务工作的思考

2007年1月17日，国务院第165次常务会议通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》）。《条例》第一次将档案馆明确规定为政府信息传播的专用通道，使档案馆参与政府信息公开工作、开展政府信息服务有了依据，政府信息传播也成为各级国家档案馆应尽的一种职责。《条例》自2008年5月1日起实施4年多来，作为《条例》规定的公开查阅场所，档案馆在传播政府信息方面情况如何？有哪些问题需要改进？档案馆怎样才能扬长避短更好地为政府信息传播工作服务？对此，笔者以湖南省档案馆为例作了初步的调查与思考。

一、基本情况

《条例》颁布后，国家档案局随即印发了《关于做好各级国家档案馆实施〈中华人民共和国政府信息公开条例〉工作的通知》（档函〔2007〕108号），明确了实施《条例》的重要意义，并对各级国家档案馆实施《条例》的各项准备工作提出了要求。

为了按照《条例》要求配合政府信息公开工作的开展，湖南省档案馆在原有的现行文件服务中心基础上，迅速做出反映。近年来不断增加政府信息公开的数量，不断增加公开的信息种类；不断调整现行文件报送单位，以求收集更多利于民众需要的文件。截止目前，先后有73个单位送交已公开的现行文件及文件汇编，已接收的纸质文件5713件，汇编774册，电子文件1155件。为了拓展档案查阅渠道，我们开设了政府信息咨询服务窗口，在湖南省档案信息网站建立主窗口、设置政府信息公开专栏、预约查档窗口，以便更加便捷、高效地提供档案利用服务。4年多过去了，湖南省档案馆接待来人、来函、来电查阅23869人次（其中现行文件3480人次），现行文件服务中心网页点击率超过51万人次，通过档案信息专栏查阅的人数不断增长。

二、制约档案馆传播政府公开信息工作开展的因素

1. 资源性缺陷制约了政府信息的公开传播。档案馆虽然有相对丰富的政府信息资源，各级政府和职能部门也都根据《条例》的要求制定了相关制度，但由于档案馆不是信息的形成者和所有者，档案馆收集现行文件工作很难得到相关部门的支持配合。4年多来，湖南省档案馆想尽各种办法收集政府公开信息，但凡是涉及民生，人民群众迫切需要了解的相关信息都在相关部门，如房产信息在房管部门、公民人身信息在公安部门、土地信息在国土部门、低保信息在民政部门、社保信息在劳动人事部门……只要是与公民密切相关的信息，档案馆都不是很多，收集进馆的可能性也很小。国家档案局虽然出台了9号令，但由于没有强制的报送机制，很多行政部门认为向档案馆报送是工作职责外的事，故而对报送工作情绪消极。其次，由于缺乏有效的监管手段，什么文件可以公开、什么时候公开等具体问题实质上仍由政府部门自行决定，因此，目前对于涉及政府的行政管理成本、公共资源分配、公共服务质量和社会公共安全等涉及民众利益、与生活密切相关的文件主动报送的很少，档案馆收集政府公开信息的及时性和完整性得不到有效的保障。就湖南省档案馆来讲，有些单位产生的文件与民生关系不大，便没有及时向中心移送；有些单位个别经办人认为若公布与民众生活密切相关的政策文件可能会给自己部门的工作带来被动，因此不愿报送。这种资源性的缺陷制约了档案馆政府信息服务工作的开展。

2. 封闭、半封闭的档案馆状态让民众“望而生畏”。档案馆工作与外界缺乏必要的联系，其机密性深入人心，公众对档案馆的工作并不熟知，往往敬而远之，对档案馆可以为社会提供哪些服务更是不甚了解。同时，很多市民并不知道政府具有信息公开这项新职能，对于那些最需要查阅现行文件的农民朋友和普通居民，很多人对现行文件公开的认知度几乎空白，更不用说到档案馆查阅政府公开信息了。另外，各档案馆之间缺乏协作与沟通。由于信息的分散性，用户要查询所有相关信息需要奔波于多个档案馆，这也影响了民众进馆查阅的积极性。

