企业管理提升中档案管理提升之浅见

【摘 要】随着时代进步和社会的飞速发展，档案管理已经成为企业管理的重要构成部分，如何提升档案管理工作，在一定程度上将推动并维护着企业的发展。本文通过对当前企业管理提升中档案管理提升的阐述，旨在更好地提高档案管理的质量和效率。

【关键词】档案提升；信息化；人才建设

只有时代的企业，没有永远成功的企业。企业一个阶段、一个时期的成功可能是踏准了时代的节拍，但外部变化非常快，企业不一定总能踏准节拍。管理提升就是要成为时代的企业，踏准时代的节拍，这就是要求我们在提升过程中不断创新和战胜自我，在市场中以变制变，变中求胜。在整个管理提升活动中，通过自我评判，自我审视，档案管理至少应该在以下几个方面进行提升。即：提升档案理念；提升档案利用能力；提升档案管理管理水平；提升档案信息化管理；提升档案工作人员的素质。

1、档案理念提升，是公司持续发展的前瞻

企业档案是企业在各种活动中形成的记录，随着社会的进步，企业档案不能停留在传统的管理上。在传统的建筑施工企业工程档案中，收集归档的主要是施工准备阶段、施工过程阶段和施工竣工阶段的资料。但是随着企业主营项目的扩大，项目内容涉及多方面，尤其是目前涉及到很多BT、BOT、EPC项目，BT项目的档案资料要从项目的可行性研究、立项、招投标等着手开始收集，对施工准备、施工过程和竣工验收进行控制，最后对工程的决算、经营、竣工进行总结。有的项目还涉及到设计、运营，如果企业档案工作人员还按着传统的档案管理原则，那么归档的资料一定是不完整的，也是不齐全的。企业档案工作者应随着企业的发展而发展，随着企业的进步而进步，转变工作理念，与企业共同进步。

2、档案开发利用的提升，是公司开拓市场的有利支撑

企业档案是企业活动的真实记录，企业在活动中形成的各类荣誉是记录企业光荣的业绩。企业档案工作者不能让这种光荣的业绩躺在无声的档案盒里。当前，档案工作者在企业开拓市场方面充当重要的角色，他们为市场开拓提供各类真实的、原始的档案资料的同时，积极地开展档案信息资源的多层次系列开发，与企业文化相结合，宣传企业文化，对企业形成的各种荣誉以陈列馆的形式进行展示。档案展览可以充分利用声、光、电等现代技术，使档案文献更加形象化、生动化，具有观赏性和趣味性，而且档案展览周期短、见效快、印象深。因此档案工作者不断拓展新理念、探索新思路、应用新技术、推出新成果，是档案信息资源开发工作的时代特色。唯有充分开发利用企业档案信息才能为企业市场开拓提供强有力支撑。同时推动档案利用的继续提升。

3、档案管理水平提升，为公司风险管理提供可靠的保障，是企业成本控制、降本增效的有效依据

从实践来看，项目策划应从市场运营开始，一个完善的项目策划，从合同谈判阶段开始了，因此我们的档案管理工作也应该从市场招投标开始，档案的资料收集工作从招投标开始跟踪，工程的资料从招投标―中标―项目策划―项目施工―项目交竣工―经营决算―项目总结，形成一整套系列完整的资料。这类资料记载了企业项目活动的历史，有成功的经验，也或有失败的教训。企业不仅要壮大营销市场，还必须向管理要效益，企业要引入精益管理理念，做好控本经营，降本增效的工作。控本经营、降本增效是开展管理提升活动的重要目的，也是公司实现经营上台阶，完成全年经济指标的内在要求。因此，档案管理工作做好了，资料收集齐全，内容完整，这些资料可以供决策者从事公司各项活动的参考。以往企业自身经营的指标、同期同行业的指标、同一类型项目的各项指标，蕴藏在档案资料中，这些指标是企业对标的基础。在激烈竞争的市场经济下，是公司实现管理提升的依据，是做好项目策划，实现项目盈利的基础和前提。是公司进行风险控制，成本控制，降本增效的有效依据。

4、档案信息化管理提升，做到资源共享

传统的档案管理，主要是指对实体档案进行管理，此种管理具有封闭性强和共享性弱，且不宜长期保存的特点。而在信息技术时代应运而生的现代化的档案管理开拓了档案的信息化建设，极大地提高了档案管理的效率和质量，增强了档案的共享性和开放性。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。目前很多大型企业都有一套专门的档案信息化管理软件，通过对档案资料的录入，以及运用计算机进行档案的管理，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到档案信息共享。信息化时代带给了我们太多的机遇。档案工作者必须主动掌握时代的节拍，档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，利用方便快捷的信息化平台，做到档案信息资源的共享。

5、提升档案人才队伍建设

搞好档案工作，关键要有一批热爱档案事业的优秀人才。随着社会的发展企业不断进步，也推动着档案事业的发展，特别是信息化时代的到来，档案领域拓宽了，档案服务范围扩大了，档案工作的手段更现代化了。这就对从事档案工作的人员在政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面提出了挑战。也就要求我们：

首先、应做好加强档案人才队伍建设，牢固树立人才资源是第一资源，人才优势是最大优势的思想。要保持档案事业协调、健康和可持续性发展，必须把人才资源建设放在突出位置。

其次，以能力建设为中心，加快人才培养。

1）企业领导要为档案工作者创造良好环境，利用现在队伍，对现有人员状况进行科学分析，扬长避短，激发档案人员的工作热情。提高档案工作人员素质是增强档案工作内力的途径。档案工作人员的素质的提高，是档案管理提升的保证。

2）加大岗位培训和继续教育力度，对档案工作人员不定期地进行培训，学习专业及相关领域知识，开阔视野，增长技能。突出重点，强调时代性，注重学习实效，对计划的落实情况进行有效监督，对培训效果进行认真考核，从机制上保证培训工作持之以恒，以适应本单位的发展需要。从而把档案管理工作提高到一个新的台阶。加强档案人才建设，必将促进档案管理提升工作的持续和稳定发展。

结束语

档案虽然不能直接产生效益，不能直接为企业带来利润，但是档案工作者通过对档案的管理，对档案资源信息的开发，能够为企业开拓市场和决策者管理提供服务和依据，能够间接的为企业获取更大的利益。因此，档案工作是企业管理工作的重要组成部分，档案的管理提升是企业管理提升不可缺少的一个重要环节。