对企事业单位如何加强会计档案管理工作的思考

摘要:随我国会计工作的深入发展, 会计档案管理工作愈来愈多引起各方管理人员的重视,现代的会计档案管理不同于以往的人工会计档案的管理,其采用计算机记账,同时还有各种现代化的载体工具,本文就从会计档案的种类入手,从监督机制、计算机设备以及从业人员的素质等方面具体分析了新的时代形势下会计档案管理工作中存在的各种问题,并提出了相应的解决方法。以期望单位档案管理水平能不断地提高。

关键词:会计档案管理问题措施

随着信息化建设的进行,会计电算化逐步代替传统手工会计,电算化会计档案越来越多,传统的会计档案管理体制已不适应新形势,产生越来越多的问题,从而影响到会计档案的保存和利用。本文就会计档案的内涵、种类,会计档案管理存在的问题以及加强会计档案管理的一些措施进行了探讨。

一、会计档案管理工作的范畴

1、会计档案的归档

《会计档案管理办法》规定,原始凭证、合同、上机日志、发票等会计资料应定期按规定整理保存,打印输出的凭证、账册、报表等先经会计主管签章,然后移交存档保管。电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,存档时应将数据进行双备份。计算机的操作系统、各类应用程序软件、会计核算系统软件以及软件的备份磁盘,也应作为会计档案保管。

2、会计档案的保管

根据会计档案保管制度,会计档案保管先要建立保管清册,由会计档案保管人员负责登记,并定期将财务归档的会计资料按顺序、类别及编号整理立卷登记。对采用磁性介质保存的档案,备份软盘必须贴上保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,还应定期进行检查,定期进行复制。

3、会计档案的借阅

各类会计档案的查阅,必须办理有关利用手续,一般不得带出室外。如有特殊情况,必须带出室外复制时,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定进行登记,填写会计档案调阅登记簿,并限期归还。外单位查阅会计档案,要持有单位介绍信,经主管领导、财务负责人批准,档案管理人员才能接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案经年终核算整理装订后,由财务部门保管一年,以备随时查阅。满一年后,财务部门编造清册,

4、会计档案的移交

会计档案经年终核算整理装订后,由财务部门保管一年,以备随时查阅。满一年后,财务部门编造清册,移交档案部门保管。编制会计档案移交清册时,要列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计档案要由单位财务负责人监交,交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。

二、当前企事业单位内部会计档案管理存在的问题

1、会计档案管理法规不完善

企业经营机制不断转换,经营方式不断更新,事业单位改制也在不断推进中,新情况、新问题不断出现,而与之配套的会计档案管理机制并未建立健全。目前,我国会计档案管理方面的法律、法规与建立现代企事业单位制度的实际不相吻合,缺乏适应现代企业制度的会计档案管理法规,在以法制经济为基本特征的市场经济体制下,无法满足推进企事业单位体制改革和建立现代企业制度的要求。

2、会计档案监督机制不健全

一是会计信息披露进程中的政府监管不足,准则、法规执行的监督不力,缺乏效率;会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善,一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计,又要收取审计费用,对被审计单位依赖性强;另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制,部分从业人员专业素质差。三是企业内部监督机制不完善,领导不重视,内部制度得不到落实,会计基础工作薄弱。

3、网络的安全隐患

首先,计算机系统由许多部分组成,每个部分都有薄弱环节,极易遭到攻击或破坏,如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次,计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱,网络系统的安全技术尚在建立和完善之中,信息易被窃取或泄露、非法增删改,计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用,会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在,可能存在会计软件处理功能陷阱,或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。

4、从业人员的业务素质偏低

档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低,缺乏档案管理专业知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外

存储器中保存,或不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。

三、加强会计档案管理的措施

针对会计管理体制改革过程中部分单位会计管理人员的管理方法和对会计档案管理的认识,会给单位会计档案管理工作带来负面的影响,及目前部分单位会计档案管理人员的对会计档案管理认识,而产生的问题,笔者认为应强化以下方面工作:

1、建立相应的会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,按要求在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构进行移交。

2、加强会计人员的岗位培训

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员岗前培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

3、加大对会计档案管理工作的监管力度

要结合具体工作实际情况,联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。

4、严格执行会计档案管理的各项工作程序

实行会计委派制的地区和部门,除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际,制定出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时,交接双方的监交人、会计、报账员、档案员应同时办理交接手续,加盖公章,清点会计档案是否齐全完整、账目相符,案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份,双方单位各自保留一份,存档一份。

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作者简介:

徐蓉蓉(1985―),女,贵州贵阳人,会计师,经济师。