电子文件名命之我见

随着时代的发展、社会的进步，电子文件以其独特的优势，越来越多地介入到日常各项事务之中，并且发挥着重要作用，档案部门也逐步将其纳入归档范围这些电子文件与纸质文件一样，具有凭证作用和参考价值。同时，电子文件的信息安全与防护措施也越来越引起有关人士的高度重视。

1.电子文件定义及其特性

所谓电子文件是人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘、和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下特性：一是应用发展的阶段性，二是对设备的依赖性，三是一定条件下信息与载体的相分离性，四是电子文件内容的易改性，五是电子文件的多媒体集成性，六是电子文件非实体归档的可能性，七是电子文件对背景信息和元数据的依赖性。除上述特性以外，电子文件还具有信息共享性、非读性、标准化依赖性以及生存能力的脆弱性等。

2.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

2.1载体寿命的差异

纸的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定条件下如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2.2环境条件影响的差异

（1）温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。保护纸质档案的标准温度为140C-240C，相对湿度为45%-60%，而保存电子文件的理想温度为16摄氏度-20摄氏度。可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。②灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危宫主要是机械磨损纸张，使纸张发生勒结而形成“档案砖”，给纸张带来舞菌。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。一旦对电子文件造成危害，载体上所记录的信息可能局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。③光线和有害气体影响的差异。光线和有宫气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应，导致纸张强度圈氏。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体在一定条件下腐蚀、破坏磁性载体和光盘，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧反应，使盘基、带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

2.3信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体—纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案的载体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临一个易被忽视的隐形杀手—电脑病毒

3.电子文件安全漏洞

（1）电子文件具有一般载体文件的特性，同时又具有网上传输的特点，那么计算机和网络的安全隐患必然会威胁到电子文件的安全性。而这些威胁主要是因为系统被非法入侵和数据信息被非法读出、更改、删除等，造成这些威胁的技术原因主要有以下两个方面：网上黑客攻击，这是网上传输数据最不安全的一个因素，使电子文件的机密性、真实性、完整性受到威胁；恶意程序的入侵，危害极大。

（2）管理方面的不安全性。在网络管理方面，操作人员的安全配置不当容易造成安全漏洞；用户安全意识不强，口令选择不慎重，随意将自己的密码记录在醒目位置，都会使他人有机可乘，给网络信息安全带来威胁。

4.采取有效防护措施，确保电子文件信息安全

4.1物理防护

（1）从建筑方面远离不安全因素：加厚墙体或者设盆空心墙体，房顶隔热保温，避免库房环境波动变化幅度过大，对载体材料造成不良影响；封闭或者不设置窗户，杜绝室外光线、空气粉尘、舞菌等进入库房，对载体造成伤害。②从设备方面为电子文件载体营造适宜保存的环境。采用空调等设备将库房温湿度、空气质.控制在适宜范围内，延长载体寿命；为载体配备专门的装具以防止磨损；磁性载体装入具有防磁保温功能的柜、箱，防止受到外界磁场的不良影响等。（3）从安全防护体系上阻断在空间上的不安全因素。建设智能化、综合性的档案馆馆舍，配备严密的安防系统，保证档案馆具有较强的灭火能力，能够对盗窃、水灾、火灾等档案灾害及时作出响应，并迅速予以控制。

4.2技术防护

（1）信息加密技术。加密是实现信息保密的重要手段，目的是保护网内数据、文件、口令和控制信息的传输，确保数据信息不被非法公开。（2）信息认证。在电子文件的保管和利用过程中，我们要对利用者的身份进行验证，要验证所接收电子文件的数字签名以确定文件的制作者和法律价值，以及所接收电子文件的完整性和真实性等。（3）信息备份与恢复。信息备份是防止数字信息丢失和失真的补救措施，一旦信息受损或者系统崩溃，它能够提供良好的、有效的恢复手段，使得丢失的信息重新恢复原来的面貌，做到有备无患。要从保证系统安全、完整运营的高度来统筹规划。（4）网络安全防护。网络是电子文件产生和应用的主要环境，网络的安全性是信息安全的重要保障。（5）计算机病毒防治。对于计算机病毒防治，要树立“预防为主、防治结合”的观念，关注病毒信息，及时更新病毒库，灵活运用各种软硬件技术确定查杀方案。

5.从制度上规范管理，确保电子文件信息安全

5.1建立健全管理制度

（1）实行各级分工责任制详细规定各级应履行的工作职责。（2）审批制度。集中管理，约束每个用户的访问权限。（3）定期检测制度。定期检测信息的准确性、网络运行情况及病毒等。（4）定期维护制度。包括软硬件维护与系统密码的定期更换。（5）备份制度。包括软硬件系统备份及数据的备份。（6）技术风险评佑制度。进行薄弱点检测，加强预防。

5.2建立电子档案和设备档案管理制度

着力提高从业人员素质，增强安全防护意识口对于电子文件信息安全防护，人们往往重视技术行为而忽视对人员行为的管理统计数字表明，信息安全事件中有一半以上起因于内部。因此，从业人员的行为也是关系档案信息安全的一项重要因素。所以，一定要采取多种形式、多种渠道，加大人才培养力度。当前，要突出计算机和网络管理、信息安全防护、多媒体等相关知识的学习培训，全面提高从业人员自身素质和能力，增强防护意识，杜绝从业人员内部的不安全因素。 [科]