浅谈城建档案数字化中原件与复印件

[摘 要] 城建档案数字化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新，本文主要探讨确定数字化著录环节中稿本的确定。

[关键词] 城建档案 数字化 原件 复印件

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、声像及其他形式和载体的历史记录。

传统的城建档案管理存在着诸多问题：

1安全性差：档案调阅、查看和利用的过程中，原始档案容易丢失及损坏；

2 利用效率低： 主要体现在检索方式单一，只能以分类和主题等进行人工检索，档案内容的查询必须人工调取原档，查准率因人为的因素而受到极大的影响；

3 共享程度差：在人工管理模式下，纸质文档由于受时间、空间的局限，不能实现跨地区、随时随地查询使用，在共享性方面受到了极大的限制。

4档案得不到有效的保护：档案的利用范围广，检索和复印的频率较高，手工管理模式下原始档案得不到有效的保护。 现在各城市的城建档案馆都在对已存的和新进馆的城建档案进行数字化，所谓档案数字化，即档案信息一般以纸质文档存储，采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

在对档案数字化的过程中，以我馆为例：基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据验收、数据备份、成果管理等。目录建库即将以各馆制定的排序规则整理好的档案分级录入系统的过程。一般分为：工程级、案卷级、文件级的著录。工程级的内容为整个工程项目的基本信息，例如：工程名称、建设单位、工程地址、建筑面积等等；案卷级著录信息为组成此项目的各个案卷的信息，例如：案卷名称、此案卷的起止时间、案卷厚度等；文件级著录信息为组成独立案卷中各文件的内容：例如：该份文件的责任者、创建时间、页码、稿本等。稿本中包括：原件、复印件、草稿、定稿、正本、副本。

一、广义的原件与复印件区别

原件：最初产生的区别于复制件的原始文件，文件上有责任人签字或者盖章的。复制件：利用静电复印其他设备影音出与原件内容一致的文件。原件一般来说只有一份（数量较少），一般保存于形成单位，需要利用时只提供复印件。

二、确定数字化档案中原件与复印件的必要性

档案数字化的其中一个原因是为了在保护纸质文件的基础上更好的为社会提供利用，保存的文件可能为原件，也有可能为复印件。调阅提供电子档案时，如不注明原件或复印件，调阅人员无法确定该份文件是否提供利用，因为在档案中的某些文件往往都是存在其密级。《国家秘密保密期限的规定》对不同密级的保密期限有着严格的规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。在已开放的档案中是，所需查阅文件为复印件，我们可提供其文号就可让利用人员直接前往批文的保存单位进行查询，我处所保存的复印件则不可提供利用；如果是原件，则根据查档者的需要提供查阅或复印。若需复印，则有我馆专业人员进行复印，最后加盖“复制件专用章，自复无效”的档案原件证明，根据《档案法实施办法》第二十一条的规定，此份档案就具有了与原件等同的法律效力。出具档案证明是一件非常严肃的、讲究原则性的工作，把握好档案的原件的概念非常重要。

三、档案数字化工作中原件与复印件的区分

一般单位需要办事人员提供的文件都需要是原件，这样就与原件只存在一份或较少的份数形成矛盾，如果向其他单位提供了，自己就会缺失，且不容易补办。所以有的单位就将原件复印，盖上其单位的红头印章。这样的文件我们在核对内容一致后也可视为原件。

另有部分文件乍一看是复制件，但细细看来在某些位置被人用各种颜色的笔写上字或描深了颜色，此类文件我们在实际工作中也会经常出现，我们认为原有的复印件只是载体，我们可将其视为稿纸，内容往往也只是作为参考，且这类复印件的形成时间也是在后期加注内容的时间之前，修改是最终行为。所以，这样的文件我们也一律视为原件。

今年两会期间，全国政协委员高鹏在接受记者采访时明确指出，档案作为以往实践中直接形成的有价值的历史记录，不仅具有查阅利用的基本功能，还是提供历史经验、政策依据和解决历史现实问题的事实依据，具有当前工作服务的重要作用。城建档案数字化是城市高速发展对城市规划建设管理提出的最基本也是最重要的要求，也是提高城市规划建设效率的重要手段。城建档案数字化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。