司法鉴定的档案监管浅见

2007年6月我院司法鉴定所对外受理了第一起鉴定业务,随即而来的鉴定所建档工作迫在眉睫。在此,结合我院司法鉴定档案管理的实际,就档案管理工作的具体操作规范谈谈笔者的一些看法,以抛砖引玉。

一、做好档案管理的立卷和归档工作是前提

档案管理工作的第一步就是立卷和归档。它是档案管理的基础工作,是保证档案质量的关键环节,做好这个环节的工作对整个司法鉴定档案管理有着重大意义。对于一个司法鉴定案件的档案的整理,其立卷和归档的过程应包含以下几个程序:

(一)确定司法鉴定材料的立卷范围,即哪些材料应纳入归档范围,哪些材料不纳入归档范围。

(二)编制案卷目录,按照纳入立卷范围的材料的归档成册先后顺序进行分条列项地编制目录,并根据案卷具体内容冠以案卷名称,用以提示案卷内容,并且每一材料应标注起始页码,以方便档案管理与查阅。纳入归档成册的材料的先后顺序应怎样来安排呢?其先后顺序应本着案卷材料清楚明了、体现司法鉴定活动过程的目的来编排。通常的做法是按照材料的来源的分类及司法鉴定活动的流程来按排先后顺序,例如:

1、司法鉴定委托书;

2、受理通知;

3、案件受理登记表;

4、鉴定笔录;

5、鉴定书底稿;

6、鉴定书正本;

7、鉴定人资格证明;

8、送达回证;

9、鉴定费收费凭证;

10、送鉴材料;

11、其它应当立卷的资料。还可以用其它方法来排列,如可按照案件材料的重要程度,将主要材料排列在前,次要材料排列在后的方法来安排顺序。

(三)根据案卷目录的先后顺序将材料分别整

理好,在整理时通常要注意以下几方面的问题。

1、卷页的大小是否整齐一致。由于标准的档案卷盒一般是装A4(21х29.7cm)大小的卷宗,所以在整理时要注意卷页的大小,如果卷页过大,应就左对齐后,由右向左折叠,且在折叠时,应在左边留足装订空位,以保证折叠部分不被装订;如果卷页材料过小,在装订时有可能遮挡或损坏材料内容时,应将卷页附着在A4空白纸上。

2、卷宗的卷页是否有破损。如有破损,应及时修补,修补时应以修复材料的内容为目的。

3、检查是否有过于柔薄的卷页。过于柔薄的页面在装订时及在保存过程中容易被损坏,故应在整理时将这样的页面附着在A4空白打印纸上。

4、仔细检查所有卷页是否有金属固件,如订书钉、别针、回形针等。应将所有金属固件拆掉,不然,这些金属物件在年久后会发生氧化现象,这样会损害其所附着的档案,发生巨大的危害。

(四)对整理好的材料进行标注页码,一页一标,目录中的材料页码应与此页码相对应。

(五)对整理好的案卷进行装订。装订时最好选用棉质线,线的粗细应据案卷的厚薄来决定。装订一律采用左侧装订,装订时注意不要遮挡或损坏材料的内容。在装订完好后,应装入标准的档案盒,每一档案盒的封皮上应标注档案名称、鉴定书文号、档案号等项目。

二、做好档案的日常管理工作是基础

档案的接收和管理工作要求档案管理人员认真细致,在接收案卷时,应按照立卷归档的要求,检查案卷质量,并按规定办理归档手续。对已接收的案卷,应分类进行管理,此分类要从几方面来综合考虑。

(一)按鉴定业务类别来分,据司法部对司法鉴定业务现行分类方法,分为法医病理鉴定、法医临床鉴定、法医精神病鉴定、法医物证鉴定、法医毒物鉴定、文书鉴定、痕迹鉴定、微量鉴定、声像资料鉴定、司法会计鉴定、计算机司法鉴定、建筑工程司法鉴定、知识产权司法鉴定、其他类,其中其他类通常指的是资产评估司法鉴定、工程造价司法鉴定、产品质量司法鉴定等。

(二)按保管期限来分,保管期限分为永久、长期、短期三种。

(三)按年度顺序分,每一年分别编号。

(四)按保密程度分,有秘密、机密、绝密,其中绝密案卷单独编号。

在分类、排列的基础上应编制《案卷目录》检索工具。司法鉴定档案管理工作除了上述的立卷和归档、档案的接收和管理外,还有档案的鉴定和销毁、档案的统计和移交等工作,每一个环节的工作都要求档案管理人员认真仔细、有高度的责任感,档案管理中每一个细小的工作都是非常重要的,不得有任何疏忽。值得一提的是要建立好档案的借阅制度,必须严格根据《中华人民共和国档案法》和国家档案工作的有关规定进行借调、查阅、摘抄、复印等。要做好借阅的登记工作,可采用表格式进行登记,应包含编号(此号为借阅的流水号)、借出时间、借卷人、归档号、鉴定文书号、案卷名称、归还时间、归还人签名、备注等栏目,备注中可以记录是借出还是查阅、是否复印或摘抄、所借出案卷有多少页等。这些信息是对卷宗的流转与使用情况的真实记载,具有相当价值的凭证依据作用,也应妥善保存。

此外,还要做好档案的保护和防护工作。要做好日常的防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染,室内要保持清洁、整齐、通风。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施,并进行修补和复制。尤其对于存放多年的档案,防虫蛀是非常重要的,可以用重庆市档案馆研制完成的从天然植物中提取的精油经加工精制而成DA91多效杀虫灵来进行杀虫,其杀虫效果好,驱避作用强,对档案纸张和字迹材料无明显影响,对人畜安全,不污染环境。也可以用其它防虫、杀虫的产品来进行杀虫,如灵香草等。

三、做好档案的保密工作是关键

在档案管理的每一环节中都贯穿着保密原则。档案管理人员必须严格遵守国家的保密制度。做好保密工作,主要是做好如下两方面的工作:一方面要做好档案保管过程中的保密工作。在档案管理工作的每一环节做好保密工作,不得擅自扩大档案借阅范围,更不得将档案遗失。另一方面要做好档案库房管理的保密工作。档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是根据司法鉴定工作的现状,往往鉴定机构由于司法鉴定业务量不大,没有必要也不具备单独兴建的条件,往往将库房附设在单位办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。

四、利用现代技术,提高管理效率,发挥档案作用

加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。为了适应司法鉴定的发展,都应树立利用现代化科学手段来管理司法鉴定档案的意识,积极创造条件,实现档案管理的科学化、现代化,提高工作效率。对于现在不具备条件的单位,也可以利用计算机的日常办公软件为档案管理服务。例如,可以用office软件的excel工具来制作档案的检索工具,这样有利于查询卷宗的基本情况、利用excel的统计功能方便了档案的准确统计,这个环节的工作利用计算机进行管理其实是非常方便实用的。司法鉴定档案的管理工作虽然是整个司法鉴定活动的后续部分,但却是一个不容忽视的重要环节,特别是在我国社会的法制化程度不断提高的环境下,司法鉴定档案的规范管理更应得到司法鉴定机构的高度重视。