院系档案管理状况成因及改善之策

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校院系是高校培养人才的一线单位，其形成的档案是记录和反映高校教学实践的重要史料和证据，是衡量学院教学水平、教育质量和管理水平的重要标志之一，也是高校各类评估的重要依据。切实做好院系档案管理工作，对于探索和总结学校教学科研及管理工作的规律，提高办学水平具有重要的意义。

一、高校院系档案管理的现状

随着高校规模扩大、专业发展，院系档案的数量也在迅速增长，其管理工作的发展速度明显落后于学校的整体发展，院系档案的质量堪忧，造成与后续工作衔接的诸多问题，为此，应高度重视这一情况变化。

1.软硬件设施不完善。

高校院系档案管理工作一般起步较晚，由于学校扩招院系学生增加、学科建设发展及科研平台的建设等原因，院系办公用房相对紧张，因此，很多院系并未设立专门的档案室，有的以办公室代替档案室保管院系档案，达不到档案室防光、防潮、防渍以及恒定的温度和湿度的要求。随着计算机网络技术的普及和多媒体技术的不断发展，通过电子政务生成的电子公文也与日俱增，电子档案的数量越来越多，绝大部分校级档案部门已通过购买或自行研发管理系统的方式，实现了档案管理的自动化。但院系一级的档案管理往往还停留在手工管理阶段，有些院系没有生成电子档案的条件，状况好的院系会有档案电子目录和电子检索工具归档管理，大多数档案管理都以物理方式展开，管理水平和效率较为低下，管理层级较低。

2.档案搜集管理不标准。

院系在高等学校是一线教学、科研单位，其形成的档案资料特别多。目前较为突出的情况是院系档案归档范围、保管期限不统一。有些院系归档范围太广，档案的冗余度大，造成档案保管占用过多的空间，在档案利用时，查找困难，调用不便。与此相反的是有些院系归档范围太窄，许多该归档的材料没有搜集，这样就可能丢失或遗漏一些重要的档案材料。保管期限不统一，容易遗失一些有价值的档案材料，在管理人员变更时这个问题更为突出。

3.档案管理人员素质不高。

院系档案管理人员的专业素质参差不齐，体现在管理意识的缺失和管理人员信息素养不高两个方面。一方面，教学人员和档案管理人员对于院系开展档案管理工作的重要性认识不足，一些教学和科研人员并不愿意将自己的书籍、科研成果送到档案室保管，从而影响了档案收集的连续性和完整性。另一方面，院系档案管理人员信息素养普遍不高。院系档案管理人员多为兼职，没有经过专业的档案工作培训，普遍缺乏必要的信息知识，在很大程度上影响了院系档案管理工作的开展。

4.档案利用率不高。

档案的价值在于利用。目前，各高校院系对档案的管理都是分散的，从而形成院系档案管理条块分割，以至于档案管理混乱，查找不便。院系的档案以纸质方式储存，档案一般都是锁在档案柜里，除了偶尔有人查学生的考试成绩外，其他资料很少被利用，而档案管理人员往往也是坐等利用者上门，对档案本身没有清晰的认识，更谈不上对档案材料中的文献信息进行研究和整理加工，深层次开发院系档案资源，这样就使档案丧失了一部分功能，不能真正地体现出档案的价值。

二、原因分析

1.重视不足，投入不够。

长期以来，人们总是认为高校的主要工作是教学、科研，档案工作无足轻重，致使高校档案工作处于被忽视的不利位置。在资金投入上，只注重与办学直接相关的投资，档案工作发展所需要的条件往往得不到正常满足，甚至没有设立档案室的库房，没有配备必要的电脑、扫描仪等技术设备，导致档案工作现代化水平远远低于信息化社会对档案工作技术装备的要求。在定编定岗时，对从事档案工作的编制过度压缩，造成人员不够，院系基本没有档案管理员这一个编制，一般由办公室主任或教学秘书兼任，他们对档案管理缺乏必要的精力，也缺乏相关的专业信息知识对档案管理进行信息开发，提高档案的利用效率。

2.相关管理标准、规章制度不健全。

2008年教育部联合国家档案局公布实施《高等学校档案管理办法》，办法明确规定了文件材料的归档范围和归档时间，要求高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》。但在实际操作中，很多高校没有制定结合本校实际情况的档案管理办法，或者制定了但没有严格执行，导致了档案管理者无法判断或者凭经验判断哪些资料应当收集，哪些资料有利用和保留价值，哪些资料比较重要，保存期限多久。档案管理规章制度是对档案管理人员日常工作的规范性文件制度，它明确规定归档制度、保管制度、借阅制度、档案销毁制度、档案管理人员的岗位职责、任务，是档案管理工作正常进行的有力保证。但目前大部分院系规章制度不健全，日常工作还停留在经验、感觉阶段。

