浅谈商务投标文件的编制

【摘要】建筑业市场越来越规范，竞争环境也日益激烈，招投标作为建筑工程重要的环节，其工作越来越受到重视，如何做好投标文件的编制工作，提高投标文件编制的水平、质量，已成为施工企业取得较高中标率的一个重要课题。

【关键词】商务投标文件 编制

中图分类号：TU723.2 文献标识码：A 文章编号：

随着建筑业市场越来越规范，竞争环境也日益激烈，招投标作为建筑工程重要的环节，其工作越来越受到重视，尤其是2000年《中华人民共和国招标投标法》颁布实施以来，绝大多数施工企业都是通过参与市场竞争取得工程承包权。投标的成败对企业的生存和发展有着直接的影响。因此，如何做好投标文件的编制工作，提高投标文件编制的水平、质量，已成为施工企业取得较高中标率的一个重要课题。其中商务投标文件在整个投标文件中更是起到了一个“敲门砖”和“排头兵”的作用。

商务投标文件包含的内容

一份完整的投标文件应包括商务投标文件、技术投标文件和报价投标文件。商务投标文件是投标单位向招标单位反映投标单位的资质、资信、施工能力、财务能力、设备状况、人员素质的部分,同时还涵盖了技术与报价中部分内容的一个综合性资料。商务投标文件的基本内容是根据招标文件的要求进行编制,其内容必须涵盖招标文件要求的所有范围,并要根据投标单位自身经验,编入有利于参与商务评审的相关内容。广义上讲商务投标文件的编制包含两个阶段，一是资格预审编制阶段，二是投标文件编制阶段。资格预审主要包括：资格预审申请函、法定代表人身份证明或授权委托书、联合体牵头人授权委托书及联合体协议书、申请人基本情况表、近年财务状况、近年完成的类似项目情况、正在施工和新承揽项目情况表、近年发生的诉讼及仲裁表、其他材料等内容；商务投标文件主要包括：投标函及投标函附录、法定代表人身份证明、授权委托书、联合体协议书、投标保证金 、项目管理机构、拟分包项目情况表、资格审查资料、其他材料等内容。

二、商务投标文件的重要性

1、资格预审是正式进行投标的通行证，只有通过了资格预审的投标人，才有可能参与投标。如果资格预审文件所反映的内容，不能实质性地响应招标人的要求，势必造成资格预审不能通过，从而失去进行投标的可能性，中标就更加遥不可及了；

2、商务投标文件与技术、报价投标文件享有同样重要的地位，只要有与招标文件要求不相符合的地方，或者出现任何错漏，都可导致废标；

3、若是在充分响应招标文件的同时，还能做到内容详实，制作精美，将会给招标人和评委留下良好的印象，从而对投标结果产生积极的作用；

4、中标后，投标书将成为合同文件的一部分，商务文件的质量将直接关系到施工合同的签署，商务投标工作者对于通用条款和专用条款的理解，也直接影响着本企业的经济利益。

三、如何编制好商务投标文件

要想编制一份高质量的商务投标文件，不仅需要有一种认真、执着的工作态度，而且还要有一定的编制技巧和资料积累。根据多年编制商务投标文件的经验，要认真做好了“一建立、二了解、三阅读、四编制、五自查、六包装”六步工作，才可以从容地编制出一份高质量的商务投标文件。

1、建立完备的企业资料库

建立一个完备的企业资料库是一个商务投标工作者的最基本的工作，主要包含人员、业绩、资信、仪器仪表、财务信息等方面的资料，并且随着企业的发展和企业人员的变更不断更新该资料库，做到及时搜集分类，并能将这些资料熟记于心，在编制标书时能够根据招标文件的要求快速、准确地做出合格的商务投标文件，尤其在同时有多个商务投标文件需要编制时，更加突显有一个完备、分类清晰的企业资料库的重要性，只有这样，才能在编制标书时做到有条不紊，不至于手忙脚乱，忙中出错。

2、多方了解招标信息和其他投标单位的情况

商务投标编制人在标书编制前不仅要通过多种渠道获得工程招标信息，及时了解工程的基本情况、特点和难点等，对该工程的招标公告进行详细的可行性分析，同时还要充分了解其他参与投标单位的基本情况，并及时向上级汇报，以利于有选择性的进行投标，尽可能地提高中标率，也减少了因盲目投标而引起的人力物力损失。例如：明显看到招标公告中所要求的企业资质本单位不能满足条件，或是在财务指标上达不到等情况，就没必要进行投标报名工作了，以便于把有限的精力和财力用在其它更有希望的项目上，因为就算是报名参与，也会在资格预审时淘汰下来。

3、仔细阅读招标文件等相关资料

因为招标文件是业主向投标方提出的邀约，承包商必须无条件响应并做出明确承诺，因此，它是投标人编制投标书的重要依据。投标书应当对招标文件中有关企业的资信、业绩、人员、工期、投标有效期、质量要求、技术标准和要求、合同的主要条款等实质性内容做出响应。投标人必须严格按照招标文件的规定填报、编制，不得对招标文件条款进行修改，不得遗漏或者回避招标文件中提出的问题。这就要求投标人应当仔细、反复地阅读招标文件的内容，完全吃透招标文件等相关资料，对文中的关键内容进行标注，以免遗漏关键信息，并将在阅读招标文件、设计图纸等相关资料中发现的问题进行汇总，在标前会时向招标方提出，或者以书面形式向招标方提出，为编制出高质量的投标书排除疑问和扫清障碍。

