档案管控论文：医科校内后勤档案管控的必要性

【摘要】

作者：秦连德 单位：右江民族医学院后勤部

在资料的收集整理阶段,还尚未利用自动化和信息化等科技手段,对医科院校基础建设的发展,未能起到后勤档案应有的参谋和指导作用。建立健全后勤档案管理制度　后勤档案管理工作关系到高校档案事业生存和可持续发展。如何确保后勤档案有据可循,在具备知人、用人艺术的同时,必须制定一系列的制度,建立相应的激励机制和竞争机制,以规范管理。如建立《后勤处档案整理立卷制度》《后勤处档案外借制度》《后勤处档案保密制度》《后勤处档案利用制度》等。并根据本部门的实际情况,对档案工作实行定期或不定期的检查、考核、评估制度。作为奖惩档案工作人员的一种动力和压力,以便更好调动各部门及广大专兼职档案员工作的积极性,使得后勤档案工作有序进行。并将后勤档案工作纳入到单位职工岗位责任制中,要求他们凭着对学校发展负责的态度,认真做好档案管理有关工作。　提高后勤档案管理人员的专业水平及人员素质　部门领导干部的档案意识对档案部门的影响至关重要,直接关系到档案的完整性、安全性和有效性。后勤档案是高校档案工作的基础环节,争取领导的重视及支持非常必要。

加大对档案法的宣传力度,使档案管理工作意识普遍加强,深入广大教职员工脑海。学院档案部门加强业务指导,并组建多种形式的教育、培训,定期或不定期组织档案管理员参加省内外先进单位档案管理知识的学习、考察、经验交流,以提高后勤档案管理员的业务知识,促使其掌握档案管理一系列的现代化管理技能。　积极做好档案资料的收集、整理、交接工作　改变过去文书档案资料存放办公室,财会档案由财务人员自己归档,设备采购档案在使用部门或使用人手中,为方便利用,不愿移交档案馆保存的劣习。注意收集记录后勤活动全过程,对高校正常运转起重要保障作用的资料。如:①请示、批示、招标书、合同书、采购需求表等工作中形成的材料;②涉及固定资产报废、处置、转移过程中所形成的材料;③涉及重大事项处理过程所形成的材料,如危旧房改造整个过程相关材料等;④涉及职工利益问题所形成的材料,如房子、补贴等;⑤涉及基本建设从立项到审计验收所形成的全部资料;⑥钥匙交接过程;⑦财务档案资料等。比如,笔者今年办理的职工临时住房分配工作,从下发通知、组织报名、计分、排名、公示到最后的分房,从保存资料看,整个流程一目了然,清晰透明。以及历年的创建“绿化大学”、“绿色庭园单位”评比、“优秀卫生学校”评比、“安全文明校园”评比、“标准化食堂评估”等档案资料,点点滴滴,既为过去的光荣历史作见证,又为以后的进一步发展提供齐全的有价值的历史评估资料。又能彰显后勤各部门人员的共同努力,更有力地说明后勤档案管理人员的辛勤付出。

档案人员交接是一项认真细致、手续严密,责任重大的工作。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。后勤负责人应把档案交接列入重要议事日程,在档案人员离岗或调动工作时要先办理工作交接手续,然后再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,对那些明知档案交接手续未办妥,仍随意签发调令的人员,要查明原因,分清责任,依法进行处理[2]。可见做好档案资料的收集、整理、交接工作,既是对学院负责,对后人负责,也是对自己负责。每个职工工作中形成的资料,是学院档案资料的重要组成部分,收集、整理、移交好档案资料是职工应尽的义务,也是《档案法》赋予大家的责任。档案管理工作是现代科学发展的一门重要学科,加强后勤档案工作,重视后勤档案的管理,对高校档案工作的发展和管理,才能物尽其用最大限度发挥高校后勤档案的价值。才能按科学发展观要求,适应社会主义市场经济规律,围绕学校发展的中心和全心全意为师生员工的服务工作,提供更好的后勤保障服务。