3. 档案人员的主动性有待进一步提高。档案馆一直以来重藏轻用，服务意识淡薄，对政府公开信息缺乏主动性。目前，我们省档案馆开展的政府信息公开工作局限于接收、整理和被动地提供利用，在工作中缺乏与公众的有效沟通，很难取得良好的利用效果。实际上，政府信息公开工作从信息的收集、管理到提供利用再到用户的反馈，各环节都存在着紧密联系，需要服务主体的充分协调。档案馆是被动地等待民众查阅，还是主动地起到协调作用，“想民众之所想”，决定着档案馆能否在政府信息公开工作中发挥重要作用。

4. 经费不足、配套设施建设滞后。目前，湖南省档案馆是利用馆内现有条件开展政务信息利用工作，并没有专门的人员和经费，隶属于接待利用部。由于省文档中心正在建设之中，原有的档案馆功能单一、设施落后，不具备开展政府信息公开服务的环境和条件、档案网站建设缓慢，政府信息网上集中收集、管理、开放利用困难，当大量政府信息涌入档案馆时很难实现快速整理信息、失效文件撤除、有永久性保存价值文件归档的工作，影响公开时效，档案馆为社会提供政务信息服务也会受到严重影响。

三、加大政府公开信息利用的措施

1. 加强宣传，扩大影响。首先，档案部门要利用各种形式，加大对政府信息开放利用的宣传力度，扩大宣传普及面，面向基层，深入农村、走进社区。例如，可以收集典型事例和典型的利用效果通过新闻媒体制作专栏或电视专题片及时对外公布，通过利用者本人的现身说法并口口相传，提高可信度，从而引导大家认识、利用现行文件，让更多的人知道并愿意到档案馆查阅政务信息，扩大政府信息公开的社会影响。“只有走向社会，服务社会，档案馆才能产生社会效益，获得生存的社会基础”。

2. 拓宽渠道，搞好服务。首先，充分发挥档案馆的窗口服务功能，可以借鉴图书馆“全年365天、平均每天开放12小时”的服务模式，让民众可以随时进馆查询。第二，注重档案馆网站建设，加强省级档案馆的馆网合作，让民众通过链接跨库查阅到关心的内容，为社会利用提供便利条件。“只有亲近民众，服务民众，档案馆才能赢得广泛的民众支持，获得发展的力量来源”。

3. 加强沟通，完善制度。档案部门要加强与政府各职能部门的联系和沟通，明确档案馆在政府信息公开工作中发挥的积极作用，取得各级领导和部门的充分肯定和大力支持。可以制定强制报送政府信息制度，将报送工作纳入用人和绩效考核。例如，把政府信息公开落实情况作为各级领导年度考核的重要内容；把是否带头贯彻执行《条例》作为领导干部晋升的考核内容并公开评议；把政府信息公开工作开展的好坏作为单位部门年度绩效考核的重要内容，与奖惩机制挂钩，确保政府信息公开依法、有序、规范地开展。同时，档案部门也要加强对这项工作的指导，保证收集工作的及时性和报送内容的时效性。

4. 加强硬件设施建设， 创建良好的查询环境。抓好硬件投入，积极争取政府的支持，改善档案查阅场所的设施条件，配置现代化设备，尽快完善档案网站建设，以满足政府公开信息的接收、整理、保管和利用需要，为利用者提供更加便捷、人性化的即时服务。

5. 抓好档案人员培训，为查询工作顺利进行提供保障。档案人员首先应具有扎实的政治理论功底，熟悉政府的方针政策和工作重点。其次，应在工作的各个环节熟练运用各种现代化技术，例如纸质文件的数字化处理技术、电子文件整理技术等。再次，档案人员还应具有学习和创新能力以适应不停向前的社会发展。档案部门要选配专业人员进行学习和培训，做好随时接收政府公开信息的准备，为档案馆信息传播工作的顺利开展奠定良好基础。最后，档案人员应充分认识到现行文件服务的开展，使档案管理工作阶段前置。因两者都包含政府信息，要求档案人员开拓思维方式、转变工作方法、提高服务水平。

（作者单位：湖南省档案局）