完善人事档案管理筑企业发展之根基

人才是企业发展的第一资源、第一推动力，人事档案则是企业选拔、任用人才的重要标准。企业人力资源的管理必须始终围绕企业战略这一中心全面推进人才管理工作，人事档案是人才信息的重要载体，人事档案管理的优化不仅可以最大限度的开发和利用现有人力资源，还能够更加合理的配置公司员工数量和管理结构，增强企业人事档案的管理，提高人事档案利用效率，为企业的健康发展提供了重要保证。

一、以企业发展为核心，夯实人事档案基础

人事档案是一个不断更新的过程，对大中型企业来说，人事档案错综复杂，只有打好基础，才能扎实推进档案管理的各项工作，提高人事档案工作水平。

1.转变档案管理思想，以服务公司为基本宗旨

公司内的每一个员工都应该完善或建立属于自己的人事档案，只有把历史资料和现有资料相结合才能真实完整的反应一个人的资历，发挥人事档案对人力资源的重要作用。人事档案管理人员每天面对大量的信息、数据和表格，必须认真仔细核对、收集、整理，最后完善每一个员工的人事档案。因此，人事档案管理人员应以为公司服务为基本宗旨，重视人事档案的收集、整理过程，加强对人事档案的管理，严格要求自己，才能更好的完成本职工作。

（二）完善人事档案管理制度，充实人事档案管理依据

俗话说：“无规矩不成方圆”，一个企业如果没有系统的人事档案管理制度，人事档案管理就缺失了准则，工作将无法顺利进行。人事档案管理制度是完成人事档案管理工作的重要依据，也是人事档案管理人员的工作标准。在人事档案管理工作中，大量基础性工作都是零碎的，如何使这些工作变成有序的、让分散的东西统一起来，这就需要制定符合公司实际情况的人事档案管理制度，明确档案归档方法、档案归档要求、档案查借阅手续、档案检查管理办法等，让日常人事档案管理工作提升到制度层面中来。人事档案制度的完善使档案管理人员有章可循，做到及时、整理规范、转递清楚、查借阅手续齐全，还可以避免人事档案材料丢失、泄密、涂改、造假等一系列现象的出现，确保每一个公司员工的人事档案内容齐全、规范。

（三）以收集鉴别、归纳总结等方法建立人事档案管理基础

人事档案的收集整理。人事档案材料众多，如个人履历、自传、鉴定材料、考核材料、学历技术职务材料、整理审查材料等，档案管理人员应熟知人事档案材料的主要内容，并根据资料属性分类整理，将同一类型材料装订在一起，并做好目录，方便查找和使用。

人事档案的审核。主要的审核应由人事档案管理人员的直接领导参与负责，首先应审核新收档案的完整性，与交接单相对应，严审是否有内容的缺失，若有，应及时登记并与交接人对接缺失原因。其次应审核已接收资料整理是否规范，是否做到账目与实物相符，是否及时更新档案内容，组卷方式是否合理，内容是否真实，确保档案的真实性和完整性。

人事档案日常管理。企业应建立人事档案查借阅登记簿，列明查借阅日期、查借阅原由、查借阅人、归还日期，严格办理查借阅手续，确保档案的安全。在档案转递上，要明确做到按规定办理，做到各人带档不转，没有调档函不转，接收单位不明不转，避免人事档案流失现象的出现。

二、以现代化为媒介，促进人事档案的管理

现今社会，随着科技的进步，人事档案管理软件也如雨后春笋般出现，大中型企业的发展速度日益加快，尤其是劳动密集型企业，人员众多，人事档案管理软件不仅可以满足企业发展现状，更能满足大量人员调动需求。管理软件具有手工表格无法比拟的优势，大量人员信息可以建成人才数据库，使用者只需将人事档案资料的更新到软件上，查找方便，各部门之间设置好权限还可以实现资源共享。在程序上设定好类别、权限、档案调入调出的管理，方便快捷。

三、加强人事档案对企业发展的作用

（一）为企业选人用人提供依据

企业在录用、选拔、调动员工时，首先要对员工的基本信息进行考察、比较，如果不能熟知员工的各项信息，就不能确定这些人员是否满足公司所提供的岗位要求。现在有些企业的个别岗位都对从业人员是否有类似的工作经验有明确要求，而真实、准确的人事档案则为企业提供了重要的决策依据和参考。

（二）为企业的绩效、考核提供依据

员工的绩效、考核很大程度上都是和奖金、薪资挂钩的，企业应给予员工怎样的薪资待遇，员工为企业产生多少效益，这些都要以员工个人的工作成绩为依据，也就是说，在人事档案中员工的日常考核结果、员工在一年中所获得的各种奖惩经历等都是人力资源管理部门对员工的业绩、素质、能力等综合分析的依据，也是职务晋升和聘用、职称评聘、资格考察、选派人才挂职锻炼、任期考核等等的依据。

（三）为员工的职业发展提供依据

人事档案伴随着员工个人的职业生涯，对员工个人具有同样重要的意义。一个人从学校走进工作岗位，不仅是他人生的重要转变，也是未来将会有何发展的开端。随着工作年限的增长，员工个人的职位晋升、职称评定、工作调动等都离不开人事档案。人事档案还是员工辞退、退休、离职之后，划定工作年限的重要依据。

（四）是一种企业文化的体现

企业文化与人事档案都是企业以人为本的一种体现。决定企业文化核心体系最关键的是员工，一个员工有怎样的精神风貌和文化作风都体现出一个企业文化内涵，要了解企业文化的形成和历史，可以通过这个企业中不同历史阶段的员工构成反映出来。在企业发展中，文化与人事档案管理在积极影响、共同体现着企业的价值观。人事档案是员工乃至一个群体价值体系的基础，也是企业诚信文化建设的基础和根本。

在当今社会快速发展的大环境下，企业要想谋求科学发展与辉煌业绩相结合，企业管理在各方面都应细致入微，正视人事档案的重要作用和自身的管理缺陷，扬自身发展之所长，发现和改变发展之所短，谦虚认真的学习其他企业发展的先进经验，跟上时展的步调。