3.档案的保管方式影响着档案的利用效果。

目前高校院系档案的保管还停留在纸质手工保管阶段，保管环境恶劣，编目不科学，无专人负责，查找困难，利用不便。院系档案基本没有形成电子档案的保管方式，档案管理的科技含量低，没有建成档案数据库和实现网络连接，不能快捷地为使用者提供方便，也不能形成档案的资源共享。

三、改善院系档案管理工作的对策

1.强化意识，增加投入。

档案工作是院系日常管理工作的一个重要方面，涉及的部门和范围极为广泛，必须调动全院教职工的积极性，共同配合。这就要求院系领导、档案员及教职工必须把档案工作提高到战略的、基础的地位，给予高度重视，积极抓好档案工作。对档案工作的投入切实体现了一个单位对档案工作的重视程度。随着社会的进步和科技的发展，新任务、新要求不断出现，因此，高校及其院系领导要重视院系档案室的建设，首先要保证档案室库房的用房，设立合乎标准的档案室；其次要加大投入，配置必要的先进设备如计算机、数码相机、扫描仪等，逐步实现电子档案和纸质档案双重管理模式，进而实现学校、院系档案的联网和档案资源共享，提高档案资料的检索速度和查全查准率。

2.健全制度，完善体制。

制度是开展工作的准则和依据，只有制定科学合理的院系档案管理制度，才能指导和规范院系的档案管理工作。2008年8月20日，《高等学校档案管理办法》公布，突出了档案工作在高校管理中的重要位置，在高校档案管理发展史上具有重要意义。高校院系档案管理工作应在《高等学校档案管理办法》的宏观指导下，结合本校实际，在修改、补充和完善档案业务规范的基础上，尽快建立起一套适应时代和学校、院系发展要求的档案管理制度，强化制度约束力，从而大大提高高校院系档案管理的工作效率，为学校的发展提供保障和服务。同时，还应该进一步健全院系档案管理机制，制定院系档案管理责任制，让院系所有的教职员工都成为院系档案管理的参与者，定期或不定期地移交个人教学、科研档案至档案室；档案室有责任定期抽查个人教研档案的归档情况；上级档案管理部门定期组织档案管理工作检查和评比，促进院系档案管理工作更加规范化。这样从制度上保证了院系档案的收集和保存，推动院系档案管理工作的顺利进行。

3.加强培训，提高素质。

档案管理人员是档案管理工作的执行者，其信息素质和管理水平将直接影响院系档案管理工作的开展。当前，高校院系档案管理的人才队伍参差不齐，专业人员缺乏、业务知识薄弱、工作方式随意等都成为当前院系档案管理水平低下的重要原因。首先，人事部门应该考虑到档案管理工作的开展，在院系档案管理编制上给予一定的政策倾斜，优先考虑有专业特长的人员从事档案管理工作；其次，面对当前档案管理人员的工作实际，档案管理部门应加强对院系档案管理人员的教育和培训，使其具备档案管理的基本知识，掌握档案管理的专业技能，增强档案管理的责任心和使命感，努力提高档案管理水平。

4.提高档次，加强利用。

在当前纸质档案和电子档案并存的情况下，整合院系档案资源可以从两个方面下工夫，一是建立院系档案的查询目录，将院系各类档案进行科学分类，让查阅者一目了然。二是对院系各类档案进行统一管理，并派专人负责，帮助查阅者掌握检索方法，或者直接提供档案信息。还要加快档案的数据库建设，实现院系档案管理电子平台连接宽领域信息系统，将自己独具特色的档案材料数字化、网络化，这样，既可以为档案需求者提供实时、准确的信息，又可以通过这一平台收集档案信息，实现真正意义上的档案信息资源共享，充分发挥档案的信息服务功能。

档案收集和编研工作是档案管理的基础，院系档案是学校档案的主要来源和基本单元，因此要深层次开发院系档案信息资源，积极地挖掘现有的档案信息，使档案管理工作提升一个层次，能够为院系师生提供更好的服务，也为领导决策提供准确的信息，形成以收集整理为基础、开发利用为重点、现代化管理为目标的多层次、全方位服务的新格局。

当前，我国高校的院系档案管理工作还处于摸索阶段，标准的缺乏、档案意识的薄弱和人才队伍的落后在很大程度上制约着档案管理工作的进行。随着一系列改进措施的提出与实施，我们有理由相信，高校院系档案管理工作必将成为一项常态工作，并逐步实现科学化和规范化，推动档案管理工作更快更好地发展，为高校教学科研、招生就业服务。