学生档案管理现存不足及革新路径

一、高校学生档案管理工作的现状

( 一) 学生档案归档内容简单化、程式化。学生档案中记载的许多内容已经失去应有的价值，同时许多符合时代需要的新内容却未被记载。如涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、毕业生登记表、学位授予通知书、报到证存根、体检表等比较多，而用人单位希望了解的个人素质、成绩、能力、特点、诚信等方面的材料比较少，学生鉴定材料空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展特征，档案材料不完整，信息量不足，档案材料归档跟不上形势的变化。因此，高校学生档案应有的作用无法得到发挥。

( 二) 管理效率低下，手段落后。当前学生档案管理模式上存在的问题必然导致学生档案的管理落后于形势的发展，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。随着学生数量的增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原来的学生档案管理手段越来越不能适应发展需要。由于没有建立相应的学生档案数据库，导致学生档案的核实、转递、查询等工作的效率十分低下。

( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。

二、加强高校学生档案管理创新的途径

( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。

( 二) 强化服务功能，创新档案管理模式。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，我们要改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。其次，规范档案流转的整个程序，建立一套完善的学生档案管理体系，保持学生档案材料的系统性和完整性。在档案材料的收集整理过程中，各高校从事学生档案管理的工作人员，要经常主动地与形成学生档案材料的部门和各院 ( 系) 主管学生档案的负责人联系、协商、沟通，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生的信息，要及时归档，努力使学生档案全面、准确、科学、合理，并保持档案完整和最新状态，推进高校档案管理工作的规范化。

( 三) 提高学生档案管理工作现代化水平，实现高校学生档案计算机管理。无纸化办公已随着高校同信息化建设进入学生档案管理领域。因此，采用计算机辅助档案管理，积极推动档案数字化建设势在必行。在具体的操作过程中，建立档案网站或主页，加强电子文件的归档和管理，实现网上归档和网上检查，保证档案信息的唯一性和规范性，避免同名同姓的出现或档案信息的混乱。同时，规范学生档案中原有材料的内容、形式、格式及要求，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将每届学生的信息输入计算机。建立学生档案数据库，构建纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式，促进学生档案管理数据化、信息化。学习和借鉴国外档案管理的先进技术，建立高校毕业生电子档案，做到有计划、有步骤、有程序地把学生档案分类归档，只要打开这个系统，每位毕业生的详细资料一目了然，既可提高档案工作的效率和档次，又可提高毕业生和用人单位对档案的利用率。我们应站在人才竞争与人才管理的角度，为用人单位能找到适合本岗位的人才，为大学生能找到适合自己的工作，发挥学生最大潜能，而提升毕业生档案管理的服务水平与能力。改革高校学生档案管理模式，使之更有利于大学生就业，更有利于大学生毕业后的个人发展，更好地发挥高校毕业生档案服务人才、服务社会的作用。

( 四) 发挥档案管理功能，构建毕业生信息反馈档案体系。及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。