档案网络化在信息社会中的运用

摘要:随着计算机及其网络技术的迅猛发展,传统的档案工作管理模式和方法受到冲击,已不能适应时展的要求,必须运用新的管理方式,实现档案管理的网络化、现代化。

关键词:网络化;档案管理;信息社会

随着计算机及其网络技术的迅猛发展,传统的档案工作管理模式和方法已不能适应时展的要求,必然被网络管理方式所代替。应用计算机及其网络技术进行档案管理工作,从而实现档案工作管理的现代化,需要把握以下几个方面:

一、档案管理工作现代化的内容和特征

档案管理工作的现代化可分为两个部分:一是对已归档的纸质档案采用现代化的手段与方法进行管理,就是计算机辅助档案管理;二是对在现代化条件下产生的电子文件进行归档与管理,就是计算机及其网络的档案管理。实现计算机辅助管理已归档的纸质档案,是档案工作现代化的初级阶段。管理网络上的电子文件,归档比特才能全面实现档案工作的现代化。计算机辅助纸质档案管理是在做档案的电子化工作,电子档案工程是在做电子化的档案工作,最终都以数据库形式传送到计算机及其网络上。

电子文件就是计算机产生并能被计算机识别、处理,按一定格式存储在磁介质或其他介质上的数字编码序列,归档的电子文件就叫电子档案。从电子档案存储介质来看,电子档案具有下列属性:

(1)电子文件是不同的“比特”通过二进制编码系统直接写在磁介质或其它介质上的数字式的文件,“比特”的变化导致电子文件内容的变化。

(2)电子文件的存在呈虚拟状态、非物理状态。电子文件不是实体,是非物质的。电子文件存储在数据库里,是“一堆”有序的数码,呈虚拟状态,当借阅时,在计算机屏幕上显示出来。

(3)电子文件的修改不留痕迹。电子文件的修改只是变化、减少、增加、删除原来位置上的“比特”,在屏幕上看不出何处作过修改。

(4)电子文件是以数字形式显示、存储和传送的,不是模拟式的。

(5)显示电子文件的内容,其存储介质的格式必须与计算机软、硬件平台一致。电子文件的内容是按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘上的,要想让另一台计算机识别,软、硬件平台必须与格式一致。

从档案的现实特征来看,电子档案还具有下列属性:

一是电子档案具有无原件有原始性的属性。所谓电子档案就是一串数字代码序列,无原件与复制件之分,数字代码序列不变,其原始性不改变。

二是电子档案的生命周期取决于诸多因素。电子档案的保管期限由电子档案内容决定,但在保管期限内,电子档案内容的存在和显示,要取决于电子档案存储介质的寿命和显示电子档案内容的计算机软、硬件的生存周期及软、硬件平台的一致性。与纸质档案不同,电子档案生命周期不再取决于单一因素,保证保管期限内电子档案内容的存在和显示,要取决于诸因素,而且还要对诸多取决因素进行检测。

三是电子文件可进行归档及保存。电子文件的实体归档和逻辑归档都是归档方法。为了电子档案的长期保存,对于使用效率较高又不一定非长期保存不可的,应采取逻辑归档存放在某一服务器上;而对需长期保存的,经逻辑归档再存在光盘上,不再占用在线存储器的空间,如需使用再把光盘存储的电子档案接入网络。在计算机网络环境中,为了数据的安全,常进行电子文件的备份,有人认为备份就是归档,这是不准确的。备份的主要目的是用来恢复由于某种原因损毁或丢失了的数据;归档是保存具有凭证、依据和使用价值的原始的完整的电子文件。

四是电子档案不具备证据功能。按证据学的理论,证据以来源和表现形式为标准。电子档案从来源上无可非议,但从表现形式上,它不能令人看见、令人触摸。格式不同、平台不一致,都不能输出,电子档案输出不了内容,因而不能作为证据。

二、档案管理工作现代化的实施途径

1.档案网络化的基础设施建设

根据不同的服务对象和范围,网络环境建设分为两个层次:内网、与互联网连接的公众网,并实行二网物理隔离,形成相互独立的网络。

一是支持内部服务的馆内网(简称内网)。内网服务中心主要负责以下工作:(1)将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储;(2)向内部用户信息,并提供检索、演示等服务;(3)支持内部日常办公;(4)向政府网和公共网提供需要的数据;(5)进行网络、数据和用户的管理与维护。

二是支持大众服务的公众网(简称外网),功能有:(1)采集信息并送到采集与预处理系统;(2)向Internet用户提供信息服务;(3)进行网络、数据和用户的管理维护。

2.档案信息化的应用系统建设

档案信息化的应用系统建设包括两个层面的应用系统:一是数字档案的应用系统,二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。

3.档案信息化的资源建设

档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务,包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。

数字信息数据的构成形式主要有:文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件。

(1)文本文件(Text)。使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件,存储内容由ASCⅡ标准代码的GBl8030标准汉字代码构成(如TXT、XML、DOC等格式文件)。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用,纯文本文件不包含格式代码,在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。

(2)图形文件(Graphic)。根据一定算法绘制的图表、曲线图,包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件,如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

(3)图像文件(Image)。使用数字设备采集或制作的画面,如用扫描仪扫描的各种原件画面,用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件(如JEPG、BMP、TIFF等)。

(4)影像文件(Video)。使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间,其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准,播放时需要使用相关的设备和程序(如MEPG、AVI等格式文件)。

(5)声音文件(Audio)。用音频设备录入或编曲软件生成的文件(如MP3、WAV、MIDI等)。

用音频设备录入并转换为数字形式的文件,采样频率是单位时间内的采样次数,采样频率和速率越高,音质越好,文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。

(6)其他文件。如命令文件,亦称计算机程序,是指为处理各种事务,用计算机语言编写的程序,是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“原程序”输入计算机,通过相应的编译程序编译后执行,有些还要经过连接程序才能执行。

三、结束语

为适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,必须把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展。档案信息化是一项系统工程,为避免各地各级档案信息化建设各自为政,要尽快出台有关规划、法规、标准与政策。为此,建议一要吸收国内相关行业的成果,例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准,它们比档案部门已先行一步;二要借用社会的技术力量,事实已证明仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题;三是要研究、借用国外档案信息化的经验,力争早日实现全国档案信息化建设“本站统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设”的目标和主要任务。

参考文献:

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[2] 国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].北京:中国档案出版社,1999.

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