浅谈企业电子邮件系统的建设

摘 要：随着企业的发展，对电子邮件系统的性能、易用性、灵活性提出了更高的要求。本文从电子邮件系统主要功能和企业定制的个性化功能着手，总结并提出了企业电子邮件系统建设过程需注意的几个问题及实施建议。

关键词：电子邮件；系统；建设

中图分类号：TP393.098

随着电子邮件技术和应用的不断发展，电子邮件系统越来越成为企业的主流级应用。它帮助企业树立并推广企业网络品牌形象，促进企业开展电子商务，降低商务沟通成本。企业内部之间，内部与外部之间加强联系，提高工作效率，电子邮件在企业（特别是制造业）内部通讯中的作用越来越大。

1 电子邮件系统主要功能

企业建立自身的电子邮件系统，用于企业内外部沟通联系。其主要功能包括：

（1）收发邮件。写信、收发邮件。支持邮件回复、转发、预览、打印、附件预览与下载。

（2）文件夹管理。除收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱外，用户可以根据需要新建、修改、删除、清空一个文件夹，并能够移动邮件到指定文件夹中。

（3）地址簿。用户可以在地址簿中添加、编辑、删除联系人和联系组，还可共享地址簿给域用户。在写信是，系统支持自动搜索地址簿匹配用户输入的联系人地址。

（4）日程管理。允许用户制定约会、会议和重要事件通知。支持各种视图查看编辑日程，包括工作日视图，天视图，月视图。

（5）网络硬盘。用于网络保存用户的各种文件。支持文档、电子表格、图片、ppt、pdf等格式文件，支持“共享网络硬盘”。

（6）用户设置。包括登录设置、个性化主题设置、常规设置、账户设置（密码、别名、外部账号）、邮件过滤器等功能。

（7）强大的后台管理功能。包括邮箱管理、域名管理、部门管理、权限设置、别名管理、帐号管理，批量管理、用户导入导出、防垃圾设置、日志管理、统计管理等。

除以上主要功能外，邮件系统在满足企业个性化需求方面，实现了以下个性化定制功能：

（1）树形地址簿。为用户提供树形地址簿，用户写信时，点击“收件人”即可弹出树形结构地址簿，方便用户选择收件人地址。特别是建立统一的企业组织结构树，方便内部员工沟通联系。

（2）邮件召回、邮件追踪功能。邮件发送错误，在对方还没删除的前提下可召回。同时，可对邮件进行状态追踪。

（3）邮件备份功能。用户可以将一封或多封邮件打包备份到本地保存。

（4）密码强度检测。通过密码强度检测功能，检测用户的密码是否过于简单（如为纯数字、纯字母），并提示用户修改复杂的密码。

（5）即时消息。类似qq等在线聊天工具，用户双方都登录了邮箱且都互为好友，可以通过即时消息进行在线聊天，并保存聊天记录在邮箱里。

（6）其他个性化功能。阅读回执功能、多个窗口读/写信、黑白名单、记住登录状态，邮件附件和网络硬盘互转等。

2 企业电子邮件系统建设过程需注意的几个问题及实施建议

2.1 企业电子邮件系统建设需注意的几个问题

企业在进行电子邮件系统的建设时，应充分考虑系统的适用性、安全性、稳定性、高性能、良好的用户体验的融合。

（1）适用性。支持全部25个邮件RFC标准，支持WebMail、PdaMail、SmsMail、彩信Mail等，支持SMTP、POP3、IMAP4、SSL/TLS、Ldap、SNMP等。

（2）安全性：1）反垃圾防病毒。企业在建设选型时，最好能组织一段时间公网测试，并重点测试其在反垃圾防病毒方面的效果。2）邮件加密。为防止邮件信息被窃取、篡改，需对重要的信息进行邮件加密。3）邮件过滤。通过过滤规则的设置，企业可以控制各类用户或者各个不同部门邮件的收发权限，有效的保障了企业的机密资料的安全性。4）数据备份与恢复。应同时本地和异地存储备份。一旦发生问题，可以第一时间恢复数据。

（3）稳定性。支持7*24小时稳定运行。在邮件业务峰值时仍保有良好效率，不发生拥堵、宕机。

（4）高性能。每秒钟验证用户超过2000次，每秒钟发送邮件超过150封，每秒钟收取邮件超过250封，每秒钟存储邮件超过200封。

（5）良好的用户体验。友好的登录界面，简洁明了的栏目设置，方便易用的功能模块，个性化自定义设置等。

2.2 企业电子邮件系统实施建议

（1）规划邮箱空间。包括服务器空间规划、账户存储空间规划、附件大小规划，必须在系统实施前就充分规划考虑清楚，避免后续出现扩容改造的情况。

（2）提升企业名誉值。由于各企业在建设时，会启用自身特有的域名，而这些域名往往由于用户域名信誉度很低，当用户邮件发到有邮件网关的域名时，与国际域名组织联系的邮件网关会根据名誉值的高低，决定邮件的放行与否。如发送新浪邮箱（.cn），，等地址时，往往由于企业域名名誉值过低，导致员工与外界沟通联系受到限制，影响日常工作。因而，在建设时，应充分考虑在邮件出口放置邮件网关，保护客户的邮件域名，逐步提高企业域名的名誉值。下图为增加了ironport邮件网关后的网络拓扑图。

ironport网关在提高信誉值的同时，能够有效识别隔离垃圾邮件。外来的邮件首先经过ironport网关的过滤，发现的垃圾邮件被隔离在网关上。外发的邮件由Mail Server服务器把邮件转发给ironport网关过滤病毒，然后由ironport负责发送到外面。

（3）建立邮件系统安全管理制度。邮件系统投入使用后，必须有相应的安全管理制度，对系统管理员的维护、例检、备份以及对普通用户的日常操作，信息安全内容等进行规定。

3 结束语

邮件系统以其经济、便捷、高效的优势，成为企业办公自动化必不可少的组成部分。随着手机移动应用的发展，企业邮件系统移动化将成为未来发展趋势。企业在进行电子邮件系统建设或进行电子邮件系统优化完善时，应充分考虑移动应用给企业带来的机会，关注邮件安全技术和邮件收发技术，不断发挥电子邮件系统内外沟通的桥梁作用。

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作者简介：任海艳（1981-），女，学士学位，工程师，中级经济师，主要从事信息化工作，担任过信息化规划、协同办公系统、邮件系统、ERP系统、手机移动办公系统等项目建设与开发。

作者单位：广西中烟工业有限责任公司，南宁 530001