浅谈秘书对会务组织工作的管理

浅谈秘书对会务组织工作的管理

现代社会，会议已经成为民主决策、信息交流、理论研讨的重要方式和有效手段，被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。秘书人员作为会议筹备和会务组织的主要人员，对于保证会议质量、提高会议效率论文联盟起着着重要作用。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

一、会务组织工作的概述

1.会务组织的概念。

“会”就是“聚会、会合”，“议”就是“商议、议事”。会议是指为达到某种目的，有组织地把有关人员召集在一起协商和决定某些事项的正式会晤、讨论或集会。一般来说，狭义的会议是指在遵守一定的国家法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题，三个人以上在一起商议问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或达成协议，或做出决议等有目的有组织有领导的集会。这个概念包括有组织、有领导、有商议、有议题、有人数、有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但在实际工作中，许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、表彰会等，也在习惯上称之为会议。我们可以把它看做是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。

会议是人类社会历史发展的产物，它是随着生产力的发展而发展的。在现代，会议更成为了各机构、团体进行议事决策的一种重要手段。

既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作，它包括会前的准备、会中会后各种必要的支持和服务，具有服务性、被动性、事务性、综合性、保密性和时间性等特点。

2.会务工作现状。

（1）社会发展，会务需求量加大。如今经济不断增长，交流不断增多，使得会议在数量上日趋增多，范围上日趋扩大，内容上日趋丰富，种类上也千姿百态。

（2）“会海”成灾，会议质量亟待提高。与此同时会议发展也存在的一个主要问题：会议泛滥。“会海”几乎成了各单位的不治之症。究其根本，中国会议管理研究专家葛广智认为：“所谓‘会多’其实只是一种假象，真正问题不是会议的数量太多，而是不少会议的质量太低。是在会议活动中存在很多的不合理，比如会议召开的盲目性和随意性以及会议流程的不规范性等。”

二、秘书做好会务工作的基本流程

秘书应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。其次，要按照会务组织流程来对会务工作做出安排，具体来说包括会前筹备工作，会中服务工作和会后总结工作。

1.会前筹备工作。

会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。会前筹备工作主要包括拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场。

（1）拟定会议计划。拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议计划的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。

（2）准备会议材料。会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。

（3）安排会议生活。凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额和性别提前编定住房分配方案，等人员一到立即安置。会议期间的伙食和医疗要有专人负责，并事先做好安排。

（4）布置会场。会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，体现出相应的气氛。在布置会场时，主要注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属性的布置。

2.会中服务工作。

在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。

（1）签到与引导。签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。

（2）组织会议进行。在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求秘书人员要了解

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会议内容，领悟会议精神。

（3）搞好生活服务。会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可论文联盟能给予满足。

3.会后总结工作。

会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会后总结工作主要包括送别会议代表、会场的善后工作、整理会议文件以及会务总结反馈。

（1）送别会议代表与会场的善后。与会人员的车票或机票已事先订好，秘书人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后。它包括及时清退客房和会议用房；归还借用的物品；清理会场；结算账目并向财务部门报销等。

（2）整理会议文件。整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。收集文件要及时，并注意履行一定的登记手续。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。

（3）会务总结反馈。会后总结工作的重点是会务总结反馈。会议结束时，要对本次会议工作进行一次认真的总结：肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结，积累会议工作经验，提高秘书人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。

三、秘书提高会议效率和质量的途径

1.理论知识的学习。

（1）获得做好会务组织工作的能力离不开理论知识的学习。可以翻阅有关权威人士的关于会务组织工作的书籍。在国外，关于会务组织工作的专门研究早在上世纪七十年代就已经开始，美国乔治·华盛顿大学教育和人才开发学院人力资源开发专业的教授伦纳德·纳德勒（leonard nadler），著名国际顾问、美国会议专家迈克尔·多伊尔、大卫·斯特劳斯等都是该方面的研究专家。他们编写的《成功的会议管理 从策划到评估》《会议手册》《开会的革命》都是经典之作。在我国，会议管理研究专家、国务院新闻办公室新闻六局副局长葛广智是该方面研究的领军人物，他编写的《会议词典》《会议效率手册》《办公室业务》《开会的革命》都对做好会务工作有很大的帮助。

（2）实践经验的积累。对于秘书人员而言，关于工作的接触会相当频繁。在实践中慢慢摸索工作方法，积累工作经验也是必不可少的获得会务组织工作能力的一个重要环节。在每次会议召开完毕后，秘书人员应总结经验，寻找差距，分析存在的问题和差距，讨论改进的办法。秘书人员对于会务组织工作不能满足于固有的工作方式，要根据社会发展与实际情况灵活变换，这样才能不断提高自己会务组织工作的能力。

（3）秘书其他素质的提高。

此外，要提高秘书办会的效率和质量，除了要求掌握基本的办会程序、学习理论知识、积累实践经验，还需要秘书不断增强自己的职业素质和修养，比如秘书的办文办事、组织协调、灵活应变、统筹全局的能力以及认真负责、细致周密的工作态度等。

现代社会是一个充满变革的社会，会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。秘书人员要做好会务组织工作的管理，必须认真抓好会前、会中、会后三个工作环节。此外，还要不断学习和实践，掌握会务组织工作的理论和技巧，提高自己的办会能力，掌握会务工作这门科学。 转贴于论文联盟