浅析乡镇档案管理的新特点

摘要：本文首先介绍了乡镇档案的一般作用和特点，然后重点分析乡镇档案管理的新特点。

关键词：乡镇档案，新特点。

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

一、乡镇档案的一般作用和特点

档案是一种重要的社会信息资源，是人类社会各项实践活动的真实历史产物。它具有客档案是一种重要的社会信息资源，是人类社会各项实践活动的真实历史产物。它具有客观存在的、现实的原始真实凭证功能及其权威性，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考功能。

1．乡镇档案的作用

乡镇档案的作用为: ( 1) 维护事实。档案是人们在“政治、文化、科学、社会”等活动方面直接形成的最原始记录，因而它具有在印证历史实事、纠正史籍讹误等方面有着其它资料无法比拟的权威性。( 2) “察往知今”。我们之所以能够了解过去历史，很大程度上归功于祖先所形成并留传下来的各种档案，正因为档案具有“察往知今”储存人类信息的特殊功能，才被人类称之为“人类记忆的保管员”。( 3)化解矛盾。乡镇档案收集和保存是直接与广大群众有关联的资料。因此乡镇档案的完整收集和科学分类，为利用档案解决纠纷，化解矛盾提供了最直接最有力的证据。

2．乡镇档案的特点

乡镇档案是一个全部档案的总和，它是乡镇区域内各组织、团体、个体在其社会实践活动中直接形成的最原始记录，产生于特定区域范围和特定环境之中，有着区别于其它档案的不同特点。主要表现在: ( 1) 来源广泛。乡镇档案来源十分广泛，有机关、学校、社会团体; 有村、合作社、农户; 有集体、私营企业; 有农村产业结构调整; 农村基层政权组织建设，农业基础建设发展规划，农村电气化建设和农田水利基本建设等特定社会实际活动。( 2) 内容多样。乡镇档案由工作活动范围所决定，形成了内容多样。诸如阶级复查等的政治运动档案; 土壤，山林，人口，地名等普查性档案; 土地房产所有证，山林定权发证、土地承包合同、农贸协议等权属档案;还有涉及村民生产、生话具体事项的档案，如乡规民约，结婚证存根，结婚登记表，户口迁移证，村民建房用地审批表等。 ( 3) 管理分散。由于乡镇档案来源广泛和内容的多样性决定了乡镇档案管理分散。客观上讲，由于受资金、技术等诸多因素制约，造成档案分散; 但从主观上讲，由于领导档案工作意识淡薄，加之受条件制约未设有档案行政管理机制，致使材料分散在形成单位和个人手中，形不成档案，并难以集中管理使用。

二、乡镇档案的新特点

一个乡镇的档案一般按一个全宗进行管理，其内设机构形成的文件材料只是这个全宗的组成部分。在对乡镇档案进行管理时，应充分考虑乡镇机关所处的地位和文件材料形成的特点，同时结合乡镇档案最终流向情况，努力夯实档案基础设施建设，正确界定文件材料归档范围，划分保管期限，灵活开展文件整理与归档工作，才能确保乡镇档案管理既体现乡镇特色又确保档案资源全面、优化、合理。

1．乡镇档案的全宗划分

乡镇档案可划分为非全宗档案和全宗档案两大类。所谓“非全宗档案”是指不按全宗而按类别、项目等整理和保管的档案。划分全宗就要制定立档单位、制定立档单位虽有三个条件，但在具体掌握时主要看是否独立行使职权。乡镇下设的办事处和县级业务机关在乡镇的派出机构，虽然可以作为立档单位看待，但这些单位的档案不单独构成全宗而分别归属于乡镇机关和县级主管机关。派出机构形成的年度工作计划、年终工作总结、各种统计报表，一般都抄送乡镇有关领导，这部分文件材料应归入乡镇机关档案全宗。