4、认真编制商务投标文件

广义上商务投标文件的编制其实包含两个阶段，一是资格预审文件的编制阶段，二是商务投标文件的编制阶段。以前，由于招投标市场还不是很规范，各企业对于资格审查还不是很重视，认为只是走形式而已，随着国家招投标市场的逐步完善，资格审查已成为建设施工企业参与工程投标的通行证。当前，国内建筑市场业主对投标申请单位的资格条件要求越来越严格。一是要求较高的企业资质；二是对申请单位的工程业绩、投入人员、仪器设备、财务能力等都执行最低强制性标准要求；三是对证明材料的要求越来越高，不但要提供彩色的扫描件，而且很多地区的业主都要求递交资格预审申请文件时携带原件查验，这就要求商务投标工作者在理解资格预审文件中做到锱铢必计，仔细完整地阅读，并且要和技术、报价人员密切沟通，有针对性的一一满足资审的要求，只有做好这一步才能有资格参与到正式的投标工作。在资格预审通过后，就是商务投标文件的编制了，在这个阶段中一定要细读标书，除了资格预审中的要求都必须达到外，在人员、设备、业绩和财务的要求上将更加仔细、严苛，针对招标文件的每一条款做出具体的解决方案，认真研究招标文件、设计图纸等有关资料，结合本企业的条件，向业主做出正式承诺，明确工程承包后在施工技术、经济、质量、工期、安全、组织等方面的目标和相应的投入及措施，和标书条款一一对应，积极响应，稳妥承答。同时，还要充分展示本企业在技术能力、人员素质、施工设备、管理水平及施工业绩等方面的实力以及独到的施工手段和履约能力，反映本企业对承接该项目工程具有强烈的诚心、信心和决心，使业主产生安全感和信任感。并要重视组织机构安排的合理性和优良性，尤其是项目经理的人选，项目经理作为法人代表的委托人，具体组织施工生产和管理各项业务，项目经理的素质及管理水平对工程的成败有着至关重要的作 用，业主往往对此人选比较重视，故应优先选用具有良好业绩的项目经理，并且将主要业绩列入标书文字中，使业主对将来的项目领导班子有初步的了解，并从中感觉到施工单位在承接该工程中的决心和重视程度。最后注意把握敏感点，体现编制细度，所附业绩证明等资料不能过于空泛，一定要与当前投标的项目有着实质上的类似，然后按照招标的要求编制成册，整个编制过程需提前制定好计划并严格按计划进行,以免造成前松后紧，粗制滥造。

5、认真自查商务投标文件是否响应招标文件的要求

商务投标文件初步编制完成才算完成了60%，很大一部分的精力要放在自查上，结合招标文件的评标条款一一比对，首先保证商务投标文件各项内容的格式与招标文件要求保持一致；其次商务投标文件必须对招标文件中的实质性条款做出响应并具备绝对的合理性；第三商务投标文件具有一定的针对性，编写时对照招标文件的评标办法，得分的项目一定要保证资料齐全、得分尽可能最高，对于招标文件中提出的内容但不得分的部分也应提供相应的材料，保证投标书的完整性；第四杜绝一切可能发生的低级性的错误，像是错字、缺字、放错证件等。自查是商务投标文件编制过程中极为重要的一个程序，商务投标工作者一定不能忽视这个步骤，自查过后还尽可能做到互查，也可请领导检查。

6、精心做好商务投标文件的编排、包装和开标前准备工作

自查过后再仔细研读商务投标文件一遍，内容确认完整正确后，生成目录，目录一般要求生成单独的页码或者没有页码，从正文第一页开始编制页码。打印全文（包括商务投标文件的包装封面），抽取正本标书浏览检查是否有错误的内容和页码或夹有白纸，还需与报价、技术投标文件制作者及时沟通，把相关的资料准确地填好。装订完后，及时将需要盖章的部分盖好章并请授权代表和法人逐一签名，过后一定要核查仔细，签名、盖章处一个都不能少。递交标书时所需资料的准备、封装，有否特殊要求等都要根据招标文件的要求进行准备。商务投标文件的封装及外封内容，是否贴封条以及封装封面内容、封条需盖什么章等都需严格按照招标文件的要求办理。商务工作者一定要做到仔细、有条理、不怕繁锁，反复核查，注意一切细节，同时还要注意编排的合理性、条理性、响应性，商务投标文件的打印质量要力求图文并茂，商务投标文件在很大程度上也是企业综合实力的体现，是反映企业精神面貌的窗口，所以应在文字的准确性及润色、打印、校对等方面多做些工作，以便增加评委的 印象分。【结论】投标工作就犹如一场战役，必须做到知己知彼，才能编制出一份高质量的投标文件，并且通过投标文件充分展示出本企业的技术优势、企业资信和信誉、施工业绩等，充分体现企业的综合实力和履约能力，从而取得招标单位的信任和投标竞争的最后胜利。商务投标文件的编制除了“一建立、二了解、三阅读、四编制、五自查、六包装”这些基础工作和技巧外，还要保持一种认真和执着的良好态度做好各项细微工作，只有通过做好细微工作才能保证编制出高质量的商务投标文件，一句话，那就是“细节决定成败”。

参考文献：

[1]中华人民共和国招标投标法.2000-01-1。

[2]建设部.建设工程施工招标文件范本.2001，07。