乡镇作为我国政府最基层的一级政府，设有党委、人大、政府、政协、纪委、武装部、企业办、群团组织等，这些机构所形成的档案，可概括为乡镇机关档案。既把乡镇机关档案作为“联合全宗”来整理和保管。设立联合全宗后，各立档单位形成的档案，在组卷时加以区分，分别立卷，全宗名称宜定综合名称。村公所、办事处、村委会、乡镇集体、个体企业形成的档案应分别立卷、移交乡镇档案室统一保管。不能归入某一全宗，又不能按全宗进行整理的档案，可以作为非全宗的档案对待，按非全宗形式档案的要求，进行整理和保管。这类档案如: 土壤普查、人口普查的普查档案，农村基层组织建设、“社教”档案等等。

2．乡镇档案的收集与分类

( 1) 乡镇档案的收集。乡镇档案资料的收集是一项涉及面广、制约因素多、也不容易确定具体的定额指标。基层档案工作者为使这项工作顺利开展，应首先抓“头”，即:编制乡镇文件材料归档要求，明确划定归档范围。抓“头”，即乡镇文秘人员在每年年初把归档要求发至各村公所、办事处及各派出机构，要求他们按照归档要求的条款收集积累材料，所有类别的材料都要尽可能收集齐全，缺项补项，避免因归档范围不清，而造成文件材料归档不全现象的发生。其次，加强归档材料检查，填发《文书立卷归档通知书》。通知书应写明归档时间、范围及质量要求。

( 2) 乡镇档案的分类。乡镇档案的分类一般应有以下几个方面的内容，一是乡镇档案种类的划分，二是乡镇档案实体的分类。乡镇档案种类划分的标准不同，其表现形式和存在意义也不一样。第一，按来源可分为乡镇机关档案，乡镇企事业档案; 第二，按内容可分为文书档案、会计档案、科技档案、专业档案; 第三，按载体可分为纸质档案、照片档案、录音录像档案; 第四，按文种可分为公文、图表、记录、计划、统计表、户籍、名册、帐簿、契约、协议、合同、证书; 第五，按所有权可分国家、集体、个体档案。现在我们所指的档案，实际上只是乡镇机关档案，乡镇机关档案是乡镇档案的主体，也包括乡镇非全宗形式档案和乡镇企业档案。而乡镇档案又是一个联合全宗，这个全宗的全部档案包括党委、人大、政府、企业办、群团组织及党政下属各个工作部门在工作中形成的所有文件材料。

3．乡镇档案的归宿

乡镇档案的归宿目前有以下三种方式:

( 1) 乡镇建立档案馆。其优势为档案完整，便于利用，一举彻底改变过去把乡镇档案管理和利用游离于乡镇中心工作之外，避免了乡镇信息资料过于分散，难以发挥应有作用的困境。其不足之处是设施较为简陋，在档案制作与保管等方面缺乏经验和专业，不利于档案的长期存放。

( 2) 县级档案馆接收乡镇档案。其优势是:一是乡镇档案移交县档案馆管理，丰富了县档案馆的馆藏内容，增加了县档案馆的实力，促进了资源共享。二是有利于档案的保管，有专业人员管理，避免档案散失、损毁，使档案更加安全。三是避免档案材料重、漏，又能使要接收的档案齐全完整，方便各级组织、各部门的使用。

( 3) 按区域建立联合档案室。乡镇档案采用寄存方式委托联合档案馆管理，这种优势将原来若干“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。这种联合档案馆大多归属于牵头单位领导，它的库房、经费和编制由牵头单位和参联单位共同解决。

三、结语

乡镇档案真实地记录着乡镇的发展历程，是乡镇各方面建设的历史见证，在乡镇发展与建设中起着越来越重要的作用。随着社会的不断进步与发展，人们对档案的需求也越来越大，因此如何加强对乡镇档案管理与利用的研究与实践，找出一条适合我国乡镇档案发展之路就显得尤为迫切与重要。

参考文献：

［1］黄淑冶．乡镇档案管理工作现状及期对策［J］． 云南档案， 2007，( 9)

［2］欧阳峰．乡镇档案全宗设置，分类与立卷［J］． 中国档案， 1999，( 9)

［3］邵华．我国适宜推行联合档案室而不是文件中心［J］． 中国档案， 2006，( 4)